Приложение к Постановлению от 26.02.2013 г № 78-П Положение
Положение о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти волгоградской области 1. общие положения
1.1.Настоящее Положение определяет порядок работы с электронными документами, подписанными средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП), создание, хранение и использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется исключительно в электронной форме в единой автоматизированной системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - АСЭД), а также совокупность процедур, обязательных для выполнения органами исполнительной власти Волгоградской области (далее именуются - участники АСЭД) в процессе обмена электронными документами в рамках межведомственного электронного (безбумажного) документооборота.
Настоящее Положение применяется в отношении созданных в АСЭД документов, отражающих:
переписку по организационным, правовым, административно-хозяйственным вопросам;
плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;
информационные и справочные документы;
иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующим законодательством устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.
1.2.Обмен документами с организациями, не являющимися участниками АСЭД, осуществляется на бумажном носителе в соответствии с инструкциями по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области.
1.3.Основной задачей межведомственного электронного (безбумажного) документооборота является повышение эффективности работы с документами, ускорение процесса передачи информации, предотвращение утери информации и облегчение регистрации документов.
1.4.Целями межведомственного электронного (безбумажного) документооборота являются:
создание единого информационного пространства Волгоградской области и упрощение взаимодействия участников АСЭД;
сокращение сроков рассмотрения и согласования документов;
сокращение сроков и упрощение процедуры передачи документов;
предотвращение возможной утери информации о местонахождении документов.
1.5.Межведомственный электронный (безбумажный) документооборот осуществляется в органах исполнительной власти Волгоградской области под самостоятельным номенклатурным делом "Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области".
2.Электронный документ
2.1.Подлинником электронного документа является электронный документ, подписанный ЭП пользователя участника АСЭД и зарегистрированный в АСЭД.
2.2.Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть распечатана на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе будет являться бумажной копией электронного документа.
3.Порядок работы с электронными документами
3.1.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.
3.2.При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в АСЭД должностными лицами в органах исполнительной власти Волгоградской области используются ЭП.
3.3.Порядок работы с электронными документами аналогичен порядку работы с документами на бумажных носителях согласно инструкциям по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области, с учетом особенностей, указанных в пункте 3.4 настоящего Положения.
3.4.Электронные документы, поступающие участнику АСЭД, в обязательном порядке проходят в службах делопроизводства проверку:
подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;
правильности адресата;
наличия приложений, если они указаны в тексте документа.
При положительном результате проведения проверок электронный документ принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном - возвращается отправителю.
4.Порядок работы с бумажными копиями
электронных документов
4.1.Электронный документ может быть распечатан на бумажном носителе при необходимости получения его бумажной копии.
4.2.Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами органов исполнительной власти Волгоградской области, внесенными в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих электронные документы.
4.3.Бумажная копия электронного документа должна содержать на каждом листе обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:
1) надписи "Копия электронного документа. Электронный документ подписан
электронной подписью ______________________________________________________
(указать должность, фамилию и инициалы лица,
_________________________________________________________________________";
подписавшего электронный документ электронной подписью)2) номер и дата регистрации электронного документа;
3) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;
4) наименование организации, фамилия, инициалы и собственноручная подпись уполномоченного лица органа исполнительной власти Волгоградской области, заверившего электронный документ.
4.4.Электронный документ и его бумажная копия должны быть аутентичными.
5.Хранение электронных документов
5.1.Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению участниками АСЭД в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
5.2.Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.
5.3.Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП и средств ЭП, обеспечивающих возможность их проверки.
5.4.После истечения установленного срока хранения:
электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;
электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.5.До принятия правового акта, устанавливающего порядок приема электронного документа на хранение, на хранение передается заверенная бумажная копия электронного документа.
Бумажная копия электронного документа, передаваемого на хранение, заверяется собственноручной подписью уполномоченного лица органа исполнительной власти Волгоградской области, внесенного в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих электронные документы, и гербовой печатью участника АСЭД, создавшего бумажную копию электронного документа.
Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".
6.Формирование и ведение Регионального реестра
уполномоченных лиц органов исполнительной власти
Волгоградской области, заверяющих электронные документы
6.1.Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих электронные документы (далее именуется - Реестр), формируется и ведется в целях учета уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, имеющих право заверять бумажные копии электронных документов.
6.2.В Реестре учитываются лица, уполномоченные правовым актом соответствующего органа исполнительной власти Волгоградской области на заверение бумажных копий электронных документов (далее именуются - Уполномоченные лица).
6.3.Ведение Реестра осуществляется государственным бюджетным учреждением "Центр информационных технологий Волгоградской области" (далее именуется - ГБУ "ЦИТ ВО"), подведомственным комитету информационных технологий и коммуникаций Волгоградской области.
6.4.Для внесения сведений об Уполномоченном лице в Реестр участник АСЭД направляет в адрес ГБУ "ЦИТ ВО" следующие документы:
копию правового акта о наделении сотрудника соответствующего участника АСЭД полномочиями по заверению бумажных копий электронных документов, заверенную в установленном порядке;
заявление о включении сведений о сотруднике, уполномоченном заверять бумажные копии электронных документов, в Реестр в произвольной форме с указанием фамилии, имени, отчества лица и занимаемой им должности, даты начала и окончания срока полномочий по заверению бумажных копий электронных документов.
6.5.На основании поступивших от участников АСЭД и зарегистрированных в установленном порядке документов ГБУ "ЦИТ ВО" в Реестр вносятся следующие сведения об Уполномоченном лице:
должность, фамилия, имя, отчество;
дата начала и окончания срока полномочий по заверению бумажных копий электронных документов;
реквизиты правового акта участника АСЭД о назначении Уполномоченного лица.
6.6.Для исключения сведений об Уполномоченном лице из Реестра участник АСЭД направляет в адрес ГБУ "ЦИТ ВО" соответствующее заявление.
6.7.Ответственность за полноту и достоверность сведений, указанных в документах, представляемых ГБУ "ЦИТ ВО", несут участники АСЭД.
6.8.Полученные и обработанные ГБУ "ЦИТ ВО" правовые акты участников АСЭД, подтверждающие полномочия Уполномоченного лица по заверению бумажных копий электронных документов, полученных посредством распечатки электронных документов из АСЭД, являются документами постоянного срока хранения.
6.9.Сведения, содержащиеся в Реестре, являются открытыми и общедоступными и подлежат размещению на официальном портале Губернатора и Правительства Волгоградской области.