Приказ от 09.03.2017 г № 32
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области, утвержденную приказом инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 04 апреля 2013 г. N 50
В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 22 августа 2016 г. N 465-п "О внесении изменений в постановление Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" приказываю:
1.Внести в Инструкцию по делопроизводству в инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области, утвержденную приказом инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 04 апреля 2013 г. N 50 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области" следующие изменения:
1.1.В разделе 3:
а) заголовок изложить в следующей редакции:
"3. Основные термины и определения";
б) в абзаце первом слово "понятия" заменить словами "термины и определения";
в) в абзаце тринадцатом слово "наименований" заменить словом "заголовков";
г) абзац двадцать пятый изложить в следующей редакции:
"система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним".
д) ввести дополнительный термин:
"руководство - руководитель Инспекции, заместитель руководителя Инспекции, руководители структурных подразделений, уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению".
1.2.В разделе 4:
Пункты 4.3.8, 4.3.9, 4.9.2, 4.11.4, 4.13.3, 4.14.4, 4.14.5 изложить в следующей редакции:
"4.3.8. Бланк письма Инспекции с угловым расположением реквизитов содержит реквизиты:
Герб Волгоградской области (реквизит 02);
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08);
справочные данные об Инспекции (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, код Инспекции по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер Инспекции), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет) (реквизит 09);
отметки для проставления "даты документа" и "регистрационного номера документа" (реквизит 11, реквизит 12);
отметки для "ссылки на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).
Все реквизиты бланка печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.
Реквизит "справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности, остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.
Образец бланка письма Инспекции с угловым расположением реквизитов приведен в приложении 3".
"4.3.9. Бланк руководителя Инспекции Волгоградской области (для резолюций и поручений) выполняется на формате А6 и содержит реквизиты:
Герб Волгоградской области (реквизит 02);
наименование Инспекции (реквизит 08);
наименование должности (реквизит 31);
дата документа (реквизит 11) печатается проставлением символа ", четырех подчерков, символа ", 10 подчерков, цифр "20", четырех подчерков и символа "г. ";
ссылка на регистрационный номер и дату документа, к которому относится резолюция или поручение, печатается у нижней границы бланка проставлением круглой открывающейся скобки, символа "к", пробела, символа "N", тринадцати подчерков, слова "от", тринадцати подчерков и закрывающейся круглой скобки.
Ширина поля для печатания реквизитов бланка ограничивается его размерами.
Все реквизиты бланка печатаются шрифтом Times New Roman 12 от левой границы текстового поля и центрируются.
Реквизит "наименование должности" печатается прописными буквами полужирной насыщенности.
Образец бланка руководителя Инспекции (для резолюций и поручений) приведен в приложении 5".
"4.9.2. При оформлении протокола оформляются следующие реквизиты:
а) наименование Инспекции;
б) вид документа;
в) отметка для проставления "даты документа";
г) отметка для проставления "регистрационного номера документа";
д) место составления (издания) документа;
е) текст;
ж) подпись.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Инспекции".
"4.11.4. Реквизит - "подпись".
Реквизит отделяется от текста отчета тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности сотрудника, подготовившего отчет, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Реквизит - "подпись" печатается шрифтом Times New Roman 14".
"4.13.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:
а) адресат;
б) дата документа;
в) регистрационный номер документа;
г) наименование вида документа;
д) заголовок к тексту;
е) текст документа;
ж) отметка о наличии приложений;
з) подпись;
и) виза".
"4.14.4. Письма печатаются на бланке письма Инспекции с угловым и продольным расположением реквизитов.
К проекту письма, подготовленному на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, который визируется:
автором проекта письма и его непосредственным руководителем;
заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей;
сотрудником юридической службы, в случае если письмо содержит информацию правового характера.
В случае если проект письма затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником структурного подразделения Инспекции, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Проект письма по вопросам кадровой работы в обязательном порядке визируется кадровиком.
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на вторых экземплярах, остающихся в Инспекции, на последнем листе ниже реквизита "подпись".".
"4.14.5. Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем в Инспекции используются следующие реквизиты:
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись;
отметка об исполнителе".
1.3.В разделе 5:
а) пункты 5.1.6, 5.3.1, 5.3.2, 5.5.3 изложить в следующей редакции:
"5.1.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах, установленные нормативными правовыми актами Волгоградской области и Инспекции и отраженные в приложении 39".
"5.3.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.
Документы, поступающие в Инспекцию, регистрируются сотрудником службы делопроизводства.
Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.
5.3.2.Регистрация документов, поступивших в Инспекцию до 16 час. 00 мин. рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день. Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Инспекции в соответствии с Порядком организации работы инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области по приему и рассмотрению обращений граждан, утвержденным приказом Инспекции от 18.11.2013 N 141".
"5.5.3. Подлинник документа направляется исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным.
Передача документов осуществляется под роспись.
Документы с пометкой (резолюцией), свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) рассмотрения, передаются исполнителю и соисполнителям в течение часа с момента возвращения документов после рассмотрения".
1.4.В разделе 7:
а) пункт 7.2 изложить в следующей редакции:
"7.2. Обращения граждан регистрируются в государственной информационной системе Волгоградской области "Жилищный надзор", утвержденной постановлением Губернатора Волгоградской области от 25 ноября 2015 г. N 1039 "О государственной информационной системе Волгоградской области "Жилищный надзор".
";
б) пункт 7.4 изложить в следующей редакции:
"7.4. В случае если обращение содержит просьбу заявителя об отправке ответа на электронный адрес, отправка ответа (электронной копии ответа, изготовленного на бумажном носителе) должна производиться в электронном виде на адрес электронной почты, указанный заявителем в обращении. Уведомление о доставке ответа заявителю подшивается к материалам обращения.
В случае если обращение содержит просьбу заявителя об отправке ответа на электронный адрес и в личный кабинет в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ), отправка ответа (электронной копии ответа, изготовленного на бумажном носителе) должна производиться в электронном виде на адрес электронной почты, указанный заявителем и путем размещения ответа (электронной копии ответа, изготовленного на бумажном носителе) в личном кабинете ГИС ЖКХ. Уведомление о доставке ответа заявителю подшивается к материалам обращения.
В случае если обращение содержит просьбу заявителя об отправке ответа на почтовый адрес, отправка ответа должна производиться на почтовый адрес, указанный в обращении".
1.5.В пункте 4.6.8 приложения 1, в пункте 8 приложения 1 слова "отдел контроля и работы с обращениями" заменить словами "общий отдел" в соответствующем падеже.
1.6.Дополнить инструкцию приложением N 39 в соответствии с приложением 1 к настоящему приказу.
1.7.Пункт 4 приложения 1 изложить в следующей редакции:
"4. Наименование должности (реквизит 31).
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках должностных лиц Инспекции, имеющих право использовать должностные бланки.
Наименование должности лица, подписавшего документ, - РУКОВОДИТЕЛЬ - указывается под наименованием органа исполнительной власти Волгоградской области - инспекция государственного жилищного надзора Волгоградской области".
1.8.Седьмой абзац пункта 1 приложения 1 изложить в следующей редакции:
"Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".
".
1.9.Название пункта 12 и первый абзац пункта 12 приложения 1 изложить в следующей редакции:
"12. Заголовок к тексту (реквизит 18).
Заголовок к тексту - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк)".
1.10.Пункт 10 приложения 1 изложить в следующей редакции:
"10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации".
1.11.Название пункта 17 приложения 1 изложить в следующей редакции:
"17. Подпись (реквизит 22)".
1.12.Название пункта 15 и первый абзац пункта 15 приложения 1 изложить в следующей редакции:
"15. Гриф согласования документа (реквизит 23).
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования документа, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования".
1.13.Название пункта 18 и первый абзац пункта 18 приложения 1 изложить в следующей редакции:
"18. Гриф утверждения документа (реквизит 16).
Гриф утверждения документа проставляется в верхнем правом углу документа".
1.14.Название пункта 23 приложения 1 изложить в следующей редакции:
"23. Отметка о контроле (реквизит 19)".
1.15.Название пункта 24 приложения 1 изложить в следующей редакции:
"24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)".
1.16.Пункт 1 приложения 17 изложить в следующей редакции:
"1. Заголовок приказа (распоряжения).
Заголовок является обязательным реквизитом приказа (распоряжения) и составляется ко всем приказам (распоряжениям), содержащим текст объемом более 4 - 5 строк.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 1,5 см от реквизита "Место составления (издания) документа" через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру".
2.Общему отделу довести положения настоящего приказа до сотрудников Инспекции.
3.Настоящий приказ вступает в силу через 10 дней после его официального опубликования.
Руководитель
А.Н.ВЕСЕЛКОВ