Приложение к Постановлению от 24.12.2012 г № 3583 Положение
Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации волгограда в администрации волгограда 1. общие положения
1.1.Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Волгограда в администрации Волгограда (далее - Положение) устанавливает единые требования к порядку изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Волгограда в администрации Волгограда.
1.2.Основные понятия, используемые в Положении:
штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Волгограда (далее - факсимиле) - устройство прямоугольной формы, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи главы администрации Волгограда;
клише факсимиле - элемент факсимиле, содержащий зеркальное отображение оттиска факсимиле;
оттиск - изображение клише факсимиле на бумаге.
1.3.В администрации Волгограда используются факсимиле с воспроизведением подписи главы администрации Волгограда (2 штуки).
1.4.Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения, использования и уничтожения факсимиле возлагается непосредственно на управляющего делами администрации Волгограда.
2.Изготовление, учет, хранение факсимиле
2.1.Факсимиле хранится у заместителя управляющего делами администрации Волгограда и начальника контрольного управления администрации Волгограда. Решение об изготовлении факсимиле принимается главой администрации Волгограда.
2.2.Факсимиле, используемое в администрации Волгограда, подлежит учету. Для учета факсимиле в администрации Волгограда ведется книга (журнал) учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Волгограда (факсимиле) по форме согласно приложению к Положению.
2.3.Ведение журнала учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Волгограда (факсимиле), используемых в деятельности администрации Волгограда, осуществляется общим отделом администрации Волгограда.
2.4.Лица, ответственные за учет, использование и хранение факсимиле в администрации Волгограда, назначаются на основании распоряжения администрации Волгограда.
2.5.Факсимиле, используемые в администрации Волгограда, выдаются работникам, ответственным за их хранение и использование, лицом, ответственным за их учет, под подпись в книге (журнале) учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Волгограда (факсимиле). Факсимиле числятся за получившим их лицом до их передачи вновь назначенному ответственным за хранение и использование факсимиле лицу либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Положением. Работник, которому были выданы факсимиле, при увольнении или переходе в другое структурное подразделение администрации Волгограда обязан сдать их лицу, ответственному за их учет, о чем в книге (журнале) учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Волгограда (факсимиле) делается соответствующая запись.
2.6.При хранении факсимиле применяются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использовать их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.
2.7.Об утере факсимиле незамедлительно ставится в известность управляющий делами администрации Волгограда.
3.Использование факсимиле
3.1.Факсимиле используется по прямому указанию главы администрации Волгограда.
3.2.Оттиск факсимиле может проставляться на:
3.2.1.Поручениях главы администрации Волгограда, оформленных на бумажных носителях (талоны-поручения) и содержащих резолюцию об исполнении документов, рассмотрении обращений граждан, поступающих в администрацию Волгограда.
3.2.2.Почетных грамотах администрации Волгограда, Благодарственных письмах главы администрации Волгограда, поздравительных открытках, приветственных письмах, благодарностях и других документах аналогичного характера.
4.Уничтожение факсимиле
4.1.Уничтожение факсимиле производится в случае износа или повреждения, а также в связи с увольнением лица, замещающего указанную должность.
4.2.Пришедшие в негодность факсимиле уничтожаются комиссией в составе трех человек, о чем составляется акт, а в книге (журнале) учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Волгограда (факсимиле) делается соответствующая отметка.
4.3.Уничтожение факсимиле производится комиссией, образуемой распоряжением администрации Волгограда.
4.4.В составленном акте об уничтожении факсимиле должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения факсимиле, способ уничтожения, подписи членов комиссии.
4.6.Необеспечение надлежащего учета и условий хранения факсимиле, повлекшее его порчу или утрату, является основанием для проведения служебной проверки и привлечения к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.