Постановление от 31.10.2011 г № 3352
Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Волгограда муниципальной услуги «Предоставление документов для исследователей в читальный зал архивного отдела администрации Волгограда»
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации Волгограда от 29 марта 2011 г. N 747 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг", руководствуясь статьей 39 Устава города-героя Волгограда, постановляю:
1.Утвердить административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Волгограда муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архивного отдела администрации Волгограда" (прилагается).
2.Департаменту информационной политики администрации Волгограда опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.
3.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Волгограда Сафонова С.В.
Временно исполняющий
полномочия главы Волгограда
А.В.КОРЕНЬКОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА"
1.Общие положения
1.1.Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Волгограда муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архивного отдела администрации Волгограда" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архивного отдела администрации Волгограда" (далее - муниципальная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Волгограда (далее - отдел) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
Муниципальная услуга включает в себя порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале отдела.
1.2.Получателями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица (далее - заявители).
1.3.Порядок предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
доступ заявителей в читальный зал;
выдача описей, дел, микрофильмов, печатных источников, изданий научно-справочного аппарата;
копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам заявителей.
1.4.Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
по телефону;
по письменным обращениям, присланным по почте;
по электронной почте;
посредством личного обращения заявителя;
на странице отдела портала администрации Волгограда в сети Интернет www.volgadmin.ru.
При консультировании по телефону сотрудник отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты проинформировать заявителя по интересующим вопросам.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник отдела, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.
При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона сотрудника отдела направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя.
При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.
При информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заявителя в соответствии с графиком приема и дать полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
Сведения о местонахождении, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах отдела размещены на странице отдела портала администрации Волгограда в сети Интернет (www.volgadmin.ru).
Местонахождение отдела: ул. им. Кирова, 96а, Волгоград, 400021.
Электронный адрес отдела: alferova@volgadmin.ru.
Телефон отдела: 8 (8442) 44-28-83.
График работы отдела:
понедельник - пятница - с 08.30 час. до 17.30 час.,
обеденный перерыв - с 12.30 час. до 13.30 час.,
выходные дни: суббота, воскресенье.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги - "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архивного отдела администрации Волгограда".
2.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется отделом.
2.3.Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление заявителям архивных документов и научно-справочного аппарата к ним для работы в читальном зале отдела.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги.
После получения разрешения на использование архивных документов в читальном зале отдела заявитель должен быть проконсультирован в пределах 30 минут сотрудником отдела по вопросу заполнения заявления о разрешении работать в читальном зале, анкеты заявителя по форме согласно приложению 1 к административному регламенту, бланка заказа на выдачу архивных документов и описей дел по форме согласно приложению 2 к административному регламенту (далее - бланк заказа) и размещен в читальном зале.
После заполнения бланка заказа запрашиваемые архивные документы должны быть выданы в установленное время в количестве не более 5 описей одновременно.
Описи дел, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы - до двух недель, дела и микрокопии, печатные издания - на один месяц.
Описи дел выдаются в день заказа, дела выдаются в течение следующего рабочего дня в количестве не более 20 дел одновременно.
С учетом специфики состава и физического состояния документов начальником отдела могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.
Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей дел, документов, других материалов и продление сроков использования особо ценных документов согласуется с начальником отдела, при необходимости оформляется новый заказ.
Порядок предоставления муниципальной услуги представлен в блок-схеме по предоставлению муниципальной услуги согласно приложению 3 к административному регламенту.
2.5.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне", Законом Волгоградской области от 31 декабря 2009 г. N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук", нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах, Положением об отделе, утвержденным постановлением главы Волгограда от 10 декабря 2009 г. N 3218 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Волгограда и должностных инструкций работников архивного отдела администрации Волгограда".
2.6.Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление заявителя.
Получатели, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письма направивших их организаций.
Личное заявление или письмо подается на имя управляющего делами администрации Волгограда или начальника отдела и должно содержать фамилию, имя, отчество заявителей, место жительства, должность, ученое звание, ученую степень, тему и хронологические рамки исследования.
Первоначальный допуск к работе с архивными документами осуществляется при предъявлении заявителем паспорта.
2.7.Основанием для отказа в приеме заявителей могут быть отсутствие паспорта заявителя, нарушение распорядка работы читального зала, отсутствие необходимых заявителю документов в архиве.
2.8.Основаниями для отказа в выдаче дел и печатных изданий заявителю являются:
плохое физическое состояние архивных документов;
ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
выдача архивных документов во временное пользование учреждениям, сотрудникам отдела;
экспонирование заказанных архивных документов на выставке, выдача их другому заявителю.
2.9.Отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.
2.10.Регистрация запроса заявителя осуществляется в день поступления. Дата и время первичного посещения заявителем читального зала устанавливается в зависимости от наличия свободных мест в читальном зале отдела.
2.11.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга:
2.11.1.Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано охранно-пожарной сигнализацией, средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи.
2.11.2.Ожидающие прием заявители располагаются в приемной отдела, которая оборудована столом, стульями, настольной лампой, бумагой и ручками для записи информации.
2.11.3.Кабинеты сотрудников отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги, должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств.
2.11.4.Рабочие места сотрудников отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги, должны быть оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
2.11.5.Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками отдела на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.
2.11.6.Помещение (читальный зал), в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано местами для сидения (стульями), столами для работы пользователей и оформления необходимых документов, осветительными приборами.
2.11.7.Центральный вход в здание отдела должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, месте нахождения, режиме работы отдела, режиме работы читального зала, телефонных номерах отдела. Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами, пандусами для доступа в читальный зал лиц с ограниченными возможностями.
2.12.Заявители должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией, включающей сведения о наименовании и местонахождении отдела, режиме работы, перечне оказываемых услуг, изменениях в деятельности.
На странице отдела портала администрации Волгограда в сети Интернет должны быть размещены и поддерживаться в актуальном режиме:
информация о наименовании, адресе и контактных телефонах отдела;
текст административного регламента;
перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
В приемной отдела на информационных стендах должна размещаться полная информация о муниципальной услуге:
характеристика муниципальной услуги, область ее предоставления и правила пользования;
текст административного регламента;
возможность влияния заявителя на качество оказания муниципальной услуги;
доступные средства для эффективного общения сотрудников отдела с заявителями (режим работы отдела, номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заявителей; номера телефонов вышестоящих инстанций, почтовые адреса, адреса электронной почты, официальных сайтов отдела).
3.Административные процедуры
3.1.Доступ к архивным документам осуществляется по разрешению начальника отдела. Разрешение оформляется в виде резолюции на заявлении.
3.2.Разрешение на использование архивных документов в читальном зале отдела дается на один год со дня оформления.
3.3.При необходимости продления срока вопрос согласовывается с начальником отдела.
3.4.После получения разрешения заявителем заполняется анкета установленного образца.
3.5.После завершения процедуры оформления сотрудник отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, выдает заявителю пропуск.
3.6.На каждого заявителя, посетившего отдел более 5 раз в течение календарного года, заводится личное дело, состоящее из заявления с резолюцией, разрешающей доступ к архивным документам, анкеты, заполненной получателем, и заявок на выдачу архивных документов и научно-справочного аппарата к ним.
3.7.Документы, перечисленные в пункте 3.6 раздела 3 административного регламента, на заявителей, посещавших отдел менее 5 раз в течение календарного года, формируются в одно дело в алфавитном порядке фамилий заявителей. Личные дела заявителей регистрируются в журнале регистрации личных дел заявителей.
3.8.Данные о заявителях и тематике использования архивных документов заносятся в картотеки учета заявителей.
3.9.При личном обращении заявителя все необходимые административные процедуры производятся непосредственно в присутствии заявителя, если нет причин для отказа или отсрочки предоставления муниципальной услуги.
3.10.При получении заявления по почте (в том числе электронной) порядок оформления разрешения на использование документов тот же, что и при личном. После получения разрешения заявление поступает к сотруднику отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги, у которого находится до личного посещения заявителя.
3.11.Архивные документы, относящиеся к заявленной теме исследования, предоставляются заявителям на основании заполненных бланков заказов.
3.12.Архивные документы выдаются заявителям под роспись в бланке заказа за каждую единицу предоставленного архивного источника и издания справочно-информационного фонда и библиотеки архива.
3.13.Бланки заказов должны быть оформлены с четким указанием фамилии, имени, отчества заявителя, темы и цели занятия. Заголовки дел пишутся полностью в соответствии с описью. Заказ должен быть датирован и подписан.
3.14.Одновременно заявитель может заказывать до 5 описей (томов описей), до 10 дел, содержащих архивные документы.
3.15.При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться заявителям в исключительных случаях с разрешения начальника отдела с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с делами, иные обстоятельства).
3.16.Для заявителей, прибывших из районов и городов Волгоградской области, а также других субъектов Российской Федерации, количество выдаваемых архивных источников в случае необходимости может быть увеличено. Иногородние заявители получают необходимые документы и печатные издания в день оформления заказа.
3.17.Очередной заказ на выдачу дел или печатных изданий оформляется только после сдачи дел предыдущего заказа.
3.18.При получении архивных документов заявители проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
3.19.При обнаружении повреждений или дефектов архивных документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации заявители должны сообщить об этом сотруднику отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги.
3.20.Заявители расписываются в бланке заказа выдачи дел и печатных изданий. Подпись заявителя удостоверяет, что дела и печатные издания им проверены, находятся в порядке и он принимает на себя ответственность за них на время пользования.
3.21.По окончанию работы заявитель сдает дела сотруднику отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги, который принимает их под расписку. Выдаваемые в читальный зал особо ценные дела, а также дела, представляющие материальную или коллекционную ценность, после их использования проверяются сотрудником отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, полистно. Одновременно проверяется правильность заполнения листов использования в делах.
3.22.Сотрудник отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, расписывается за каждый принятый им архивный документ в бланках заказов.
3.23.В случае утраты, хищения или порчи архивных документов составляется соответствующий акт.
3.24.По заказам заявителей в зависимости от физического состояния архивных документов изготавливаются их копии.
3.25.Разрешение на копирование архивных документов и печатных изданий дается начальником отдела.
3.26.Заказы на копирование принимаются после завершения работы заявителя с архивными документами перед возвращением их в архивохранилище.
3.27.Заказы оформляются заявителями на бланке заказа и передаются сотруднику отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные архивных документов.
3.28.При копировании большого количества архивных документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.
3.29.Копирование архивных документов немуниципальной части архивных фондов отдела (архивные документы общественных организаций, граждан) производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.
3.30.При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
3.31.Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, осуществляется в соответствии с частью 4 Гражданского кодекса Российской Федерации.
3.32.Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится в исключительных случаях с разрешения начальника отдела.
3.33.Копирование особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальником отдела в каждом конкретном случае.
3.34.С разрешения начальника отдела заявители могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещениях отдела под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
3.35.Изготовленные копии архивных документов проверяются сотрудником отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, на предмет соответствия содержанию документа и отсылочным данным (номер фонда, описи, единицы хранения, листа). Копии, не имеющие отношения к заявленной теме исследования, из заказа изымаются и заявителю не выдаются.
3.36.Копии архивных документов выдаются сотрудником отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, под расписку в журнале регистрации выдачи копий документов и передаются заявителю под расписку в заказе, а также пересылаются по указанным адресам.
4.Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1.Организация работы по предоставлению муниципальной услуги осуществляется начальником отдела.
4.2.Текущий контроль за соблюдением административных процедур при предоставлении муниципальной услуги осуществляют начальник отдела и сотрудник отдела.
4.3.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги.
4.4.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
4.5.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.
4.6.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в полугодовых и годовых отчетах работы отдела.
4.7.Должностные лица отдела несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги на основании административного регламента
5.1.Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании административного регламента.
Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) должностным лицом в ходе предоставления муниципальной услуги на основании административного регламента.
5.2.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в отдел. Жалобы на решения, принятые начальником отдела, подаются в администрацию Волгограда управляющему делами администрации Волгограда или главе администрации Волгограда.
5.3.Жалоба может быть направлена по почте с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта администрации Волгограда, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4.Жалоба должна содержать:
наименование отдела, должностного лица отдела, муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) отдела, должностного лица отдела либо муниципального служащего;
доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) отдела, должностного лица отдела либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.5.Жалоба, поступившая в отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа отдела, должностного лица отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.6.По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:
удовлетворение жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами Волгограда, а также в иных формах;
отказ в удовлетворении жалобы.
5.7.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.8.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Архивный отдел
администрации Волгограда