Постановление Администрации г.Волгограда от 19.12.2016 № 1917

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА

 

 

от 19 декабря 2016 г.

N 1917

 

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ

ИНФОРМАЦИЕЙОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ

ВОЛГОГРАДА И ЕЕСТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

 

 

В соответствии с федеральными законами от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ"Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственныхорганов и органов местного самоуправления", от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ"Об информации, информационных технологиях и о защите информации",указами Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. N 351 "О мерахпо обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетеймеждународного информационного обмена", от 06 марта 1997 г. N 188 "Обутверждении перечня сведений конфиденциального характера", в целяхупорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространенияадминистрация Волгограда постановляет:

1.Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информациейограниченного распространения в администрации Волгограда и ее структурныхподразделениях (далее - Инструкция).

2.Установить, что служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений ираспоряжений администрации Волгограда, других служебных документах,разрабатываемых в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях, неподлежит разглашению (распространению).

3.Руководителям структурных подразделений администрации Волгограда довести Инструкциюдо сведения работников, которые в соответствии с должностными обязанностямиработают с информацией ограниченного распространения.

4.Признать утратившим силу постановление администрации Волгограда от 03 декабря 2004г. N 1822 "О порядке обращения со служебной информацией ограниченногораспространения в администрации Волгограда".

5.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

 

 

Глава администрации                                                            В.В.ЛИХАЧЕВ

 

 

 

 

 

 

Утверждена

постановлением

администрацииВолгограда

от 19.12.2016 N1917

 

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО

РАСПРОСТРАНЕНИЯ ВАДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

 

1. Общие положения

 

1.1.Настоящая Инструкция определяет для администрации Волгограда, структурныхподразделений администрации Волгограда (далее - структурные подразделения)порядок обращения с документами и другими материальными носителями (фото-, кино- и аудиопленки, машинныеносители информации и другое) информации (далее - документы), содержащимислужебную информацию ограниченного распространения.

НастоящаяИнструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащимисведения, составляющие государственную тайну Российской Федерации.

1.2. Кслужебной информации ограниченного распространения относится несекретнаяинформация, касающаяся деятельности органов местного самоуправления Волгограда,ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью, атакже сведения, доступ к которым ограничен органами государственной властиРоссийской Федерации, субъектов Российской Федерации.

1.3. Не могут быть отнесены к служебнойинформации ограниченного распространения:

нормативныеправовые акты, устанавливающие правовой статус органов местного самоуправленияВолгограда, их структурных подразделений, организаций, общественныхобъединений, а также касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, порядка ихреализации;

сведенияо чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах,экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая,санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечениябезопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, атакже производственных объектов Волгограда, иные сведения, подлежащие доведениюдо граждан и организаций в соответствии с действующим законодательствомРоссийской Федерации;

описаниеструктур органов местного самоуправления Волгограда, их функций, направлений иформ деятельности, а также телефоны справочной службы и адресные реквизиты(почтовый адрес, адрес электронной почты);

порядокрассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и организаций;

решенияпо заявлениям и обращениям граждан и организаций, рассмотренным в установленномпорядке;

сведенияоб исполнении бюджета Волгограда и использовании бюджетных средств, другихмуниципальных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;

документы,накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системахадминистрации Волгограда, муниципальных организаций, представляющиеобщественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностейграждан.

1.4. Надокументах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебнуюинформацию ограниченного распространения, проставляется ограничительная пометкадоступа к документу (далее - пометка) "Для служебного пользования".

Необходимостьпроставления пометки "Для служебного пользования" на документах,содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяетсяисполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Пометка"Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются вправом верхнем углу первой страницы документа, содержащего служебную информациюограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также напервой странице сопроводительного письма к таким документам.

1.5. Относить служебную информацию к разряду ограниченногораспространения имеют право:

главаадминистрации Волгограда;

первыйзаместитель главы администрации Волгограда, заместители главы администрацииВолгограда;

руководителиструктурных подразделений и их заместители.

1.6.Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разрядуограниченного распространения, несут персональную ответственность заобоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом1.3 раздела 1 настоящей Инструкции.

1.7.Право отменить решение об отнесении документа к документам с пометкой "Дляслужебного пользования" имеют должностные лица, которые приняли данноерешение, либо вышестоящие по должности руководители, указанные в пункте 1.5раздела 1 настоящей Инструкции.

1.8.Служебная информация ограниченного распространения без санкции должностноголица, принявшего решение о проставлении на документе, содержащем такуюинформацию, пометки "Для служебного пользования", не подлежитразглашению (распространению).

1.9. За разглашение служебной информации ограниченного распространения,а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию,муниципальный служащий (работник) администрации Волгограда или структурногоподразделения может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотреннойдействующим законодательством Российской Федерации ответственности.

1.10. Вслучае реорганизации структурного подразделения решение о дальнейшемиспользовании служебной информации ограниченного распространения принимаеткомиссия, которая создается распоряжением администрации Волгограда.

 

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную

информациюограниченного распространения

 

2.1.Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченногораспространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретныхдокументов, с учетом особенностей, изложенных в настоящей Инструкции.

2.2. Работатьс документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения,вне служебных помещений запрещается.

2.3.Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, в администрации Волгограда, структурныхподразделениях осуществляется работниками, ответственными за прием и учетнесекретной документации.

2.4.Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования"ведется отдельно от несекретной корреспонденции в журнале учета служебныхдокументов по форме согласно приложению к настоящей Инструкции. Листы журналаучета служебных документов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Законченныйпроизводством журнал учета служебных документов хранится не менее пяти лет.

2.5.Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а такжеиздания, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, приэтом к входящему (исходящему) учетному номеру добавляется пометка"ДСП". Документы учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.

Ошибочнопоступившие документы с пометкой "Для служебного пользования"возвращаются отправителю.

2.6.Документы с пометкой "Для служебного пользования":

передаютсяисполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, под расписку;

доставляютсясторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными илиценными почтовыми отправлениями, курьерами организаций по реестрам илираспискам;

размножаются(тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, подписавшегодокумент. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятсяв надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.7. Присмене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Дляслужебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов,который утверждается соответствующим руководителем.

2.8.Перед уходом в отпуск или выездом в командировку муниципальные служащие(работники) администрации Волгограда или структурного подразделения обязаныпередать через службу делопроизводства находящиеся у них на исполнении(контроле) документы с пометкой "Для служебного пользования" другомуработнику, который определяется должностным лицом администрации Волгограда илируководителем структурного подразделения.

2.9. Приувольнении или переходе на работу в другое структурное подразделениемуниципальный служащий (работник) администрации Волгограда или структурногоподразделения должен сдать все числящиеся за ним документы с пометкой "Дляслужебного пользования" в службу делопроизводства.

2.10.Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования"группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретногоделопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы,также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.11.Уничтожение дел и документов с пометкой "Для служебного пользования",утративших свое практическое назначение и не имеющих исторической ценности,производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой насоответствующий акт.

2.12.Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебногопользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемымираспоряжением администрации Волгограда или распоряжением (приказом)руководителя структурного подразделения, наделенного правом юридического лица.В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учети хранение документов, дел и изданий с пометкой "Для служебногопользования".

Вструктурных подразделениях, где сосредоточено большое количество документов,дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", проверканаличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результатыпроверки оформляются актом.

2.13. Офактах утраты документов, дел и изданий с пометкой "Для служебногопользования" либо разглашения информации ограниченного распространенияставится в известность заместитель главы администрации Волгограда, курирующийдеятельность структурного подразделения, в котором произошла утрата документов,и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.Результаты расследования докладываются заместителю главы администрацииВолгограда, курирующему деятельность указанного структурного подразделения.

Наутраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебногопользования" составляется акт, на основании которого делаютсясоответствующие отметки в учетных формах.

Акты наутраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения руководителемструктурного подразделения передаются в муниципальное казенное учреждение"Волгоградский городской архив".

2.14. Приснятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах илиизданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки иинформируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

 

3. Порядок подготовки документов, содержащих служебную

информациюограниченного распространения

 

3.1. Документы, содержащие служебную информацию ограниченногораспространения, должны разрабатываться и печататься на автоматизированныхрабочих местах, предназначенных для обработки служебной информацииограниченного распространения, которые должны быть аттестованы по требованиямбезопасности информации в соответствии с действующим законодательствомРоссийской Федерации.

Категорическизапрещается создавать неучтенные документы с пометкой "Для служебногопользования" или копии с них.

3.2.Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения,должны иметь следующие обязательные реквизиты:

пометку"Для служебного пользования" - ставится в правом верхнем углу;

номерэкземпляра - проставляется ниже пометки "Для служебного пользования"и центрируется по отношению к ней;

количествоотпечатанных экземпляров, список адресатов, фамилии и инициалы исполнителя илица, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя, регистрационныйномер, дата - указываются на лицевой или оборотной стороне последнего листадокумента в нижнем углу от левой границы текстового поля.

3.3. Принеобходимости направления документов с пометкой "Для служебногопользования" более чем в четыре адреса исполнитель составляет расчетрассылки, в котором поадресно проставляется номер экземпляра отправляемогодокумента.

Расчетрассылки подписывается непосредственным руководителем муниципального служащего(работника) администрации Волгограда или структурного подразделения,готовившего документ, и прикладывается к подлиннику документа.

3.4. При отправке документа с пометкой "Для служебногопользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение"в письме указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено втексте сопроводительного письма), его регистрационный номер и номер экземпляра,пометка "Для служебного пользования" и количество листов документа,при этом, если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, всопроводительном письме указывается "Только в адрес". Каждое приложениедолжно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов.

3.5.Отпечатанные и подписанные документы с пометкой "Для служебногопользования" вместе с черновиками передаются для регистрации и отправкиработнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты документа с пометкой"Для служебного пользования" на бумажном носителе уничтожаются сотражением факта уничтожения в журнале учета служебных документов.

3.6.Тиражирование (размножение), снятие копий и производство выписок из документовс пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по письменномууказанию главы администрации Волгограда, первого заместителя главыадминистрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда илируководителя структурного подразделения.

Размноженныеэкземпляры документа с пометкой "Для служебного пользования"регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан. Напоследнем листе размноженных документов проставляются фамилия и инициалыработника, размножившего документ.

Размноженныеэкземпляры документа с пометкой "Для служебного пользования"передаются работнику, ответственному за учет документов с пометкой "Дляслужебного пользования", при этом в учетных данных и на последнем листеоригинала делается отметка о количестве размноженных экземпляров. Нумерацияразмноженных экземпляров документов с пометкой "Для служебногопользования" продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляровдокумента.

Копии сдокументов с пометкой "Для служебного пользования", поступивших издругих организаций, снимаются с разрешения органов, их издавших. Запрещаетсяснимать копии с предварительно не учтенных документов с пометкой "Дляслужебного пользования".

В случае если документ с пометкой "Для служебногопользования" поступил из другой организации, производство выписок из негодопускается в части, относящейся непосредственно к деятельности администрацииВолгограда или ее структурного подразделения, получившего документ, наосновании письменного разрешения руководителя структурного подразделения, егозаместителей, а также ответственного должностного лица за исполнение документапо резолюции главы администрации Волгограда, первого заместителя главыадминистрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда.На выписках из документов с пометкой "Для служебного пользования"после наименования документа проставляется отметка "Выписка".

Копии ивыписки из документов с пометкой "Для служебного пользования"регистрируются отдельными номерами. При этом на документе, а также всоответствующем журнале учета проставляется отметка с указанием даты иколичества экземпляров выписок, номеров листов или пунктов документа,регистрационный номер выписки.

 

Отдел мобилизационной,

секретной работы

и защитыинформации

администрацииВолгограда

 

 

 

 

 

Приложение

к Инструкции опорядке

обращения со служебной

информацией ограниченного

распространения вадминистрации

Волгограда и ее структурных

подразделениях,

утвержденнойпостановлением

администрацииВолгограда

от 19.12.2016 N1917

 

                                  ЖУРНАЛ

                        учета служебныхдокументов

 

Порядковый учетный номер	Дата регистрации	Номер и дата поступившего документа	Откуда поступил или куда направлен документ	Вид документа и краткое содержание	Количество листов		Количество экземпляров и их номера	Резолюция или кому направлен на исполнение	Дата и расписка		Номер реестра и дата	Номер дела, в которое подшит документ, и номера листов	Отметка об уничтожении черновиков	Отметка об уничтожении документа	Примечание
					документа	приложения			в получении	в возврате
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

 

Отдел мобилизационной,

секретной работы

и защитыинформации

администрацииВолгограда