Приложение к Постановлению от 19.11.2004 г № 1737 Инструкция
Памятка для делопроизводителей администрации волгограда и делопроизводителей структурных подразделений администрации волгограда по правилам внесения данных в поля форм системы единого электронного документооборота
1.Общие положения
В базах данных "Входящие документы" и "Исходящие документы" следует регистрировать документы только сторонних организаций.
Все документы, созданные в администрации Волгограда и адресованные в территориальные и отраслевые структурные подразделения администрации Волгограда и носящие характер доклада или просьбы (служебные записки, докладные записки, письма и т.д.), необходимо регистрировать в базе данных "Внутренние документы". Все документы, созданные в администрации Волгограда, адресованные в территориальные и отраслевые структурные подразделения администрации Волгограда или в подчиненные организации и носящие распорядительный характер (постановления, распоряжения, приказы), регистрировать в базе данных "Организационно-распорядительные документы".
Если документ уже зарегистрирован в системе в каком-либо территориальном или отраслевом структурном подразделении администрации Волгограда, то повторно его не регистрировать, а искать в базе данных по номеру или по другим реквизитам; после нахождения в систему вносить данные о резолюции или отчет об исполнении.
Если документ пришел из территориального или отраслевого структурного подразделения администрации Волгограда, где система не установлена и документ имеет номер, записанный в журнале регистрации того территориального или отраслевого структурного подразделения администрации Волгограда вручную, то такой документ следует регистрировать в базе данных "Внутренние документы" с помощью действия "Регистрация/Запись N вручную". При этом указывать подпись, которая стоит в документе.
2.Внесение данных о корреспонденте
При создании регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) для входящих и исходящих документов данные об организациях следует выбирать из справочника организаций (база данных "Справочник организаций") командой "Поиск" или, если поиском найти организацию не удалось, командой "Выбор".
Если по надписи на корреспонденции неясно, из какой организации поступил документ или где он был подготовлен, то в ограниченную прямоугольной рамкой область, в которой пользователь может вводить с клавиатуры текст (далее - поле ввода), указать "н/у" (не установлено). Если документ поступил от частного лица, указывать "ч. л.", в этом случае можно дополнительно указать адрес частного лица.
В случае если организацию в справочнике найти не удалось, необходимо ввести в систему единого электронного документооборота данные о новой организации. При этом при заполнении полей необходимо следить за тем, чтобы названия корреспондентов и авторов начинались с прописной буквы, а все остальные записи вводились строчными буквами. Обязательными для заполнения являются поля ввода:
"Полное название организации";
"Краткое название организации"; если данное поле не вводится, то его следует копировать из полного названия организации.
Данные о вновь введенных организациях ("Заявка на создание новой организации") должны в обязательном порядке рассматривать специалисты отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства администрации Волгограда и в зависимости от правильности и полноты ввода реквизитов организации могут быть:
утверждены;
объединены с этой же организацией, введенной ранее в справочник с другим названием и данными;
утверждены с дополнением или изменением реквизитов организации;
удалены из справочника (удаление производится в крайнем случае, так как при этом в РКК вместо названия организации появляется запись "Удалена из базы данных "Справочник организаций").
В случае изменения данных об организации и ее сотрудниках редактирование реквизитов организации осуществляют специалисты отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства администрации Волгограда непосредственно в базе данных "Справочник организаций".
3.Назначение и порядок заполнения полей ввода карточки
"Описание организации"
3.1.Поле ввода "Полное название организации".
Это текстовое поле ввода предназначено для введения полного названия организации. Если в справочнике уже существует документ с таким же полным названием, то при сохранении РКК будет выведено сообщение об этом, новой записи в справочнике не будет создано, а в РКК установится ссылка на существующий документ в справочнике (в РКК сохраняется только краткое название организации).
Поле ввода "Полное название организации" необходимо заполнять реквизитами организации с бланка документа в следующем порядке:
населенный пункт, область (край, республика);
полное название организации (кавычки ставятся, если они есть на бланке организации);
при заполнении поля ввода:
слова разделять пробелами;
знаки препинания (запятые) ставить между названиями населенного пункта и названием организации.
Например:
Волжский, Волгоградская область, сад-ясли N 6;
Волгоград, торгово-развлекательный комплекс "Парк-Хаус";
В.Соколов, Волгоград, отделение связи N 21;
Иваново, ОАО "Волгоградтелеком".
3.2.Поле ввода "Краткое название организации".
Это текстовое поле ввода предназначено для введения краткого названия организации. Если в справочнике уже существует документ с таким же кратким названием, то при сохранении РКК будет выведено сообщение об этом, новой записи в справочнике не будет создано, а в РКК сохранится название организации и установится ссылка на существующий документ в справочнике.
Поле ввода "Краткое название организации" следует вносить с бланка документа или оно заполнится автоматически из поля "Полное название организации", если краткое название введено не будет.
Аббревиатуру ООО, ОАО, ЗАО вводить не нужно.
Поля ввода "ИНН" и "Банковские реквизиты" - это текстовые поля, предназначенные для введения ИНН и банковских реквизитов организации, не являются обязательными для заполнения.
Раздел "Адрес" - раздел РКК служит для заполнения адреса организации. При заполнении в поля ввода вносить следующие данные:
страна, регион;
юридический адрес;
реальный (почтовый) адрес;
телефоны (многозначное поле ввода, данные вводятся через запятую);
факс;
E-mail (адрес электронной почты);
телекс, телетайп.
Все поля ввода текстовые, заполняются по необходимости при наличии соответствующих данных.
В поле ввода "Категория" вносить информацию об организационно-правовой форме организации (ОАО, ЗАО, ООО, ГП, ФГУП).
Поле ввода "Категория" является необязательным для заполнения.
В поле ввода "Тематика" вносить информацию о сфере деятельности организации.
Поле ввода "Тематика" является необязательным для заполнения.
3.3.Поле ввода "Автор".
В поле ввода "Автор" должна стоять сначала фамилия, а затем инициалы.
Нельзя начинать ввод фамилии автора с пробела.
При вводе нескольких фамилий после запятой ставить пробел.
Автор документа вводится сразу после выбора организации среди ранее заведенных авторов в справочник для данной организации или, если авторы ранее введены не были или нужно указать нового автора, с помощью поля ввода "Введите авторов". Параметры поля ввода следует переносить с бланка документа в следующем порядке:
фамилия, инициалы;
через тире - должность автора документа (не обязательно);
при наличии нескольких авторов - их данные вводить в указанном в письме порядке через точку с запятой.
Например:
Иванов К.В. - главный бухгалтер; Петров Л.Д. - председатель Совета директоров; Сидоров В.Н. - директор; Васин В.И. - руководитель департамента.
Заполнение списка адресатов при создании РКК на документ: если документ направлен нескольким адресатам, то необходимо ввести полный список.
Если документ направляется сотрудникам, не входящим в список адресатов, то необходимо заполнить поле ввода "Кому перенаправлен" на закладке "Доставка".
Если указанные фамилии не вносить в РКК, то эта карточка не будет видна лицам, которым был передан документ.
Заполнение заголовка: заголовок можно выбрать из классификатора или ввести вручную, но начинаться он должен со слов "О..." или "Об...".
Заполнение информации о доставке: доставка - поле заполняется получателями документа для отражения времени доставки и текста, касающегося доставки.
Отдел информационного обеспечения
и автоматизации делопроизводства
администрации Волгограда