Постановление Администрации г.Волгограда от 07.04.2003 № 417
Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Волгограда
Постановление Администрации города Волгограда от 7 апреля 2003 г. N 417 Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Волгограда В целях проведения согласованной политики в развитии единойсистемы Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии сПостановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов от28 ноября 2002 г. N 46/858 "О схеме и структуре управленияВолгоградом", руководствуясь пунктом 4 статьи 40 Устава города-герояВолгограда, постановляю: 1. Утвердить Положение об архивном отделе администрацииВолгограда (прилагается). 2. Заместителю главы, управляющему делами администрацииВолгограда Овчинцеву В.П. до 20 мая 2003 г. обеспечить архивный отделадминистрации Волгограда необходимой материально-технической базой. 3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить назаместителя главы, управляющего делами администрации ВолгоградаОвчинцева В.П. Глава администрации Ю.В.Чехов Положение об архивном отделе администрации Волгограда (утв. Постановлением главы администрации Волгограда от 7 апреля 2003 г. N 417) 1. Общие положения 1.1. Архивный отдел администрации Волгограда (далее - Отдел),как структурное подразделение аппарата администрации Волгограда,создан на основании Постановления Волгоградского городского Советанародных депутатов от 28 ноября 2002 г. N 46/858 "О схеме и структуреуправления Волгоградом", в соответствии с Законом Волгоградскойобласти от 22 апреля 1996 г. N 59-ОД "Об архивном фонде Волгоградскойобласти и архивах", Уставом города-героя Волгограда в целях выполненияфункций администрации Волгограда, обеспечения деятельностиструктурных подразделений администрации Волгограда, а такжекоординации деятельности муниципальных организаций Волгограда вобласти архивного дела. 1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, федеральными законами и иными нормативнымиправовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области, Уставомгорода-героя Волгограда, правовыми актами органов местногосамоуправления Волгограда, а также нормативно-методическимидокументами Федеральной архивной службы России, комитета по управлениюархивами администрации Волгоградской области, настоящим Положением. 1.3. Отдел пользуется печатью администрации Волгограда вустановленном порядке, в том числе для заверения архивных справок,копий и выписок из документов, имеет угловой штамп и бланки суказанием своего наименования. 1.4. Отдел несет ответственность за состояние, развитие исовершенствование архивного дела в администрации Волгограда,организациях Волгограда, отнесенных к муниципальной формесобственности. 1.5. Отдел осуществляет организационно-методическое руководствомуниципальным учреждением "Волгоградский городской архив документов поличному составу". 1.6. Отдел хранит документы администрации Волгограда временно допередачи их на постоянное хранение в Государственный архивВолгоградской области. 1.7. Указания Отдела по вопросам архивного дела обязательны длявыполнения на территории Волгограда для организаций, отнесенных кмуниципальной форме собственности. 2. Основные задачи Отдела 2.1. Обеспечение сохранности и учета документов, образующихся врезультате деятельности администрации Волгограда. 2.2. Информационное обеспечение структурных подразделенийадминистрации Волгограда, удовлетворение прав граждан на архивнуюинформацию, образующуюся в результате деятельности администрацииВолгограда; организация использования документов. 2.3. Организационно-методическое руководство деятельностьюархивов структурных подразделений администрации Волгограда. 2.4. Организация единого делопроизводства в администрацииВолгограда по вопросам своей компетенции. 2.5. Анализ состояния архивного дела в Волгограде и определениенаправления его развития по согласованию с комитетом по управлениюархивами администрации Волгоградской области. 3. Функции Отдела Отдел для выполнения своих задач: 3.1. Обеспечивает хранение и учет документов, образующихся врезультате деятельности администрации Волгограда, принимает меры посозданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению ихфизической сохранности. 3.2. Проводит в установленном порядке экспертизу ценностидокументов, хранящихся в Отделе. 3.3. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат кдокументам, хранящимся в Отделе и муниципальном учреждении"Волгоградский городской архив документов по личному составу", с цельюоперативного использования содержащейся в них информации. 3.4. Информирует структурные подразделения администрацииВолгограда, иные организации города о составе и содержании документовОтдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документнуюинформацию. 3.5. В установленном порядке представляет документы органамместного самоуправления, организациям и гражданам с целью ихпрактического использования; исполняет социально-правовые запросыорганизаций и граждан, выдает заверенные в установленном порядкесправки, копии и выписки из документов, хранящихся в Отделе. 3.6. Подготавливает и представляет на утверждениеэкспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивамиадминистрации Волгоградской области описи дел постоянного хранения,образовавшихся в результате деятельности администрации Волгограда. 3.7. Рассматривает и согласовывает описи дел по личному составуадминистрации Волгограда. 3.8. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов иорганизации документов в делопроизводстве организаций, отнесенных кмуниципальной форме собственности, распространяет их положительныйопыт: проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи повопросам организации и методики работы ведомственных архивов иорганизации документов в делопроизводстве, а также деятельностиэкспертных комиссий. 3.9. В установленном порядке подготавливает и передает документыаппарата администрации Волгограда и описи к ним на постоянноехранение в Государственный архив Волгоградской области. 3.10. Рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан,проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела. 3.11. Внедряет в практику работы администрации Волгограданормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству(в том числе инструкции по делопроизводству), автоматизированныетехнологии обработки и поиска документной информации. 3.12. В пределах своей компетенции организует созданиеавтоматизированных баз данных, а также традиционных видов архивныхсправочников для обеспечения поиска информации о составе и содержаниидокументов, находящихся в Отделе. 3.13. Участвует в подготовке проектов законодательных и иныхнормативных правовых актов федерального, областного и городскогоуровней по вопросам развития архивной службы. 4. Права и обязанности Отдела Отдел имеет право и обязан: 4.1. Представлять администрацию Волгограда по всем вопросам,входящим в компетенцию Отдела. 4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделенийадминистрации Волгограда, организаций Волгограда, отнесенных кмуниципальной форме собственности, необходимые материалы о работе исостоянии ведомственных архивов и организации документов вделопроизводстве. 4.3. Содействовать заключению договоров с организациямиВолгограда о взаимном сотрудничестве в вопросах организацииделопроизводства и ведомственного хранения документов. 4.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках идругих мероприятиях, проводимых администрацией Волгограда, ееструктурными подразделениями, по вопросам архивного дела и организациидокументов в делопроизводстве, участвовать в работе экспертныхкомиссий учреждений, организаций и предприятий Волгограда, отнесенныхк муниципальной форме собственности. 4.5. Вносить на рассмотрение администрации Волгоградапредложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечениясохранности, комплектования и использования документов, хранящихся вОтделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организациидокументов в делопроизводстве администрации Волгограда, организацийВолгограда, отнесенных к муниципальной форме собственности. 5. Организация работы Отдела 5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый отдолжности главой администрации Волгограда по представлениюуправляющего делами администрации Волгограда. 5.2. Начальник Отдела: 5.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональнуюответственность за выполнение возложенных на Отдел задач. 5.2.2. Осуществляет оперативное руководство Отделом. 5.2.3. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела вВолгограде перед главой администрации Волгограда, управляющим деламиадминистрации Волгограда и представляет в комитет по управлениюархивами администрации Волгоградской области в установленном порядкеинформацию о деятельности Отдела и подведомственных ему учреждений. 5.2.4. Вносит предложения главе администрации Волгограда поутверждению штатного расписания Отдела. 5.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правиламии инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службыРоссии, на основе годового плана работы, утвержденного управляющимделами администрации Волгограда с учетом рекомендаций комитета поуправлению архивами администрации Волгоградской области. 5.4. Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии со всемиструктурными подразделениями администрации Волгограда, комитетом поуправлению архивами администрации Волгоградской области. 5.5. Обеспечение Отдела помещениями, отвечающими требованиям похранению документов, его содержание, техническое оснащение,оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других,необходимых для работы условий осуществляется администрациейВолгограда за счет городского бюджета. 6. Реорганизация и ликвидация Отдела Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется главойадминистрации Волгограда в установленном порядке. Аппарат администрации Волгограда