Постановление от 27.10.2011 г № 1274
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)»
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом Суровикинского муниципального района, постановлениями главы Суровикинского муниципального района от 12.03.2011 N 390 "Об утверждении Порядка формирования и ведения муниципальной системы "Реестр муниципальных услуг (функций) Суровикинского муниципального района Волгоградской области", от 21.06.2011 N 689 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг (исполнения муниципальных функций) Суровикинского муниципального района Волгоградской области" постановляю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)".
2.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области по социальным вопросам Панкову Т.Ю.
3.Настоящее постановление вступает в силу с момента официального опубликования в общественно-политической газете Суровикинского района "Заря".
Глава Суровикинского
муниципального района
И.А.ШУЛЬЦ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ФОНДАМ"
(ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО
ХАРАКТЕРА, ТЕМАТИЧЕСКИХ ЗАПРОСОВ)
I.Общие положения. Наименование муниципальной услуги
1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги архивного отдела администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области (далее - отдел) "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) отдела.
Организация обеспечения доступа к архивным документам подразумевает:
1.1.Организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, лиц без гражданства и иностранных граждан, реализацией их законных прав и свобод, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством, в том числе исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства; оформления в установленном порядке архивных справок, в том числе направляемых в иностранные государства.
1.2.Обеспечение пользователей архивной информацией в соответствии с запросами и в инициативном порядке.
1.3.Исполнение тематических запросов.
Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих
предоставление муниципальной услуги
1.4.Предоставление муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)" осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);
- Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);
- Закон СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);
- постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
- постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 25, ст. 2572; 2008, N 22, ст. 2583; 2008, N 46, ст. 5337);
- абзац исключен
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);
- Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007 , (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный N 13893, "Российская газета", N 89, 20.05.2009);
- абзац исключен
Описание заявителей
1.5.В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают российские и иностранные граждане, в том числе проживающие за рубежом, юридические лица, а также лица без гражданства.
Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.
Порядок информирования о правилах предоставления
муниципальной услуги
1.6.Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.
1.7.Местонахождение отдела и его почтовый адрес: 404411, ул. Ленина, 2а, г. Суровикино, Волгоградская область.
Адрес электронной почты отдела: surovikino-arhiv@rambler.ru.
Телефоны:
- начальник: 8 (84473) 2-16-38;
- главный специалист: 8 (84473) 2-20-25;
- приемная: 8 (84473) 2-20-25.
Факс: 8 (84473) 2-16-38.
График работы отдела:
- понедельник - четверг 8.30 - 17.30;
- пятница 8.30 - 16.30;
- приемные дни: понедельник - вторник 8.30 - 17.30;
- выходные дни: суббота - воскресенье.
1.8.Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги может производиться:
- по телефонам;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения граждан.
1.9.По телефону должностные лица отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
1.10.По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.
1.11.По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня поступления обращения.
1.12.Прием граждан осуществляется сотрудниками отдела в приемные дни.
1.13.Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется на официальном сайте администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области - www.surregion.ru.
Информация для заявителей об их праве на досудебное
(внесудебное) обжалование
1.14.Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления услуги, на основании настоящего Регламента, устно или письменно.
1.15.Действия (бездействие) и решения архивного отдела могут быть обжалованы:
- в судебном порядке;
- главой Суровикинского муниципального района.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги
2.1.Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов).
Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
2.2.Муниципальная услуга "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов) предоставляется администрацией Суровикинского муниципального района Волгоградской области в лице уполномоченного органа - архивного отдела администрации Суровикинского муниципального района, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу".
Результаты предоставления муниципальной услуги
2.3.Муниципальная услуга "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)" в части организации исполнения поступивших от заявителей запросов, обеспечения пользователей архивной информацией в соответствии с запросами и в инициативном порядке, исполнения тематических запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, юридическим лицам, а также лицам без гражданства в виде писем отдела, архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Сроки предоставления муниципальной услуги
2.4.Поступившие в отдел запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
2.5.Запросы, поступившие в отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.
2.6.Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.
Основание для предоставления муниципальной услуги
2.7.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос или запрос заявителя по электронной почте в адрес отдела.
2.8.Запрос пользователя рассматривается и исполняется Отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос пользователя рассматривается уполномоченным должностным лицом (лицами) Отдела, направляется на исполнение в соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
При поступлении в Отдел интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
Отдел осуществляет прием граждан в приемной и ведет их учет по установленной форме. Начальник Отдела (в его отсутствие - лица, исполняющего обязанности начальника Отдела) несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.
В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя с обязательным указанием изменений данных, если они имели место, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также, в зависимости от содержания запроса, представляются иные сведения, необходимые для его исполнения:
- о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
- о заработной плате - название, ведомственная подчиненность, в качестве кого работали (служили), период работы в данной организации (предприятии, учреждении), за который необходима справка;
- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
2.9.Заявление и документы (сведения), необходимые для получения услуги, могут быть направлены в архивный отдел в форме электронных документов посредством портала государственных и муниципальных услуг.
Заявление, которое подается в форме электронного документа, подписывается тем видом электронной подписи, использование которой допускается при обращении за получением муниципальных услуг законодательством Российской Федерации.
В случае направления в архивный отдел заявления в электронной форме основанием для его приема (регистрации) является представление заявителем посредством портала государственных и муниципальных услуг документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.10.Для требования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Перечень документов, необходимых в соответствии
с законодательными или иными правовыми актами
для предоставления муниципальной услуги
2.11.Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:
- личное письменное заявление в 1 подлинном экземпляре о предоставлении архивных документов (копий) (приложения N 2 - N 14 к Регламенту);
- документ, удостоверяющий личность Заявителя.
2.12.Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, должны представить письмо направившей их организации (приложение N 15 к Регламенту).
2.13.В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат сведения, отнесенные к конфиденциальной персональной информации (о частной жизни гражданина, создающие угрозу для его безопасности) до истечения 75 лет с момента создания указанных документов, Заявитель дополнительно к вышеуказанным документам представляет оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных или его наследников (в случае смерти субъекта персональных данных) на доступ к информации с указанием, к каким документам и на каких условиях допускается Заявитель, или документ, подтверждающий прямые родственные связи либо подтверждающий право наследования субъекту персональных данных, в 1 подлинном экземпляре.
2.14.В случае если собственник или владелец архивных документов (копий), находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию в договоре с Отделом, Заявитель дополнительно представляет в Отдел письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов (копий).
2.15.Архивный отдел не вправе требовать у заявителя документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, если сведения, в них содержащиеся, находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области, муниципальными правовыми актами, кроме случаев, если такие документы включены в определенные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области, регламентирующие порядок организации предоставления.
2.16.В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Перечень оснований для отказа в приеме документов,
необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.17.Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является следующее:
- если письмо Заявителя - юридического лица подписано должностным лицом, не обладающим полномочиями на его подписание;
- если текст личного письменного заявления не поддается прочтению;
- если разрешение субъекта персональных данных на доступ к информации конфиденциального характера не заверено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги
2.18.Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.
2.19.Отсутствие у заявителя, требующего сведения содержащих персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.
2.20.Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.
2.21.Если запросы не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителю отдела или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Оплата предоставления муниципальной услуги
2.22.Поступившие запросы, в том числе из-за рубежа, по требованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются отделом бесплатно.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса
о предоставлении муниципальной услуги и при получении
результата предоставления муниципальной услуги
2.23.Время ожидания заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 15 минут.
Сроки исполнения и предоставления муниципальной услуги
2.24.Запрос подлежит рассмотрению в тридцатидневный срок со дня его регистрации. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного срока для ответа на запрос.
Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении
муниципальной услуги
2.25.Запрос, составленный в письменной форме, подлежит регистрации в течение трех дней со дня его поступления в орган местного самоуправления.
Требования к помещениям, в которых предоставляются
муниципальные услуги, к залу ожидания, местам
для заполнения запросов о предоставлении
муниципальной услуги, информационным стендам с образцами
их заполнения и перечнем документов, необходимых
для предоставления муниципальной услуги
2.26.Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03". Помещения оборудуются средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией.
2.27.Вход в здание, где располагается Отдел, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования Отдела, места нахождения, графика (режима) работы, номеров телефонов, факса, электронной почты. Вход и выход из помещения в темное время суток должны освещаться. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Доступ Заявителей к парковочным местам является бесплатным.
2.28.Прием Заявителей ведется ответственным должностным лицом Отдела в порядке общей очереди либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо Отдела обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) или должно иметь настольную карточку с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
2.29.Муниципальная услуга предоставляется в рабочем кабинете Отдела. Количество мест для работы с архивными фондами и документами в кабинете не может составлять менее 2 мест. Освещение естественное и искусственное, рабочее место Заявителя оборудуется столами, стульями. Рабочее место ответственного должностного лица, осуществляющего прием Заявителей, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим и сканирующим устройствами.
2.30.Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на прием по телефонам, указанным в пункте 1.7 настоящего Регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу желаемое время приема. При определении времени приема по телефону ответственное должностное лицо обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приема граждан и времени, удобного Заявителю.
2.31.Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
2.32.На информационном стенде размещается следующая обязательная информация:
график работы Отдела;
фамилия, имя, отчество начальника Отдела (в его отсутствие - лица, исполняющего обязанности начальника Отдела);
номера кабинетов, где осуществляется информирование (консультация) Заявителей и прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги; фамилия, имя, отчество, должность ответственного должностного лица, уполномоченного на предоставление муниципальной услуги;
номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты Отдела;
фамилии, имена, отчества должностных лиц, телефон, адрес и график работы администрации Суровикинского муниципального района;
фамилии, имена, отчества должностных лиц, телефон, адрес и график работы Комитета по управлению архивами Волгоградской области;
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность Отдела по предоставлению муниципальной услуги;
настоящий Регламент (без приложений).
Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.33.Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:
обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы Отдела;
обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;
своевременность приема Заявителей в Отделе;
своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;
своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги и отказе в предоставлении муниципальной услуги.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
Последовательность действий при предоставлении
муниципальной услуги
3.1.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры отдела:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;
- подготовка ответов заявителям;
- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Регистрация запросов и передача их на исполнение
3.2.Поступившие в отдел письменные запросы регистрируются специалистом отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются на визирование начальнику отдела. Формы письменных запросов см. в приложениях N 1 - 14 к регламенту предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным фондам (исполнение запросов социально-правового характера, тематических запросов)".
3.3.Регистрация запроса является основанием для начала действий предоставления муниципальной услуги.
Анализ тематики поступивших запросов
3.4.Работники отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала.
3.5.В результате анализа определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.
3.6.Срок исполнения данной административной процедуры - 7 дней.
Направление запросов на исполнение по принадлежности
в органы и организации
3.7.По итогам анализа тематики поступивших запросов отдел направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:
- в государственные архивы Волгоградской области;
- в архивные учреждения муниципальных образований Волгоградской области;
- в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
3.8.В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты с указанием о направлении ответа в адрес отдела.
3.9.При необходимости отдел направляет запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.
3.10.При направлении запросов на исполнение по принадлежности отдел при необходимости уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.
Подготовка ответов заявителям
3.11.Подготовку ответов заявителям осуществляет отдел, ответ может быть подготовлен в виде:
- архивной справки;
- архивной выписки;
- архивной копии.
3.12.При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку.
Оформление архивных справок, архивных выписок
и архивных копий
3.13.Российским физическим и юридическим лицам, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии требуемых документов.
3.14.Отдел, исполняющий полученные запросы, готовит архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии даются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".
3.15.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"). После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Архивная справка оформляется на бланке отдела и адресуется непосредственно заявителю.
Архивная справка подписывается руководителем отдела, заверяется печатью, проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя отдела, уполномоченного должностного лица, печатью.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью руководителя отдела.
3.16.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Отправка заявителям ответов и архивных справок,
архивных выписок и архивных копий
3.17.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются отделом по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
3.18.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются отделом в МИД России.
3.19.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в архивный отдел гражданина или его доверенного лица могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Заверенная апостилем архивная справка (выписка, копия) в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архивный отдел выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
3.20.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
Порядок осуществления текущего контроля
4.1.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Инструкцией по делопроизводству администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области.
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами предоставления муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником отдела.
Порядок, периодичность, основания и сроки осуществления
плановых и внеплановых проверок полноты и качества
предоставления муниципальной услуги
4.3.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).
Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении муниципальной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.
Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте отдела.
Ответственность муниципальных служащих
4.4.В случае выявления нарушений прав граждан к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу на основании настоящего регламента
Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем
решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, должностного лица,
муниципального служащего
5.1.Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока исправлений.
Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы
5.2.Жалоба на действия (бездействие) участвующих в предоставлении муниципальной услуги лиц и решения, принятые в результате предоставления муниципальной услуги (далее - жалоба), может быть подана в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме главе Суровикинского муниципального района Волгоградской области (404415, Волгоградская область, г. Суровикино, ул. Ленина, 64, электронный адрес: ra_sur@volganet.ru).
Жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
- отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения может послужить следующее:
- представление в ненадлежащий орган;
- если лицо уже обратилось с жалобой аналогичного содержания в суд и такая жалоба принята судом, арбитражным судом к рассмотрению либо по ней вынесено решение;
- если предметом указанной жалобой являются решение, действие (бездействие) органа, не являющегося органом, непосредственно предоставляющим муниципальную услугу, или должностного лица органа;
- если жалоба подана лицом, полномочия которого не подтверждены;
- если жалоба подана лицом, права, свободы или законные интересы которого обжалуемым решением, действием (бездействием) не были затронуты;
- если имеется решение, принятое в соответствии с настоящим Регламентом в отношении того же заявителя и о том же предмете жалобы;
- если отсутствует предмет обжалования, то есть факт принятия решения, либо факт совершения им действия (бездействия) не подтвердился.
Приложения
2011-10-27 Приложение к Постановлению от 27 октября 2011 года № 1274 Административный регламент