Постановление от 19.09.2011 г № 1673
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление документов для исследователей»
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210 "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" администрация городского округа постановляет:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей".
2.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
3.Контроль исполнения постановления возложить на управляющего делами администрации городского округа Мельникову Л.В.
Глава городского округа
город Михайловка
Г.Н.КОЖЕВНИКОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
(УТВЕРЖДЕН ПОСТАНОВЛЕНИЕМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ГОРОД МИХАЙЛОВКА ОТ 19 СЕНТЯБРЯ 2011 Г. N 1673)
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ"
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Предмет регулирования регламента
1.1.1.Административный регламент архивного отдела администрации городского округа город Михайловка предоставления муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Круг заявителей
1.2.1.Заявителями муниципальной услуги являются:
- ведущие исследование по личной инициативе;
- ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений;
- выполняющие служебное задание.
Все исследователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам муниципального архива.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги
1.3.1.Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации городского округа город Михайловка.
Местонахождение и почтовый адрес архивного отдела администрации городского округа город Михайловка: ул. Обороны, дом 42а, город Михайловка, 403342.
Режим работы архивного отдела:
понедельник - пятница - 8.00 - 17.00;
выходные дни - суббота, воскресенье;
обед - 13.00 - 14.00.
Телефон архивного отдела: (84463) 2-51-00, (84463) 2-11-67; факс: (84463) 2-36-44.
Официальный сайт городского округа город Михайловка:
e-mail: mihadm@reg.avtlg.ru; http://www.mihadm.ru.
1.3.2.Порядок, формы и место размещения муниципальной услуги.
Информирование граждан о муниципальной услуге осуществляется непосредственно в помещении администрации городского округа город Михайловка на информационных стендах, на официальном сайте в сети Интернет городского округа город Михайловка и при личном консультировании специалистами архивного отдела:
- с использованием средств телефонной связи;
- с использованием средств массовой информации: публикации в газетах, выступления по радио;
- путем издания печатных информационных материалов (брошюр, буклетов, листовок и т.д.).
1.3.2.1.На информационных стендах архивного отдела размещаются следующие информационные материалы:
- выдержки из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги;
- выдержки из административного регламента с приложениями;
- краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалований действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги;
- график приема для консультаций о предоставлении муниципальной услуги, номер факса, адрес электронной почты и адрес сайта городского округа город Михайловка в сети Интернет;
- необходимая оперативная информация о предоставлении муниципальной услуги.
1.3.2.2.При личном обращении граждан специалист архивного отдела информирует:
- об условиях и правилах предоставления муниципальной услуги;
- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- об обязательствах получателя муниципальной услуги.
Личный прием осуществляется согласно графику приема пользователей в порядке очереди без предварительной записи.
1.3.3.3.Использование средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами архивного отдела.
При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме специалист архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Информирование о предоставлении муниципальной услуги при личном обращении граждан или по телефону не должно превышать 10 минут.
При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации данного обращения.
2.СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1.Наименование муниципальной услуги: "Предоставление документов для исследователей".
2.2.Наименование исполнителя муниципальной услуги.
Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел администрации городского округа город Михайловка.
2.3.Результат предоставления государственной услуги.
2.3.1.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- выдача архивных документов для исследования и получения необходимой информации.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги.
Научно-справочный аппарат к документам архива предоставляется в день обращения. Выдача документов не должна превышать 3 дней.
2.5.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
Законом Волгоградской области от 19.04.2006 N 1212-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области";
Законом Волгоградской области от 12.10.2008 N 1772-ОД "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области";
Уставом городского округа город Михайловка.
2.6.Основание для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление исследователя или письмо направляющей организации, поступившие в адрес архивного отдела.
В личном заявлении указываются:
- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество пользователя;
- тема и хронологические рамки исследования;
- личная подпись и дата.
В письме направляющей организации указываются:
- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество пользователя;
- должность, если выполняется служебное задание;
- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа;
- тема и хронологические рамки исследования;
- подпись руководителя.
Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.
Все исследователи при посещении архивного отдела предъявляют документы, удостоверяющие личность.
2.7.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Основанием для отказа в предоставлении услуги является:
- плохое физическое состояние архивных документов;
- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.
Основанием для отсрочки в предоставлении услуги является:
- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);
- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирование заказанных материалов на выставке;
- выдача их другому пользователю;
- если архивные документы не прошли упорядочение.
2.8.Оплата за предоставление муниципальной услуги.
Плата за посещение архивного отдела администрации городского округа город Михайловка и пользование архивными документами не взимается.
2.9.Организация приема исследователей.
График работы с получателями муниципальной услуги:
- часы приема получателей муниципальной услуги, перерыв для отдыха и питания для специалистов архивного отдела устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка и регламентом работы архивного отдела;
- при высокой нагрузке по решению руководителя уполномоченного органа продолжительность времени и количества дней приема могут быть изменены.
Заявителям должна быть предоставлена возможность для предварительной записи на предоставление архивных документов для исследований. Предварительная запись может осуществляться при личном обращении заявителей, по телефону или с использованием электронной почты.
При предварительной записи заявитель должен сообщить свои персональные данные (фамилию, имя, отчество, место жительство) и желаемое время получения архивных документов для исследований. Заявителю сообщается время предоставления документов и кабинет, в который следует обратиться.
2.10.Требования к удобству и комфорту мест для предоставления муниципальной услуги.
Помещения для предоставления муниципальной услуги размещаются на нижних этажах зданий, оборудованных отдельным входом или, в отдельно стоящих зданиях. Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, которые позволят ознакомиться с информационными табличками.
Здание должно быть оборудовано информационной табличкой (вывеской), предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: наименование архивного отдела, место нахождения и юридический адрес, график (режим) работы, телефонные номера. Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.
Места, в которых предоставляется государственная услуга, должны иметь средства пожаротушения и оказания первой медицинской помощи (аптечки).
Помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги, должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы".
В помещении архивного отдела исследователю должно быть предоставлено место для работы с документами, оборудованное осветительным прибором.
В помещениях архивного отдела должна быть предусмотрена возможность для копирования архивных документов.
2.11.Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
2.11.1.Показателем доступности муниципальной услуги является размещение на портале государственных и муниципальных услуг области, на официальном сайте городского округа город Михайловка, на информационных стендах:
- информации о муниципальной услуге, порядке и сроках ее предоставления;
- сведения о местонахождении, о графике (режиме) работы, контактных телефонах, адресах электронной почты администрации городского округа город Михайловка;
- размещение перечня документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.11.2.Показателями качества муниципальной услуги являются:
- предоставление муниципальной услуги в соответствии с требованиями административного регламента;
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
- отсутствие претензий со стороны пользователей.
3.СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием документов о допуске в архив;
- анализ тематики исследования;
- выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел;
- выдача архивных документов в соответствии с заказом согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.
3.2.Прием документов о допуске в архивохранилище
Разрешение на работу с архивными документами архивного отдела городского округа город Михайловка дается начальником архивного отдела при предоставлении личного заявления или письма-отношения направляющей организации.
В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.
3.3.Анализ тематики исследования
Анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в архивном отделе документах.
3.4.Выдача справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) пользователю
Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.) предоставляется на срок не более 5 рабочих дней.
Описи дел, документов предоставляются единовременно в количестве до 5 единиц.
Для выдачи документов пользователь оформляет заказ (требование) по установленной форме.
3.5.Выдача архивных документов
Пользователю предоставляются архивные документы только по теме его исследования.
Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов.
Архивные документы выдаются пользователю под расписку за каждую предоставленную единицу хранения.
Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование.
Перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния.
Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
- особо ценные документы;
- несброшюрованные архивные документы;
- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;
- дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
После завершения работы пользователи передают архивные документы специалисту архивного отдела для их возвращения в архивохранилища по принадлежности.
По просьбе пользователя может осуществляться ксерокопирование архивных документов.
Муниципальная услуга считается завершенной после получения исследователем архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.
4.ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ СОВЕРШЕНИЯ ДЕЙСТВИЙ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом администрации городского округа город Михайловка, курирующим архивный отдел.
Для проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации.
Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Текущий контроль осуществляется путем проведения рабочей группой проверок соблюдения и исполнения специалистом, ответственным за предоставление муниципальной услуги, положений настоящего Регламента.
Проведение проверок во внеплановом порядке осуществляется в связи с конкретным обращением пользователя.
Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалиста архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей к виновному лицу осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) И РЕШЕНИЙ,
ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ (ПРИНЯТЫХ) В ХОДЕ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
5.1.Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц и специалиста архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном и судебном порядке.
5.2.Предмет обжалования действий и решений должностных лиц.
Действия (бездействие) должностных лиц уполномоченного органа, принимаемые ими в ходе выполнения административного регламента, могут быть обжалованы главе городского округа город Михайловка и в судебных органах.
Предметом обжалования может быть:
а) решение об отказе в предоставлении архивных документов для исследования;
б) нарушение сроков действий и административных процедур, указанных в пункте 2.4 настоящего административного регламента;
в) некорректное поведение должностных лиц по отношению к гражданину;
г) некомпетентная консультация, данная должностным лицом гражданину.
Граждане имеют право обратиться с жалобой лично, через законного представителя или направить письменное обращение.
5.3.Личный прием граждан должностными лицами.
Основанием для начала административной процедуры досудебного обжалования является обращение (жалоба) заявителя.
Глава городского округа город Михайловка проводит личный прием заявителей в соответствии с установленным графиком.
Личный прием главой городского округа город Михайловка может проводиться по предварительной записи. Запись заявителей проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, которые размещаются на официальном портале городского округа город Михайловка и информационных стендах в помещении администрации городского округа город Михайловка.
При личном приеме заявитель обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность.
Работник, организующий запись заявителей на личный прием, информирует их о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием.
Должностное лицо, ответственный или уполномоченный работник, осуществляющий личный прием заявителей, обязан выслушать претензии заявителя, принять решение об обоснованности обращения (жалобы).
В журнале по работе с обращениями граждан фиксируется факт обращения и результаты его рассмотрения в течение рабочего дня. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале по работе с обращениями граждан. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Необходимо систематически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выяснения и устранения причин, порождающих нарушение прав и законных интересов граждан.
5.4.По результатам рассмотрения обращения (жалобы) администрация городского округа город Михайловка принимает решение об удовлетворении требований гражданина и о признании неправомерным обжалуемого решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении обращения (жалобы).
5.5.Ответы на письменные обращения граждан.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном федеральным законом.
При рассмотрении письменных обращений граждан необходимо:
- обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
- запрашивать необходимые для обращения документы и материалы в других государственных органах, за исключением судов;
- давать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством;
- уведомлять гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
Письменные обращения граждан принимаются ответственными за это специалистами, регистрируются и направляются главе городского округа город Михайловка на рассмотрение в порядке, установленном федеральным законом.
Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает орган, куда направляется письменное обращение, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации письменного обращения, излагает суть письменного обращения, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Письменное обращение может быть подано по электронной почте на официальный портал городского округа город Михайловка. Требования, предъявляемые к письменному обращению в электронной форме, аналогичны требованиям к письменному обращению в письменной форме.
5.6.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, орган (учреждение), участвующий в предоставлении муниципальной услуги, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течение 3 рабочих дней с момента поступления обращения.
Если в обращении (жалобе) пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в адрес главы городского округа город Михайловка обращениями (жалобами), и при этом в данном обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с пользователем по данному вопросу.
Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения (жалобы) направляется пользователю в течение 30 дней с момента его регистрации.
5.7.При обращении (жалобе) заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения (жалобы) не должен превышать 30 дней с момента регистрации обращения. В случаях принятия решения о проведении проверки и направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления или иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения (жалобы) документов и материалов срок работы по обращению (жалобе) может быть продлен не более чем на 15 дней.
Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (жалобы) направляется заявителю в течение рабочего дня с момента принятия данного решения.
5.8.Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия или бездействие должностных лиц, уполномоченных органов в судебном порядке. Обжалование действий (бездействия), решений должностных лиц в суд осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.
5.9.Должностные лица, ответственные или уполномоченные работники несут ответственность за своевременность и объективность принимаемых решений по обращениям (жалобам) заявителей согласно действующему законодательству.
5.10.Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные (в том числе в электронной форме) и устные (с согласия заявителя) ответы.
Приложения
2011-09-19 Приложение к Постановлению от 19 сентября 2011 года № 1673
2011-09-19 Приложение к Постановлению от 19 сентября 2011 года № 1673 Блок-схема