Приложение к Приказу от 01.02.2012 г № 20 Административный регламент
Административный регламент предоставления комитетом по управлению архивами администрации волгоградской области государственной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц по вопросам определения и поиска мест хранения архивных документов»
1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
Настоящий административный регламент (далее - регламент) определяет стандарт, сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - Комитет) по информационному обеспечению физических и юридических лиц по вопросам определения и поиска мест хранения архивных документов (далее - государственная услуга).
1.2.Круг заявителей
Заявителями на получение государственной услуги являются следующие категории граждан (далее - заявители):
а) граждане Российской Федерации;
б) иностранные граждане;
в) лица без гражданства;
1.3.Порядок информирования о предоставлении государственной услуги
1.3.1.Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Комитетом.
Местонахождение Комитета: 400131, г. Волгоград, ул. Коммунистическая, 30.
Электронный адрес Комитета: arh@volganet.ru.
Справочный телефон: (8442) 30-99-21.
Факс: (8442) 30-99-17.
График работы Комитета:
- понедельник - четверг - с 8.30 до 17.30;
- пятница - с 8.30 до 16.30;
- обеденный перерыв - с 12.30 до 13.18;
- выходные дни: суббота, воскресенье.
1.3.2.Информация по процедурам предоставления государственной услуги может предоставляться:
- по телефону;
- письменно;
- по электронной почте;
- при личном обращении заявителя.
1.3.3.По телефону (8442) 30-99-21 должностные лица Комитета, ответственные за предоставление государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по процедуре информационного обеспечения физических и юридических лиц по вопросам определения и поиска мест хранения архивных документов.
1.3.4.При информировании по процедуре предоставления государственной услуги ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
1.3.5.При информировании по процедуре предоставления государственной услуги, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
1.3.6.При личном обращении заявителя прием осуществляется председателем Комитета, заместителем председателя, другими должностными лицами согласно графику личного приема граждан.
1.3.7.Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru и на стендах Комитета в местах предоставления услуг.
2.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги
Наименование государственной услуги: "Информационное обеспечение физических и юридических лиц по вопросам определения и поиска мест хранения архивных документов".
2.2.Органы и организации, участвующие в предоставлении государственной услуги
2.2.1.Предоставление государственной услуги осуществляется Комитетом.
2.2.2.При предоставлении государственной услуги Комитет взаимодействует с органами государственной власти, государственными внебюджетными фондами, иными органами власти и организациями в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
2.3.Результат предоставления государственной услуги
Результатом предоставления государственной услуги является:
устный или письменный ответ на все поставленные в обращении вопросы, в том числе:
- с разъяснением процедуры определения документов на хранение в государственные архивы Волгоградской области;
- с указанием наименования и адреса государственного архива для последующей сдачи архивных документов;
- с указанием наименования и адреса государственного архива или архивного учреждения органа местного самоуправления разыскиваемых заявителем документов.
2.4.Срок предоставления государственной услуги
2.4.1.Письменное обращение заявителя о предоставлении государственной услуги подлежит обязательной регистрации в день поступления в Комитет.
2.4.2.Письменное обращение заявителя, поступившее в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
2.4.3.В случае направления дополнительного запроса (при необходимости запроса дополнительных документов), связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока его рассмотрения, а также, при необходимости, уведомлением организации, направившей обращение.
2.5.Правовые основания для предоставления государственной услуги
Предоставление Комитетом государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 4179, ст. 31);
- Законом Российской Федерации от 27.04.1993 N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" (Ведомости Совета народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 19, ст. 685; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 51, ст. 4970; 2009, N 7, ст. 772);
- Федеральным законом от 22.10.2004 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, 43, ст. 4169; 2006, 50, ст. 5280; 2007, 49, ст. 6079; 2008, 20, ст. 2253);
- постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";
- постановлением Администрации Волгоградской области "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг" от 25 июля 2011 года N 369-п;
- постановлением Главы Администрации Волгоградской области "Об утверждении Положения о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области" от 24 мая 2010 года N 767.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги
2.6.1.Основанием для предоставления государственной услуги является направленное в Комитет в письменной форме или в форме электронного документа, а также представленное на личном приеме обращение заявителя (далее - обращение) о предоставлении государственной услуги в виде заявления.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к их выполнению, в том числе выполнение административных процедур (действий) в электронном виде
3.1.Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги
Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация обращения;
- направление обращения на рассмотрение;
- рассмотрение ответственным исполнителем обращения;
- направление ответа на обращение.
3.2.Последовательность действий должностных лиц Комитета при предоставлении государственной услуги
3.2.1.Прием и регистрация обращения.
Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения в Комитет.
При приеме письменных обращений:
а) проверяется правильность адресности корреспонденции;
б) вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
в) поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт.
В случае отсутствия текста письма ответственным за делопроизводство подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.
Акты на письма составляются в следующих случаях:
- к обращению прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
- на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
- в конвертах писем обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками Комитета.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение председателю Комитета.
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.
Регистрация письменных обращений и обращений, поступивших в электронном виде, осуществляется ответственным за делопроизводство путем ввода необходимых данных о заявителях и содержании их обращений в Комитет в журнал регистрации входящей корреспонденции (далее - Журнал).
Ответственный за делопроизводство при регистрации проверяет установленные реквизиты обращения, наличие указанных автором вложений и приложений, а также поступившие обращения на повторность.
Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же заявителя, то осуществляется регистрация только одного из обращений.
Повторными считаются обращения, поступившие в Комитет от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу:
- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;
- если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными:
- обращения одного и того же заявителя по разным вопросам;
- обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.
На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле проставляется штамп Комитета установленного образца с указанием даты регистрации обращения в Журнале и регистрационного номера обращения.
3.2.2.Направление обращения на рассмотрение.
Основанием для начала административной процедуры является регистрация обращения в Журнале.
Поступившие в Комитет обращения передаются для первичного рассмотрения председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности.
После первичного рассмотрения обращения передаются на исполнение в отдел научно-методической работы Комитета с назначением ответственного исполнителя.
3.2.3.Рассмотрение ответственным исполнителем в Комитете обращения.
Основанием для начала административной процедуры является направление обращения по принадлежности ответственному исполнителю в Комитете.
По результатам рассмотрения обращения ответственным исполнителем подготавливается проект ответа и в установленном порядке докладывается председателю Комитета.
Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.
Ответы на обращения заявителей подписывает председатель Комитета или лицо, исполняющее его обязанности.
3.2.4.Направление ответа на обращение заявителя.
Основанием для начала административной процедуры является направление ответа на регистрацию и отправку заявителю.
Результаты рассмотрения обращения сообщаются заявителю.
Исходящие регистрационные номера ответам на обращения присваиваются сотрудником, ответственным за делопроизводство в Комитете.
Перед передачей ответов заявителям на отправку сотрудник, ответственный за делопроизводство в Комитете, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.
Материалы исполненного обращения формируются в дела сотрудником, ответственным за делопроизводство в Комитете, в соответствии с номенклатурой дел.
3.3.Сроки выполнения административных процедур
Выполнение административных процедур должно быть осуществлено в следующие сроки:
- прием и регистрация обращения - в день поступления;
- рассмотрение ответственным исполнителем обращения, принятие по нему решения и направление ответа - не более тридцати дней (в случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока его рассмотрения, а также при необходимости уведомлением организации, направившей обращение).
3.4.Требования к порядку выполнения административных процедур
3.4.1.Ответственный исполнитель обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений.
3.4.2.Запрещается преследование заявителя в связи с его обращением в Комитет с критикой деятельности Комитета, подведомственных учреждений Комитета либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.
3.4.3.Обращение не может быть оставлено без рассмотрения или рассмотрено с нарушением срока по причине продолжительного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т.д.) или увольнения исполнителя.
3.5.Особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.5.1.Заявитель имеет право направлять обращения в электронной форме.
3.5.2.В случае направления заявителем обращений в электронной форме ответ ему может быть дан в форме электронного документа в установленном порядке.
4.Формы контроля исполнения административного регламента
4.1.Контроль исполнения регламента осуществляется председателем Комитета в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения их прав, свобод и законных интересов, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.
4.2.Контроль исполнения обращений включает:
- постановку поручений по исполнению обращений на контроль;
- сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;
- подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;
- подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям заявителей;
- снятие обращений с контроля;
- проведение плановых, внеплановых проверок.
4.3.Контроль за сроками рассмотрения, своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется начальником отдела научно-методической работы Комитета.
4.4.Датой снятия с контроля является дата отправления окончательного ответа заявителю.
4.5.Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
4.6.Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.
4.7.Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению гражданина. В случае проведения проверки по конкретному обращению гражданина, содержащему жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, срок организации проверки, ее проведения и оформления результатов - не более 30 дней с момента регистрации обращения.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц Комитета в ходе предоставления государственной услуги
5.1.Информация о праве заявителя на досудебное
(внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений
должностных лиц, принятых (осуществляемых) в ходе
предоставления государственной услуги
5.1.1.Заявители имеют право подать жалобу в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган.
5.2.Предмет досудебного обжалования
Предметом досудебного (внесудебного) обжалования заявителем являются решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего административного регламента.
5.3.Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы
(претензии) либо для приостановления рассмотрения жалобы
(претензии)
5.3.1.Если в жалобе (претензии) не указаны фамилия инициатора жалобы (претензии) и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу (претензию) не дается.
5.3.2.Комитет при получении письменной жалобы (претензии), в которой содержатся оскорбительные либо нецензурные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица Комитета, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу (претензию), о недопустимости злоупотребления правом.
5.3.3.Если текст жалобы (претензии) не поддается прочтению, ответ на нее не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу (претензию), если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течение 3 дней со дня регистрации жалобы (претензии).
5.3.4.Если в жалобе (претензии) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы (претензии) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в уполномоченный орган. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.
5.4.Информация об основаниях для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования
5.4.1.Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация жалобы заявителя.
Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.
Жалобы представляются непосредственно председателю Комитета.
5.4.2.Поданная заявителем жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
5.4.3.Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).
5.5.Сведения об органе государственной власти и должностных лицах, которым может быть адресована жалоба
(претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке
5.5.1.Заявители могут обжаловать решения, действия (бездействие):
- председателя Комитета - в Администрацию Волгоградской области по адресу: им. В.И. Ленина просп., д. 9, Волгоград, 400098;
- руководителей структурных подразделений Комитета - председателю Комитета или заместителю председателя Комитета;
- иных должностных лиц Комитета - председателю Комитета или заместителю председателя Комитета.
5.5.2.График приема председателя Комитета: 2-й и 4-й понедельник каждого месяца - с 16.00 до 17.00.
5.5.3.Сведения о Комитете:
Местонахождение: 400131, г. Волгоград, ул. Коммунистическая, д. 30, электронный адрес: arh@volganet.ru, интернет-страница: http://www.volganet.ru/irj/avo.html.
Режим работы Комитета:
понедельник - четверг - с 8.30 до 17.30, пятница - с 8.30 до 16.30; обед - с 12.30 до 13.18;
выходные дни - суббота и воскресенье.
Справочные телефоны Комитета:
тел. (8-442) 30-99-21, 30-99-20;
факс (8-442) 30-99-17.
5.5.4.Председатель Комитета:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление и (или) защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе (претензии) вопросов.
5.6.Информация о сроках рассмотрения жалобы (претензии)
Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.7.Сведения о решении, принятом по результатам досудебного
(внесудебного) обжалования
5.7.1.По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:
- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;
- отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7.2.Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть направлена в судебные органы.