Постановление Администрации г.Волгограда от 05.02.2019 № 132
Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
от 5 февраля 2019 г.
N 132
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОДОКУМЕНТАЛЬНОМ ФОНДЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА
На основанииФедерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации", приказа Министерства культуры Российской Федерацииот 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РоссийскойФедерации и других архивных документов в органах государственной власти,органах местного самоуправления и организациях", руководствуясь статьями7, 39 Устава города-героя Волгограда, администрация Волгограда постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о документальном фонде администрацииВолгограда.
2. Организационному управлению аппарата главы Волгограда подготовитьпроект распоряжения администрации Волгограда о назначении ответственных задокументальный фонд администрации Волгограда в структурных подразделенияхадминистрации Волгограда, не наделенных правами юридического лица.
3. Признать утратившими силу постановления администрации Волгограда:
3.1. От 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утверждении Положения одокументальном фонде администрации Волгограда".
3.2. От 30 января 2017 г. N 115 "О внесении изменений впостановление администрации Волгограда от 19 октября 2016 г. N 1584 "Обутверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".
3.3. От 25 июля 2017 г. N 1197 "О внесении изменений в постановлениеадминистрации Волгограда от 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утвержденииПоложения о документальном фонде администрации Волгограда".
3.4. От 13 декабря 2017 г. N 1905 "О внесении изменений впостановление администрации Волгограда от 19 октября 2016 г. N 1584 "Обутверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официальногоопубликования.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить наруководителя аппарата главы Волгограда Алтухова Е.А.
Глава Волгограда В.В.ЛИХАЧЕВ
Утверждено
постановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
ПОЛОЖЕНИЕ
О ДОКУМЕНТАЛЬНОМ ФОНДЕ АДМИНИСТРАЦИИВОЛГОГРАДА
1. Общие положения
1.1.Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 22октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526"Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов в органах государственной власти, органах местного самоуправления иорганизациях", методическими рекомендациями по применению Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органахгосударственной власти, органах местного самоуправления и организациях,разработанными по заказу Федерального архивного агентства, и устанавливаетединые требования к обеспечению учета и сохранности при текущем хранениидокументов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда илиполученных в результате взаимодействия с другими органами власти, организациямии гражданами.
1.2. Действия настоящего Положения распространяются:
на структурные подразделения администрации Волгограда, не наделенныеправами юридического лица (далее - структурные подразделения);
на организацию работы с документами независимо от вида носителяинформации, в том числе с электронными документами с использованием системыавтоматизированного делопроизводства и электронного документооборота"Дело".
1.3. В соответствии с настоящим Положением в структурных подразделенияхраспоряжением администрации Волгограда назначаются ответственные задокументальный фонд администрации Волгограда (далее - ответственный работникструктурного подразделения).
2. Состав документального фондаадминистрации Волгограда
2.1.Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
2.2. Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
2.3. Документы по личному составу, в том числеорганизаций-предшественников.
2.4. Документы постоянного срока хранения до передачи в муниципальноеказенное учреждение "Волгоградский городской архив" (далее - МКУ"ВГА").
2.5. Научно-справочный аппарат к документам.
3. Задачи и функции документальногофонда администрации
Волгограда
3.1. Задачи:
3.1.1. Организация хранения документов.
3.1.2. Организация проведения экспертизы ценности документов вделопроизводстве.
3.1.3. Разработка номенклатуры дел.
3.1.4. Формирование и оформление документов.
3.1.5. Учет документов.
3.1.6. Создание научно-справочного аппарата к документам.
3.1.7. Подготовка и передача документов постоянного срока хранения в МКУ"ВГА".
3.1.8. Организация работы по уничтожению документов, сроки хранениякоторых истекли.
3.2. Функции:
3.2.1. Проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов.
3.2.2. Предоставление справок, выписок, копий документов издокументального фонда администрации Волгограда.
3.2.3. Ведение учета и анализа использования документов.
3.2.4. Оказание методической помощи структурным подразделениям посоставлению номенклатуры дел.
3.2.5. Поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата кдокументам.
4. Создание документального фондаадминистрации Волгограда
4.1.Начальным этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектованиядокументального фонда администрации Волгограда, является проведение экспертизыценности документов в делопроизводстве.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве - это изучениедокументов на основании критериев их ценности с целью определения сроковхранения и отбора документов для постоянного хранения.
Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве структурныхподразделений при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передачена хранение в организационное управление аппарата главы Волгограда (далее -организационное управление аппарата).
Экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделенияхежегодно работниками структурных подразделений при методической помощиответственного работника общего отдела организационного управления аппарата.Результаты экспертизы ценности согласовываются экспертной комиссиейадминистрации Волгограда (далее - ЭК), создаваемой распоряжением администрацииВолгограда.
ЭК является совещательным органом и действует на основании положения,утверждаемого постановлением администрации Волгограда.
При проведении экспертизы ценности документов в структурныхподразделениях осуществляется:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранениядля передачи в организационное управление аппарата,
отбор документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения,подлежащих хранению в структурных подразделениях;
отбор документов, срок хранения которых истек, к уничтожению.
По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурногоподразделения: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и поличному составу по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.
На дела с истекшим сроком хранения в структурных подразделенияхсоставляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению, администрации Волгограда, составленному по форме согласноприложению 2 к настоящему Положению.
На основе предложений структурных подразделений ответственный работникобщего отдела организационного управления аппарата составляет акт о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда, поформе согласно приложению 2 к настоящему Положению.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащиххранению, администрации Волгограда, если предусмотренный для них срок храненияистек к 01 января года, в котором составлен указанный акт.
Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистовому просмотру в целяхвыявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делахдокументы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным деламили формируются в самостоятельные дела.
Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может бытьотнесена к сроку хранения "постоянно".
Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт овыделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрацииВолгограда, при этом отметка "ЭПК" в акте о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда не указывается.
4.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводствесоставляется номенклатура дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненныхдокументов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав иорганизацию документального фонда администрации Волгограда.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянногои временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел администрации Волгограда составляется по форме согласноприложению 3 к настоящему Положению ответственным работником общего отделаорганизационного управления аппарата на основании номенклатур дел структурныхподразделений, составленных по форме согласно приложению 4 к настоящемуПоложению, ответственными работниками структурных подразделений.
Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации Волгограда являютсянаименования структурных подразделений.
Номенклатура дел администрации Волгограда составляется на календарныйгод, вводится в действие с 01 января нового календарного года и подлежитежегодной корректировке.
Номенклатура дел администрации Волгограда визируется начальникоморганизационного управления аппарата, ответственным работником общего отделаорганизационного управления аппарата и после согласования ЭК направляется насогласование экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) МКУ "ВГА",после чего утверждается руководителем аппарата главы Волгограда.
В случае изменения функций и структуры администрации Волгограданоменклатура дел администрации Волгограда подлежит пересоставлению,согласованию и утверждению в установленном порядке.
Если в течение года в структуре администрации Волгограда создается новоеструктурное подразделение, ответственный за документальный фонд администрацииВолгограда этого подразделения в течение месяца должен подготовить номенклатурудел структурного подразделения и передать ее в организационное управлениеаппарата для последующего включения в состав номенклатуры дел администрацииВолгограда.
После утверждения номенклатуры дел администрации Волгограда структурныеподразделения получают выписки ее соответствующих разделов для использования вработе.
Номенклатура дел администрации Волгограда согласовывается с ЭМК МКУ"ВГА" один раз в пять лет.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел администрацииВолгограда, структурного подразделения (далее - номенклатура дел) составляетсяитоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в отчетном году (далее- итоговая запись).
В итоговой записи отдельно указывается количество заведенных делпостоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроковхранения на бумажном носителе и количество переходящих дел и дел с отметкой"ЭПК".
Итоговая запись составляется с учетом данных, внесенных в графу 3"Количество дел" номенклатуры дел и заполняется по завершениикалендарного года. В графе 5 "Примечание" номенклатуры дел в течениевсего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, опереходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении сроков иххранения, о месте хранения подлинников документов, о передаче дел и др.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурногоподразделения, передаются в организационное управление аппарата и на ихосновании ответственный работник общего отдела организационного управленияаппарата передает сводные сведения в МКУ "ВГА", о чем в номенклатуредел делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, егоподписи и расшифровки подписи.
4.3. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело всоответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
При формировании дела необходимо соблюдать следующие правила:
в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуютзаголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетныеэкземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;
дела формируются структурными подразделениями;
документы постоянного и временного хранения помещаются в отдельные дела;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
в дело включаются документы одного календарного года, исключениесоставляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются втечение всего периода работы работника;
дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см,приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления,присоединяются к документам, к которым они относятся; приложения объемом свыше250 листов выделяются в отдельный том, о чем в листе-заверителе дела в графе 1делается отметка;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мерепоступления;
лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельныедела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (последнее - приналичии) в пределах календарного года.
4.4. Оформление дел производится работниками структурных подразделений всоответствии с действующим законодательством Российской Федерации приметодической помощи ответственного работника общего отдела организационногоуправления аппарата.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичноеоформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше10 лет) сроков хранения и дела по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет документов дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 5 кнастоящему Положению;
составление внутренней описи документов дела по форме согласно приложению6 к настоящему Положению;
оформление обложки дела по форме согласно приложению 7 к настоящемуПоложению.
При подшивке, переплете соблюдаются следующие действия:
металлические скрепления из документов удаляются,
при необходимости в начале дела подшиваются листы внутренней описидокументов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела;документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в обложку изкартона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всехдокументов, дат, виз и резолюций на них.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположениядокументов в деле все листы дела, кроме листа-заверителя дела и внутреннейописи документов дела, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которыепроставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитнымкарандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому томуотдельно.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов делапроводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов деладопускается употребление литерных номеров листов.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов вделе, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись документов дела и лист-заверитель дела подписываются егосоставителем.
При оформлении обложки дела указываются:
наименование муниципального архива, принимающего документы на постоянноехранение;
полное официальное наименование организации - источника комплектованиямуниципального архива,
наименование структурного подразделения,
индекс дела,
номер тома (при необходимости),
заголовок дела, соответствующий номенклатуре дела (в необходимых случаяхв заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения),
крайние даты дела,
количество листов в деле,
срок хранения дела.
5. Порядок передачи документов нахранение,
экспертиза ценности документов
5.1. Передачадел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составув организационное управление аппарата проводится по описям дел, составленным вструктурных подразделениях.
5.2. Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающийсведения о делах, сформированных в структурном подразделении и подлежащихпередаче на хранение, по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления описейдел администрации Волгограда, составляются в двух экземплярах, один из которыхпередается вместе с делами в организационное управление аппарата, а второйостается в качестве контрольного экземпляра.
Перед внесением заголовков дел в опись дел структурного подразделенияпроверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количествадел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре деладминистрации Волгограда.
При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержаниюдокументов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенныхв дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листовдела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела иправильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие иправильность листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушенияустановленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
5.3. Прием-передача дел в организационное управление аппаратапроизводится ответственным работником общего отдела организационного управленияаппарата и ответственным работником структурного подразделения. При этом наобоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела,включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
При передаче документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроковхранения в организационное управление аппарата проводится проверка наличия,состояния документов (дел) в соответствии с номенклатурой дел администрацииВолгограда.
В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделенияуказывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, датаприема-передачи дел, а также ставятся подписи ответственного работника общегоотдела организационного управления аппарата, принявшего дела, и ответственногоработника структурного подразделения, передавшего дела.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении делответственные работники структурных подразделений обязаны устранить.
5.4. Описи дел администрации Волгограда готовит ответственный работникобщего отдела организационного управления аппарата.
Описи дел администрации Волгограда составляются на дела постоянногохранения по форме согласно приложению 8 к настоящему Положению, дела временных(свыше 10 лет) сроков хранения по форме согласно приложению 9 к настоящемуПоложению, в том числе по личному составу по форме согласно приложению 10 кнастоящему Положению.
Описи дел постоянного хранения администрации Волгограда и по личномусоставу администрации Волгограда рассматриваются и согласовываются на заседанииЭК, затем представляются в МКУ "ВГА":
опись дел постоянного хранения для утверждения экспертно-проверочной иметодической комиссией комитета культуры Волгоградской области,
опись дел по личному составу для согласования ЭМК МКУ "ВГА".
После утверждения (согласования) описи дел администрации Волгоградаутверждаются руководителем аппарата главы Волгограда.
5.5. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда.
Выделенные к уничтожению документы уничтожаются путем сжигания,переработки или измельчения (шредирования).
6. Организация оперативного хранениядокументов
6.1.Оперативное хранение документов - хранение документов в структурномподразделении до их передачи в организационное управление аппарата илиуничтожения.
6.2. Со дня заведения и до передачи в организационное управление аппаратадокументы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личномусоставу хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования в дела.
6.3. Проверка наличия, состояния документов и дел проводитсяответственным работником структурного подразделения:
при смене руководителя структурного подразделения,
при реорганизации или ликвидации структурного подразделения,
при смене ответственного работника структурного подразделения.
6.4. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и поличному составу через три года после завершения дел в делопроизводствеструктурные подразделения передают на хранение в организационное управлениеаппарата.
Личные дела уволенных муниципальных служащих, которые в соответствии спунктом 4.1 правил организации хранения, комплектования, учета и использованиядокументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов ворганах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях,утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования,учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в органах государственной власти, органах местногосамоуправления и организациях", передаются на хранение в организационноеуправление аппарата после 10 лет хранения в кадровой службе.
В случае если дело постоянного или временного (свыше 10 лет) сроковхранения, предусмотренное номенклатурой дел администрации Волгограда, поистечении трех лет хранения и использования в структурном подразделении ворганизационное управление аппарата не передается, то на имя руководителяаппарата главы Волгограда готовится письмо с мотивированным объяснением причиныотсутствия дела.
Состав документов, хранящихся в организационном управлении аппарата:
документы постоянного хранения - в течение двух лет до передачи в МКУ"ВГА";
документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
документы по личному составу:
созданные до 2003 года - не менее 75 лет с проведением экспертизыценности документов после истечения указанного срока хранения документов,
созданные начиная с 2003 года - в течение 50 лет с проведением экспертизыценности документов после истечения указанного срока хранения документов;
личные дела руководителей - постоянно.
6.5. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения ворганизационное управление аппарата не передаются. Они хранятся в структурныхподразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению вустановленном порядке.
6.6. При ликвидации структурного подразделения его руководитель в периодпроведения организационно-штатных мероприятий организует работу по упорядочениювсех имеющихся документов в дела, оформление и передачу дел в структурноеподразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или частьего полномочий.
При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взаменликвидируемого, дела передаются в организационное управление аппаратанезависимо от сроков хранения документов.
6.7. По истечении срока хранения в организационном управлении аппаратадокументы постоянного срока хранения передаются в МКУ "ВГА".
7. Порядок работы с документальным фондом
администрации Волгограда
7.1.Основными формами работы с документальным фондом администрации Волгоградаявляются:
исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждансоциально-правового характера;
выдача документов во временное пользование работникам структурныхподразделений.
7.2. Исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждансоциально-правового характера, осуществляется в форме выдачи справок, выписок,копий документов из документального фонда администрации Волгограда или отказа впредоставлении справок, выписок, копий документов из документального фондаадминистрации Волгограда в порядке, установленном федеральными законами, иныминормативно-правовыми актами Российской Федерации, настоящим Положением.
Запрос пользователя должен содержать следующую информацию:
фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, сведения о почтовомадресе заявителя - физического лица либо наименование, сведения о местенахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактноготелефона (при наличии);
суть запроса;
личная подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);
дата обращения.
Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с даты регистрациизапроса.
7.3. Выдача документов из документального фонда администрации Волгоградаработникам структурных подразделений осуществляется на основании письменногоразрешения начальника организационного управления аппарата.
Документы выдаются после регистрации в журнале выдачи дел, гдеуказываются структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выданодело, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении иприеме дела.
7.4. Изъятие документов из дел постоянного, временных (свыше 10 лет)сроков хранения и по личному составу допускается в соответствии с действующимзаконодательством Российской Федерации и проводится с разрешения руководителяаппарата главы Волгограда с обязательным помещением в дело заверенной копиидокумента и акта об изъятии подлинника.
7.5. Ответственный работник общего отдела организационного управленияаппарата ведет учет использования документов документального фондаадминистрации Волгограда, хранящихся в общем отделе организационного управленияаппарата.
8. Ответственность
Ответственностьза обеспечение сохранности при текущем хранении, утрату и несанкционированноеуничтожение документального фонда администрации Волгограда возлагается наруководителей структурных подразделений и на ответственных работников структурныхподразделений в соответствии с действующим законодательством РоссийскойФедерации.
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение1
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
ОПИСЬ ДЕЛ
структурного подразделения
администрацииВолгограда
________________________________________
(наименование структурногоподразделения
администрацииВолгограда)
ОПИСЬ N _____
дел ____________
за ______ год
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N___________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера:_________________________________________________________,
пропущенные номера:______________________________________________________.
____________________________ _____________ _________________________
(наименованиедолжности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи)
Дата _________
____________________________ _____________ _________________________
(руководительструктурного (подпись) (расшифровка подписи)
подразделения администрации
Волгограда)
Дата __________
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение2
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
АКТ
о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению,
администрации Волгограда
АдминистрацияВолгограда УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
главы Волгограда
АКТ ______________________________
_____________ N_______ (подпись) (расшифровка подписи)
о выделении к уничтожению
документов, неподлежащих Дата ___________
хранению
На основании__________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ____ администрации
Волгограда
| N п/п | Заголовок дела (групповой заголовок документов) | Годы | Номер описи | Индекс дела по номенклатуре | Количество единиц хранения | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого _____________________единиц хранения за ______________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянногохранения за _________________________ годы утверждены
экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры
Волгоградской области(протокол от ________ N __________).
__________________________________ ____________ _______________________
(наименование должностилица, (подпись) (расшифровка подписи)
проводившего экспертизу
ценности документов)
СОГЛАСОВАНО
протокол экспертной комиссии
администрации Волгограда
от _____________ N _____
Документы в количестве_______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _______ кг сданы в__________________________________ на переработку.
(наименование организации)
___________________________________ _____________ _____________________
(наименование должностиработника, (подпись) (расшифровка подписи)
ответственного за сдачудокументов)
Дата _________
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение3
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
администрацииВолгограда
АДМИНИСТРАЦИЯВОЛГОГРАДА УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
главы Волгограда
___________ ______________________
НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ (подпись) (инициалы, фамилия)
на ___________ год
Дата _______
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения и N статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Начальник организационногоуправления
аппарата главыВолгограда ___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата __________
____________________________________________________ _____________________
(наименование должностиответственного (подпись) (расшифровка подписи)
работника общего отделаорганизационного
управления аппарата главыВолгограда)
Дата __________
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
протокол экспертнойкомиссии протокол экспертно-методической комиссии
администрацииВолгограда муниципального казенного учреждения
от _________ N______ "Волгоградский городской архив"
от _________ N ______
Итоговаязапись о категориях и количестве дел,
заведенных в _____ году
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного |
|
|
|
| Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
| Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
| Итого |
|
|
|
Начальник организационногоуправления
аппарата главыВолгограда ___________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата ______________
Итоговые сведения переданы в муниципальное казенное учреждение
"Волгоградскийгородской архив".
__________________________________ ___________ ________________________
(наименование должностиработника, (подпись) (расшифровка подписи)
передавшего сведения)
Дата ______________
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение4
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
структурного подразделения
администрации Волгограда
___________________________________________________________________________
(наименованиеструктурного подразделения администрации Волгограда)
НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ
на _______ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения и N статьи по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
____________________________________ ___________ ______________________
(наименование должностируководителя (подпись) (расшифровка подписи)
структурногоподразделения
администрацииВолгограда)
Дата _________
___________________________________________________ ______________________
(наименование должностиответственного (подпись) (расшифровка подписи)
работника структурногоподразделения
администрацииВолгограда)
Дата _________
Итоговаязапись о категориях и количестве дел,
заведенных в _____ году
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного |
|
|
|
| Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
| Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
| Итого |
|
|
|
_____________________________________ ___________ _______________________
(наименование должностируководителя (подпись) (расшифровка подписи)
структурногоподразделения
администрацииВолгограда)
Дата ______________
Итоговые сведения переданы в организационное управление аппарата главы
Волгограда.
_______________________________________ ___________ _____________________
(наименование должностиответственного (подпись) (расшифровка подписи)
работника структурногоподразделения
администрацииВолгограда)
Дата ______________
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение5
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______
В деле подшито ипронумеровано ____________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов___________________________________________________,
пропущенные номера листов________________________________________________,
+ листов внутренней описи_________________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
|
|
|
|
|
|
______________________________________ __________________________
(наименование должностиработника, (подпись) (расшифровка подписи)
оформившего лист-заверительдела)
Дата __________
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение6
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _____
| N п/п | Регистрационный индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого_________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутреннейописи документов дела _______________________.
(цифрами и прописью)
_________________________________ ___________ _________________________
(наименование должностилица, (подпись) (расшифровка подписи)
составившего внутреннююопись
документов дела)
Дата __________
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение7
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
ОБЛОЖКА ДЕЛА
Муниципальное казенноеучреждение "Волгоградский городской архив"
Администрация Волгограда
___________________________________________________________________________
(наименованиеструктурного подразделения администрации Волгограда)
ДЕЛО N _____
ИНДЕКС ДЕЛА N
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
ТОМ N _____
____________________
(крайние даты)
на ___________ листах
хранить _____________
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение8
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
ОПИСЬ ДЕЛ
постоянногохранения администрации Волгограда
АдминистрацияВолгограда УТВЕРЖДАЮ
Руководительаппарата
Фонд N______ главы Волгограда
Опись N_____ _____________ _____________________
дел постоянногохранения (подпись) (расшифровка подписи)
за _________ год
Дата _______
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Название раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено______________________ дел с N _______ по N _______,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:_________________________________________________________,
пропущенные номера:______________________________________________________.
_________________________ ________________ ______________________________
(наименованиедолжности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи дел)
Дата __________
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
протокол экспертнойкомиссии протокол экспертно-проверочной
администрацииВолгограда и методической комиссии комитета
от ___________ N_________ культуры Волгоградской области
от _________ N ________
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение9
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
ОПИСЬ ДЕЛ
временных (свыше 10лет) сроков хранения администрации Волгограда
АдминистрацияВолгограда УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
Фонд N_______ главы Волгограда
Опись N______ __________ ______________________
временных (свыше 10лет) (подпись) (расшифровка подписи)
сроков хранения
за ________год Дата _______
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описивнесено ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N___________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера:_________________________________________________________,
пропущенные номера:______________________________________________________.
____________________________ _____________ ____________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи дел)
СОГЛАСОВАНО
протокол экспертной комиссии
администрации Волгограда
от ______ N ______
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда
Приложение10
кПоложению
одокументальном фонде
администрацииВолгограда,
утвержденномупостановлением
администрацииВолгограда
от05.02.2019 N 132
Форма
ОПИСЬ ДЕЛ
по личномусоставу администрации Волгограда
АдминистрацияВолгограда УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
Фонд N_______ главы Волгограда
Опись N ______ ________________________________
дел по личномусоставу (подпись) (расшифровка подписи)
за ________год Дата _______
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описивнесено ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N___________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера:_________________________________________________________,
пропущенные номера:______________________________________________________.
__________________________ ________________ _____________________________
(наименованиедолжности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи дел)
Дата ___________
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
протокол экспертнойкомиссии протокол экспертно-методической
администрации Волгограда комиссии муниципального казенного
от ______ N______ учреждения "Волгоградский городской архив"
от _____ N ______
Организационноеуправление
аппаратаглавы Волгограда