Постановление Администрации г.Волгограда от 30.08.2013 № 1480

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯВОЛГОГРАДА

 

 

от30 августа 2013 г.

N1480

 

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА

 

 

В целях совершенствования организацииработы с документами в администрации Волгограда, в соответствии спостановлением администрации Волгограда от 07 марта 2013 г. N 530 "Обутверждении Типовой инструкции по делопроизводству для администрации Волгоградаи ее структурных подразделений", руководствуясь Уставом города-герояВолгограда, постановляю:

1. Утвердить Инструкциюпо делопроизводству в администрации Волгограда (прилагается).

2. Признатьутратившими силу постановления:

2.1. АдминистрацииВолгограда от 15 июля 2002 г. N 790 "Об Инструкции по делопроизводству вадминистрации Волгограда".

2.2. Главы Волгоградаот 27 сентября 2010 г. N 2456 "О внесении изменения в постановлениеадминистрации Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790 "Об Инструкции поделопроизводству в администрации Волгограда".

2.3. АдминистрацииВолгограда от 24 августа 2011 г. N 2403 "О внесении изменений впостановление администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790 "ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

2.4. АдминистрацииВолгограда от 29 августа 2012 г. N 2584 "О внесении изменения впостановление администрации Волгограда от 15 июля 2002 г. N 790 "ОбИнструкции по делопроизводству в администрации Волгограда".

3. Контрольза исполнением настоящего постановления возложить на управляющего деламиадминистрации Волгограда Сафонова С.В.

 

 

И.о . главы

администрацииВолгограда                                                                                       Е.А.МОСКВИЧЕВ

 

 

 

 

 

Утверждена

постановлением

администрации Волгограда

 

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИВОЛГОГРАДА

 

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству вадминистрации Волгограда (далее - Инструкция) разработана в целях установленияединых требований к подготовке, обработке, хранению и использованиюобразующихся в процессе деятельности администрации Волгограда документов.

1.2. ДействиеИнструкции распространяется на структурные подразделения администрацииВолгограда, не обладающие правами юридического лица (далее - структурныеподразделения).

1.3. Инструкция нераспространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения,составляющие государственную тайну, и на оформление документов, формы которыхутверждаются федеральными органами исполнительной власти, органамиисполнительной власти.

1.4. Особенностиработы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера(сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебнуютайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которымограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральнымизаконами), регулируются нормативными правовыми актами.

1.5. Правила,определяющие порядок работы с документами, имеющими ограничительную пометкудоступа к документу "Для служебного пользования", утверждаютсясоответствующими инструкциями.

1.6. ТребованияИнструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной идругой специальной документацией распространяются лишь на часть общих принциповработы с документами, а также на подготовку документов к передаче на архивноехранение.

1.7. Системаавтоматизированного документооборота и делопроизводства (далее - САДД),применяемая в администрации Волгограда, структурных подразделениях, должнаобеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.8. Инструкцияявляется обязательной для исполнения работниками администрации Волгограда,структурных подразделений, осуществляющими подготовку и оформление документов.

1.9. Работникиадминистрации Волгограда, структурных подразделений несут персональнуюответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов инеразглашение содержащейся в них информации.

1.10. При переводе(перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работник обязанпередать по акту все находящиеся у него служебные документы работнику,ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другомуработнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.11. Контроль за ведением делопроизводства в администрацииВолгограда осуществляет контрольное управление администрации Волгограда.

 

2. Основные понятия

 

В Инструкции используются следующиетермины и определения:

автор документа -физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа -набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

архив - структурноеподразделение, учреждение, осуществляющее хранение архивных документов втечение периода, устанавливаемого правовыми актами;

вид документа -принадлежность документа к определенной группе документов по содержательномупризнаку и целевому назначению;

дело - совокупностьдокументов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, объединенныхотдельной обложкой;

делопроизводство -деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы сдокументами;

документирование -фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документ -официальный документ, созданный государственным органом, органом местногосамоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленномпорядке и включенный в документооборот администрации Волгограда;

документооборот -движение документов в администрации Волгограда, структурном подразделении содня их создания или получения до завершения их исполнения или отправления;

копия - копиядокумента, полностью воспроизводящая информацию, содержащуюся в подлинникедокумента, и его внешние признаки, на которой в установленном порядке проставляются необходимыереквизиты;

запрос информации -обращение юридических или физических лиц (индивидуальных предпринимателей) вустной или письменной форме в администрацию Волгограда, структурноеподразделение либо к должностным лицам администрации Волгограда, а такжеобращение администрации Волгограда, структурного подразделения к юридическимили физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставленииинформации об их деятельности;

номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрацииВолгограда, структурном подразделении, с указанием сроков их хранения,оформленный в установленном порядке;

обращения граждан -направленные в администрацию Волгограда, структурное подразделение илидолжностному лицу администрации Волгограда в письменной форме или в формеэлектронного документа предложения, заявления или жалобы, а также устныеобращения граждан в администрацию Волгограда, структурное подразделение;

объемдокументооборота - количество документов, поступивших в администрациюВолгограда, структурное подразделение и созданных ими за определенный период;

официальный документ- документ, созданный органом исполнительной власти Волгоградской области,другими государственными органами, администрацией Волгограда, структурнымподразделением либо должностными лицами администрации Волгограда, юридическимиили физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный вустановленном порядке и включенный в документооборот администрации Волгограда,структурного подразделения;

оформление документа- проставление реквизитов, необходимость использования которых установленаправилами документирования;

подлинник документа -первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа- присвоение документу регистрационного номера и осуществление в установленномпорядке записи сведений о документе;

реквизит документа -обязательный элемент оформления документа;

руководствоадминистрации Волгограда - глава администрации Волгограда, первый заместительглавы администрации Волгограда, заместители главы администрации Волгограда,управляющий делами администрации Волгограда, заместитель управляющего делами администрацииВолгограда;

руководствоструктурного подразделения - руководитель структурного подразделения,заместители руководителя структурного подразделения;

САДД - системаавтоматизированного документооборота и делопроизводства, используемая дляучета, поиска, хранения и использования электронных образов документовадминистрации Волгограда, структурного подразделения;

службаделопроизводства - структурное подразделение администрации Волгограда, накоторое возложены функции по ведению делопроизводства и архивного дела, а такжелица, ответственные за ведение делопроизводства и архивного дела вадминистрации Волгограда, структурном подразделении;

служебный документ -официальный документ, используемый в текущей деятельности администрацииВолгограда, структурного подразделения;

сканированиедокумента - получение электронного образа документа;

структурноеподразделение - структурное подразделение, не обладающее правами юридическоголица;

текущее хранение -хранение документов в структурном подразделении со дня помещения их в дело допередачи в архив;

формирование дела -группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

экспертиза ценностидокументов - изучение документов на основании критериев их ценности в целяхопределения сроков хранения документов и отбора их для включения в составархивного фонда Волгоградской области.

 

3.Общие требования к оформлению документов

 

3.1. Бланки документов.

3.1.1. Документы,создаваемые в администрации Волгограда, структурных подразделениях, оформляютсяна стандартных листах бумаги форматов А3 (297 x 42 мм), А4(210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм), в виде электронныхдокументов и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.1.2. Документы своспроизведением герба города-героя Волгограда используются в соответствии спостановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от 31 марта1999 г. N 55/602 "О символике города-героя Волгограда и порядке ееиспользования".

3.1.3. ИзображениеГосударственного герба Российской Федерации на печатях администрации Волгоградадопускается только при наделении их в установленном порядкегосударственно-властными полномочиями в соответствии с Федеральнымконституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственномгербе Российской Федерации".

3.1.4. Инструкциейпредусматривается использование следующих бланков документов:

бланкраспорядительного документа согласно приложению 1 к Инструкции;

бланк протокола поформе согласно приложению 2 к Инструкции;

бланк акта по формесогласно приложению 3 к Инструкции;

бланк отчета по формесогласно приложению 4 к Инструкции;

бланк служебного письмапо форме согласно приложению 5 к Инструкции;

бланк резолюции поформе согласно приложению 6 к Инструкции;

бланки контрольныхталонов по формам согласно приложениям 7 и 8 к Инструкции;

общий бланк по формесогласно приложению 9 к Инструкции;

бланк согласованияпроекта постановления (распоряжения) администрации Волгограда согласноприложению 10 к Инструкции.

В администрацииВолгограда, структурном подразделении при необходимости могут использоватьсябланки других видов документов.

3.2. Оформлениереквизитов документов.

3.2.1. Для подготовкидокументов применяется текстовый редактор, обеспечивающий соблюдениетребований, предъявляемых к графическому воспроизведению реквизитов документа.

В администрацииВолгограда, структурных подразделениях устанавливаются следующие размеры полейна документе:

3 см - левое,

1 см - правое,

2 см - верхнее,

2 см - нижнее.

Для внутреннейпереписки в администрации Волгограда, структурных подразделениях допускаетсяизменение левого поля до 2 см.

Вид используемогошрифта: Times New Roman. Размер шрифта, межстрочный интервал определяетсявидом реквизита и форматом листа бумаги в соответствии с Инструкцией.

При подготовкетекстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускаетсяприменение шрифтов вида Arial.

При оформленииотдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов имежстрочных интервалов.

3.2.2. Документы,создаваемые в администрации Волгограда, структурных подразделениях, имеютустановленный состав реквизитов, их расположение и оформление:

01 - Гербгорода-героя Волгограда;

02 - наименованиеавтора;

03 - подписьдолжностного лица;

04 - заголовок ктексту;

05 - местосоставления (издания) документа;

06 - справочныеданные;

07 - адресат;

08 - дата документа;

09 - регистрационныйномер документа;

10 - вид документа;

11 - текст документа;

12 - ссылка наисходящий номер и дату документа;

13 - отметка оналичии приложений;

14 - грифсогласования документа;

15 - гриф утверждениядокумента;

16 - визаруководителя;

17 - оттиск печати;

18 - отметка о заверении копии;

19 - отметка обисполнителе документа;

20 - указания поисполнению документа;

21 - отметка оконтроле документа;

22 - отметка обисполнении документа;

23 - отметка опоступлении документа в администрацию Волгограда.

Состав реквизитовдокумента определяется его видом и назначением.

Кроме указанныхреквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могутиспользоваться другие реквизиты (например, отметки "Срочно","Оперативно", "Подлежит возврату" и др.).

Все реквизиты должнырасполагаться в документе в определенной последовательности в соответствии сосхемой расположения реквизитов и границ зон согласно приложению 11 кИнструкции.

Реквизиты документа,за исключением текста, состоящие из нескольких строк, печатаются через одинстрочный интервал.

В проектах правовыхактов администрации Волгограда и нормативных правовых актов администрацииВолгограда следует использовать парные кавычки "...". В остальныхдокументах допускается применять прямые кавычки "...".

3.2.3. Гербгорода-героя Волгограда (реквизит 01).

Изображение Гербагорода-героя Волгограда помещается на документах администрации Волгограда всоответствии с постановлением Волгоградского городского Совета народныхдепутатов от 31 марта 1999 г. N 55/602 "О символике города-герояВолгограда и порядке ее использования".

Герб города-герояВолгограда может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах,помещается в пределах верхнего поля документа и центрируется относительнореквизита 02.

Размеры изображенияГерба города-героя Волгограда для печати на бланках администрации Волгограда,структурного подразделения:

высота - 1,7 см,

ширина - 1,3 см.

3.2.4. Наименованиеавтора документа (реквизит 02).

Реквизит 02 долженсоответствовать наименованию, определенному Уставом города-героя Волгограда,положением о структурном подразделении.

Размершрифта реквизита 02 при угловом расположении бланка - 11 пунктов, припродольном - 14 пунктов.

Для структурногоподразделения реквизит 02 центрируется относительно слов "АДМИНИСТРАЦИЯВОЛГОГРАДА", например:

при угловомрасположении реквизитов:

 

         АДМИНИСТРАЦИЯ

           ВОЛГОГРАДА

 Комитет по организации работы

органовместного самоуправления

 

при продольном расположенииреквизитов:

 

                         АДМИНИСТРАЦИЯВОЛГОГРАДА

              Комитет по организации работыорганов местного

                              самоуправления

 

3.2.5. Подпись должностного лица(реквизит 03).

Реквизит 03 вдокументе располагается в соответствии со схемой расположения реквизитов играниц зон, указанной в приложении 11 к Инструкции. В документах администрацииВолгограда, структурного подразделения допускается располагать подпись в трехмежстрочных интервалах от реквизита 11 или реквизита 13.

Размер шрифтареквизита 03 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

Наименованиедолжности реквизита 03 проставляется от левого поля документа без отступа.

При использовании вдокументе реквизита 02 в состав подписи входят: краткое наименование должностилица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы ифамилия), например:

 

Председателькомитета                   подпись                 И.О.Фамилия

 

Если в документе реквизит 02 не используется,наименование должности лица, подписавшего документ, указывается полностью (всоответствии с должностной инструкцией), например:

 

Председателькомитета по правовым

вопросамадминистрации Волгограда      подпись                 И.О.Фамилия

 

Не допускается подписывать документы спредлогом "за", проставлением косой черты перед наименованиемдолжности или добавлять какие-либо приставки.

Исправления вподготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающимдокумент.

При подписаниидокумента несколькими должностными лицами их подписи располагают одну поддругой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписаниидокумента несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разныеструктурные подразделения, подписи располагают на одном уровне. Если невозможнорасположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом,упорядочивая должности в алфавитном порядке, например:

 

Председателькомитета муниципального

заказаадминистрации Волгограда         подпись                 И.О.Фамилия

 

Председателькомитета по правовым

вопросамадминистрации Волгограда      подпись                 И.О.Фамилия

 

Руководительдепартамента

экономикиадминистрации Волгограда     подпись                 И.О.Фамилия

 

В документе, составленном комиссией,указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составекомиссии в соответствии с их распределением, например:

 

Председателькомиссии:                  подпись                 И.О.Фамилия

 

Членыкомиссии:                        подпись                 И.О.Фамилия

 

                                       подпись                 И.О.Фамилия

 

В положениях, инструкциях, правилах ииных документах, утверждаемых постановлением администрации Волгограда, распоряжениемадминистрации Волгограда, вместо реквизита 03 проставляется отметка онаименовании структурного подразделения, подготовившего проект документа.

В таких случаях вправой части листа указывается наименование структурного подразделения,например:

 

                                           Комитет по организации работы

                                           органов местного самоуправления

                                           администрации Волгограда

 

3.2.6. Заголовок к тексту (реквизит04).

Реквизит 04 - краткоесодержание документа. Используется во всех видах документов, за исключениемдокументов, имеющих текст небольшого объема (до пяти строк).

Реквизит 04выравнивается по левому полю документа, может занимать до пяти строк по 28 - 30знаков в строке.

Заголовок к текстудолжен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться снаименованием вида документа, например:

Письмо (о чем?) опредоставлении информации.

Правила (чего?)внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляетисполнитель проекта документа.

3.2.7. Местосоставления (издания) документа (реквизит 05).

Реквизит 05выравнивают по левому полю документа. Размер шрифта реквизита 05 долженсоответствовать размеру шрифта реквизита 11.

Реквизит 05указывается в документах администрации Волгограда, структурного подразделения(за исключением писем).

3.2.8. Справочныеданные об администрации Волгограда, структурном подразделении (реквизит 06).

Реквизит 06центрируется относительно реквизита 02. Размер шрифта реквизита 06 составляет 8пунктов.

Реквизит 06указывается в письмах и включает почтовый адрес, номер телефона, факса,официальный адрес электронной почты, код организации по общероссийскомуклассификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/кодпричины постановки на учет (ИНН/КПП).

3.2.9.Адресат (реквизит 07).

Вид и размер шрифтареквизита 07 должны соответствовать виду и размеру шрифта реквизита 11.

В реквизите 07допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органовгосударственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления,организаций.

При адресациидокумента должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресациичастному лицу - после фамилии.

Строки реквизита 07выравниваются по левой границе текстовых строк реквизита или центрируютсяотносительно самой длинной строки реквизита.

При адресациидокумента без указания должностного лица наименование адресата пишется вименительном падеже, например:

 

                                           Департамент экономики

                                           администрации Волгограда

 

При адресации документа должностномулицу в реквизит 07 входит наименование должности (наименование должности ифамилия должностного лица указываются в дательном падеже), например:

 

                                           Руководителю департамента

                                            экономикиадминистрации

                                           Волгограда

                                            И.О.Фамилия

 

Почтовый адрес в составе реквизита 07указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услугпочтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерацииот 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовойсвязи", например:

 

                                           Муниципальное казенное

                                           учреждение "Волгоградский

                                           городской архив документов

                                            поличному составу"

                                            В.И. Ленина пр-ктим., д. 102,

                                           Волгоград, 400078

 

Почтовый адрес не указывается вдокументах, направляемых администрации Волгограда, структурным подразделениям,постоянным корреспондентам.

Документ не долженсодержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым,третьим, четвертым адресатами не пишется.

При наличии болеечетырех адресатов составляется реестр рассылки, подготавливается один экземплярписьма с обобщенным названием адресатов и по одному экземпляру письма с полнымназванием адресата в каждый адрес. В случае невозможности обобщения названийадресатов в поле расположения реквизита 07 вписываются слова "Реестррассылки".

Пример обобщенногоназвания адресатов:

 

                                            Администрациям районов

                                           Волгограда

 

                                                        или

 

                                           Структурным подразделениям

                                           администрации Волгограда

 

3.2.10. Дата документа (реквизит 08).

Реквизит 08проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ,службой делопроизводства при регистрации документа или непосредственноисполнителем при подготовке документа. В последнем случае размер шрифтареквизита 08 должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Датой документаявляется дата его подписания, утверждения.

Датой документа,издаваемого совместно двумя или более органами местного самоуправленияВолгограда, является дата более поздней подписи.

Дату документаоформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Деньмесяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год -четырьмя арабскими цифрами, например: 01.01.2013.

При словесно-цифровомспособе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год -четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2013 г.

3.2.11.Регистрационный номер документа (реквизит 09).

Реквизит 09проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ,службой делопроизводства при регистрации документа или непосредственноисполнителем при подготовке документа. В последнем случае размер шрифтареквизита 09 должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Реквизит 09проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в администрацииВолгограда, структурном подразделении.

Регистрационныйномер документа, изданного совместно двумя или более органами местногосамоуправления Волгограда, состоит из разделенных косой чертой регистрационныхномеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности,соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной частидокумента.

3.2.12. Наименованиевида документа (реквизит 10).

Реквизит 10обозначается прописными буквами, например: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ,ПРОТОКОЛ, АКТ. Размер используемого шрифта должен соответствовать размеруреквизита 11.

Реквизит 10 неуказывается в письмах, подготавливаемых администрацией Волгограда, структурнымподразделением.

3.2.13. Текстдокумента (реквизит 11).

Реквизит 11составляется на русском языке в официально-деловом стиле. Размер шрифтареквизита 11 для всех видов документов, кроме правовых актов администрацииВолгограда, структурных подразделений, составляет 14 пунктов, вид шрифта - Times New Roman,межстрочный интервал - от 1 пункта до 1,5 пункта, отступ от левого краядокумента для выделения абзаца - от 1,25 см пункта до 1,5 см.

При подготовкепроектов правовых актов администрации Волгограда, структурного подразделенияследует применять размер шрифта 14 пунктов, вид шрифта TimesNew Roman, межстрочныйинтервал 1 пункт, отступ от левого края документа для выделения абзаца 1,5 см.

Допускаетсяиспользовать меньший размер шрифта и межстрочного интервала, если текст представлен в форме таблицы.

При этом дляулучшения читаемости рекомендуется выполнять следующие правила:

абзацы в текстеотделяются друг от друга большим интервалом, чем интервал, применяемый междустрок каждого из абзацев (интерлиньяж);

устанавливаемыедокументом сроки исполнения выделяются полужирным начертанием;

уточнения,разъяснения терминов, перечисление обосновывающих законодательных актов,дополнительные пояснения к основной тематике документа выделяются курсивным илиполужирным начертанием.

В администрацииВолгограда, структурных подразделениях текст документа оформляется в видесвязного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

Общими требованиями ксвязному тексту являются лаконичность, ясность и точность изложения. Текстдокумента должен быть изложен грамотно в соответствии с правилами орфографии ипунктуации.

Терминология,употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленнойнормативными правовыми актами. К терминам, которые могут быть непонятныадресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даныразъяснения в скобках.

Тексты документовизлагаются:

от 1-го лицаединственного числа, например: "приказываю подготовить и представить нарассмотрение", "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготныхтарифов";

от 3-го лицаединственного числа, например: "комиссия решила", "комитет несчитает возможным";

от 1-го лицамножественного числа, например: "просим представить данные о","представляем на рассмотрение и утверждение";

от 3-го лицамножественного лица, например: "слушали", "выступили","решили".

В совместных документахтекст излагается от 1-го лица множественного числа, например:"приказываем", "решили".

В текстах правовыхактов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие текступредписывающий характер, например:

"Виза включает всебя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления)или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи идату",

"Нормативныепредписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами сточкой и заголовков не имеют".

В тексте документа,подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданных органамивласти, местного самоуправления Волгограда, указываются: наименование видадокумента, наименование органа, издавшего документ, дата принятия илиутверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа,заключенный в кавычки, например:

"В соответствиис постановлением администрации Волгограда от 15 сентября 2011 г. N 2758"Об утверждении Правил делопроизводства в администрации Волгограда и ееструктурных подразделениях".

Если текст содержитнесколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы,подразделы, пункты, подпункты.

Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскимицифрами по центру верхнего поля.

3.2.14. Ссылка наисходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 12).

Реквизит 12проставляется исполнителем при подготовке писем. Размер шрифта реквизита 12должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Наличие реквизита 12исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа втексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

3.2.15. Отметка оналичии приложений (реквизит 13).

Реквизит 13используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям,планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другимдокументам. Размер шрифта реквизита 13 должен соответствовать размеру шрифтареквизита 11.

В письмах отметка оприложении набирается под текстом от границы левого поля без отступа. Еслиприложение упоминается в тексте письма, в отметке о приложении указываетсяколичество листов и количество экземпляров приложения, например:

 

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

 

При наличии нескольких приложений вотметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждогоприложения, количество листов и количество экземпляров, например:

 

Приложения:

1. Заключение попроекту на 3 л. в 2 экз.

2. Справка одоработке на 2 л. в 1 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, токоличество листов не указывается.

Если приложениенаправляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличииоформляется следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только впервый адрес.

 

На приложениях справочного характера кприказам (распоряжениям), правилам, инструкциям, положениям, планам,программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется напервом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложенийнесколько, они нумеруются как "Приложение 1", "Приложение2". Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложенииуказывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

 

                                           Приложение 2

                                            краспоряжению

                                           администрации Волгограда

                                            от15.03.2009 N 35-р

 

Если приложением к документу(например, к приказу) является утверждаемый документ, в верхнем правом углупроставляется гриф "УТВЕРЖДЕНО", например:

 

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           постановлением

                                           администрации Волгограда

                                            от15.09.2011 N 2758

 

3.2.16. Гриф согласования (реквизит14).

Реквизит 14используется при согласовании проекта документа с организациями, интересыкоторых в нем затрагиваются. Размер шрифта реквизита 14 должен соответствоватьразмеру шрифта реквизита 11.

В реквизит 14 входят:

слово"СОГЛАСОВАНО", "СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАН" или"СОГЛАСОВАНЫ" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

должность лица, скоторым согласован документ (включая наименование организации), личная подпись,расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата согласования.

Проект документаможет быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколомколлегиального органа или служебным письмом, например:

 

    СОГЛАСОВАНО

    Руководитель департамента экономики

    администрации Волгограда

    Подпись                 И.О.Фамилия

    11.01.2013

 

    СОГЛАСОВАНО

    письмо департамента экономики

    администрации Волгограда

    от 11.01.2013 N 01-05/11

 

Если содержание документа затрагиваетинтересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на бланкесогласования по форме согласно приложению 10 к Инструкции. На основномдокументе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования,делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласованиедокумента осуществляется:

с органами местногосамоуправления Волгограда;

с органами власти,осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области(экологический, пожарный и т.п.);

с подведомственнымиорганизациями;

с общественнымиорганизациями (при необходимости).

3.2.17. Грифутверждения (реквизит 15).

Размер шрифтареквизита 15 должен соответствовать размеру шрифта реквизита 11.

Документ утверждаетсядолжностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.При утверждении документа должностным лицом в реквизит входят составные части:

слово"УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

наименованиедолжности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи(инициалы, фамилия);

дата утверждения,например:

 

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           Управляющий делами

                                           администрации Волгограда

 

                                           Подпись И.О.Фамилия

                                           "__" ___________ 20__ г.

 

При утверждении документа несколькимидолжностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Если невозможнорасположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом,упорядочивая должности в алфавитном порядке, аналогичном подписанию документанесколькими должностными лицами.

При утверждениидокумента специально издаваемым документом в реквизит 15 входят:

слово"УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНЫ" или"УТВЕРЖДЕНА" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

наименование видаутверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера, например:

 

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           постановлением

                                           администрации Волгограда

                                            от______________ N ____

 

3.2.18. Виза (реквизит 16).

Реквизит 16используется при ознакомлении работников администрации Волгограда, структурногоподразделения с документом. Реквизит 16 проставляется от руки работникомадминистрации Волгограда, структурного подразделения.

Реквизит 16 включаетв себя:

должность лица,который ознакомлен с документом (включая наименование организации), личнуюподпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату согласования,например:

 

Ведущийспециалист общего

отделаадминистрации Волгограда       подпись       И.О.Фамилия       дата

 

На документах, один экземпляр которыхпомещают в дело, допускается проставлять визу на оборотной стороне последнеголиста документа.

На многостраничныхдокументах реквизит 16 проставляется на лицевой стороне последнего листадокумента.

Допускается полистноевизирование документа и его приложений.

3.2.19. Оттиск печати(реквизит 17).

Реквизит 17 являетсяспособом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовымиактами.

Оттиск печати долженбыть хорошо читаем и захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ, и часть его подписи.

В документах,подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте,обозначенном отметкой "М.П." или иным образом.

В администрацииВолгограда, структурном подразделении применяются:

печать с изображениемГерба города-героя Волгограда;

печать для отдельныхвидов документов с надписью "Для документов", "Проект" ит.д.

Печать с изображениемГерба города-героя Волгограда проставляется:

на документах,связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей;

на документах поличному составу.

Перечень и видыдругих печатей определяются администрацией Волгограда, структурнымиподразделениями.

3.2.20. Отметка о заверении копии (реквизит 18).

Реквизит 18используется для свидетельствования соответствия копии документа либо выпискииз документа подлиннику документа.

Реквизит 18проставляется на копии документа исполнителем от руки или штампом.

В реквизит 18 входят:

слово"Верно";

наименованиедолжности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи;

дата заверения;

печать (припредставлении копии или выписки из документа в другую организацию);

при необходимостиреквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа,например:

 

Подлинникдокумента находится

вделе администрации Волгограда N ______ за _________ г.

 

Верно

 

Ведущийспециалист общего

отделаадминистрации Волгограда               подпись         И.О.Фамилия

 

Дата          Печать

 

Листы многостраничных копий (выписокиз документа) нумеруются, отметка о заверении копиидополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например:

 

Всего в копии 8 л.

 

Допускается заверять штампом"Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка"Верно" в таком случае проставляется только на последнем листе копиидокумента.

Допускаетсяпроставлять реквизит 18 на оборотном листе копии документа.

3.2.21. Отметка обисполнителе (реквизит 19).

Размер шрифтареквизита 19 должен составлять от 10 до 12 пунктов.

Реквизит 19 включаетв себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, проставляется отлевого края документа без отступа, например:

 

Имя, Отчество, Фамилия

24 56 88

 

При направлении документа в другойгород указывается телефонный код Волгограда, например:

 

Имя, Отчество, Фамилия

(8442) 24 56 88

 

3.2.22. Указания по исполнениюдокумента (реквизит 20).

Реквизит 20оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) отруки или с использованием бланка резолюции по форме согласно приложению 6 кИнструкции.

Реквизит 20 включаетв себя:

фамилию, инициалыисполнителей;

содержание поручения(при необходимости);

срок исполнения;

подпись руководителя;

дату, например:

 

    Морозову Н.В., Федосеевой И.А.

    Прошу подготовить проект

    постановления к 05.12.2012

    Подпись               Дата

 

3.2.23. Отметка о контроле документа(реквизит 21).

Реквизит 21оформляется с использованием штампа "Контроль" или бланкаконтрольного талона по формам согласно приложениям 7 и 8 к Инструкции.

3.2.24. Отметка обисполнении документа (реквизит 22).

Реквизит 22проставляется исполнителем документа или руководителем исполнителя документа отруки.

Реквизит 22 включаетв себя:

отметку "Вдело";

индекс дела, вкоторое помещается документ;

краткие сведения обисполнении документа или дату и номер документа, свидетельствующего о егоисполнении;

подпись исполнителядокумента или руководителя исполнителя документа;

дату, например:

 

    В дело N 04-12

    письмо от 11.01.2012 N 04-12/3-1и

    Подпись                      Дата

 

4. Подготовка иоформление основных видов документов

 

4.1. Постановление администрацииВолгограда - правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных истратегических задач, а также по вопросам, затрагивающим права и законныеинтересы граждан и организаций Волгограда.

Постановленияадминистрации Волгограда оформляются на бланке распорядительного документа идолжны содержать следующие реквизиты: Герб города-героя Волгограда,наименование органа, издающего постановление администрации Волгограда, названиевида документа, дату и номер постановления администрации Волгограда, местоиздания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающегопостановление администрации Волгограда.

4.2. Распоряжениеадминистрации Волгограда - правовой акт, издаваемый в целях решения оперативныхвопросов, возникающих в ходе деятельности администрации Волгограда, имеющий,как правило, ограниченный срок действия и касающийся узкого круга организаций,должностных лиц и граждан.

При оформлениипостановлений администрации Волгограда, распоряжений администрации Волгограданеобходимо руководствоваться постановлением администрации Волгограда от 20августа 2013 г. N 1415 "Об утверждении Порядкаподготовки правовых актов администрации Волгограда".

Перечень некоторыхвопросов, регулируемых распорядительными документами, представлен в приложении12 к Инструкции.

4.3. Решение коллегииадминистрации Волгограда - правовой акт, принимаемый коллегиальным органомадминистрации Волгограда в целях решения наиболее важных вопросов деятельностиадминистрации Волгограда.

Порядок оформления решений коллегии администрации Волгоградааналогичен порядку оформления постановлений администрации Волгограда,распоряжений администрации Волгограда.

4.4. Положение оструктурном подразделении - документ, определяющий порядок образования,правовое положение, права, обязанности, организацию работы структурногоподразделения.

Положение оструктурном подразделении может быть типовым или индивидуальным. При наличиитипового положения о структурном подразделении на его основе разрабатываютсяиндивидуальные положения о структурных подразделениях.

Положение оструктурном подразделении состоит из следующих разделов:

общие положения;

основные задачи;

функции;

права и обязанности;

ответственность.

В разделе "Общиеположения" указываются:

полное наименованиеструктурного подразделения и ссылка на муниципальный правовой акт Волгограда,на основании которого создано структурное подразделение;

нормативные правовыеакты, которыми руководствуется в своей деятельности структурное подразделение;

наименованиедолжности руководителя структурного подразделения, порядок его назначения иосвобождения от должности.

В разделе"Основные задачи" указываются вопросы местного значения, решаемыеструктурным подразделением.

В разделе"Функции" указываются действия и виды работ, которые должно выполнятьструктурное подразделение.

В разделе "Праваи обязанности" указываются:

права, которыминаделяется структурное подразделение, его руководитель;

обязанности, которыевыполняет структурное подразделение.

В разделе"Ответственность" указываются условия наступления дисциплинарной,административной ответственности руководителя и работников структурногоподразделения.

Обязательнымиреквизитами положения о структурном подразделении являются гриф утверждения,наименование документа, заголовок к тексту, отметка о наименовании структурногоподразделения, подготовившего проект.

4.5. Должностнаяинструкция - документ, регламентирующий организационно-правовое положениеработника администрации Волгограда, структурного подразделения, егообязанности, права, ответственность.

Должностныеинструкции разрабатываются для должностей, предусмотренных штатным расписаниемадминистрации Волгограда.

Должностнаяинструкция состоит из следующих разделов:

общие положения;

квалификационныетребования;

должностныеобязанности;

права;

ответственность.

В разделе "Общиеположения" указываются:

наименованиедолжности с указанием полного наименования структурного подразделения и группыдолжностей муниципальной службы, к которой относится должность;

перечень нормативныхдокументов, которыми руководствуется в своей деятельности работникадминистрации Волгограда;

порядок назначения иосвобождения от занимаемой должности;

подчиненностьработника.

В разделе"Квалификационные требования" указываются:

требования,предъявляемые к уровню образования, стажу работы;

законодательная база,которую должен знать работник администрации Волгограда;

требования,предъявляемые к навыкам работы.

В разделе"Должностные обязанности" указываются виды работ, которые долженвыполнять работник администрации Волгограда. Характервыполняемых работ отражается с использованием слов "руководит","подготавливает", "утверждает", "рассматривает","выполняет", "обеспечивает" и т.д.

В разделе"Права" указываются полномочия работника администрации Волгограда,обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право подписыватьдокументы, запрашивать информацию, представлять интересы администрацииВолгограда, структурного подразделения, требовать выполнения определенныхдействий от других работников администрации Волгограда, структурногоподразделения.

В разделе"Ответственность" указываются условия наступления дисциплинарной,административной ответственности работника администрации Волгограда,структурного подразделения.

Обязательнымиреквизитами должностной инструкции являются гриф утверждения, наименованиедокумента, заголовок к тексту, подпись должностного лица.

4.6. Протокол -документ информационного характера, предназначенный для фиксации ходарассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях,конференциях, собраниях и т.п.) в администрации Волгограда, структурномподразделении.

Текст протоколасостоит из двух частей: вводной и основной.

Вовводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего)и секретаря, присутствовавших на заседании (совещании) и (при необходимости)лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количествоприсутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылкана список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

 

Присутствовали: 25 человек (списокприлагается).

 

Если в заседании принимают участиепредставители разных организаций, указывается место работы и должность каждоголица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются черезодин межстрочный интервал.

Вводная частьпротокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемыхвопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика покаждому рассматриваемому вопросу. Формулировка вопросов повестки дня начинаетсяс предлога "О" ("Об"), вопросы набираются от границы левогополя и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текстапротокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Тексткаждого раздела строится следующим образом:

 

СЛУШАЛИ:

 

ВЫСТУПИЛИ:

 

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

 

Основное содержание докладов ивыступлений включается в текст протокола илиприлагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в текстепротокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Текстпостановления администрации Волгограда (решения коллегии администрацииВолгограда) в текст протокола вносится полностью в тойформулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятсяитоги голосования:

 

За - ...

Против - ...

Воздержалось - ...

 

Содержание особого мнения,высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после записисоответствующего решения.

Слово"Присутствовали" набирается от границы левого поля, подчеркивается,после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностейприсутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии,например:

 

Присутствовали:

Управляющийделами

администрацииВолгограда                                        И.О.Фамилия

 

Председателькомитета

поправовым вопросам

администрацииВолгограда                                        И.О.Фамилия

 

Начальникпротокольного отдела

администрацииВолгограда                                       И.О.Фамилия

 

Начальникобщего отдела

администрацииВолгограда                                        И.О.Фамилия

 

В основной части протокола указываетсяномер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятыерешения.

Вопрос нумеруетсяарабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"),набирается от левого края документа. Ниже указываются фамилии должностных лиц,выступивших при обсуждении вопроса. Расстояние между строками наименованиявопроса, фамилиями выступивших лиц и их выступлениями составляет одинмежстрочный интервал.

Затем указываетсяпринятое по вопросу решение, отделяемое от выступления полуторным межстрочныминтервалом.

Протоколподписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датойпротокола является дата заседания (совещания).

Подпись отделяется оттекста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименованиедолжности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личнуюподпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должностинабирается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал ивыравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровнепоследней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретарязаседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего назаседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично.

4.7. Служебнаяпереписка - различные виды официальных документов информационно-справочногохарактера, используемых для обмена информацией в деятельности администрацииВолгограда, структурных подразделений.

Виды служебнойпереписки:

служебное письмо -документ информационно-справочного характера, предназначенный для обменаинформацией между администрацией Волгограда и структурными подразделениями, атакже иными организациями, гражданами.

Служебное письмоадминистрации Волгограда, структурного подразделения подготавливается на бланкеслужебного письма по форме согласно приложению 5 к Инструкции.

Служебное письмо,подписываемое руководителями двух и более структурных подразделений,оформляется на стандартном листе бумаги формата А4(без бланка), при этом наименования структурных подразделений - авторовдокумента указываются в реквизите 03.

К служебному письмусоставляется реквизит 04, отвечающий на вопрос "О чем?" иформулирующий в краткой форме тему письма.

В служебном письмеиспользуются фразы этикетного характера: "Уважаемый" - в началеписьма (над текстом) или "С уважением" - в заключительной частиписьма (перед реквизитом 03); этикетные фразы употребляются исполнителем приподготовке служебного письма.

Служебное письмо, какправило, содержит один рассматриваемый вопрос.

Объем служебногописьма не должен превышать пяти страниц текста.

В случае превышенияустановленного ограничения текст служебного письмадолжен быть оформлен в виде приложения (информация, аналитический обзор,обоснование и т.д.) и направлен сопроводительным письмом.

4.8. Регламентадминистрации Волгограда - документ, определяющий порядок работы администрацииВолгограда. Текст Регламента администрации Волгограда состоит из глав,обозначенных римскими цифрами, и статей, обозначенных арабскими цифрами.Обязательными реквизитами Регламента администрации Волгограда являютсянаименование, вид документа, дата документа, номер документа, гриф утверждения,текст.

Регламентадминистрации Волгограда утверждается постановлением администрации Волгограда.

4.9. Инструкция - документ, содержащий правила, регулирующиеорганизационные, научно-технические, технологические, финансовые и иныеспециальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, ихподразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкциисостоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты,нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела"Общие положения", в котором излагаются цели и причины изданиядокумента, область распространения, основания для разработки и другие сведенияобщего характера. В тексте инструкции используются слова"должен", "следует", "необходимо", "недопускается", "запрещается" и т.п.

В заголовке кинструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяютсяее требования, например:

 

                                ИНСТРУКЦИЯ

       о порядке оформления, учета и выдачислужебных удостоверений,

                    пропусков администрацииВолгограда

 

Инструкция подписывается руководителемструктурного подразделения, разработавшего ее, и утверждается постановлениемадминистрации Волгограда.

Документыинструктивного характера могут также называться "Правила","Положение", "Порядок".

4.10. Программа -плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития тойили иной отрасли управления или деятельности. Текст программы,как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениямдеятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Составразделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы программынумеруются арабскими цифрами.

Программа может бытьдостаточно объемным, многостраничным документом. Как правило, кроме текстовойчасти, программа содержит приложения, являющиеся справочным и аналитическимматериалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положенияпрограммы. Приложения к программе в большинстве своем оформляются в видетаблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно представить сводный аналитическийматериал.

Обязательнымиреквизитами программы являются: название вида документа, дата, номер документа,место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы) иутверждения.

Программаподписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, иутверждается постановлением администрации Волгограда.

4.11. Календарный(текущий) план - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнениюмероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки,ответственных исполнителей, составляемый по форме согласно приложению 13 кИнструкции.

Обязательнымиреквизитами календарного (текущего) плана являются: название документа,наименование структурного подразделения, дата, номер документа, заголовок ктексту, подпись, гриф утверждения.

Планы работ илимероприятий подписываются руководителями структурных подразделений -разработчиков, утверждаются главой администрации Волгограда, первымзаместителем главы администрации Волгограда или заместителями главыадминистрации Волгограда.

4.12. Штатноерасписание администрации Волгограда - документ, определяющий численность идолжностной состав работников администрации Волгограда с указанием должностныхокладов.

Ответственность заподготовку штатного расписания администрации Волгограда лежит на управляющемделами администрации Волгограда. Штатное расписание администрации Волгоградаежегодно утверждается распоряжением администрации Волгограда.

Штатное расписаниеадминистрации Волгограда оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с указанием наименования организации,вида документа, даты, номера документа, места составления, заголовка к тексту,подписи, грифа утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на которыйсоставлено штатное расписание. Штатное расписание администрации Волгоградасоставляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурныхподразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад имесячный фонд заработной платы по должностным окладам, например:

 

                                                  УТВЕРЖДЕНО

                                                  распоряжением

                                                  администрации Волгограда

                                                  от ______________ N ____

 

                            ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

      лиц, замещающих муниципальные должностимуниципальной службы в

                         администрацииВолгограда

 

N п/п	Должность	Количество единиц	Должностной оклад (минимальный - максимальный) (руб.)	Месячный фонд (минимальный - максимальный) (руб.)	Примечание
1	2	3	4	5	6
1.
2.

 

4.13. Объяснительная записка -документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия,составляемый работником администрации Волгограда и представляемый вышестоящемудолжностному лицу.

Объяснительнаязаписка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретномудолжностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являютсянаименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту,адресат, подпись.

Текст объяснительнойзаписки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившиеповодом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительнаязаписка подписывается исполнителем. Датой объяснительной записки является датаее подписания исполнителем.

4.14. Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных посодержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (потелеграфной сети общего пользования).

Телеграммысоставляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременногорешения вопросов.

4.15. Телекс -обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи сособым способом передачи (по абонентской телексной сети). Иначе говоря, телекс- это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).Телетайп (телепринт) - аппарат, применяемый длянепосредственной телеграфной связи.

4.16. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажномносителе копия документа (письменного, графического, изобразительного),переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма при соблюденииустановленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличиеот ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

4.17. Телефонограмма- документ, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи.

4.18. Электронноеписьмо (электронное сообщение) - документ, передаваемый и получаемый поэлектронной почте.

4.19. Акт - документ,составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существуетмножество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: актысдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); акты обследования(состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда,результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); актыприема-сдачи (материальных ценностей, документов); акты приема-передачи (дел);акты ревизии, инвентаризации; акты расследования аварий, несчастных случаев;акты ликвидации организации и т.д.

Акт оформляется наобщем бланке организации или на специальном бланке акта, который можетсодержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейсяинформацией).

Обязательнымиреквизитами акта являются название вида документа (акт), дата и номердокумента, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений,подписи, гриф утверждения.

4.20. Справка -документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельностиорганизации или подтверждения сведений биографического или служебногохарактера.

Справки, отражающиеосновную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешниесправки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую)организацию; внутренние справки составляются для представления руководствуорганизации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справкиоформляются на общем бланке администрации Волгограда, внутренние справки - настандартном листе бумаги с проставлением всех необходимых реквизитов. Основныереквизиты справки: название организации или структурного подразделения (длявнутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовокк тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

4.21. Отчет -документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный периодвремени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемыйруководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

4.22. Перечень -документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектовили работ, составленный в целях распространения на них определенных норм илитребований и оформляемый в виде таблицы.

Перечни подписываютсядолжностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуютутверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления иформа конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующимиинструкциями, указаниями, методическими документами.

4.23. Список -документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенномпорядке.

Списки, как правило,составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются иоформляются по тем же правилам, что и перечни.

Тексты списков могутизлагаться в табличной форме. Перечисление лиц в списках осуществляется валфавитном порядке, инициалы ставятся после фамилий, указываются должность иместо работы. Список подписывается должностным лицом, составившим его, принеобходимости - руководителем организации.

4.24. Внутреннееписьмо - документ, передача которого из администрации Волгограда, структурногоподразделения в другие структурные подразделения, юридическим лицам и гражданамне осуществляется.

Передача внутреннегописьма осуществляется через службу делопроизводства либо работникомструктурного подразделения (исполнителя) в другое структурное подразделение,например:

 

                                       Начальнику общего отдела

                                        администрацииВолгограда

                                        отначальника протокольного

                                        отделаадминистрации Волгограда

 

                                                     или

 

                                        Заместителюруководителя

                                       департамента финансов

                                       администрации Волгограда

                                        отначальника отдела бухгалтерского

                                        учетадепартамента финансов

                                       администрации Волгограда

 

Внутреннее письмо подготавливается наобщем бланке по форме согласно приложению 9 к Инструкции.

К внутренним письмамотносятся докладные, пояснительные, аналитические, объяснительные записки,справки, заявления.

Служебные письмафинансового характера заверяются гербовой печатью.

 

5.Организация документооборота

 

5.1. Принципы организациидокументооборота.

5.1.1. Движениедокументов со дня их создания или получения до завершения исполнения илиотправки ответа заявителю (организации, учреждению) образует документооборотадминистрации Волгограда, структурного подразделения. Прохождение и исполнениедокументов должно быть оперативным, все операции должны выполняться в порядке ипоследовательности, указанных в Инструкции.

При наличиитехнической возможности документооборот в администрации Волгограда, структурныхподразделениях осуществляется с использованием САДД.

В САДД хранятсярегистрационные реквизиты документов, а также электронные образы документов,полученные путем сканирования или подготовленные в электронном видеисполнителем.

5.1.2. Вадминистрации Волгограда организация делопроизводства возложена на контрольноеуправление администрации Волгограда, в структурных подразделениях - на службыделопроизводства.

5.1.3. Регистрациядокументов осуществляется в следующем порядке:

поступающиедокументы, адресованные администрации Волгограда, главе администрации Волгограда,первому заместителю главы администрации Волгограда, заместителям главыадминистрации Волгограда, управляющему делами администрации Волгограда,заместителю управляющего делами администрации Волгограда, документы,адресованные руководителям комиссий, образованных в соответствии смуниципальными правовыми актами Волгограда, а также отправляемые документы заподписью главы администрации Волгограда, первого заместителя главыадминистрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда, управляющегоделами администрации Волгограда , заместителя управляющего деламиадминистрации Волгограда регистрируются в отделе документального контроляконтрольного управления администрации Волгограда;

обращения граждан(устные, письменные, индивидуальные, коллективные) и переписка по обращениямграждан регистрируются в отделе обращений граждан контрольного управленияадминистрации Волгограда (далее - отдел обращений граждан);

документы,поступающие из судебных органов (судебные постановления, определения, повесткии др.), регистрируются в комитете по правовым вопросам администрацииВолгограда;

документы,содержащие служебную информацию ограниченного распространения и имеющиеограничительную пометку доступа "Для служебного пользования", а такжеинформацию, отнесенную в соответствии с действующим законодательствомРоссийской Федерации к государственной тайне, регистрируются в отделе защитыинформации и секретной работы администрации Волгограда;

входящиедокументы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных) итерриториальных структурных подразделений (органов) администрации Волгограда, атакже исходящие документы за подписью руководителей отраслевых (функциональных)и территориальных структурных подразделений (органов) администрации Волгограда,их заместителей регистрируются в соответствующих отраслевых (функциональных) итерриториальных структурных подразделениях (органах) администрации Волгограда.

5.1.4. Документырегистрируются в день их поступления до 16.00 час. датой текущего дня, а с 16.00 час. - датой следующего дня.

На всех входящихдокументах проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления ивходящего номера документа.

Передача документовна исполнение без регистрации и резолюции главы администрации Волгограда,первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главыадминистрации Волгограда, управляющего делами администрации Волгограда,руководителей структурных подразделений не допускается.

В документообороте всоответствии с особенностями технологической обработки выделяютсядокументопотоки: поступающая документация; отправляемая документация;внутренняя документация, обращения граждан.

В составе поступающейи отправляемой документации могут выделяться:

документы,поступившие от органов государственной власти Волгоградской области;

документы,поступившие из аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области,Волгоградской областной Думы, Волгоградской городской Думы, администрацииВолгограда, структурного подразделения;

документы,поступившие от юридических и физических лиц (индивидуальных предпринимателей);

документы,поступившие от иностранных корреспондентов;

обращения граждан.

Регистрационный номерпоступающего и отправляемого документа состоит из:

индексаподразделения;

разделителя-дефиса;

буквенного обозначениянаправления документопотока, группы или вида документов;

разделителя -наклонной черты;

порядкового номерадокумента в пределах группы документов и календарного года, например:

 

15-В/96, где:

 

15 - индекс контрольного управленияадминистрации Волгограда в соответствии со сводной номенклатурой дел;

В - направлениедокументопотока, а именно поступающее письмо;

96 - порядковый номерписьма, поступившего в контрольное управление администрации Волгограда.

Порядковый номер присваивается документам начиная с первого номера:

с 01 января каждогогода;

при изменениинаименования администрации Волгограда, структурного подразделения.

5.1.5. Вадминистрации Волгограда, структурном подразделении доставка и отправкадокументов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи,электросвязи, факсом и курьерской связи (нарочно).

5.2. Порядок работы споступающими документами.

5.2.1. Общий порядокработы с поступающими документами.

Основные этапы работыс поступающими документами заключаются в следующем:

прием ипервоначальная обработка;

регистрация;

предварительноерассмотрение и распределение по руководителям и исполнителям;

передача поназначению;

рассмотрениеруководством администрации Волгограда, руководством структурного подразделения;

доставка исполнителямв соответствии с резолюцией руководителя;

исполнение илииспользование информации, содержащейся в документах;

контроль исполнения;

помещение в дело;

передача дел в архив.

При наличиитехнической возможности информация о зарегистрированных документах, ихпрохождении и исполнении заносится в САДД и хранится в соответствии сноменклатурой дел. Соответствующие отметки в САДД вносятся на каждом этапепрохождения и исполнения документа: наложение резолюции, постановка на контрольи снятие с контроля, подготовка отчета об исполнении, списание документа в делои пр.

5.2.2. Порядок приемаи первоначальной обработки поступающих документов.

5.2.2.1. Прием ипервоначальная обработка поступающих документов состоят из следующих операций:проверка правильности доставки, проверка целостности вложений, вскрытиеконвертов.

На пакетах с пометкой"Лично" проставляется только дата полученияи они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.

При вскрытииконвертов с документами работниками службы делопроизводства проверяютсяправильность адресования, оформления, комплектность ицелостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные иоформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению иливозвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) илиприложений составляется акт по форме согласно приложению 14 к Инструкции в трехэкземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другойприобщается к поступающему документу и отправляется на рассмотрение адресату,третий возвращается отправителю.

Конверты послепроверки уничтожаются, за исключением случаев, когда надо установить адресотправителя или иметь доказательство о дате отправки и получения документа.

5.2.2.2. Документыбез подписи должностного лица не подлежат регистрации. На таких документахпроставляется дата получения документа и онинаправляются на рассмотрение руководителю по принадлежности безрегистрационного номера.

Регистрации неподлежат документы, не требующие исполнения и не содержащие информацию,используемую в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма ителеграммы; билеты; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническомуобеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительногописьма; рекламные документы; коммерческие предложения; печатные издания;унифицированные формы и бланки документов и др.

Документы, переданныев администрацию Волгограда, структурное подразделение по факсу и электроннойпочте, подлежат регистрации при соблюдении правильности оформления документа.

Корреспонденция наиностранных языках передается для перевода в департамент зарубежных,региональных и внешнеэкономических связей администрации Волгограда, затемвместе с текстом перевода направляется по назначению.

5.2.3. Порядокрегистрации поступающих документов.

5.2.3.1. Регистрацияпоступающих документов представляет собой запись учетных данных о документе поустанавливаемой форме, фиксирующую факт их получения. Цель регистрации -обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля.

5.2.3.2. Регистрацияпоступающих документов включает в себя:

внесение информации одокументе в регистрационный журнал или регистрационную карточку в САДД (приналичии технической возможности);

проставлениерегистрационного штампа с указанием даты поступления и входящего номерадокумента;

при наличиитехнической возможности - сканирование документа и прикрепление полученногофайла (электронного образа документа) к регистрационной карточке в САДД.

5.2.3.3. Прирегистрации поступающих документов обязательно указываются:

регистрационный номердокумента;

дата регистрациидокумента;

сведения окорреспондентах (одном или нескольких): названия организаций, направившихдокумент в администрацию Волгограда, структурное подразделение; для каждойорганизации нужно указать фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, атакже регистрационные реквизиты (регистрационный номер и дату регистрации)поступающего документа по данным отправителя;

адресат: фамилия,имя, отчество должностного лица (одного или нескольких), которому адресовандокумент и которому он должен быть направлен на рассмотрение;

краткое содержаниедокумента;

состав документа:количество листов в документе и количество листов в приложениях (если имеются);

способ доставки:способ, которым документ доставлен в администрацию Волгограда, структурноеподразделение (факс, курьер, почта и пр.);

сведения осопроводительном письме (если имеется): корреспондент, фамилия, имя, отчествоподписавшего, регистрационные реквизиты по данным отправителя.

Информация одокументе должна быть полной и достоверной.

В пределахрегистрационного массива каждому документу присваивается регистрационный номертолько один раз.

Переписка междуструктурными подразделениями по вопросам текущей деятельности ведется срегистрацией документов в этих структурных подразделениях.

5.2.4. Порядокпредварительного рассмотрения поступающих документов.

Предварительноерассмотрение документов проводится с целью распределения поступающих документовна требующие обязательного рассмотрения руководством администрации Волгограда инаправляемые непосредственно в структурные подразделения или ответственнымисполнителям.

Предварительноерассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, наосновании установленного в администрации Волгограда, структурном подразделениираспределения обязанностей.

Без предварительногорассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственноструктурным подразделениям или должностным лицам.

Документы,поступающие в администрацию Волгограда на имя главы администрации Волгограда,первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главыадминистрации Волгограда, управляющего делами администрации Волгограда,заместителя управляющего делами администрации Волгограда, а также без указанияконкретного лица, после предварительного рассмотрения передаются по назначениюв соответствии с распределением обязанностей между главой администрацииВолгограда, первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителямиглавы администрации Волгограда, управляющим делами администрацииВолгограда.

5.2.5. Порядокпередачи документов по назначению.

Зарегистрированныедокументы передаются по назначению для рассмотрения в день их регистрации.

При наличиитехнической возможности отметка о передаче документа по назначению вносится вСАДД.

5.2.6. Порядокрассмотрения документов руководством администрации Волгограда, руководствомструктурного подразделения.

Должностное лицо,которому документ направлен на рассмотрение, анализирует документ по существусодержащихся в нем вопросов. Результатом рассмотрения являются резолюциируководства администрации Волгограда, руководства структурного подразделения,содержащие поручения структурным подразделениям или конкретным должностнымлицам.

При наличиитехнической возможности фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующиеотметки о прохождении документа и исполнении резолюции вносятся в САДД.

5.2.7. Порядокдоставки документов исполнителям.

После рассмотрениядокумент согласно резолюциям руководителя направляется на исполнениеответственным исполнителям (структурным подразделениям или конкретнымдолжностным лицам).

Документы,передаваемые нескольким исполнителям, направляются им одновременно:ответственному исполнителю передается оригинал документа, соисполнителям -копии документа. Копирование документа в нужном количестве экземпляров (поколичеству соисполнителей) выполняет лицо, уполномоченное руководствомадминистрации Волгограда, руководством структурного подразделения.

Документы споручениями главы администрации Волгограда, первого заместителя главыадминистрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда,управляющего делами администрации Волгограда, заместителя управляющего деламиадминистрации Волгограда направляются в структурные подразделения через службуделопроизводства. При наличии технической возможности документы направляютсяисполнителю через САДД.

5.2.8. Порядокисполнения документов или использования информации.

Исполнение документовпредусматривает сбор и обработку информации, при необходимости - подготовкупроекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание(утверждение) руководством администрации Волгограда, руководством структурногоподразделения, подготовку к пересылке адресату.

При оперативномрешении вопросов без подготовки ответного документа исполнитель делает отметкина документе, полученном для исполнения, о дате поступления (если образовалсявременной интервал между поступлением документа и его доставкой исполнителю),датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметкипроставляются на свободных от текста местах.

При наличиитехнической возможности соответствующие отметки об исполнении документа исполнительвносит в САДД.

5.2.9. Порядокконтроля исполнения документов.

Контроль исполнениядокументов осуществляется в соответствии с постановлением главы Волгограда от07 сентября 2010 г. N 2276 "Об утверждении Положения о порядке организацииконтроля за исполнением муниципальных правовых актовВолгограда, документов администрации Волгограда и поручений главы администрацииВолгограда".

В структурныхподразделениях организацию контроля за срокамиисполнения документов осуществляют уполномоченные лица.

При наличиитехнической возможности отметка о снятии документа с контроля вносится в САДД.

5.2.10. Порядокпомещения документов в дело.

Законченныеделопроизводством поступающие документы в 15-дневный срок должны быть оформленыи списаны в дело. Документ должен помещаться в дело только после исполнения иснятия с контроля с соответствующими отметками о ходе исполнения.

Списание поступающегодокумента в дело оформляет исполнитель с указанием даты списания. Документподшивается в папку с соответствующим номенклатурным кодом.

При наличиитехнической возможности исполнитель вносит отметку в САДД о списании документав дело.

5.2.11. Порядокпередачи дел в архив.

Законченныеделопроизводством дела хранятся в соответствии с номенклатурой дел в службеделопроизводства или структурном подразделении, затем передаются в архив вустановленном порядке.

5.3. Порядок работы сотправляемыми документами.

5.3.1. Общий порядокработы с отправляемыми документами.

Основные этапы работыс отправляемыми документами:

подготовка иоформление проекта документа;

согласование проектадокумента;

подписание(утверждение) документа;

подготовка документак пересылке адресату;

регистрациядокумента;

пересылка документаадресату;

помещение экземплярадокумента в дело;

передача дел в архив.

При наличиитехнической возможности информация о зарегистрированных документах, их отправкеадресатам заносится в САДД и хранится в соответствии с номенклатурой дел.Решение о необходимости учета в САДД проектов отправляемых документов и стадииих согласования (на подписи, на регистрации и пр.) принимает руководительструктурного подразделения, подготавливающего документ.

5.3.2. Порядокподготовки и оформления проекта документа.

Исполнитель собираети обрабатывает информацию, необходимую для подготовки отправляемого документа,готовит проект документа, оформляет его в соответствии с общими требованиями коформлению документов, указанными в разделе 3 Инструкции.

При наличии техническойвозможности и соответствующего решения руководителя структурного подразделенияпроект документа регистрируется в САДД.

Регистрация проектаотправляемого документа в САДД включает в себя:

внесение информации опроекте документа в регистрационную карточку проекта документа в САДД;

прикрепление файла спроектом документа к регистрационной карточке проекта в САДД.

При регистрациипроекта отправляемого документа обязательно указываются:

регистрационный номерпроекта документа;

дата регистрациипроекта документа;

исполнитель проектадокумента - фамилия, имя, отчество должностного лица, подготовившего текст проекта документа;

краткое содержаниепроекта документа;

адресат- наименование организации (одной или нескольких), фамилия, имя, отчестводолжностного лица (одного или нескольких), фамилия, имя, отчество физическоголица (одного или нескольких), которым адресован документ.

5.3.3. Порядоксогласования проекта отправляемого документа.

5.3.3.1. Исполнительсоставляет список должностных лиц, с которыми должен быть согласован проектдокумента. Проект документа в обязательном порядке должен быть согласован снепосредственным руководителем исполнителя (руководителем соответствующегоструктурного подразделения).

Документ за подписьюглавы администрации Волгограда визируется на втором экземпляре руководителемструктурного подразделения, готовившего проект документа, и должен бытьзавизирован первым заместителем главы администрации Волгограда, заместителямиглавы администрации Волгограда, управляющим делами администрации Волгограда,курирующими работу данного структурного подразделения.

5.3.3.2. Исполнительнаправляет проект документа каждому должностному лицу, указанному в спискесогласования. В случае получения замечаний к проекту документа исполнительвносит соответствующие изменения в текст проектадокумента и повторяет согласование.

Если проект документазарегистрирован в САДД, в регистрационную карточку проекта документа в САДДвносится проект документа в согласованной редакции.

5.3.4. Порядокподписания (утверждения) отправляемого документа.

5.3.4.1. Исполнительсоставляет список должностных лиц, подпись которых необходима для подписания(утверждения) документа.

В соответствии сраспределением обязанностей между главой администрации Волгограда, первымзаместителем главы администрации Волгограда, заместителями главы администрацииВолгограда, управляющим делами администрации Волгограда документ подписываеттот из руководителей, который курирует вопросы, затронутые в документе.

Руководителиструктурных подразделений подписывают:

информационныеписьма;

письма либо запросы впределах своей компетенции;

письма, составленныена основе уже утвержденных распорядительных документов.

5.3.4.2. Исполнительнаправляет проект документа на подписание каждому из должностных лиц, указанныхв списке. В случае получения замечаний к проекту документа исполнитель вноситсоответствующие изменения в текст проекта документа иповторно направляет на подписание.

Если проект документазарегистрирован в САДД, в регистрационную карточку проекта документа в САДДвносится проект документа в подписанной редакции.

Ответственность засоответствие содержания проекта документа в САДД подписанному документу набумажном носителе несет исполнитель.

5.3.5. Порядокподготовки отправляемого документа к пересылке адресату.

5.3.5.1. Исполнительопределяет количество экземпляров документа, необходимое для отправкиадресатам, обеспечивает тиражирование документа.

На экземплярыдокумента, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит реестр нарассылку.

5.3.5.2. Документ внужном количестве экземпляров (при необходимости - и реестр на рассылку)исполнитель передает по назначению для регистрации и направления адресату.

Если проект документазарегистрирован в САДД, в регистрационную карточку проекта документа в САДДвносится отметка о направлении проекта документа на регистрацию.

Отправляемыедокументы должны поступать в службу делопроизводства правильно и полностью оформленными, подготовленными к регистрации и отправлению:

допускается неуказывать почтовый адрес для документов, подлежащих отправке почтой постояннымадресатам, адрес электронной почты - для документов, подлежащих отправке поэлектронной почте постоянным адресатам;

документ должен бытьпередан в службу делопроизводства в необходимом количестве экземпляров: поодному экземпляру для отправки каждому из адресатов; один дополнительныйэкземпляр с подписью руководителя и визой исполнителя - для помещения в дело пономенклатуре дел (должен быть оформлен в соответствии с подпунктом 3.2.9раздела 3 Инструкции).

Ответственность заправильность оформления документа несет исполнитель документа. Неправильнооформленный документ возвращается исполнителю для доработки.

5.3.6. Порядокрегистрации отправляемых документов.

5.3.6.1. Регистрацияотправляемых документов представляет собой запись учетных данных о документе поустанавливаемой форме, фиксирующую факт его создания и отправления. Цельрегистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации иконтроля.

Регистрации подлежатвсе отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования всправочных целях: документы, отправляемые в сторонние организации, структурнымподразделениям, физическим лицам.

5.3.6.2. Регистрацияотправляемого документа включает в себя:

внесение информации одокументе в регистрационный журнал или регистрационную карточку в САДД (приналичии технической возможности);

при наличиитехнической возможности - сканирование документа и прикрепление полученногофайла (электронного образа документа) к регистрационной карточке в САДД.

5.3.6.3. Прирегистрации отправляемого документа обязательно указываются:

регистрационный номердокумента;

дата регистрациидокумента;

список подписавших(фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, подписавших документ);

список визировавших(фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, визировавших документ);

краткое содержаниедокумента;

исполнитель (фамилия,имя, отчество и телефон должностного лица, подготовившего документ);

адресат (названияорганизаций, структурных подразделений, фамилии, имена, отчества должностныхлиц, физических лиц, которым адресован документ; при пересылке документа почтойнеобходимо указать почтовый адрес, при пересылке по электронной почте - адресэлектронной почты);

состав документа(количество листов в документе и количество листов в приложениях (еслиимеются);

видотправки (при необходимости - индивидуально для каждого адресата), т.е. способ,которым документ будет отправлен адресатам (факс, курьер, почта, электроннаяпочта и пр.).

Информация одокументе должна быть полной и достоверной.

5.3.7. Порядокпересылки отправляемых документов адресату.

5.3.7.1.Делопроизводитель выполняет сортировку зарегистрированных отправляемыхдокументов в соответствии с адресатами и видами отправки.

При наличиитехнической возможности сортировка отправляемой корреспонденции можетвыполняться средствами САДД.

5.3.7.2. Длякорреспонденции, отправляемой почтой (заказной почтой), служба делопроизводствасоставляет реестры рассылки в соответствии с Правилами оказания услуг почтовойсвязи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовойсвязи".

5.3.7.3. Документы заподписью главы администрации Волгограда, первого заместителя главыадминистрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда,управляющего делами администрации Волгограда, заместителя управляющего деламиадминистрации Волгограда, отправляемые почтой (заказной почтой), контрольноеуправление администрации Волгограда вкладывает в конверты, которые заклеивает имаркирует.

Документы за подписьюруководителя структурного подразделения соответствующая служба делопроизводствавкладывает в конверты, заклеивает, оформляет и передает в контрольноеуправление администрации Волгограда для отправки до 15.00 час.

Несколько документов,одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.

Для отсылкидокументов адресатам конверты маркируются на франкировальной машине с оттискомадреса администрации Волгограда.

5.3.7.4. Отправкудокументов осуществляет служба делопроизводства.

При наличии техническойвозможности в САДД вносится отметка об отправке документа каждому адресату.

5.3.7.5. Обработка иотправка документов должна быть выполнена службой делопроизводства не позднеетрех рабочих дней со дня получения их от исполнителя при условии в полном объемеи корректно оформленных документов, подготовленных к регистрации и отправке.

5.3.8. Порядокпомещения экземпляра документа в дело.

Законченные службойделопроизводства отправляемые документы в 15-дневный срок должны быть оформленыи списаны в дело. Экземпляр отправляемого документа должен помещаться в делотолько после отправки адресату.

Списание экземпляраотправляемого документа в дело оформляет служба делопроизводства, выполнившаяотправку документа, с указанием даты списания. Документ подшивается в папку ссоответствующим номенклатурным кодом.

При наличиитехнической возможности исполнитель вносит отметку о списании экземплярадокумента в САДД.

5.3.9. Порядокпередачи дел в архив.

Законченныеделопроизводством дела в соответствии с номенклатурой дел хранятся в службеделопроизводства или структурном подразделении, затем передаются в архив вустановленном порядке.

5.4. Порядок работы свнутренними документами.

К внутреннимдокументам относятся документы, не предназначенные к отправке сторонним организациям,другим структурным подразделениям, физическим лицам.

Основную частьвнутренних документов составляют планы, доверенности, справки, соглашения,договоры и др.

Прохождениевнутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождениюотправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.5. Порядок работы собращениями граждан.

Организацияработы с обращениями граждан в администрации Волгограда возложена на отделобращений граждан и осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан РоссийскойФедерации", Регламентом администрации Волгограда, утвержденнымпостановлением администрации Волгограда от 29 июля 2013 г. N 1311 "Обутверждении Регламента администрации Волгограда", другими нормативнымиправовыми актами, регулирующими организацию и порядок рассмотренияобращений граждан.

При наличиитехнической возможности работа с обращениями граждан осуществляется сиспользованием САДД.

Порядок работы собращениями граждан аналогичен порядку работы с поступающими, отправляемыми ивнутренними документами, но включает в себя ряд особенностей:

обращения гражданрегистрируются и формируются в дела отдельно от других документов;

при представлении гражданиномобращения в отдел обращений граждан лично по просьбе гражданина работникамиотдела обращений граждан на втором экземпляре обращения, представленногогражданином, проставляется штамп установленного образца о принятии обращения суказанием даты представления обращения;

при полученииработниками отдела обращений граждан документов по обращениям граждан длярегистрации (обращения граждан, ответы на обращения граждан, другие документыпо обращениям граждан) работниками отдела обращений граждан на документепроставляется дата его получения и личная подпись.

5.6. Учет и анализобъемов документооборота.

Учет объемовдокументооборота ведется в целях совершенствования организации работы сдокументами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемовдокументооборота, структуры документопотоков и содержания документов,поступающих в администрацию Волгограда, структурное подразделение, а такжесоздаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышенияисполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестведокументов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и представляютсяруководству администрации Волгограда, руководству структурного подразделения вустановленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) не реже одного раза вгод.

Под объемомдокументооборота понимается количество документов, поступивших в администрациюВолгограда, структурное подразделение и созданных ими за определенный период.

Учет количествадокументов проводится по регистрационным данным в местах регистрациидокументов.

За единицу учетаколичества документов принимается один экземпляр документа (подлинник иликопия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа,получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объемедокументооборота не учитываются.

При учете исходящихдокументов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаютсяза один документ.

5.7. Документальныйфонд администрации Волгограда, структурного подразделения.

5.7.1. Разработка иведение номенклатуры дел.

Номенклатура делиспользуется для группировки исполненных документов в дела, систематизации иучета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура делявляется основой для составления описи дел постоянного хранения и временного(свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу администрации Волгограда,структурного подразделения по форме согласно приложению 15 к Инструкции (далее- опись дел).

Номенклатура делявляется основой формирования документального фонда администрации Волгограда,структурного подразделения (далее - документальный фонд).

Документальный фонд -совокупность документов, образующихся в процессе деятельности администрацииВолгограда, структурного подразделения. Документальный фонд составляютдокументы, созданные в администрации Волгограда, структурном подразделении иполученные ими в результате взаимодействия с органами власти, организациями игражданами.

Ответственность засоставление номенклатуры дел лежит на архиве и (или) службе делопроизводства.

Ответственность заформирование и оформление дел, обеспечение их учета, сохранности при текущемхранении лежит на структурных подразделениях (при децентрализованном текущемхранении документов) либо на службе делопроизводства (при централизованномтекущем хранении документов).

 

Номенклатурадел составляется на основе изучения Регламента администрации Волгограда,утвержденного постановлением администрации Волгограда от 27 июля 2013 г. N 1311"Об утверждении Регламента администрации Волгограда" и другихдокументов, регламентирующих деятельность администрации Волгограда,структурного подразделения, а также номенклатур дел за предшествующие годы идокументов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда,структурного подразделения;

в администрацииВолгограда, структурном подразделении составляются номенклатура делструктурного подразделения по форме согласно приложению 16 к Инструкции (далее- номенклатура дел структурного подразделения) и сводная номенклатура деладминистрации Волгограда, структурного подразделения по форме согласноприложению 17 к Инструкции (далее - сводная номенклатура дел);

номенклатура делструктурного подразделения составляется в структурном подразделениисамостоятельно под методическим руководством архива, согласовывается с архивом,подписывается руководителем структурного подразделения и направляется в службуделопроизводства;

созданное структурноеподразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурногоподразделения, согласовывает ее с архивом, подписывает руководителемструктурного подразделения и направляет в архив;

сводная номенклатурадел составляется архивом на основе номенклатур дел структурных подразделений;

методическую помощьпри составлении номенклатуры дел структурного подразделения оказывают архив,служба делопроизводства, экспертная комиссия администрации Волгограда,созданная распоряжением администрации Волгограда от 18 июня 2010 г. N 519-р"О постоянно действующей экспертной комиссии администрацииВолгограда" (далее - ЭК);

один раз в пять летсводная номенклатура дел согласовывается с архивом;

сводная номенклатурадел, подписанная руководителем архива, утверждается администрацией Волгограда,структурным подразделением после согласования с ЭК непозднее конца текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года;

в случае измененияфункций и структуры администрации Волгограда, структурного подразделениясводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с архивом;

сводная номенклатурадел готовится в трех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянногосрока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй экземплярнаправляется в архив, источником комплектования которого является администрацияВолгограда, структурное подразделение, третий экземпляр используется какрабочий экземпляр;

ежегодно составляетсяитоговая запись к сводной номенклатуре дел по форме согласно приложению 18 кИнструкции.

5.7.2. Формированиедел и их текущее хранение.

Формирование дел -группировка исполненных документов в дела в соответствии со своднойноменклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Инструкциейустанавливаются:

принцип формированиядел (централизованное - в службе делопроизводства или децентрализованное -администрации Волгограда, структурных подразделениях);

место текущегохранения дел (служба делопроизводства и (или) администрация Волгограда,структурные подразделения);

принципысистематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срокахранения документов: постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения ивременного (до 10 лет) хранения;

методическая функцияархива, структурного подразделения в вопросах формирования дел;

срок передачиисполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачидокумента в дело устанавливается администрацией Волгограда, структурнымподразделением, но не должен превышать 10 дней;

лицо, осуществляющееформирование дел в администрации Волгограда, структурном подразделении;

лицо, определяющееиндексы дел, в которые в соответствии со сводной номенклатурой дел должны бытьподшиты исполненные документы (комплект документов);

порядок учета,хранения, выдачи во временное пользование дел, изъятия документов из дела.

Службаделопроизводства осуществляет контроль над правильным формированием дел вструктурных подразделениях, проверку их наличия и состояния. Порядокформирования, учета и хранения дел в структурных подразделениях приведен вприложении 19 к Инструкции.

5.7.3. Подготовкадокументов и дел к передаче в архив.

В Инструкцииустанавливается комплекс работ, выполняемых в администрации Волгограда,структурном подразделении, в целях подготовки дел к передаче на хранение вархив, структурное подразделение и на уничтожение.

Подготовка документови дел к передаче на хранение в архив, структурное подразделение и науничтожение предусматривает:

экспертизу ценностидокументов;

оформление дел;

составление описейдел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов науничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

В Инструкцииустанавливается, что:

для проведенияэкспертизы ценности документов в администрации Волгограда, структурномподразделении создаются экспертные комиссии, действующие на основанииположений, утверждаемых администрацией Волгограда, структурным подразделением;

экспертиза ценностидокументов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно вструктурных подразделениях службой делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством архива;

при проведенииэкспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянногои временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив;

отбор дел свременными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минованиянадобности", подлежащих дальнейшему текущему хранению в структурныхподразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов дляпостоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актовРоссийской Федерации, Волгоградской области, Волгограда, перечней документов суказанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел;

по результатамэкспертизы ценности документов составляются описи дел и акты о выделении дел куничтожению. Порядок составления описи дел постоянного хранения, временного(свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу администрации Волгограда,структурного подразделения приведен в приложении 20 к Инструкции;

по завершенииделопроизводственного календарного года и по результатам экспертизыценности документов дела администрации Волгограда, структурного подразделенияподлежат оформлению в соответствии с порядком оформления дел и подготовки дел кпередаче в архив согласно приложению 21 к Инструкции;

оформление делпроизводится архивом либо структурными подразделениями под методическимконтролем архива;

полному оформлениюподлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения, в томчисле дела по личному составу администрации Волгограда, структурногоподразделения. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичномуоформлению;

полное оформлениедела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по форме согласноприложению 22 к Инструкции; нумерацию листов в деле, составление листа -заверителя дела, в необходимых случаях - внутренней описи документов по формесогласно приложению 23 к Инструкции; подшивку дела; внесение необходимыхуточнений в реквизиты обложки дела.

5.7.4. Уничтожениедокументов и дел с истекшими сроками хранения.

Раздел 5 Инструкцииустанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения куничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, ихсогласования и утверждения.

В Инструкцииустанавливается, что:

результаты отборадокументов к уничтожению, сроки хранения которыхистекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделениидокументов к уничтожению;

делавключаются в акт о выделении документов к уничтожению, если установленный дляних срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт о выделениидокументов к уничтожению (например, законченные в 2007 году дела с трехлетнимсроком хранения могут быть включены в акт о выделении документов к уничтожению,составленный не ранее 01 января 2011 г.);

акт о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется надела администрации Волгограда, структурного подразделения (при этом делакаждого структурного подразделения составляют самостоятельную группузаголовков);

отбор документов куничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожениюпроизводится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этотже период (описи дел постоянного хранения и акты о выделении документов куничтожению рассматриваются на заседании ЭК);

согласованные ЭК акты о выделении документов к уничтожению утверждаютсяадминистрацией Волгограда, структурным подразделением только после утвержденияархивом сводных описей дел постоянного хранения;

после утвержденияадминистрацией Волгограда, структурным подразделением актов о выделениидокументов к уничтожению дела передаются на уничтожение или на переработку(утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются датапередачи, количество сдаваемых дел.

5.7.5. Передача дел вархив.

Порядок передачи делв архив:

в архив передаютсядела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личномусоставу администрации Волгограда, структурного подразделения (кроме личных делмуниципальных служащих) не ранее чем через год и не позднее чем через 3 годапосле года, в котором документы были помещены в дело на текущее хранение. Передача в архив личных дел муниципальных служащих, уволенных смуниципальной службы, осуществляется отделом кадров администрации Волгограда поистечении 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы);

передача документов вархив производится по описям дел, утверждаемым руководителями структурныхподразделений;

дела временного (до10 лет) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат (хранятся вструктурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожениюв установленном порядке);

передача дел в архивосуществляется по графику, составляемому архивом и согласованному сруководителями структурных подразделений и службой делопроизводства;

прием делпроизводится работником архива в присутствии работника структурногоподразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличиикаждого дела (на каждом экземпляре описи дел указывается количество фактическипринятых дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи работника архиваи работника, сдающего дела). Ответственность за сохранность документов притранспортировке и сдаче их в архив несет структурное подразделение, передающеедокументы.

Инструкция устанавливает,что:

приупразднении структурного подразделения лицо, ответственное за ведениеделопроизводства данного структурного подразделения, в период проведенияорганизационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела,оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение, являющеесяправопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения,или в архив независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется поутвержденным описям дел и утвержденной сводной номенклатуре дел);

приреорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование)структурного подразделения служба делопроизводства, архив в период проведенияреорганизационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляютдела и передают их в другое структурное подразделение, являющеесяправопреемником по исполнению полномочий реорганизованного структурногоподразделения независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется поутвержденным описям дел, утвержденной сводной номенклатуре дел и актуприема-передачи дел в архив);

при ликвидацииструктурного подразделения служба делопроизводства, архив в период проведенияликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляютдела и передают их в архив независимо от сроков хранения (передача делосуществляется по утвержденным описям дел и утвержденной сводной номенклатуредел).

 

 

 

 

 

Приложение 1

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации Волгограда,

утвержденной постановлением

администрации Волгограда

 

                    БЛАНК РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

 

                                   Герб

                                Волгограда

 

                         АДМИНИСТРАЦИЯВОЛГОГРАДА

 

                               Вид документа

                       (постановление,распоряжение)

 

Датадокумента, регистрационный номер документа

 

Заголовокк тексту

 

Текстдокумента

 

 

Должность                         подпись                       И.О.Фамилия

 

 

 

 

 

Приложение 2

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации Волгограда,

утвержденной постановлением

администрации Волгограда

 

                                                                     Форма

 

АДМИНИСТРАЦИЯВОЛГОГРАДА

 

ПРОТОКОЛ

_______________N _____

Волгоград

__________________________

 (наименование заседания)

__________________________

 

Председатель- И.О.Фамилия

Секретарь    - И.О.Фамилия

 

Присутствовали:

должность- И.О.Фамилия

должность- И.О.Фамилия

 

                               ПОВЕСТКА ДНЯ

 

1.Рассматриваемый вопрос.

Слушали:

И.О.Фамилия - полное или краткое содержание доклада.

Решили:

Принятоерешение:

2.Рассматриваемый вопрос.

Слушалии т.д.

 

Председатель                                                   И.О.Фамилия

Секретарь                                                      И.О.Фамилия

 

 

 

 

 

Приложение 3

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации Волгограда,

утвержденной постановлением

администрации Волгограда

 

                                                                     Форма

 

    АДМИНИСТРАЦИЯ                               УТВЕРЖДАЮ

     ВОЛГОГРАДА

                                               ___________________________

        АКТ                                            (должность)

                                               ___________________________

___________N ______                           ___________________________

                                                 И.О.Фамилия

 

                                               "__" ___________ 20__ г.

 

Волгоград

Заголовокк тексту

 

Основаниесоставления.

 

Цель,сущность, установленные факты, выводы, предложения и т.д.

 

 

Актсоставили:

 

Должность                                                      И.О.Фамилия

"__"___________ 20__ г.

 

Должность                                                      И.О.Фамилия

"__"___________ 20__ г.

 

 

 

 

 

Приложение 4

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации Волгограда,

утвержденной постановлением

администрации Волгограда

 

                                                                     Форма

 

      АДМИНИСТРАЦИЯ                             УТВЕРЖДАЮ

       ВОЛГОГРАДА                              ___________________________

___________________________                             (должность)

(структурноеподразделение)                    ___________________________

___________________________                     ___________________________

                                                И.О.Фамилия

 

                                               "__" ___________ 20__ г.

 

Волгоград

 

                                   ОТЧЕТ

                    о проделанной работе в 20__ году

 

 

Должностьсоставителя                                           И.О.Фамилия

 

 

 

 

 

Приложение 5

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации Волгограда,

утвержденной постановлением

администрации Волгограда

 

                          БЛАНК СЛУЖЕБНОГОПИСЬМА

 

                                                                     Форма

 

              Герб

           Волгограда

 

          АДМИНИСТРАЦИЯ                      _____________________________

            ВОЛГОГРАДА                                 (должность)

                                             _____________________________

    400066, Волгоград, ул. им.                _____________________________

       Володарского, д. 5,                    _____________________________

    тел. (8442) 30-12-83, факс                И.О.Фамилия

     (8442) 30-14-04, доб. 100.               (в дательном падеже)

 E-mail:kancelyaria@volgadmin.ru,

ОКПО04024339, ОГРН 1023403433822,

   ИНН/КПП 3444059139/344401001

 

от__________________ N _________

наN ___________ от _____________

 

Заголовокк тексту (О чем?)

 

 

                            Уважаемый(-ая) ...!

 

 

 

Должность                                                      И.О.Фамилия

 

Имя,Отчество, Фамилия исполнителя

номертелефона

 

 

 

 

 

Приложение 6

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации Волгограда,

утвержденной постановлением

администрации Волгограда

 

                              БЛАНК РЕЗОЛЮЦИИ

 

                                                                      Форма

 

                                                                        

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА                        

   _________________________________________________________________   

   _________________________________________________________________   

                                                                         

Датадокумента                                 Номер документа         

                                                                        

Датарезолюции                                 Фамилия И.О. исполнителя

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                         

                                                                        

                                                                        

                                                                         

                                                                        

                                                                        

                                                                        

Наименованиедолжности                                      И.О.Фамилия

                                                                        

                                                                        

Контрольныйсрок исполнения:                                             

 

 

 

 

 

Приложение 7

к Инструкции

по делопроизводству

в администрации Волгограда,

утвержденной постановлением

администрации Волгограда

 

                         БЛАНК КОНТРОЛЬНОГОТАЛОНА

                         (формат листа бумагиА5)

 

                                                                     Форма

 

                         АДМИНИСТРАЦИЯВОЛГОГРАДА

                         КОНТРОЛЬНОЕУПРАВЛЕНИЕ                         

 _______________________________________________________________________

                            КОНТРОЛЬНЫЙ ТАЛОН                           

                                   на N

   (возвращается в контрольное управление администрации Волгограда     

   с отметкой об исполнении, продлении и снятиис контроля с приложением

                     копий документов обисполнении)                    

 

Авторрезолюции:                                                        

 

Исполнитель:                                                            

 

Кураторот контрольного управления                                      

 администрации Волгограда:

Авторобращения:                                                        

 

Содержаниедокумента:                                                   

 Содержание поручения: