Приложение к Постановлению от 15.07.2011 г № 963
19.Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
- отсутствие в запросах пользователей наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового и (или) электронного адреса пользователя;
- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику архивного отдела, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтверждающих прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию;
- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Начальник архивного отдела вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.
20.Если в запросе содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение.
21.Основанием для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя, недостающие документы. В этом случае должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника архивного отдела просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении запроса принимается начальником архивного отдела в течение 7 дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.
Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
муниципальной услуги
22.Исполнение запросов государственных органов, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и физических лиц исполняется архивным отделом бесплатно.
Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении
муниципальной услуги
23.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги составляет 1 час.
Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении
муниципальной услуги
24.Запросы подлежат обязательной регистрации в день поступления их в архивный отдел в установленном порядке.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
муниципальная услуга
25.Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано:
- пожарной сигнализацией;
- средствами пожаротушения;
- средствами оказания первой медицинской помощи.
26.Ожидающие прием заявители располагаются в приемной, которая оборудована столом, стульями, бумагой и ручками для записи информации.
27.Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств.
28.Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
29.Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
30.Получатели должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией, включающей сведения о наименовании и местонахождении архивного отдела, оказывающего услугу, режиме работы, перечне оказываемых услуг, изменениях в деятельности.
31.Порядок получения доступа к муниципальной услуге:
- консультации даются по всем видам связи: лично, по телефону, факсу, почтовой связи, электронной почте;
- личные консультации даются без очереди, при необходимости часы приема граждан для консультаций согласуются по телефону.
Размещение информации в местах предоставления услуги
32.В архивном отделе на информационных стендах должна размещаться полная информация об услуге, доступная для всех посетителей:
- характеристика услуги, область ее предоставления и правила пользования;
- наименование стандартов в области архивного дела, требованиям которых должна соответствовать услуга;
- возможность влияния потребителя на качество услуги;
- доступные средства для эффективного общения работников архивного отдела с потребителями (режим работы архивного отдела, номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заинтересованных лиц; номера телефонов контролирующих органов, почтовые адреса, адреса электронной почты, официальных сайтов учреждения).
33.Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги производится на официальном Internet-сайте администрации Светлоярского муниципального района.
Размещение информации в сети Интернет
34.В сети Интернет на сайте администрации Светлоярского муниципального района Волгоградской области должны быть размещены и поддерживаться в актуальном режиме:
- информация о наименовании, адресе и контактных телефонах архивного отдела;
- перечень услуг, оказываемых архивным отделом, в том числе платных (с указанием цен);
- текст стандарта муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;
- бланки (формы) заявлений;
- режим приема граждан, организаций;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- информация о способах доведения получателями муниципальной услуги своих отзывов, замечаний и предложений о работе архивного отдела, оказывающего услугу.
Административные процедуры
Регистрация запросов
35.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
36.Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке, направляются начальнику архивного отдела, рассматриваются и передаются непосредственно исполнителю в течение 3 дней с момента поступления в установленном порядке.
37.При поступлении в архивный отдел запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Анализ тематики запросов
38.Сотрудники архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в архивном отделе справочного аппарата и баз данных программного комплекса "Архивный фонд".
39.В результате анализа определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну, и сведений конфиденциального характера;
- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.
Поиск архивных документов, необходимых для исполнения
запросов
40.Сотрудники архивного отдела при помощи имеющегося научно-справочного аппарата и баз данных программного комплекса "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.
41.Сотрудники архивного отдела в соответствии с архивными шифрами изымают необходимые для исполнения запроса дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела подкладываются в архивохранилище на свои места.
Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных
копий, ответов на запросы
42.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в оригинале").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы, на месте скрепления заверены подписью сотрудника архивного отдела и печатью архивного отдела.
Архивная справка подписывается начальником архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.
43.В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.
44.Архивная копия удостоверяется подписью начальника архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии должны быть прошиты, пронумерованы, на месте скрепления заверены подписью сотрудника архивного отдела и печатью архивного отдела.
45.При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку, даются рекомендации о дальнейших путях поиска информации или уведомление о направлении соответствующих запросов в другие органы и организации.
46.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и отрицательные ответы оформляются на русском языке.
Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных
копий, ответов на запросы
47.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления заявителям, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей или выдаются лично в руки заявителям.
48.Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.
49.Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
50.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
51.Блок-схема последовательности действий по предоставлению архивным отделом администрации Светлоярского муниципального района муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций на основе документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов" приведена в приложении.
Формы контроля за исполнением административного регламента
52.Организация работы по реализации административного регламента осуществляется начальником архивного отдела в течение периода исполнения запроса.
53.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет ведущий специалист архивного отдела в течение периода исполнения запроса.
54.Обязательному контролю исполнения в архивном отделе подлежат поступившие, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:
- обращения инвалидов и участников Великой Отечественной войны;
- обращения и запросы депутатов всех уровней представительных органов власти и местного самоуправления Российской Федерации;
- обращения и запросы всех уровней исполнительных органов государственной власти и исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления Российской Федерации;
- письма и обращения судебных органов, органов прокуратуры;
- жалобы граждан.
55.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
Проверки проводятся по конкретному обращению пользователя, содержащему жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
Срок выполнения - 30 дней с момента регистрации обращения.
56.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
57.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми (в случае обращения пользователя, содержащего жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц).
58.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в годовых отчетах работы архивного отдела.
59.Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.