Постановление от 27.06.2012 г № 1163

Об утверждении административного регламента по предоставлению государственной услуги «Исполнение запросов о предоставлении информации (социально-правовые и тематические запросы)»

На основании Федеральных законов от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в соответствии с постановлением главы Котовского муниципального района от 12 января 2011 года N 97 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг (исполнения муниципальных функций)", руководствуясь Уставом Котовского муниципального района Волгоградской области, администрация Котовского муниципального района постановляет:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению государственной услуги "Исполнение запросов о предоставлении информации (социально-правовые и тематические запросы)".
2.Настоящее постановление разместить в региональном реестре государственных и муниципальных услуг (функций) в сети Интернет.
3.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами В.Н. Быкодерова.
4.Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования (обнародования).
Глава Котовского
муниципального района
А.Н.ЯКОВЕНКО
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АДМИНИСТРАЦИЕЙ КОТОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ
О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ИНФОРМАЦИИ (СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫЕ
И ТЕМАТИЧЕСКИЕ ЗАПРОСЫ)"
1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
Предметом регулирования данного административного регламента является предоставление архивным отделом администрации Котовского муниципального района (далее - архивный отдел) государственной услуги "Исполнение запросов о предоставлении информации (социально-правовые и тематические запросы)".
1.2.Круг заявителей
В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают российские граждане, организации, предприятия, общественные объединения, а также лица без гражданства, в том числе физические лица и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации и Волгоградской области либо в силу наделения их в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с архивным отделом при предоставлении государственной услуги.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги
1.3.1.Сведения об архивном отделе.
Место нахождения архивного отдела: 403805, Волгоградская область, г. Котово, ул. Мира, 197.
Почтовый адрес архивного отдела: 403805, Волгоградская область, г. Котово, ул. Мира, 197.
Адрес официального сайта администрации Котовского муниципального района в сети Интернет: www.admKotovo.ru, адрес электронной почты: RA_KOTOV@VOLGANET.RU.
Справочный телефон, факс архивного отдела администрации Котовского муниципального района: (88 44 55) 2-32-64.
Архивный отдел администрации Котовского муниципального района осуществляет прием заявителей в соответствии со следующим графиком:
рабочие дни:
понедельник - пятница - с 8.00 до 17.00 час.;
приемные дни:
вторник, четверг - с 9.00 до 11.00 час.;
выходные дни: суббота, воскресенье.
1.3.2.Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения заявителя;
- на официальном сайте администрации Котовского муниципального района Волгоградской области: адрес электронной почты: RA_KOTOV@VOLGANET.RU.
1.3.3.При консультировании по телефону специалист архивного отдела должен назвать свои фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование архивного отдела, а затем подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.
1.3.4.При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.
1.3.5.При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.
1.3.6.При информировании посредством личного обращения сотрудник архивного отдела обязан принять заявителя в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
1.3.7.Информация, перечисленная в п. 1.3.1, расположена на стендах, находящихся в архивном отделе и в доступных для посетителей местах, на официальном сайте администрации Котовского муниципального района Волгоградской области: адрес электронной почты: RA_KOTOV@VOLGANET.RU.
2.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги
Наименование государственной услуги: "Исполнение запросов о предоставлении информации (социально-правовые и тематические запросы)".
2.2.Наименование органа, предоставляющего государственную услугу
Предоставление государственной услуги осуществляется архивным отделом администрации Котовского муниципального района.
Согласно пункту 3 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" при предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных услуг, связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативно-правовым актом Волгоградской области.
2.3.Результат предоставления государственной услуги
Результатом предоставления государственной услуги являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, уведомление о перенаправлении запроса по принадлежности.
2.4.Сроки предоставления государственной услуги
Исполнение запроса организации или гражданина организуется на основании заявления или договора. Сроки по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем, но не могут превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
При поступлении в архивный отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется по принадлежности с одновременным уведомлением заявителя о перенаправлении запроса.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги
Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст.; 2009, N 1, ст. 2);
- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; N 20, ст. 2253);
- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448);
- Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220 - 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. 11), ст. 4449; N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Закон Волгоградской области от 31.12.2009 N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области" ("Волгоградская правда", N 9, 20.01.2010);
- Закон Волгоградской области от 21 ноября 2008 г. N 1772-ОД "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области" ("Волгоградская правда", N 225 - 226, 03.12.2008);
- Положение об архивном отделе администрации Котовского муниципального района, утвержденное постановлением N 446 от 07.04.2006.
2.6.Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги
2.6.1.Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос заявителя, а также запрос, поступивший по электронной почте.
В запросе должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;
- почтовый и/или электронный адрес пользователя;
- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица.
2.6.2.К запросу прилагаются ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
2.6.3.Для требования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные пунктом 3 статьи 7 Федерального закона 210-ФЗ от 27.07.2010.
2.6.4.Запрещено требовать от заявителя представления документов и информации, которые находятся в распоряжении архивного отдела.
2.7.Перечень оснований для отказа в приеме документов для предоставления государственной услуги
2.7.1.Основанием для отказа в приеме документов для предоставления государственной услуги является:
- отказ заявителя указать в запросе сведения, перечисленные в пункте 2.6.1;
- отсутствие у заявителя документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации для подтверждения его полномочий при получении данных о третьих лицах.
2.8.Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги
2.8.1.Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является отсутствие следующих обязательных требований, предъявляемых к запросам:
- если запросы заявителей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;
- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтверждающих прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;
- если в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Начальник архивного отдела или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же уполномоченный орган. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;
- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.
2.8.2.Основанием для приостановления рассмотрения запроса могут быть:
- недостаточная информация от заявителя, недостающие документы. В этом случае должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника архивного отдела просьбу о представлении требуемой информации;
- если запрос заявителя не поддается прочтению (при прочтении Ф.И.О. заявителя), данный запрос заявителя может быть приостановлен до выяснения Ф.И.О. заявителя и сути запроса.
Решение о приостановлении исполнения запроса принимается начальником архивного отдела в течение 7 рабочих дней с момента его регистрации и длится до момента получения дополнительных сведений, после чего процедура исполнения данного запроса начинается вновь.
2.9.Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги
Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации и Волгоградской области не предусмотрено.
2.10.Порядок, размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги
Исполнение социально-правовых запросов заявителей выполняется бесплатно. Исполнение тематических запросов заявителей выполняется архивным отделом администрации Котовского муниципального района бесплатно.
2.11.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления услуги
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги рассчитывается с учетом выделения на прием одного посетителя не более 15 минут.
2.12.Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги
Запросы, в том числе поступившие в электронной форме, подлежат обязательной регистрации в день поступления их в архивный отдел в установленном порядке, направляются начальнику архивного отдела или уполномоченному должностному лицу, рассматриваются и передаются непосредственно исполнителю в течение 3 дней с момента поступления в установленном порядке.
2.13.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга
2.13.1.Здание, в котором предоставляется государственная услуга, должно быть оборудовано:
охранно-пожарной сигнализацией;
средствами пожаротушения;
средствами оказания первой медицинской помощи.
2.13.2.Ожидающие приема заявители располагаются в помещении архивного отдела, которое оборудовано столом, стульями, настольной лампой, бумагой и ручками для записи информации. Помещение архивного отдела для приема заявителей снабжено расположенной на стендах визуальной (текстовой) информацией о порядке предоставления государственной услуги, результате предоставления государственной услуги, сроках предоставления государственной услуги, перечне необходимых документов для предоставления государственной услуги, перечне оснований для отказа в приеме документов для предоставления государственной услуги, перечне оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги, адресах официальных сайтов, адресах электронной почты в сети Интернет, контактных телефонах и графике работы должностных лиц.
2.13.3.Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги, должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств.
2.13.4.Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.
2.13.5.Организация приема по информированию о предоставлении государственной услуги осуществляется специалистами архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.
2.14.Показатели доступности и качества государственной услуги
2.14.1.Получатели должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией, включающей сведения о наименовании и местонахождении архивного отдела, оказывающего услугу, режиме работы, перечне оказываемых услуг, изменениях в деятельности, о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.
2.14.2.В сети Интернет на сайте администрации Котовского муниципального района Волгоградской области должны быть размещены и поддерживаться в актуальном режиме:
- информация о наименовании, адресе и контактных телефонах архивного отдела;
- текст административного регламента по предоставлению государственной услуги;
- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;
- перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.
2.14.3.В архивном отделе должна размещаться полная информация об услуге на информационных стендах, доступных для всех посетителей:
- характеристика услуги, область ее предоставления и правила пользования;
- текст административного регламента по предоставлению государственной услуги;
- доступные средства для эффективного общения работников архивного отдела с потребителями (режим работы архивного отдела, номера кабинетов, где осуществляются прием и информирование заинтересованных лиц; номера телефонов контролирующих органов, почтовые адреса, адреса электронной почты, официальных сайтов учреждения).
2.14.4.Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при представлении полного пакета документов для получения государственной услуги не должно быть более 2 раз (подача запроса о предоставлении государственной услуги и получение результата предоставления государственной услуги).
2.14.5.Продолжительность взаимодействия заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги не должна превышать 15 минут.
2.14.6.Возможность предоставления государственной услуги в многофункциональном центре (МФЦ) предусмотрена при условии составления соглашения между многофункциональным центром и администрацией Котовского муниципального района.
2.14.7.Показателем качества государственной услуги является:
- предоставление государственной услуги в соответствии с требованиями административного регламента;
- соблюдение сроков предоставления государственной услуги;
- количество обоснованных жалоб.
2.14.8.Особенности предоставления государственных услуг в электронном виде:
- подача заявления в электронном виде в порядке, установленном пунктом 2.6 административного регламента;
- получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса;
- получение результата государственной услуги в электронном виде.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к их выполнению
3.1.Перечень административных процедур
Исполнение государственной услуги предусматривает выполнение следующих административных процедур:
- регистрация запроса;
- анализ тематики запроса;
- направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответа на запрос;
- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответа на запрос.
3.2.Регистрация запроса
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление в архивный отдел заявления заявителя.
3.2.2.Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке, направляются руководителю уполномоченного органа или уполномоченному должностному лицу, которое проводит анализ тематики запросов.
3.2.3.При поступлении в архивный отдел запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.2.4.Ответственным за исполнение данной процедуры является сотрудник архивного отдела, ответственный за регистрацию заявлений.
3.3.Анализ тематики запросов
3.3.1.Основанием для начала процедуры является поступление запроса на рассмотрение начальнику архивного отдела.
3.3.2.Начальник архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.
3.3.3.Начальник архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивного отдела (если он имеется в наличии) и баз данных программных комплексов "Архивный фонд".
3.3.4.В результате анализа определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня с момента регистрации запроса.
3.3.5.Ответственным за исполнение данной процедуры является начальник архивного отдела.
3.4.Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации
3.4.1.Основанием для начала процедуры является завершение анализа тематики запроса начальником архивного отдела.
3.4.2.По итогам анализа тематики поступивших запросов начальник архивного отдела направляет запросы на исполнение по принадлежности с одновременным уведомлением заявителя о перенаправлении запроса:
- в государственные архивы Волгоградской области;
- в архивные учреждения муниципальных образований Волгоградской области;
- в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
3.4.3.Срок исполнения административной процедуры - 5 дней с момента регистрации запроса.
3.4.4.Ответственным за исполнение данной процедуры является начальник архивного отдела.
3.5.Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов
3.5.1.Основанием для начала процедуры является получение запроса ответственными исполнителями.
3.5.2.Специалисты архивного отдела при помощи имеющегося научно-справочного аппарата и баз данных, программных комплексов о составе документов определяют архивные шифры единиц хранения, необходимых для исполнения запроса.
3.5.3.В соответствии с архивными шифрами специалисты архивного отдела определяют необходимые для исполнения запроса единицы хранения и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела возвращают в архивохранилище.
3.5.4.Срок исполнения административной процедуры - 30 дней с момента регистрации запроса.
3.5.5.Ответственным за исполнение данной процедуры является ответственный исполнитель.
3.6.Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запросы
3.6.1.Основанием для начала процедуры является завершение поиска ответственным исполнителем архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
3.6.2.Результатом предоставления государственной услуги являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия, уведомление о перенаправлении запроса по принадлежности или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений муниципального архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в оригинале").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации Котовского муниципального района.
Архивная справка подписывается начальником архивного отдела и исполнителем, заверяется печатью администрации Котовского муниципального района.
3.6.3.Архивная выписка - документ архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела и исполнителем, заверяется печатью администрации Котовского муниципального района.
3.6.4.Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения архивных документов, которые проставляются на обороте каждого листа архивной копии. Все листы архивной копии скрепляются.
Архивная копия заверяется начальником архивного отдела и исполнителем, заверяется печатью администрации.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью администрации и подписью начальника архивного отдела или уполномоченного должностного лица.
3.6.5.При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
3.6.6.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и отрицательные ответы оформляются исполнителем на русском языке.
3.6.7.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.6.8.Срок исполнения административной процедуры - 30 дней с момента регистрации запроса.
3.6.9.Ответственными за исполнение данной процедуры являются ответственный исполнитель и начальник архивного отдела.
3.7.Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос
3.7.1.Основанием для начала процедуры является окончание оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запросы.
3.7.2.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления заявителям, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей или выдаются лично в руки заявителям.
3.7.3.Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.
3.7.4.Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
3.7.5.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.7.6.Ответственным за исполнение данной процедуры является лицо, ответственное за отправку почты.
4.Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1.Организация работы по реализации административного регламента и текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется начальником архивного отдела.
4.2.Заявители могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте.
4.3.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги, осуществляются путем проведения:
- плановых проверок соблюдения и исполнения должностными лицами положений административного регламента, нормативно-правовых актов, регламентирующих деятельность по проведению государственных услуги;
- внеплановых проверок соблюдения и исполнения должностными лицами архивного отдела административного регламента, осуществляемых по обращениям заявителей, на основании иных документов и сведений, указывающих на нарушения административного регламента.
Плановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся 1 раз в год, внеплановые - при поступлении в администрацию Котовского муниципального района Волгоградской области жалобы заявителя на несвоевременность, полноту и качество предоставления государственной услуги, на основании иных документов и сведений, указывающих на нарушения настоящего административного регламента.
По результатам проведенной проверки составляется справка, в которой описываются, в случае их выявления, недостатки и предложения по их устранению.
4.4.Специалисты архивного отдела несут персональную ответственность за несоблюдение сроков и последовательности исполнения административных действий и выполнения административных процедур, предусмотренных настоящим административным регламентом. Персональная ответственность специалистов архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях. В случае выявления нарушений должностное лицо несет дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
4.5.Контроль за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Волгоградской области.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо муниципального служащего
5.1.Информация о праве заявителя на досудебное
(внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений
должностных лиц, принятых (осуществляемых) в ходе
предоставления государственной услуги
Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц в ходе предоставления государственной услуги в порядке Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (гл. 2.1).
5.2.Предмет досудебного (внесудебного) обжалования
Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) должностным лицом архивного отдела в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента.
Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
5.2.1.Нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.
5.2.2.Нарушение срока предоставления государственной услуги.
5.2.3.Требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления государственной услуги.
5.2.4.Отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления государственной услуги, у заявителя.
5.2.5.Отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
5.2.6.Затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
5.2.7.Отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3.Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо для приостановления рассмотрения жалобы
5.3.1.Если в жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.3.2.Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные либо нецензурные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
5.3.3.Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на нее не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течение 7 дней со дня регистрации жалобы.
5.3.4.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в уполномоченный орган. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.
5.4.Информация об основаниях для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования
5.4.1.Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация жалобы заявителя.
Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.
5.4.2.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме.
Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта администрации Котовского муниципального района, единого портала государственных, муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4.3.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо муниципального служащего;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы или материалы или их копии.
5.4.4.Заинтересованные лица имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.5.Сведения об администрации Котовского муниципального района и должностных лицах, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном
(внесудебном) порядке
5.5.1.Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела могут быть обжалованы:
- главе администрации Котовского муниципального района по адресу: г. Котово, ул. Мира, 122, телефон: 8 (8 44 55) 2-11-30;
- управляющему делами администрации Котовского муниципального района, курирующему деятельность архивного отдела, по адресу: г. Котово, ул. Мира, 122, телефон: 8 (8 44 55) 2-32-80;
- начальнику архивного отдела администрации Котовского муниципального района по адресу: г. Котово, ул. Мира, 197, телефон: 8 (8 44 55) 2-32-64.
5.5.2.Сведения о графиках приема:
- глава Котовского муниципального района - последний понедельник месяца - с 13.00 до 15.00 (рабочий кабинет);
- управляющий делами администрации Котовского муниципального района - четвертый четверг месяца - с 14.00 до 16.00 (рабочий кабинет);
- начальник архивного отдела администрации Котовского муниципального района - вторник, четверг - с 9.00 до 11.00 (рабочий кабинет).
5.5.3.Сведения об архивном отделе:
- местонахождение: Волгоградская область, г. Котово, ул. Мира, 197;
- почтовый и электронный адрес: 403805, Волгоградская область, г. Котово, ул. Мира, 197, адрес электронной почты: arhiv@admkotovo.ru;
- справочный телефон: (88 44 55) 2-32-64;
- факс: (88 44 55) 2-32-64;
- график работы:
рабочие дни:
понедельник - пятница - с 8.00 до 17.00 час.;
перерыв: с 12.00 до 13.00;
приемные дни:
вторник, четверг - с 9.00 до 11.00 час.;
выходные дни: суббота, воскресенье.
5.5.4.Сведения об администрации Котовского муниципального района:
- местонахождение: Волгоградская обл., г. Котово, ул. Мира, 122;
- почтовый и электронный адрес: 403805, Волгоградская обл., г. Котово, ул. Мира, 122;
- адрес официального сайта администрации Котовского муниципального района в сети Интернет: www.admKotovo.ru, адрес электронной почты: RA_KOTOV@VOLGANET.RU;
- справочный телефон: (88 44 55) 2-11-30;
- факс: (88 44 55) 2-11-30.
5.5.5.Начальник архивного отдела:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление и (или) защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.5.6.Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела или главой администрации Котовского муниципального района.
5.5.7.Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.6.Информация о сроках рассмотрения жалобы
5.6.1.Жалоба, поступившая в архивный отдел администрации Котовского муниципального района, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалоб может быть сокращен.
5.7.Сведения о решении, принятом по результатам досудебного (внесудебного) обжалования
5.7.1.По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, либо органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7.2.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.7.1, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.