Постановление Правительства Волгоградской области от 24.03.2014 № 144-п
О внесении изменения в постановление Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области"
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ от 24 марта 2014 г. N 144-п О внесении изменения в постановление Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области" В соответствии с федеральными законами от 27 июля 2006 г. N149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации" и от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", вцелях создания условий для эффективного документационноговзаимодействия органов исполнительной власти Волгоградской областиПравительство Волгоградской области постановляет: 1. Внести изменение в постановление Правительства Волгоградскойобласти от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения омежведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органахисполнительной власти Волгоградской области", изложив Положение омежведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органахисполнительной власти Волгоградской области, утвержденное названнымпостановлением, в новой редакции согласно приложению. 2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписанияи подлежит официальному опубликованию. И.о.вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области Р.Т.Херианов ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению Правительства Волгоградской области от 24 марта 2014 г. N 144-п "УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п ПОЛОЖЕНИЕ о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет порядок работы сэлектронными документами, подписанными средствами электронной подписи(далее именуется - ЭП), создание, хранение и использование которых ворганах исполнительной власти Волгоградской области осуществляетсяисключительно в электронной форме в единой автоматизированной системеэлектронного документооборота органов исполнительной властиВолгоградской области (далее именуется - АСЭД), а также совокупностьпроцедур, обязательных для выполнения органами исполнительной властиВолгоградской области (далее именуются - участники АСЭД) в процессеобмена электронными документами в рамках межведомственногоэлектронного (безбумажного) документооборота. Обмен документами с организациями, не являющимися участникамиАСЭД, осуществляется на бумажном носителе в соответствии синструкциями по делопроизводству в органах исполнительной властиВолгоградской области. 1.2. Основной задачей межведомственного электронного(безбумажного) документооборота является повышение эффективностиработы с документами, ускорение процесса передачи информации,предотвращение утери информации и облегчение регистрации документов. 1.3. Целями межведомственного электронного (безбумажного)документооборота являются: создание единого информационного пространства и упрощениевзаимодействия участников АСЭД; сокращение сроков рассмотрения и согласования документов; сокращение сроков и упрощение процедуры передачи документов; обеспечение возможности получения конкретной информации осостоянии запроса и местонахождении документов; обеспечение прозрачности схемы движения документов; предотвращение возможной утери информации о местонахождениидокументов. 1.4. Межведомственный электронный (безбумажный) документооборотосуществляется в органах исполнительной власти Волгоградской областипод самостоятельным номенклатурным делом "Переписка с органамиисполнительной власти Волгоградской области", включающим в себя: документы, отражающие переписку по организационным,административно-хозяйственным, правовым вопросам, в том числе осогласовании проектов правовых актов, вопросам размещениягосударственного заказа; плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные и справочные документы; иные документы по оперативным вопросам, за исключениемдокументов, содержащих персональные данные и сведения ограниченногодоступа, а также документы, к которым действующим законодательствомустанавливается требование об их составлении на бумажном носителе. 2. Электронный документ 2.1. В органах исполнительной власти Волгоградской областисоздаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме безпредварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результатесканирования документов, созданных на бумажном носителе. Электронный документ либо электронный образ документа,подписанный ЭП в АСЭД, приравнивается к документу на бумажном носителес собственноручной подписью. 2.2. Подлинником электронного документа является электронныйдокумент, подписанный ЭП и зарегистрированный в АСЭД. 2.3. Информация, содержащаяся в электронном документе,подписанном ЭП, может быть распечатана на бумажном носителе. Документна бумажном носителе будет являться бумажной копией электронногодокумента. 3. Порядок работы с электронными документами 3.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятсяв АСЭД. Наименование электронного документа в АСЭД должно отражать егосодержание. 3.2. При рассмотрении, согласовании и подписании электронныхдокументов в АСЭД должностными лицами в органах исполнительной властиВолгоградской области используется ЭП. При этом сертификат ЭП долженбыть выдан лицу, подписавшему документ ЭП в АСЭД. 3.3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правиламделопроизводства и иметь реквизиты, установленные настоящимПоложением. 3.4. Электронные документы, поступающие участнику АСЭД, вобязательном порядке проходят в службах делопроизводства проверку: подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ; правильности адресата; наличия приложений, если они указаны в тексте документа. При положительном результате проведения проверки электронныйдокумент принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, приотрицательном результате - возвращается отправителю с указанием причинвозврата. 3.5. Электронный документ, подписанный ЭП и зарегистрированный вАСЭД, должен содержать следующие реквизиты: Герб Волгоградской области; наименование органа исполнительной власти Волгоградской области; справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградскойобласти; место составления (издания) документа; дата документа; адресат; регистрационный номер документа; наименование (заголовок) документа; текст документа; должность лица, подписавшего документ; отметка о наличии приложений; отметка об исполнителе. При необходимости электронный документ может обладать и инымиреквизитами. Состав иных реквизитов конкретного электронного документаопределяется органами исполнительной власти Волгоградской области взависимости от вида и назначения документа. 4. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов 4.1. Заверение бумажных копий электронных документовосуществляется уполномоченными лицами органов исполнительной властиВолгоградской области, внесенными в Региональный реестр уполномоченныхлиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющихкопии электронных документов (далее именуется — Реестр). 4.2. Бумажная копия электронного документа должна содержатьобязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов: 1) надпись "Копия электронного документа. Сертификат электроннойподписи выдан:______________________________________ (указать фамилию и инициалы лица, ____________________________________________________________ которому выдан сертификат электронной подписи) 2) дата и время распечатки бумажной копии электронногодокумента; 3) наименование организации, фамилия, инициалы исобственноручная подпись заверившего электронный документуполномоченного лица органа исполнительной власти Волгоградскойобласти, внесенного в Реестр. 4.3. Отметка о заверении бумажной копии электронного документапроставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию олице, подписавшем электронный документ. 4.4. Электронный документ и его бумажная копия должны бытьидентичными. 5. Хранение электронных документов 5.1. Электронные документы после их исполнения подлежатобязательному хранению в электронных архивах АСЭД участниками АСЭД втечение сроков хранения, предусмотренных законодательством дляаналогичных документов на бумажных носителях. 5.2. Электронные документы подлежат хранению в том же формате, вкотором они были сформированы, отправлены или получены. 5.3. Хранение электронных документов должно сопровождатьсяхранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программногообеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимыхэлектронных документов. 5.4. После истечения установленного срока хранения: электронные документы временного срока хранения подлежатуничтожению; электронные документы постоянного срока хранения подлежатпередаче на хранение в порядке, установленном законодательствомРоссийской Федерации. 5.5. До принятия правового акта, устанавливающего порядок приемаэлектронного документа на хранение, на хранение передается завереннаябумажная копия электронного документа. Бумажная копия электронного документа, передаваемого нахранение, заверяется собственноручной подписью уполномоченного лицаоргана исполнительной власти Волгоградской области, внесенного вРеестр. 5.6. Бумажная копия электронного документа, переданного напостоянное хранение, должна содержать оттиск печати, определяемойучастником АСЭД, создавшим бумажную копию электронного документа. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронногодокумента рядом с реквизитом "Подпись". 6. Формирование и ведение Реестра 6.1. Реестр формируется и ведется в целях учета уполномоченныхлиц органов исполнительной власти Волгоградской области, имеющих правозаверять бумажные копии электронных документов. 6.2. В Реестре учитываются лица, уполномоченные правовым актомсоответствующего органа исполнительной власти Волгоградской области назаверение бумажных копий электронных документов (далее именуется -Уполномоченные лица). 6.3. Ведение Реестра осуществляется государственным бюджетнымучреждением "Центр информационных технологий Волгоградской области"(далее именуется - ГБУ "ЦИТ ВО"), подведомственным комитетуинформационных технологий Волгоградской области. 6.4. Для внесения сведений об Уполномоченном лице в Реестручастник АСЭД направляет в адрес ГБУ "ЦИТ ВО" следующие документы: копию правового акта, заверенную в установленном порядке, онаделении сотрудника соответствующего участника АСЭД полномочиями позаверению бумажных копий электронных документов; заявление о включении сведений о сотруднике, уполномоченномзаверять бумажные копии электронных документов, в Реестр впроизвольной форме с указанием фамилии, имени, отчества лица изанимаемой им должности, даты начала и окончания срока полномочий позаверению бумажных копий электронных документов. 6.5. На основании поступивших от участников АСЭД изарегистрированных в установленном порядке документов ГБУ "ЦИТ ВО" вРеестр вносятся следующие сведения об Уполномоченном лице: должность, фамилия, имя, отчество; дата начала и окончания срока полномочий по заверению бумажныхкопий электронных документов; реквизиты правового акта участника АСЭД о назначенииУполномоченного лица. 6.6. Для исключения сведений об Уполномоченном лице из Реестра,участник АСЭД направляет в адрес ГБУ "ЦИТ ВО" соответствующеезаявление. 6.7. Ответственность за полноту и достоверность сведений,указанных в документах, представляемых ГБУ "ЦИТ ВО", несут участникиАСЭД. 6.8. Полученные и обработанные ГБУ "ЦИТ ВО" правовые актыучастников АСЭД, подтверждающие полномочия Уполномоченных лиц позаверению бумажных копий электронных документов, полученныхпосредством распечатки электронных документов из АСЭД, являютсядокументами постоянного срока хранения. 6.9. Сведения, содержащиеся в Реестре, являются открытыми иобщедоступными и подлежат размещению на официальном порталеГубернатора и Правительства Волгоградской области." Временно осуществляющий полномочия вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области Л.Н.Самодаева