Постановление Администрации г.Волгограда от 28.04.2003 № 507
Об утверждении должностных инструкций
Постановление Администрации города Волгограда от 28 апреля 2003 г. N 507 Об утверждении должностных инструкций Постановляю: утвердить должностные инструкции муниципальных служащихархивного отдела администрации Волгограда (прилагаются). Глава администрации Ю.В.Чехов Должностная инструкция начальника архивного отдела администрации Волгограда (утв. Постановлением главы администрации Волгограда от 28 апреля 2003 г. N 507) 1. Общие положения 1.1. Должность начальника архивного отдела администрацииВолгограда учреждается администрацией Волгограда в целях осуществленияруководства архивным отделом администрации Волгограда, организацииединой системы делопроизводства администрации Волгограда, обеспеченияразвития и совершенствования архивного дела в органах местногосамоуправления Волгограда, муниципальных учреждений и предприятийВолгограда. 1.2. Начальник архивного отдела администрации Волгограда (далее- начальник отдела) работает под непосредственным руководствомзаместителя главы, управляющего делами администрации Волгограда. 1.3. Начальник отдела в своей деятельности руководствуетсяКонституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативнымиправовыми актами Президента Российской Федерации, ПравительстваРоссийской Федерации, органов государственной власти субъектаРоссийской Федерации - Волгоградской области, органов городскогосамоуправления Волгограда, Законом Волгоградской области от 22 апреля1996 г. N 59-ОД "Об архивном фонде Волгоградской области и архивах",Уставом города-героя Волгограда и настоящей должностной инструкцией вцелях выполнения функций администрации Волгограда в области архивногодела, а также координации деятельности муниципальных учреждений,организаций, предприятий и граждан в области архивного дела. 1.4. Начальник отдела является муниципальным служащиммуниципальной службы. Должность начальника отдела относится к высшимдолжностям категории "В" Реестра муниципальных должностей Волгограда. 1.5. Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемойдолжности распоряжением главы администрации Волгограда попредставлению заместителя главы, управляющего делами администрацииВолгограда. 1.6. В период временного отсутствия начальника архивного отделаадминистрации Волгограда (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) егообязанности выполняет работник администрации Волгограда, назначаемыйзаместителем главы, управляющим делами администрации Волгограда. 2. Квалификационные требования Муниципальный служащий для замещения должности начальника отделадолжен соответствовать следующим квалификационным требованиям: 2.1. По профессиональному образованию: высшее профессиональноеобразование по специальности "Государственное и муниципальноеуправление" либо по специализации муниципальных должностеймуниципальной службы, или образование, считающееся равноценным. 2.2. По стажу и опыту работы по специальности: стажмуниципальной службы на главных должностях не менее двух лет или стажработы по специальности не менее пяти лет. 2.3. По знанию правовых актов: Конституции Российской Федерации,федеральных законов, Устава (Основного закона) Волгоградской области,Устава города-героя Волгограда, законов Волгоградской области,нормативных правовых актов органов местного самоуправления Волгоградаприменительно к исполнению обязанностей по замещаемой должности. 3. Основные задачи Начальник отдела: 3.1. Организует деятельность архивного отдела администрацииВолгограда в пределах его компетенции. 3.2. Осуществляет руководство архивным отделом администрацииВолгограда. 3.3. Организует единое делопроизводство в администрацииВолгограда в пределах компетенции архивного отдела администрацииВолгограда. 3.4. Обеспечивает организационно-методическое руководстводеятельностью муниципального учреждения "Волгоградский городской архивдокументов по личному составу". 3.5. Совместно с областным архивным учреждением участвует ворганизации системы учета и хранения документов по личному составупредприятий и организаций Волгограда независимо от их формсобственности. 4. Обязанности Начальник отдела обязан: 4.1. Организовать четкую работу архивного отдела администрацииВолгограда по вопросам архивного дела. 4.2. Осуществлять личный контроль за обеспечением сохранности иучета документов, образующихся в результате деятельности администрацииВолгограда, принимать меры по созданию оптимальных условий хранениядокументов и обеспечению их физической сохранности в архивном отделеадминистрации Волгограда. 4.3. Отчитываться о работе архивного отдела администрацииВолгограда и состоянии архивного дела в Волгограде перед главойадминистрации Волгограда и заместителем главы, управляющим деламиадминистрации Волгограда. 4.4. По указанию заместителя главы, управляющего деламиадминистрации Волгограда принимать участие в подготовке проектовпостановлений, распоряжений и справочных материалов к ним по вопросам,относящимся к компетенции архивного отдела администрации Волгограда. 4.5. С разрешения заместителя главы, управляющего деламиадминистрации Волгограда представлять документы архивного отделаадминистрации Волгограда органам местного самоуправления Волгограда,учреждениям и гражданам с целью их практического использования;исполнять социально-правовые запросы граждан, выдавать архивныесправки, копии, выписки из документов. 4.6. Обобщать практику работы архивного отдела администрацииВолгограда и организации работы с документами аппарата администрацииВолгограда в делопроизводстве ее территориальных и отраслевыхструктурных подразделений, а также муниципальных учреждений ипредприятий; распространять положительный опыт: проводить совещания,семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации иметодики работы архивов и организации работы с документами. 4.7. Внедрять в практику работы администрации Волгограданормативно-методические документы по архивному делу иделопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированныетехнологии поиска и обработки документной информации, передовой опытработы. 4.8. Рассматривать заявления, предложения и жалобы граждан,проводить прием граждан по вопросам, относящимся к компетенцииархивного отдела администрации Волгограда. 4.9. В пределах своей компетенции участвовать в организациисоздания автоматизированных баз данных учета и хранения документов, атакже традиционных видов архивных справочников для обеспечения поискаинформации о составе и содержании документов, находящихся в архивномотделе администрации Волгограда, архивах территориальных и отраслевыхструктурных подразделений администрации Волгограда, муниципальныхорганизациях Волгограда. 4.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию,совершенствовать работу органов городского самоуправления Волгограда вобласти делопроизводства и архивного дела, основ действующегозаконодательства, внедрять элементы научной организацииуправленческого труда, обеспечивать высокую дисциплину и культуру вработе, развивать чувство высокой ответственности за порученныйучасток, деловитость, исполнительность, умение работать с людьми. 5. Права Начальник отдела имеет право: 5.1. Требовать от руководителей территориальных и отраслевыхструктурных подразделений администрации Волгограда представленияматериалов, необходимых для осуществления работы, входящей вкомпетенцию архивного отдела администрации Волгограда. 5.2. Распределять должностные обязанности сотрудников архивногоотдела администрации Волгограда, ходатайствовать о направленииработников отдела на учебу, курсы повышения квалификации. 5.3. Вносить предложения главе администрации Волгограда поутверждению штатного расписания архивного отдела администрацииВолгограда. 5.4. Представлять администрацию Волгограда по всем вопросам,входящим в компетенцию отдела. 5.5. Получать от предприятий и учреждений Волгограда,относящихся к муниципальной форме собственности, необходимые материалыо работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов вделопроизводстве. 5.6. В пределах своей компетенции содействовать заключениюдоговоров с организациями Волгограда о взаимном сотрудничестве ввопросах организации делопроизводства и ведомственного хранениядокументов. 5.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках идругих мероприятиях, проводимых администрацией Волгограда, еетерриториальными и отраслевыми структурными подразделениями, повопросам работы ведомственных архивов и организации документов вделопроизводстве, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений,организаций и предприятий Волгограда. 5.8. Вносить на рассмотрение главе администрации Волгоградапредложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечениясохранности, комплектования и использования документов, хранящихся вархиве аппарата администрации Волгограда; совершенствованию работыведомственных архивов и организации документов в делопроизводствеучреждений, организаций и предприятий Волгограда. 5.9. Вносить предложения по совершенствованию работы аппаратаадминистрации Волгограда. 6. Ответственность Начальник отдела несет ответственность за: 6.1. Качественное и своевременное исполнение обязанностей,возложенных на него настоящей должностной инструкцией. 6.2. Соблюдение требований охраны труда. 6.3. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядкаадминистрации Волгограда. Заместитель главы, управляющий делами администрации Волгограда В.П.Овчинцев Должностная инструкция ведущего специалиста архивного отдела администрации Волгограда (утв. Постановлением главы администрации Волгограда от 28 апреля 2003 г. N 507) 1. Общие положения 1.1. Должность ведущего специалиста архивного отделаадминистрации Волгограда (далее - ведущий специалист) учреждается дляобеспечения полномочий администрации Волгограда в области архивногодела. 1.2. Ведущий специалист в своей деятельности руководствуетсяКонституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативнымиправовыми актами Президента Российской Федерации, ПравительстваРоссийской Федерации, органов государственной власти субъектаРоссийской Федерации - Волгоградской области и органов городскогосамоуправления Волгограда, Законом Волгоградской области от 22 апреля1996 г. N 59-ОД "Об архивном фонде Волгоградской области и архивах",настоящей инструкцией. 1.3. Ведущий специалист непосредственно подчиняется начальникуархивного отдела администрации Волгограда. 1.4. Ведущий специалист назначается и освобождается от должностираспоряжением главы администрации Волгограда по представлениюначальника архивного отдела администрации Волгограда, согласованному сзаместителем главы, управляющим делами администрации Волгограда. 1.5. Ведущий специалист является муниципальным служащиммуниципальной службы. Должность ведущего специалиста относится кстаршей группе должностей категории "В" Реестра муниципальныхдолжностей Волгограда. 2. Квалификационные требования Муниципальный служащий для замещения должности ведущегоспециалиста должен соответствовать следующим квалификационнымтребованиям: 2.1. По профессиональному образованию: высшее илисреднепрофессиональное образование по специальности "Государственное имуниципальное управление" либо по специализации муниципальныхдолжностей муниципальной службы, или образование, считающеесяравноценным. 2.2. По стажу и опыту работы по специальности: стаж работы поспециальности не менее трех лет. 2.3. По знанию правовых актов: Конституции Российской Федерации,федеральных законов, Устава (Основного закона) Волгоградской области,Устава города-героя Волгограда, законов Волгоградской области,нормативных правовых актов органов местного самоуправления Волгоградаприменительно к исполнению обязанностей по замещаемой должности. 3. Основные задачи Ведущий специалист: 3.1. Обеспечивает хранение и учет документов, образующихся врезультате деятельности администрации Волгограда, принимает меры посозданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению ихфизической сохранности. 3.2. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат кдокументам, хранящимся в архивном отделе администрации Волгограда. 3.3. Подготавливает описи дел постоянного хранения,образовавшихся в результате деятельности администрации Волгограда. 4. Обязанности Ведущий специалист обязан: 4.1. Принимать от территориальных и отраслевых структурныхподразделений аппарата администрации Волгограда документы, законченныеделопроизводством и подлежащие хранению в архиве. 4.2. Участвовать в установленном порядке в экспертизе ценностидокументов, хранящихся в архивном отделе администрации Волгограда. 4.3. Участвовать в оформлении документов аппарата администрацииВолгограда и описи к ним на постоянное хранение в Государственныйархив Волгоградский области. 4.4. В пределах своей компетенции участвовать в созданииавтоматизированных баз данных учета и хранения документов, а такжетрадиционных видов архивных справочников для обеспечения поискаинформации о составе и содержании документов, находящихся в архивномотделе администрации Волгограда. 4.5. Оказывать методическую помощь территориальным и отраслевымструктурным подразделениям администрации Волгограда по вопросаморганизации делопроизводства и хранения документов. 4.6. Участвовать в подготовке правовых актов администрацииВолгограда по вопросам развития архивной службы. 4.7. Участвовать в подготовке номенклатуры дел аппаратаадминистрации Волгограда. 4.8. Производить прием электронной почты, поступающей отгосударственных органов Российской Федерации. 4.9. Производить передачу телеграмм администрации Волгограда нарусском языке. 4.10. Осуществлять прием телеграмм по аппарату администрацииВолгограда как международных, так и простых. 4.11. Производить регистрацию исходящих телеграмм в специальномжурнале. 4.12. Составлять квартальные, полугодовые и годовые отчетыисходящих телеграмм Министерства связи Российской Федерации. 4.13. Соблюдать правила противопожарной защиты в помещенииархивного отдела администрации Волгограда. 4.14. Знать распределение обязанностей между руководствомадминистрации Волгограда. 4.15. Знать структуру и основные функции служб администрацииВолгограда и территориальных структурных подразделений администрацииВолгограда. 4.16. Знать делопроизводство администрации Волгограда. 5. Права Ведущий специалист имеет право: 5.1. Требовать надлежащего оформления документов,предназначенных для сдачи в архивный отдел администрации Волгограда. 5.2. Вносить предложения по совершенствованию работы повопросам, входящим в компетенцию архивного отдела администрацииВолгограда. 5.3. Информировать начальника архивного отдела администрацииВолгограда о фактах нарушения установленных правил хранениядокументов. 5.4. Давать гражданам разъяснения справочного характера. 6. Ответственность Ведущий специалист несет ответственность за: 6.1. Качественное и своевременное выполнение всех видов работ,находящихся в его компетенции. 6.2. Качественное и своевременное выполнение обязанностей,возложенных на него настоящей должностной инструкцией. 6.3. Выполнение правил и норм охраны труда, техникибезопасности, противопожарной безопасности, соблюдение правилвнутреннего распорядка администрации Волгограда. 6.4. Неразглашение сведений, охраняемых законом.Заместитель главы, управляющийделами администрации Волгограда В.П.Овчинцев