Постановление Губернатора Волгоградской области от 24.04.2015 № 358

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙОБЛАСТИ

 

 

от 24 апреля 2015 г.

N 358

 

 

Об утверждении Регламентаподготовки и проведения

протокольных мероприятий сучастием Губернатора

Волгоградской области

 

 

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовкии проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградскойобласти.

2. Признать утратившими силу постановления ГубернатораВолгоградской области:

от 20 мая2013 г. N 447 "Об утверждении Регламента подготовки и проведенияпротокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области ивице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области";

от 28февраля 2014 г. N 177 "О внесении изменений в постановлениеГубернатора Волгоградской области от 20 мая 2013 г. N 447 "Об утвержденииРегламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участиемГубернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателяПравительства Волгоградской области;

от 18августа 2014 г. N 722 "О внесении изменений в постановлениеГубернатора Волгоградской области от 20 мая 2013 г. N 447 "Об утвержденииРегламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участиемГубернатора Волгоградской области и вице-губернатора — председателяПравительства Волгоградской области".

3. Настоящее постановление вступает в силу содня его официального опубликования.

 

 

Губернатор

Волгоградской области                            А.И.Бочаров

 

 

 

 

УТВЕРЖДЕН

 

постановлением

Губернатора

Волгоградской области

 

от 24 апреля 2015 г. N 358

 

 

РЕГЛАМЕНТ

 

подготовки и проведенияпротокольных мероприятий

с участием ГубернатораВолгоградской области

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядокдеятельности структурных подразделений аппарата Губернатора Волгоградскойобласти, органов исполнительной власти Волгоградской области при подготовке и проведениипротокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области (далееименуются - протокольные мероприятия).

1.2. Под протокольными мероприятиямипонимаются мероприятия, проводимые в соответствии с общепринятыми правилами,традициями и условностями государственного, дипломатического и деловогопротокола, соблюдаемыми государственными органами власти, официальными лицами идипломатическими представительствами при осуществлении своей деятельности.

1.3. К протокольным мероприятиям относятся:

торжественные встречи,приемы и проводы представителей, членов делегаций федеральных органовгосударственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств,государственных, негосударственных, в том числе иностранных, организаций,прибывающих в Волго1радскую область с официальными или рабочими визитами;

визиты делегаций Волгоградской области воглаве с Губернатором Волгоградской области (далее именуется - Губернатор) всубъекты Российской Федерации и за пределы Российской Федерации;

официальные встречи (беседы, переговоры)Губернатора с представителями, членами делегаций федеральных органовгосударственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств,с руководителями органов исполнительной власти Волгоградской области,территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органовместного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области,организаций, представителями политических партий и общественных объединенийВолгоградской области;

заседания и совещания, проводимыеГубернатором;

рабочие поездки Губернатора в муниципальныеобразования Волгоградской области;

торжественные приемы, проводимыеГубернатором;

церемонии подписания Губернатором совместныхдокументов (соглашений, договоров, протоколов о намерениях);

мероприятия, посвященные государственным ипрофессиональным праздникам, знаменательным, юбилейным датам и памятнымсобытиям;

церемонии вручения государственных наградРоссийской Федерации, наград Волгоградской области;

церемонии возложения венков, цветов кмемориалам воинской доблести и славы;

торжественные мероприятия, посвященныеюбилеям организаций и трудовых коллективов Волгоградской области;

торжественные церемонии, посвященные открытиюв Волгоградской области социально значимых объектов (образования, культуры,здравоохранения и так далее), памятников, памятных или мемориальных досок,открытию или закрытию областных, межрегиональных, всероссийских и международныхкультурных и спортивных мероприятий, проводимых на территории Волгоградскойобласти;

другие мероприятия с участием Губернатора,предусматривающие элементы протокольных действий.

1.4. Структурныеподразделения аппарата Губернатора Волгоградской области, органы исполнительнойвласти Волгоградской области (далее именуются - организаторы) ежегодно до 20декабря года, предшествующего планируемому, представляют в отдел протокола иобеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппаратаГубернатора Волгоградской области (далее именуется — отдел протокола)предложения по протокольным мероприятиям на планируемый год по форме согласноприложению 1 к настоящему Регламенту, согласованные с вице-губернатором -руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области (далееименуется - вице-губернатор), первыми заместителями, заместителями ГубернатораВолгоградской области (далее именуются - заместители Губернатора) всоответствии с распределением обязанностей и с комитетом по деламтерриториальных образований Волгоградской области.

В соответствии с представленнымипредложениями отдел протокола ежегодно до 25 декабря года, предшествующегопланируемому, составляет сводный план протокольных мероприятий на планируемыйгод (далее именуется - годовой план), который передается на утверждениеГубернатору.

После утверждения годового плана Губернаторомотдел протокола информирует организаторов о протокольных мероприятиях,включенных в годовой план.

1.5. Организаторы до 20-го числа месяца, предшествующегопланируемому, с учетом утвержденного годового плана представляют в отдел протоколапредложения по протокольным мероприятиям на планируемый месяц по форме согласноприложению 1 к настоящему Регламенту, согласованные с вице-губернатором, заместителямиГубернатора в соответствии с распределением обязанностей.

В соответствии с годовым планом, с учетомпредставленных организаторами предложений на планируемый месяц отдел протоколаежемесячно до 25-го числа месяца, предшествующего планируемому, составляетсводный план протокольных мероприятий на планируемый месяц (далее именуется -ежемесячный план), который передается на утверждение Губернатору.

После утверждения ежемесячного планаГубернатором отдел протокола информирует организаторов о протокольныхмероприятиях, включенных в ежемесячный план.

1.6. При необходимости или по поручениюГубернатора ежемесячный план может корректироваться отделом протокола.

 

2. Порядок подготовки ипредставления материалов,

связанных с проведениемпротокольных мероприятий

 

2.1. В случае участия в протокольноммероприятии Губернатора организатор не позднее чем за14 дней до дня проведения протокольного мероприятия направляет на его имяприглашение.

Приглашение составляется в произвольнойформе, но с указанием в нем точного наименования протокольного мероприятия,даты, времени и места его проведения.

2.2. В зависимости от вида проводимогопротокольного мероприятия организатор не позднее чем засемь дней до даты его проведения представляет с сопроводительным письмом вотдел протокола на бумажном и электронном носителях с соблюдением требований коформлению документов в аппарате Губернатора Волгоградской области следующиематериалы, согласованные с вице-губернатором, заместителями Губернатора всоответствии с распределением обязанностей и с комитетом по делам территориальныхобразований Волгоградской области:

1) сценарный план проведения протокольногомероприятия, в котором указываются:

точное наименование протокольногомероприятия;

дата, время, место проведения протокольногомероприятия;

информация о лице, открывающем и ведущемпротокольное мероприятие (модераторе);

регламент проведения протокольногомероприятия;

порядок выступления участников протокольногомероприятия (если планируются выступления);

порядок награждения на протокольноммероприятии (если планируется награждение);

перечень объектов посещения;

порядок посещения объектов;

фамилия, имя, отчество и должность лица(лиц), дающего(их) пояснения по посещаемым объектам;

время и место прибытия Губернатора напротокольное мероприятие;

время и порядок убытия Губернатора спротокольного мероприятия;

фамилия, имя, отчество и должность лица(лиц), встречающего(их) Губернатора[сопровождающего(их), провожающего(их)];

2) сценарий протокольного мероприятия, вкотором в дополнение к сценарному плану указывается в хронологическойпоследовательности подробное описание действий, совершаемых участникамипротокольного мероприятия, и событий, происходящих на протокольном мероприятии,время их начала и окончания;

3) программу пребывания в Волгоградскойобласти с официальными или рабочими визитами делегаций федеральных органовгосударственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств,государственных, негосударственных, в том числе иностранных, организаций;

4) повестку дня;

5) план организационно-техническихмероприятий по подготовке протокольного мероприятия;

6) список участников протокольного мероприятияс указанием фамилии, имени, отчества, должности;

7) состав президиума протокольногомероприятия (при его наличии) с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

8) список лиц, выступающих на протокольном мероприятии,с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

9) список лиц, награждаемых на протокольном мероприятии,с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

10) состав делегации Волгоградской области воглаве с Губернатором, согласованный или утвержденный Губернатором, с указаниемфамилии, имени, отчества, должности членов делегации;

11) тексты проектов соглашений, договоров и протоколов,планируемых к подписанию в ходе протокольного мероприятия, согласованныеорганизатором в установленном порядке;

12) материалы к выступлению Губернатора на протокольноммероприятии;

13) перечень вопросов, предполагаемых для обсужденияс Губернатором в ходе протокольного мероприятия, и информационную справку, представляющуюпозицию Администрации Волгоградской области по каждому из обсуждаемых вопросов,согласованные с вице-губернатором, заместителями Губернатора (в соответствии сраспределением обязанностей) и переданные помощнику Губернатора, ответственномуза данное направление;

14) схему размещения участников протокольногомероприятия;

15) схему проезда к месту проведенияпротокольного мероприятия;

16) раздаточный и презентационный материал повопросам, планируемым к обсуждению на протокольном мероприятии;

17) информационные справки об объектах, предлагаемыхк посещению Губернатором, и информацию об участниках протокольного мероприятия;

18) справку о социально-экономическомположении муниципального образования Волгоградской области, если на еготерритории планируется проведение протокольного мероприятия;

19) проект итогового документа протокольногомероприятия;

20) другие документы (при необходимости).

2.3. Контроль за подготовкойи представлением организатором в полном объеме материалов для подготовки ипроведения протокольного мероприятия, предусмотренных пунктом 2.2 настоящегоРегламента (далее именуются - материалы), осуществляет отдел протокола.

2.4. В случае необходимости отдел протоколаможет запрашивать у организатора дополнительные материалы, которые должны бытьпредставлены организатором не позднее чем за три днядо даты проведения протокольного мероприятия.

2.5. В случае если материалы представлены организаторомс нарушением требований к оформлению, установленных пунктом 2.2 настоящего Регламента,отдел протокола возвращает материалы организатору для их доработки.

В случае если материалыпредставлены организатором с нарушением сроков, установленных пунктом 2.2настоящего Регламента, более трех раз в течение года начальник отдела протоколанаправляет заместителю руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области,осуществляющему координацию и контроль деятельности помощников ГубернатораВолгоградской области (далее именуется - заместитель руководителя аппаратаГубернатора Волгоградской области) служебную записку о многократном нарушениитребований настоящего Регламента для информирования вице-губернатора.

2.6. После представления организатором вполном объеме материалов отдел протокола разрабатывает программу участия Губернаторав протокольном мероприятии (далее именуется - программа).

2.7. Отдел протокола представляет материалы ипрограмму на утверждение заместителю руководителя аппарата ГубернатораВолгоградской области не позднее чем за два дня до проведенияпротокольного мероприятия.

2.8. Организатор не позднеечем за день до даты проведения протокольного мероприятия официально уведомляет отделпротокола обо всех изменениях, возникших при подготовке протокольногомероприятия.

 

3. Порядок подготовки ипроведения

протокольных мероприятий

 

3.1. В зависимости от видапротокольного мероприятия при его подготовке организатор по согласованию сотделом протокола обязан подготовить помещение, в котором планируетсяпроведение протокольного мероприятия, питьевую воду, стаканы, цветы,раздаточный материал, канцелярские товары, протокольную атрибутику, обеспечитьрасстановку посадочных и кувертных карт и так далее.

3.2. Указанные организационные мероприятия должныбыть завершены организатором за час до начала проведения протокольногомероприятия.

Организатор по согласованию с отделомпротокола осуществляет организацию места для размещения Губернатора напротокольном мероприятии, обеспечивает рассадку участников протокольногомероприятия.

3.3. Организатор назначает работников,ответственных за организацию доступа в зал во время проведения протокольногомероприятия.

Участники протокольного мероприятия прибываютне позднее чем за 40 минут до его начала.

После начала протокольного мероприятия вход впомещение, где оно проводится, прекращается.

3.4. В ходе проведения протокольногомероприятия управлением пресс-службы аппарата Губернатора Волгоградской области(далее именуется — управление пресс-службы) может осуществляться протокольнаяфотосъемка.

3.5. По итогам проведенного протокольногомероприятия оформляется протокол в порядке, предусмотренном Регламентом АдминистрацииВолгоградской области и Инструкцией по делопроизводству в аппарате ГубернатораВолгоградской области.

3.6. Если организатором протокольногомероприятия является орган исполнительной власти Волгоградской области и вовремя проведения протокольного мероприятия предполагается вручение Губернаторомсувенира, ценного подарка или цветов, то их подготовку и доставку посогласованию с отделом протокола обеспечивает орган исполнительной властиВолгоградской области.

Если организатором протокольного мероприятияявляется структурное подразделение аппарата Губернатора Волгоградской области,то обеспечение сувенирной продукцией осуществляет в установленном порядкеструктурное подразделение аппарата Губернатора Волгоградской области,ответственное за подготовку и проведение протокольного мероприятия.

3.7. Организация концертной программы и ее координацияосуществляется комитетом культуры Волгоградской области.

3.8. Оповещение участников протокольногомероприятия (направление приглашения, телефонограммы, факсограммы)о дне, времени и месте его проведения, а также их регистрация, встреча,размещение и проводы осуществляются организатором.

Оповещение участников о месте, времени ихарактере мероприятия организатор осуществляет не позднеечем за два дня до даты проведения мероприятия.

Подтверждающее телефонное оповещение членовпрезидиума, выступающих, награждаемых и лиц, встречающих и сопровождающих напротокольное мероприятие участников протокольного мероприятия, осуществляетсяотделом протокола в первой половине дня проведения протокольного мероприятия,если оно проходит после полудня, и во второй половине дня, предшествующего днюпроведения протокольного мероприятия, если протокольное мероприятие проходит дополудня.

3.9. При необходимости мультимедийногосопровождения протокольного мероприятия (демонстрация видеоматериалов, слайдов),проводимого в здании Администрации Волгоградской области, организатор не позднее чем за три рабочих дня до даты его проведениясогласовывает технические условия мультимедийного сопровождения протокольногомероприятия с отделом организации электронного документооборота и технического обеспечениямероприятий аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - отделорганизации электронного документооборота).

При необходимости мультимедийногосопровождения прото­кольного мероприятия, проводимого вне здания АдминистрацииВолгоградской области, организатор обеспечивает необходимые технические условиямультимедийного сопровождения протокольного мероприятия самостоятельно.

Вне зависимости от места проведенияпротокольного мероприятия организатор обязан обеспечить присутствие своегопредставителя, ответственного за демонстрацию презентационных материалов, наместе проведения протокольного мероприятия.

3.10. В случае если проведение протокольного мероприятияпланируется в здании Администрации Волгоградской области, организатор не позднеесеми рабочих дней до даты проведения протокольного мероприятия подает заявку поформе согласно приложению 2 к настоящему Регламенту на проведение протокольногомероприятия и техническое обслуживание в отдел организации электронногодокументооборота.

Список лиц, участвующих впротокольном мероприятии, для их прохода в здание Администрации Волгоградскойобласти и список транспортных средств, подъезд которых планируется к зданиюАдминистрации Волгоградской области для организации их стоянки либо проезда вовнутренний двор, представляются в отдел организации электронногодокументооборота и после их согласования в установленном порядке передаются напост охраны N 1 и пост охраны N 2 здания АдминистрацииВолгоградской области.

3.11. Организация участия в протокольныхмероприятиях средств массовой информации осуществляется в порядке, установленномаппаратом Губернатора Волгоградской области.

3.12. С целью уточненияорганизационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольногомероприятия, работники отдела протокола, управления пресс-службы и организатор осуществляютобязательный предварительный выезд на место проведения протокольногомероприятия.

После уточнения организационно-техническихмероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, программапротокольного мероприятия и программа участия в нем Губернатора может бытьизменена или дополнена.

3.13. Управление пресс-службы изготавливает фотографиипротокольного мероприятия и передает их в отдел протокола для последующегонаправления организатору с целью вручения участникам протокольного мероприятия.

3.14. Координацию подготовки и проведения протокольногомероприятия осуществляет отдел протокола.

3.15. Ответственность за качество исвоевременность прохождения каждого этапа организации и проведенияпротокольного мероприятия несет организатор.

3.16. По итогам проведения протокольногомероприятия начальник отдела протокола оформляет и передает заместителю руководителяаппарата Губернатора Волгоградской области итоговую справку о результатахпроведенного мероприятия.