Приказ от 09.04.2009 г № 34
Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" и во исполнение Постановления Главы Администрации Волгоградской области от 18 мая 2006 г. N 554 "О проведении административной реформы в Волгоградской области в 2006 - 2010 годах", руководствуясь Положением о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области, приказываю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод".
2.Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на заместителя председателя Комитета Сигаева С.С.
3.Настоящий приказ вступает в силу через 10 дней после официального опубликования.
Председатель Комитета
Л.И.БУДЧЕНКО
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
КОМИТЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ АДМИНИСТРАЦИИ
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ
ПОСТУПИВШИХ ИЗ-ЗА РУБЕЖА ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ
ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ
С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД"
I.Общие положения
Наименование государственной услуги
1.Административный регламент Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - Комитет) по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Комитета, а также порядок взаимодействия Комитета с федеральными органами государственной власти, областными государственными архивами, архивными учреждениями муниципальных образований Волгоградской области, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении предоставления государственной услуги.
Нормативно-правовое регулирование предоставления
государственной услуги
2.Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, заключенной в Гааге 05.10.1961, вступившей в силу для России 03.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);
Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Законом Волгоградской области от 19.04.2006 N 1212-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области" (газета "Волгоградская правда", 29 апреля 2006 г.);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);
Положением о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области (утвержден Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 ноября 2006 г. N 1422);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007).
Орган по предоставлению государственной услуги
3.Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, осуществляют Комитет, Федеральное архивное агентство (далее - Росархив), Министерство иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).
Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства осуществляют: Комитет, областные государственные архивы, органы государственной власти Волгоградской области, органы местного самоуправления и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
II.Требования к порядку предоставления государственной услуги
Порядок информирования о государственной услуге
4.Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства в виде писем Комитета, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
5.Местонахождение центрального аппарата Комитета и его почтовый адрес: 400131, г. Волгоград, ул. Коммунистическая, 30.
6.Электронный адрес Комитета: arh@volganet.ru.
7.Телефоны подведомственных Комитету областных государственных архивов, предоставляющих государственную услугу:
Государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области" (далее - ГУ "ГАВО") - 30-99-06;
Государственное учреждение "Центр документации новейшей истории Волгоградской области" (далее - ГУ ЦДНИВО) - 23-43-03;
Государственное учреждение "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области" (далее - ГУ "ГАДСПЗГВО") - 23-67-53.
8.Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.
9.Почтовый адрес Росархива: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, 12.
10.Информация о месте нахождения областных государственных архивов и архивных учреждений муниципальных образований дана в приложении N 1 к данному Регламенту.
11.Информация по процедурам предоставления государственной услуги может предоставляться:
по телефону;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
при личном обращении граждан.
12.По телефону должностные лица Комитета обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
13.По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике СНГ, или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.
14.По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
15.Прием граждан осуществляется председателем Комитета, заместителем председателя, другими должностными лицами по рабочим дням.
Основание для предоставления государственной услуги
16.Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Комитета, Росархива, МИД России, иных организаций.
17.В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса:
о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти, сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
18.Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Условия и сроки предоставления государственной услуги
19.Запросы, поступившие в Комитет, в течение 7 дней направляются на непосредственное исполнение в соответствующий областной государственный архив или архивное учреждение муниципального образования Волгоградской области.
20.Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных архивах архивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы.
21.Запросы, поступившие в Комитет, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней с момента регистрации возвращаются в Росархив, МИД России, или в организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
22.Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению государственной услуги
23.Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, предусматривающие пенсионное обеспечение граждан, получение ими льгот и компенсаций, исполняются Комитетом, областными государственными архивами, архивными учреждениями муниципальных образований бесплатно.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги
24.Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Комитета:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление непрофильных запросов на исполнение в организации по принадлежности;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Регистрация запросов и передача их на исполнение
25.Поступившие в Комитет из Росархива, МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы (заявления) регистрируются специалистом Комитета, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются на визирование председателю Комитета.
26.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
27.Запросы с резолюцией председателя Комитета направляются в отдел научно-методической работы Комитета.
Анализ тематики поступивших запросов
28.Работники отдела научно-методической работы Комитета осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Комитете научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
Направление запросов на исполнение в организации
по принадлежности
29.По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7 дней со дня регистрации Комитет направляет запросы или их копии со своим письмом по принадлежности:
в государственные архивы Волгоградской области;
в архивные учреждения муниципальных образований Волгоградской области;
в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
30.В случае если запрос требует исполнения несколькими областными государственными архивами, Комитет направляет в соответствующие архивные учреждения копии запроса, анкеты с указанием о направлении ответа в адрес Комитета.
Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и архивных копиях
31.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
32.Комитет проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных областными государственными архивами.
33.На документах, выдаваемых иными организациями, апостиль проставляют вышестоящие по подчиненности органы (если они имеют такое право) или органы Федеральной регистрационной службы в установленном порядке.
Подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок,
архивных выписок и архивных копий
34.Одновременно с направлением запроса на исполнение в соответствующую организацию Комитет письменно уведомляет об этом Консульский департамент МИД России, кроме запросов, направляемых в областные государственные архивы.
35.Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, подготовленные областными государственными архивами, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Комитетом по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
36.В случае если запрос поступил из Росархива или МИД России, ответы направляются непосредственно в их адрес.
37.Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД России.
38.В случае исполнения запроса несколькими областными государственными архивами (п. 30) все полученные от архивов архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо отрицательные ответы Комитет с сопроводительным письмом направляет в Росархив или МИД России.
39.Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
40.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью.
Архивные справки должны оформляться на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается руководителем архивного учреждения, заверяется гербовой печатью, на ней проставляется номер и дата составления справки.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архивного учреждения или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью и подписью руководителя организации.
41.При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного учреждения. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется гербовой печатью.
42.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений
43.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Инструкцией по делопроизводству Комитета (утверждена Приказом председателя Комитета от 1 октября 2007 г. N 88).
44.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется председателем Комитета. Технический контроль осуществляет специалист Комитета в соответствии с приказом председателя Комитета.
45.Текущий контроль осуществляется путем проведения заместителем председателя Комитета, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
46.Комитет осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги областными государственными архивами.
47.Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.
48.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
49.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
50.Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Комитета.
51.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги
на основании настоящего Регламента
52.Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.
53.Действия (бездействие) и решения должностных лиц Комитета могут быть обжалованы:
председателю Комитета;
в Росархив;
в Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;
в Администрацию Волгоградской области;
в судебном порядке.
54.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
55.Председатель Комитета:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
56.Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета, его заместителем.
57.Ответ на жалобу, поступившую в Комитет, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
58.Письменная жалоба, поступившая в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях руководитель Комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
59.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
60.Комитет при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
61.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Комитет. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
Согласовано