Приложение к Постановлению от 23.12.2015 г № 205-П Положение

Положение об организации работы с документами в волгоградской городской думе

1.1.Положение об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе (далее - Положение) разработано в целях установления единых требований к подготовке, оформлению, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Волгоградской городской Думы (далее - городская Дума) и главы Волгограда, создания единой основы ведения делопроизводства в городской Думе и повышения его эффективности.
Положение определяет систему ведения делопроизводства, устанавливает общие требования к функционированию органов и структурных подразделений городской Думы, занимающихся документационным обеспечением городской Думы и организацией работы с документами в городской Думе.
Положение разработано в соответствии с требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 7.0.8-2013. "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Уставом города-героя Волгограда, Регламентом городской Думы, иными нормативными правовыми актами городской Думы и главы Волгограда.
1.2.Требования настоящего Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, оформление, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
Требования настоящего Положения не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования настоящего Положения к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами.
1.3.Организация, ведение и совершенствование системы работы с документами, методическое руководство, контроль за соблюдением установленного настоящим Положением порядка работы с документами, состоянием делопроизводства, правил и порядка работы со служебными документами и обращениями граждан осуществляются руководителями структурных подразделений городской Думы в соответствии с возложенными на них функциями по документационному обеспечению городской Думы.
1.4.Передача документов, их копий гражданам, работникам сторонних организаций допускается только с письменного разрешения главы Волгограда или управляющего делами городской Думы.
Передача документов городской Думы в средства массовой информации осуществляется через пресс-службу городской Думы по поручению главы Волгограда или по решению городской Думы. Муниципальные правовые акты Волгограда, подлежащие официальному опубликованию (обнародованию), в соответствии с Положением об опубликовании муниципальных правовых актов Волгограда направляются в структурное подразделение администрации Волгограда, ответственное за официальное опубликование.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов работники городской Думы при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в их ведении документы передают другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения городской Думы.
1.5.Выполнение требований настоящего Положения обязательно для главы Волгограда, заместителей главы Волгограда, председателей и заместителей председателей комитетов городской Думы (далее - должностные лица городской Думы), депутатов, работников городской Думы.
Должностные лица, депутаты, работники городской Думы независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Положения, сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.
Работники городской Думы немедленно сообщают об утрате документов должностному лицу, руководителю соответствующего структурного подразделения городской Думы, которые по поручению главы Волгограда организуют проведение служебного расследования и письменно информируют главу Волгограда о результатах служебного расследования.
1.6.Регистрация и учет служебных документов, обращений граждан и юридических лиц, контроль за сроками их исполнения, контроль за исполнением муниципальных правовых актов городской Думы и главы Волгограда, рекомендаций, содержащихся в решениях городской Думы, протокольных поручений городской Думы, поручений главы Волгограда производятся с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" (далее - САДД "ДЕЛО").
Работа в САДД "ДЕЛО" осуществляется только под собственным идентификатором и паролем пользователя.
Контроль за использованием идентификаторов и паролей пользователей САДД "ДЕЛО" осуществляется отделом информационных технологий и компьютерного обеспечения городской Думы.
Работник городской Думы, ответственный за делопроизводство, является уполномоченным пользователем САДД "ДЕЛО" и ведет работу с поступающими документами в "Кабинете руководителя подразделения" (по фамилии владельца "Кабинета").
Работник городской Думы, ответственный за делопроизводство, обязан отражать в САДД "ДЕЛО" все этапы прохождения и результаты исполнения документов с момента поступления документа в орган или структурное подразделение городской Думы до списания его в дело путем внесения сведений в соответствующие поля регистрационной карточки документа в САДД "ДЕЛО".
1.7.В целях учета и поиска документов в САДД "ДЕЛО" используются обязательные сведения о документах в соответствии с приложением 1 к настоящему Положению. В САДД "ДЕЛО" могут использоваться дополнительные сведения о документах.
2.Основные понятия и термины
2.1.Адресант - реквизит, содержащий информацию об отправителе документа.
2.2.Адресат - реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
2.3.Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
2.4.Аутентичность (электронного документа) - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
2.5.Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
2.6.Виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
2.7.Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.
2.8.Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
2.9.Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
2.10.Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности городской Думы.
2.11.Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в городской Думе.
2.12.Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот городской Думы.
2.13.Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
2.14.Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
2.15.Достоверность (электронного документа) - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
2.16.Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом городской Думы или резолюцией.
2.17.Квалифицированная электронная подпись - это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с федеральным законодательством.
2.18.Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
2.19.Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
2.20.Ксерокопия документа - копия, полученная при ксерокопировании оригинала на любом копировально-множительном устройстве, использующем метод ксерографии.
2.21.Лист согласования (визирования) документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
2.22.Неквалифицированная электронная подпись, которая:
получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
создается с использованием средств электронной подписи.
2.23.Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в городской Думе, с указанием сроков их хранения.
2.24.Носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
2.25.Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов.
2.26.Первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов) - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
2.27.Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.
2.28.Подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
2.29.Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
2.30.Предварительное рассмотрение документа - изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
2.31.Простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
2.32.Разработчик проекта муниципального правового акта городской Думы, главы Волгограда - субъект правотворческой инициативы в соответствии с Уставом города-героя Волгограда, подготовивший проект муниципального правового акта городской Думы, главы Волгограда, либо иное лицо, подготовившее проект муниципального правового акта городской Думы, главы Волгограда по поручению субъекта правотворческой инициативы.
2.33.Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
2.34.Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
2.35.Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
2.36.Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
2.37.Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.
2.38.Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.
2.39.Сканирование документа - получение электронного образа документа.
2.40.Согласование документа (визирование) - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
2.41.Текст документа - основная содержательная часть документа.
2.42.Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
2.43.Утверждение документа - способ придания документу правового статуса.
2.44.Целостность (электронного документа) - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
2.45.Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
2.46.Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
2.47.Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы автоматизации электронного документооборота).
2.48.Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
3.Документы и бланки в городской Думе
3.1.Основным нормативным документом, регламентирующим правила составления и оформления документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
3.2.Документы, создаваемые в городской Думе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила юридико-технического оформления, способствующие их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях.
3.3.Основными документами городской Думы являются:
решение городской Думы;
постановление (распоряжение) главы Волгограда по вопросам организации деятельности городской Думы;
постановление (распоряжение) главы Волгограда по иным вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда;
приказ управляющего делами городской Думы;
письмо.
3.4.Иными документами городской Думы являются:
проект решения городской Думы;
проект постановления (распоряжения) главы Волгограда по вопросам организации деятельности городской Думы;
проект постановления (распоряжения) главы Волгограда по иным вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда;
протокол заседания городской Думы;
выписка из протокола заседания городской Думы;
стенограмма заседания городской Думы;
выписка из стенограммы заседания городской Думы;
протокол заседания комитета (рабочей группы, комиссии) городской Думы;
выписка из протокола заседания комитета (рабочей группы, комиссии) городской Думы;
план работы комитета городской Думы;
контракт (договор);
акт;
пояснительная записка;
повестка дня заседания городской Думы;
заявление;
справка (служебная записка, заключение, отчет, представление).
3.5.Бланки городской Думы (далее - бланки) разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте расположения реквизитов реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте расположения реквизитов реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в городской Думе используются электронные шаблоны бланков.
Par142 Par142
3.6.Устанавливаются следующие виды бланков:
бланк решения городской Думы с продольным расположением реквизитов;
бланк постановления городской Думы по вопросам организации деятельности городской Думы с продольным расположением реквизитов;
бланк распоряжения городской Думы по вопросам организации деятельности городской Думы с продольным расположением реквизитов;
бланк постановления главы Волгограда по иным вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда, с продольным расположением реквизитов;
бланк распоряжения главы Волгограда по иным вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда, с продольным расположением реквизитов;
бланк приказа управляющего делами городской Думы с продольным расположением реквизитов;
бланк письма главы Волгограда с угловым расположением реквизитов;
бланк письма городской Думы с угловым расположением реквизитов;
бланк письма комитета городской Думы с угловым расположением реквизитов;
бланк письма депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы с угловым расположением реквизитов.
3.7.Разработка бланков (электронных шаблонов бланков) производится по поручению управляющего делами городской Думы.
Образцы бланков и электронные шаблоны бланков, указанных в пункте 3.6 настоящего раздела, утверждаются управляющим делами городской Думы.
Бланки размещаются в папке "Бланки" на рабочем столе персонального компьютера в сети городской Думы и в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте городской Думы.
Допускается использование утвержденных бланков в городской Думе, воспроизводимых с помощью персональных компьютеров должностных лиц, работников городской Думы непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Не допускается самостоятельное изменение параметров бланков, указанных в пункте 3.6 настоящего раздела.
В информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте городской Думы размещаются:
бланк решения городской Думы с продольным расположением реквизитов;
бланк постановления главы Волгограда по вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда, с продольным расположением реквизитов;
бланк распоряжения главы Волгограда по вопросам, отнесенным к его полномочиям Уставом города-героя Волгограда, федеральными законами, законами Волгоградской области и муниципальными правовыми актами Волгограда, с продольным расположением реквизитов.
3.8.На каждом листе документа, оформленном как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должны соблюдаться следующие параметры:
размер левого поля - 30 мм, правого - 10 мм, верхнего - 20 мм и нижнего - 20 мм;
шрифт "Times New Roman";
абзацный отступ первой строки - 1,25 см от границы левого поля;
междустрочный интервал - одинарный, выравнивание - по ширине.
Допускается иной размер шрифта, междустрочный интервал и выравнивание в зависимости от вида реквизита, установленного настоящим Положением, и формата листа бумаги.
Допускается изменение левого поля до 2,5 см для внутренней переписки в городской Думе, структурных подразделениях.
При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа размером шрифта 10 пунктов.
3.9.В состав реквизитов бланков и документов городской Думы включаются:
изображение герба города-героя Волгограда (01);
наименование органа местного самоуправления Волгограда (02);
вид документа (03);
справочные данные об органе местного самоуправления (04);
дата документа (05);
регистрационный номер документа (06);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (07);
место составления (издания) документа (08);
адресат (09);
наименование либо аннотация документа (10);
текст документа (11);
отметка о наличии приложений (12);
подпись должностного лица (13);
гриф согласования (виза) (14);
гриф утверждения (15);
указания по исполнению документа (16);
оттиск печати (17);
отметка о заверении копии (18);
отметка об исполнителе (19);
отметка о поступлении документа в городскую Думу (20);
отметка о контроле документа (21);
отметка по исполнению документа (22).
3.10.Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
В состав реквизитов бланков документов, указанных в пункте 3.6 настоящего раздела, обязательно включаются:
изображение герба города-героя Волгограда;
наименование органа местного самоуправления Волгограда;
вид документа;
справочные данные об органе местного самоуправления (почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и т.д.).
3.11.Все реквизиты должны располагаться в документе в определенной последовательности согласно схеме расположения реквизитов и границ зон в соответствии с приложениями 2 и 3 к настоящему Положению.
Par201 Par201
4.Требования к оформлению реквизитов документов
4.1.Герб города-героя Волгограда (реквизит 01) помещается на документах городской Думы в соответствии с решением городской Думы об утверждении символики Волгограда.
Герб города-героя Волгограда может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, помещается в пределах верхнего поля документа и центрируется относительно реквизита "Наименование органа местного самоуправления Волгограда".
Размеры изображения герба города-героя Волгограда для печати на бланках городской Думы:
высота - 17 мм;
ширина - 15,1 мм.
4.2.Наименование органа местного самоуправления Волгограда (реквизит 02) должно соответствовать наименованию, определенному Уставом города-героя Волгограда, решениями городской Думы.
Наименование органа местного самоуправления Волгограда печатается с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, полужирным шрифтом, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируется относительно границ текста. Размер шрифта реквизита "Наименование органа местного самоуправления Волгограда" при угловом расположении бланка - 12 пунктов, при продольном - 16 пунктов. Пример:
при продольном расположении реквизитов:
ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
при угловом расположении реквизитов:

-1 ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

Для структурного подразделения реквизит "Наименование органа местного самоуправления Волгограда" центрируется относительно слов "ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА", печатается с прописной буквы. Пример:

-1 ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА Комитет по экономике, предпринимательству и торговле

4.3.Вид документа (реквизит 03) располагается в заголовочной части документа и проставляется на всех видах документов, кроме писем.
Вид документа печатается с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируется относительно границ текста, размер шрифта - 16 пунктов.
Вид муниципального правового акта Волгограда (РЕШЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ) размещается под реквизитом "Наименование органа местного самоуправления" с междустрочным интервалом в 6 пунктов, печатается полужирным шрифтом.
4.4.Справочные данные об органе местного самоуправления (реквизит 04) в решениях городской Думы, постановлениях (распоряжениях) главы Волгограда, приказах управляющего делами городской Думы размещаются под реквизитом "Вид документа" с междустрочным интервалом в 6 пунктов, включают в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, которые печатаются с новой строки, без абзацного отступа, строчными буквами, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируются относительно границ текста, размер шрифта - 8 пунктов.
Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" в письмах включает в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), которые печатаются строчными буквами, через запятую, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируются относительно реквизита "Наименование органа местного самоуправления", размер шрифта - 8 пунктов.
Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" в письмах главы Волгограда и городской Думы отделяется от реквизита "Наименование органа местного самоуправления" междустрочным интервалом в 6 пунктов.
Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" в письмах комитета городской Думы, депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы печатаются с новой строки, без абзацного отступа.
4.5.Дата документа (реквизит 05) - дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Размер шрифта реквизита "Дата документа" - 12 пунктов.
Дату документа на распорядительных документах (решения, постановления, распоряжения, приказы) и служебных письмах оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, буква "г." не ставится, например, дату 01 января 2014 г. следует оформлять 01.01.2014. На других документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца указывается парой арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами с буквой "г.", например: 08 января 2013 г.
Дата документа проставляется должностным лицом или руководителем структурного подразделения городской Думы, подписывающим, утверждающим документ, или ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях городской Думы после подписания документа.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами местного самоуправления Волгограда, является дата более поздней подписи.
4.6.Регистрационный номер документа (реквизит 06) состоит из его порядкового номера в соответствии с системой регистрации, установленной муниципальным правовым актом главы Волгограда.
Размер шрифта реквизита "Регистрационный номер документа" - 12 пунктов.
Регистрационный номер проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, службой делопроизводства или непосредственно исполнителем при его регистрации.
4.7.Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 07) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и располагается под реквизитом "Регистрационный номер документа".
Размер шрифта реквизита "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" - 12 пунктов.
Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" проставляется исполнителем при подготовке писем.
Наличие ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.
4.8.Место составления (издания) документа (реквизит 08) используется при оформлении протоколов.
Реквизит "Место составления (издания) документа" выравнивают по левому полю документа.
Размер шрифта реквизита "Место составления (издания) документа" должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".
4.9.Адресат (реквизит 09) выравнивается по левой границе текста реквизита.
Размер шрифта реквизита "Адресат" должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".
Адресатом могут быть органы власти, организации, их структурные подразделения, должностные или физические и юридические лица.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае реквизит "Адресат" оформляется следующим образом:

-1	Главе администрации Волгограда И.И.Иванову

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией и не разделяются пробелом.
Документ может быть адресован в органы государственной власти или органы местного самоуправления Волгограда (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица).
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Пример:

-1	Администрация Волгограда Департамент муниципального имущества

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Пример:

-1	Главам администраций районов Волгоградской области Структурным подразделениям администрации Волгограда

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При наличии более четырех адресатов составляется реестр рассылки, подготавливается один экземпляр письма с обобщенным наименованием адресатов и по одному экземпляру письма с полным наименованием адресата в каждый адрес. В случае невозможности обобщения наименований адресатов в поле расположения реквизита "Адресат" вписываются слова "Реестр рассылки".
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование (полное или сокращенное, при наличии), затем почтовый адрес. Пример:

-1	Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393

Обозначение города ("г.") не проставляется перед наименованиями городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург), а также перед наименованиями, образованными с использованием слова "город" (Новгород), "град" (Волгоград) и "бург" (Екатеринбург).
Если корреспонденция направляется в столицы республик, краевые и областные центры, в адресе указывают только наименование городов без каких-либо иных уточняющих данных.
На почтовых отправлениях, которые направляются в города областного или краевого подчинения или в города, которые являются районными центрами, после наименования города указывают наименование области или края.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

-1	Иванову И.И. ул. им. А.С.Пушкина, д. 5, кв. 12, г. Подольск, Московская обл., 142100

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, их территориальные органы (подразделения), органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, постоянным корреспондентам.
Для рассылки решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда ниже реквизита "Подпись должностного лица" в нижней части листа или на оборотной стороне последнего листа решения городской Думы, постановления (распоряжения) главы Волгограда указывается список организаций и должностных лиц с обязательным указанием почтовых реквизитов и электронных адресов (при необходимости) для сторонних организаций и физических лиц.
4.10.Наименование либо аннотация документа (реквизит 10) включает в себя краткое содержание документа и используется во всех видах документов. Допускается не указывать наименование либо аннотацию документа на бланках формата А5, а также в письмах, текст которых не превышает половины страницы, и в ответах на письма граждан.
Реквизит "Наименование либо аннотация документа" должен носить нейтральный информационный характер, быть максимально кратким, емким, точно передавать смысл текста документа, грамматически согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос: о чем? Пример:

-1 Приказ (о чем?) О создании аттестационной комиссии;

или на вопрос: кого (чего?) Пример:

-1 Должностная инструкция (кого?) ведущего специалиста

Наименование либо аннотация документа не заключается в кавычки и отделяется от реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" либо "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" одним одинарным междустрочным интервалом, точка в конце наименования либо аннотации документа не ставится.
4.11.Текст документа (реквизит 11) составляется в соответствии с требованиями раздела 5 настоящего Положения.
4.12.Отметка о наличии приложений (реквизит 12) предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.
Документы-приложения могут быть трех видов:
направляемые с письмом;
утверждаемые или вводимые в действие муниципальным правовым актом Волгограда;
поясняющие или дополняющие содержание основного документа.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется словом "Приложение", которое печатается с прописной буквы, без кавычек и без отступа от границы левого поля документа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита. Размер шрифта должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

-1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Пример:

-1 Приложение: 1. Письмо департамента финансов администрации Волгограда на 5 л. в 1 экз. 2. Правила оформления документов в городской Думе на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

-1 Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

-1 Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.