• Главная
• Приложения
• 2013
• Апрель
• 4
• Приложение к Приказу от 04.04.2013 г № 50 Инструкция

Приложение к Приказу от 04.04.2013 г № 50 Инструкция

Инструкция по делопроизводству инспекции государственного жилищного надзора волгоградской области 1. общие положения

1.1.Инструкция по делопроизводству инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области.
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области (далее именуется - Инспекция) и поступающих в Инспекцию документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Инспекции.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 22 июля 2012 г. N 280-п "Об утверждении Положения об инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3.Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
1.4.Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.5.Делопроизводство Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.6.Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Инспекции осуществляет уполномоченное структурное подразделение Инспекции (далее именуется - служба делопроизводства).
1.7.Должностные права и обязанности государственных гражданских служащих (работников), отвечающих за организацию работы и (или) осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Инспекции, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями) и совмещаются с другими функциональными обязанностями и правами указанных служащих (работников) и полномочиями службы делопроизводства.
1.8.Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений Инспекции не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.9.При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.10.Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Инспекции.
Сотрудники Инспекции несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены службой делопроизводства с Инструкцией под роспись.
2.Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию по делопроизводству
2.1.Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Инспекции, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.
2.2.Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Инспекции (далее именуется - ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии министерства культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
2.3.Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4.После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Инспекции и доводится до сведения сотрудников Инспекции.
3.Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа (проекта документа) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Инспекции;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Инспекции;
документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а также в виде электронного документа в Инспекцию и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Инспекции, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - письменное обращение, поступившее в адрес Инспекции с доставкой по почте или курьером, а также обращение в форме электронного документа на сайт Инспекции через раздел "Обращения граждан";
объем документооборота - количество документов, поступивших в Инспекцию и созданных им за определенный период времени;
опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами делопроизводства;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
служба делопроизводства - структурное подразделение Инспекции, в установленном порядке уполномоченное осуществлять организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Инспекции;
переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;
письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Инспекцией в установленном порядке;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного) и переданная по каналам факсимильной связи;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
юридическая сила документа - свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
4.Создание документов
4.1.Состав документов Инспекции
4.1.1.В деятельности Инспекции создаются:
нормативные и ненормативные правовые акты Инспекции, в том числе приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, личному составу;
протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.); планы, отчеты, заключения;
записки (аналитические, служебные, пояснительные и т.д.);
договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Инспекции создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
4.1.2.Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:
в протоколах коллегии Инспекции;
в протоколах совещаний руководителя инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области;
в протоколах заседаний и совещаний ЭК, иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.
4.1.3.Взаимные обязательства Инспекции с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.
4.1.4.В установленных законодательством случаях в Инспекции могут издаваться документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области.
Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).
4.2.Реквизиты документов
4.2.1.Для документов, создаваемых в Инспекции, кроме перечисленных в пункте 4.2.2, устанавливаются размеры полей:
3,00 см - левое;
1,00 см - правое;
2,00 см - верхнее;
2,00 см - нижнее.
4.2.2.Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Правительства Волгоградской области подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными нормативными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думой и (или) аппаратом Губернатора и Правительства Волгоградской области.
4.2.3.Документы, создаваемые в Инспекции, имеют состав реквизитов, определенный постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области".
Дополнительно, при подготовке документов и в процессе работы с ними, могут использоваться дополнительные реквизиты, например, отметки: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и др.
4.2.4.Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.
4.3.Бланки документов
4.3.1.Документы, создаваемые в Инспекции, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.
4.3.2.Образцы и описание разработанных и применяемых в Инспекции бланков подлежат включению в установленном порядке в инструкцию по делопроизводству Инспекции в качестве приложений.
4.3.3.В Инспекции применяются следующие бланки с воспроизведением герба Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:
бланк письма Инспекции с продольным расположением реквизитов (приложение 2);
бланк письма Инспекции с угловым расположением реквизитов (приложение 3);
бланк приказа Инспекции (приложение 4);
бланк руководителя инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области (для резолюций и поручений) Инспекции (приложение 5).
4.3.4.Бланки Инспекции с воспроизведением герба Волгоградской области разрабатываются в соответствии с требованиями Закона Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области" и изготавливаются типографским способом.
4.3.5.На бланках приказа и письма Инспекции с угловым и продольным расположением реквизитов, справа в нижней части бланка на его оборотной стороне проставляются порядковые номера для организации их учета.
Бланки без изображения Герба Волгоградской области могут быть изготовлены средствами оргтехники.
4.3.6.Для бланков Инспекции с воспроизведением Герба Волгоградской области устанавливается, что:
размеры полей бланков формата А4, А5: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 3 мм;
размеры полей бланка А6: верхнее - 3 мм, слева, справа, снизу - ограничены размерами бланка;
размер изображения геральдического щита Герба Волгоградской области: высота - 17 мм (определена размером поля бланка, для размещения реквизита 02 "Герб Волгоградской области"), ширина - 12,75 мм (определена путем масштабирования копии эталонного изображения герба с сохранением пропорций при установлении высоты изображения 17 мм);
используется одноцветное изображение Герба Волгоградской области;
наименование Инспекции (реквизит 08) печатается прописными буквами;
строки многострочных реквизитов бланков печатаются через одинарный междустрочный интервал;
отступ между соседними реквизитами по вертикали - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.
4.3.7.Бланк приказа Инспекции содержит реквизиты:
Герб Волгоградской области (реквизит 02);
наименование Инспекции (реквизит 08), печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности;
вид документа (реквизит 10), печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности;
отметка для проставления даты (реквизит 11), печатается от левого края текстового поля путем проставления 24 подчерков;
отметка для проставления номера документа (реквизит 12), печатается в одной строке с реквизитом 11 с позиции табуляции 14 см от левого края текстового поля путем проставления знака "N", пробела, 11 подчерков;
место составления (издания) документа (реквизит 14).
Реквизиты 02, 08, 10, 14 печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.
Реквизиты 11, 12, 14 печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.
Образец бланка приказа Инспекции приведен в приложении 4.
4.3.8.Бланк письма Инспекции с угловым расположением реквизитов содержит реквизиты:
Герб Волгоградской области (реквизит 02);
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08);
справочные данные об Инспекции (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, код Инспекции по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер Инспекции), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет) (реквизит 09);
отметки для проставления даты и регистрационного номера (реквизит 11, реквизит 12);
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта (реквизит 13).
Все реквизиты бланка печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.
Реквизит "справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности, остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.
Образец бланка письма Инспекции с угловым расположением реквизитов приведен в приложении 3.
4.3.9.Бланк руководителя Инспекции Волгоградской области (для резолюций и поручений) выполняется на формате А6 и содержит реквизиты:
Герб Волгоградской области (реквизит 02);
наименование Инспекции (реквизит 08);
должность лица, подписавшего документ (реквизит 31);
отметка для проставления даты (реквизит 11) печатается проставлением символа ", четырех подчерков, символа ", 10 подчерков, цифр "20", четырех подчерков и символа "г.";
отметка для ссылки на номер и дату документа, к которому относится резолюция или поручение, печатается у нижней границы бланка проставлением круглой открывающейся скобки, символа "к", пробела, символа "N", тринадцати подчерков, слова "от", тринадцати подчерков и закрывающейся круглой скобки.
Ширина поля для печатания реквизитов бланка ограничивается его размерами.
Все реквизиты бланка печатаются шрифтом Times New Roman 12 от левой границы текстового поля и центрируются.
Реквизит "должность лица, подписавшего документ" печатается прописными буквами полужирной насыщенности.
Образец бланка руководителя Инспекции (для резолюций и поручений) приведен в приложении 5.
4.3.10.Организация работы по изготовлению типографским способом бланков Инспекции с изображением Герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки) возлагается на службу делопроизводства.
4.3.11.При получении из типографии бланки приказа Инспекции и бланки письма Инспекции с угловым и продольным расположением реквизитов подлежат учету.
4.3.12.До выдачи сотрудникам гербовые бланки хранятся в металлическом шкафу в службе делопроизводства.
4.3.13.Учет, хранение, выдачу гербовых бланков осуществляет сотрудник службы делопроизводства.
4.3.14.Гербовые бланки выдаются по видам под роспись согласно журналу учета выдачи гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 8.
4.3.15.Сотрудником службы делопроизводства вместе с гербовыми бланками выдается бланк отчета об их использовании, который впоследствии при израсходовании всех полученных экземпляров гербовых бланков подлежит заполнению и возврату вместе с испорченными бланками (при их наличии) в службу делопроизводства.
Последующая выдача гербовых бланков осуществляется только после представления отчета об использовании ранее выданных.
В случае утраты гербового бланка об этом делается запись в отчете об использовании гербовых бланков.
Форма отчета об использовании гербовых бланков приведена в приложении 9.
4.3.16.Передача гербовых бланков сотрудниками Инспекции третьим лицам не допускается.
4.3.17.Сотрудники Инспекции несут персональную ответственность за порчу и (или) утрату гербовых бланков.
4.3.18.Уничтожение испорченных гербовых бланков производится после списания израсходованных гербовых бланков как материальных ценностей путем резания бланков техническими средствами уничтожения бумаги.
По факту уничтожения комиссией Инспекции составляется акт, утверждаемый руководителем Инспекции. Форма акта приведена в приложении 10.
Состав и порядок деятельности указанной в настоящем пункте комиссии устанавливается приказом Инспекции.
4.4.Проекты законов Волгоградской области
4.4.1.Инспекция разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Правительства Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.
4.4.2.Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. N 1-ОД, Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах" и постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. N 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".
4.4.3.Финансово-экономическое обоснование к законопроекту в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Инспекции, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образец оформления законопроекта приведен в приложениях 11 - 12.
4.5.Проекты постановлений и распоряжений
Губернатора Волгоградской области,
постановлений Правительства Волгоградской области
4.5.1.В пределах своей компетенции Инспекция разрабатывает проекты:
постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;
постановлений Правительства Волгоградской области.
4.5.2.Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области и их согласование осуществляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и регламентом аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
4.5.3.Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Правительства Волгоградской области в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Инспекции, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образцы оформления проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области приведены в приложениях 13 - 16.
4.6.Нормативные правовые акты Инспекции
4.6.1.Нормативный правовой акт Инспекции - изданный в установленном порядке акт Инспекции, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц.
4.6.2.Подготовка нормативных правовых актов Инспекции осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией с учетом требований нормативных правовых актов Волгоградской области.
4.6.3.Нормативные правовые акты издаются в установленной сфере деятельности в пределах компетенции Инспекции на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области, постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, а также по собственной инициативе.
4.6.4.Инспекция может издавать нормативные правовые акты совместно с двумя или более органами исполнительной власти Волгоградской области. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности, осуществляющими полномочия руководителей) нескольких органов исполнительной власти Волгоградской области.
4.6.5.Нормативные правовые акты Инспекции (далее именуются - НПА) издаются в форме инструкций, положений, правил, а также в иных формах, не противоречащих законодательству, и утверждаются приказами Инспекции.
4.6.6.НПА разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения сотрудников Инспекции в порядке, установленном настоящей Инструкцией для разработки, согласования и доведения до сведения приказов Инспекции.
4.6.7.Обязательными этапами согласования НПА являются юридическая и антикоррупционная экспертизы, в том числе определение нормативности правового акта, необходимости его опубликования (размещения в сети Интернет) и проведения независимой антикоррупционной экспертизы, проводимые в установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и Инспекции порядке.
4.6.8.Нормативные правовые акты Инспекции подлежат официальному опубликованию в случаях и в порядке, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области и Инспекции.
Нормативные правовые акты Инспекции подлежат официальному опубликованию, в случае если они затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также в иных случаях, определяемых руководителем Инспекции.
Официальное опубликование нормативных правовых актов производится в газете "Волгоградская правда".
В целях опубликования нормативный правовой акт направляется в газету "Волгоградская правда" с сопроводительным письмом на имя главного редактора, подписанным руководителем Инспекции. В письме должно содержаться указание на нормативно-правовой характер акта и обоснование необходимости его опубликования. Проект письма готовится разработчиком нормативного правового акта.
Начальники структурных подразделений Инспекции в день подписания приказа, утверждающего нормативный правовой акт, представляют копию подписанного документа начальнику отдела контрольно-аналитической работы.
Начальник отдела контрольно-аналитической работы в пятидневный срок со дня подписания нормативного правового акта направляет представленный ему нормативный правовой акт в прокуратуру Волгоградской области, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области, редакцию газеты "Волгоградская правда", информационным службам "Гарант", "Консультант", а также два экземпляра - в Волгоградскую областную библиотеку им. М. Горького.
Рассылка документа остальным адресатам осуществляется разработчиком нормативного правового акта.
Копии нормативных правовых актов, изменяющих или отменяющих действующие акты, направляются организациям, которым они рассылались, или их правопреемникам.
4.7.Приказы Инспекции
4.7.1.В целях реализации полномочий Инспекции и организации ее деятельности путем установления обязательных правовых предписаний в Инспекции издаются приказы.
Приказы Инспекции формируются в следующие номенклатурные дела:
приказы по основной (профильной) деятельности;
приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение);
приказы по личному составу (аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), изменение фамилии);
приказы по личному составу (поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты);
приказы по личному составу (все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания, длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда);
приказы по личному составу (о дисциплинарных взысканиях);
приказы по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением);
приказы по личному составу (краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки);
приказы по административно-хозяйственным вопросам.
4.7.2.Проекты приказов готовят специалисты Инспекции на основании поручений, его заместителя, руководителя структурного подразделения либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и должностными обязанностями сотрудника.
4.7.3.Обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов несут авторы проекта приказа.
4.7.4.Подготовка приказа включает в себя:
изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
подготовку проекта приказа с использованием технических средств;
согласование проекта приказа;
подписание приказа;
регистрацию приказа;
доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства и содержанием приказа.
В установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и (или) Инспекции случаях и порядке проект приказа до его подписания подлежит размещению в сети Интернет, в том числе для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.
4.7.5.Проекты приказов печатаются на чистых листах бумаги формата А4.
Проекты приказов по вопросам государственной гражданской службы и кадрам готовит кадровая служба Инспекции, в том числе на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности Инспекции и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
Служба делопроизводства Инспекции контролирует правильность оформления проектов приказов.
В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке автор проекта приказа прилагает служебную записку на имя своего непосредственного руководителя с кратким обоснованием необходимости принятия приказа.
Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов, подлежащих изменению или признанию утратившими силу.
В случае если после издания приказа возникнет необходимость рассылки его экземпляров или копий или ознакомления с приказом, автор проекта приказа готовит реестр рассылки, который прилагается к проекту приказа.
4.7.6.Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования проекта приказа и приложений к нему:
автором проекта приказа и его непосредственным руководителем;
заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей;
непосредственными руководителями сотрудников, в случае если для последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
сотрудником структурного подразделения уполномоченного по осуществлению правового обеспечения деятельности Инспекции (далее именуется - юридическая служба).
В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником структурного подразделения Инспекции, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником, уполномоченным по осуществлению кадровой работы в Инспекции (далее именуется - кадровик).
4.7.7.Сотрудник юридической службы, сотрудник структурного подразделения Инспекции, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности, или кадровик осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трех рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).
Остальные сотрудники осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий один рабочий день (не считая дня поступления проекта приказа).
4.7.8.Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются визирующим в виде служебной записки, которая прилагается к проекту приказа.
4.7.9.Если в проект приказа были внесены изменения, на любом из этапов его согласования, проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками.
4.7.10.Согласованные проекты приказа перепечатываются автором проекта приказа на бланки приказов Инспекции и со всеми приложениями, реестром рассылки (при необходимости) и служебной запиской (в случае внесения проекта приказа в инициативном порядке) передаются сотруднику службы делопроизводства для передачи на подписание руководителем.
Проекты приказов, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, печатаются на бланке приказов Инспекции и направляются на подпись только по прямому указанию руководителя, отданному автору проекта приказа.
Подписанные руководителем приказы, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, формируются в дела с обязательным приложением экземпляров служебных записок, содержащих замечания.
4.7.11.Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
Датой регистрации приказа является дата его подписания.
Приказы по основной (профильной), административно-хозяйственной деятельности, приказы по личному составу, приказы руководства Инспекции на проведение инспекционных проверок, приказы руководства Инспекции на проведение обследований регистрируются отдельно по порядку номеров в пределах календарного года.
К номерам приказов на предоставление отпуска, по личному составу и административно-хозяйственным вопросам прибавляется буквенное обозначение:
- О - приказы на отпуска;
- ЛС - приказы по личному составу;
- АХ - приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Копии приказов направляются исполнителю и другим адресатам в соответствии с реестром рассылки, составляемым и подписываемым исполнителем.
4.7.12.Доведение приказов до сведения сотрудников Инспекции осуществляется в срок, не превышающий один рабочий день со дня регистрации приказа, путем передачи копии приказа сотруднику с росписью последнего, на оборотной стороне последнего листа оригинала приказа, об ознакомлении и (или) получении копии приказа.
В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном выше порядке доводится до сведения непосредственного руководителя временно отсутствующего сотрудника.
Доведение приказов по основной (профильной) деятельности или приказов по административно-хозяйственным вопросам до сведения сотрудников Инспекции осуществляется специалистом службы делопроизводства.
Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников Инспекции осуществляется кадровиком или сотрудником юридической службы.
4.7.13.Копии приказов, направляемые иным организациям, органам, должностным лицам, заверяются печатью или с использованием специального штампа и направляются адресатам в соответствии с реестром рассылки.
4.7.14.Правила оформления приказов приведены в приложении 17, образец оформления приказа в приложении 18, форма бланка согласования приказа в приложении 19.
4.8.Правила, положения, инструкции
4.8.1.Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
4.8.2.Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
4.8.3.Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного правового акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
4.8.4.Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Инспекции и могут являться нормативными правовыми актами.
4.8.5.Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Инспекции.
4.8.6.Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
4.8.7.Заголовок к тексту правил, положения, инструкции должен быть согласован с наименованием вида документа. Правила - "Чего?", положение - "О чем?", инструкция - "Кого?" (если это должностная инструкция).
4.8.8.Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
4.8.9.Текст проекта положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции - текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.
4.9.Протокол заседания (совещания)
4.9.1.Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях Инспекции, совещаниях руководителя инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области, ЭК, иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.
Протокол заседания (совещания) (далее именуется - протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
4.9.2.При оформлении протокола оформляются следующие реквизиты:
а) наименование Инспекции;
б) вид документа;
в) отметка для проставления даты;
г) отметка для проставления номера документа;
д) место составления (издания) документа;
е) текст;
ж) подпись должность лица.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Инспекции.
4.9.3.Реквизит - "текст".
Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
Текст каждого раздела строится по схеме:

"СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."

Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".
В текст протокола вносятся полностью:
постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);
итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или воздержавшихся;
краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.
Допускается использование подробного и краткого написания реквизита - "текст протокола", которые отличаются полнотой освещения заседания (совещания).
Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции.
В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:

"СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."

Реквизит - "текст протокола" печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности, от края левого поля, через один междустрочный интервал.
4.9.4.Реквизит - "подпись должность лица".
Реквизит отделяется от текста протокола тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря заседания (совещания), их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилия).
Наименование должности председательствующего на заседании (совещании) печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным междустрочным интервалом и оформляется аналогично. При отсутствии секретаря заседания (например, при проведении оперативных совещаний у председателя Комитета) протокол подписывает только председательствующий.
Реквизит - "подпись должность лица" печатается шрифтом Times New Roman 14.
4.9.5.В качестве исходных документов для подготовки протокола используются:
перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания);
записи, произведенные во время заседания (совещания) вручную или с использованием диктофона;
тезисы докладов или выступлений, а также иллюстрирующие их информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.);
принятые решения и особые мнения;
лист регистрации участников заседания (совещания).
4.9.6.Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) (далее именуется - повестка заседания) печатается на чистом листе формата А4 шрифтом Times New Roman 14.
В повестке заседания в обязательном порядке указываются:
количество, краткая тематика и последовательность планируемых к обсуждению вопросов;
фамилии, инициалы и должности докладчиков;
дата и время проведения заседания;
место проведения заседания;
наименование должности, подпись, расшифровка подписи автора повестки заседания.
Повестка заседания составляется сотрудником Инспекции, являющимся секретарем коллегиального органа на основании регламента коллегиального органа и указаний руководителя Инспекции и (или) руководителя коллегиального органа.
При формировании повестки заседания учитывается объемность обсуждаемых вопросов с целью планирования продолжительности заседания (совещания) и перерывов.
Повестка заседания утверждается руководителем (председательствующим) координационного, совещательного органа или рабочей группы.
4.9.7.Лист регистрации участников заседания (совещания) составляется при количестве участников более 15 человек и оформляется в виде приложения к протоколу. Если на заседании важно наличие кворума, то составление листа регистрации является обязательным, независимо от количества участников.
4.9.8.Утвержденная повестка заседания, координационных, совещательных органов и рабочих групп, тезисы докладов или выступлений, проекты решений, информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.), необходимые для ознакомления участниками совещания (заседания), тиражируются и передаются и (или) рассылаются по числу участников в порядке и в сроки, установленные положениями о соответствующих координационных, совещательных органах или рабочих группах.
Организация и проведение совещаний руководителя инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области только с сотрудниками Инспекции допускается без предварительной передачи или рассылки повестки заседания, тезисов докладов или выступлений, проектов решений, информационно-справочных материалов (таблиц, графиков, расчетов, справок и др.).
4.9.9.Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам сотрудником службы делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).
4.9.10.Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола - документ, представляющий собою копию части протокола.
4.9.11.В выписке из протокола воспроизводятся:
реквизиты "а" - "д", "ж" протокола;
сведения о присутствовавших;
вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка;
часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения.
Выписка из протокола заверяется подписью секретаря координационного, совещательного органа или рабочей группы.
4.9.12.Правила оформления протоколов приведены в приложениях 20 - 22.
4.10.План
4.10.1 План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
4.10.2.План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
а) наименование Инспекции;
б) гриф утверждения;
в) отметка для проставления даты;
г) отметка для проставления номера документа;
д) вид документа;
е) наименование (заголовок) документа;
ж) текст;
з) подпись, должность лица.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "е" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Инспекции.
4.10.3.Реквизит - "текст" оформляется в виде таблицы с графами:
номер пункта плана;
наименование мероприятия;
срок исполнения;
исполнитель;
примечание.
План деятельности сотрудника подписывается сотрудником и утверждается его непосредственным руководителем.
План деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя, курирующим соответствующее структурное подразделение.
План деятельности Инспекции подписывается заместителем(ями) руководителя и утверждается руководителем.
Утвержденные планы подлежат регистрации как внутренние документы Инспекции.
4.10.4.Номер пункта плана - номер, соответствующий отдельному разделу или пункту плана мероприятий. Нумерация последовательная, без пропусков, возможно применение составных номеров с учетом нумерации разделов плана.
4.10.5.Наименование мероприятия - формулировка содержания мероприятия должна быть точной и понятной (без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл).
4.10.6.Срок исполнения - может быть указан как период выполнения мероприятий (например: 1 - 2 квартал, январь и т.п.) или дата окончания их исполнения (например: до 10.01.2011).
4.10.7.Исполнитель - инициалы, фамилия или наименование организации - исполнителей плана.
В случае если пункт плана подлежит выполнению несколькими исполнителями, то среди них выделяется ответственный исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым (верхним) или помечается как ответственный.
4.10.8.Графа "примечание" - служит для внесения пометок, информации, имеющей отношение к исполнению конкретного мероприятия плана, в том числе в случае изменения срока исполнения или состава исполнителей.
4.10.9.Реквизит - "текст" печатается шрифтом Times New Roman в диапазоне от 12 до 14, обычной насыщенности.
4.10.10.Реквизит - "подпись должность лица".
Реквизит отделяется от текста плана тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности сотрудника, подготовившего проект плана, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Реквизит - "подпись должность лица" печатается шрифтом Times New Roman 14.
4.11.Отчет
4.11.1.Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
4.11.2.Отчет оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
а) наименование Инспекции;
б) отметка для проставления даты;
в) отметка для проставления номера документа;
г) вид документа;
д) наименование (заголовок) документа;
е) текст;
ж) подпись должность лица.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Инспекции.
4.11.3.Реквизит - "текст" печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.
В тексте отчета в обязательном порядке должно содержаться указание на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
Отчет о деятельности сотрудника подписывается автором отчета и предоставляется его непосредственному руководителю.
Отчет о деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и предоставляется заместителю, курирующему деятельность соответствующего структурного подразделения, или руководителю Инспекции.
Отчет о деятельности Инспекции подготавливается и подписывается сотрудником(ами), определенным в соответствии с поручением руководителя.
4.11.4.Реквизит - "подпись должность лица".
Реквизит отделяется от текста отчета тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности сотрудника, подготовившего отчет, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Реквизит - "подпись должность лица" печатается шрифтом Times New Roman 14.
4.12.Заключение
4.12.1.Заключение - документ, содержащий мнение, выводы, сделанные от имени Инспекции, комиссии или эксперта по какому-либо вопросу или документу.
Заключения составляются на проекты разрабатываемых в Инспекции документов и на документы, представленные на рассмотрение коллегиальных органов Инспекции.
4.12.2.Сроки и порядок подготовки заключения определяются в правовом акте, регламентирующем осуществление конкретной экспертизы или работу соответствующего коллегиального органа.
4.13.Служебные записки
4.13.1.В целях осуществления служебного взаимодействия между сотрудниками Инспекции в рамках внутреннего документооборота в Инспекции применяются служебные записки.
Служебные записки являются справочно-информационными документами.
Авторами служебных записок являются сотрудники Инспекции.
4.13.2.Служебная записка может составляться по указанию руководителя, заместителя руководителя, руководителя структурного подразделения Инспекции или по инициативе конкретного сотрудника.
4.13.3.При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:
а) адресат;
б) дата документа;
в) регистрационный номер документа;
г) наименование вида документа;
д) наименование (заголовок) документа;
е) текст;
ж) отметка о наличии приложений;
з) подпись должностного лица;
и) виза.
Порядок напечатания и размещения реквизитов служебной записки аналогичен напечатанию реквизитов на бланке служебного письма Инспекции.
4.13.4.Служебные записки регистрируются в Журнале учета служебных записок о продлении сроков рассмотрения обращений граждан и в Журнале учета служебных записок по оперативной деятельности организации.
Структура текста записки зависит от цели ее создания.
Реквизит "виза" оформляется, в случае если служебная записка пишется на имя руководителя структурного подразделения, не являющегося непосредственным руководителем автора служебной записки.
4.13.5.Адресат оформляется в правом верхнем углу, адресование формируется в дательном падеже (кому?).
Название документа оформляется ниже адресата прописными буквами.
Дата оформляется цифровым способом от границы левого поля ниже названия вида документа. Дата служебной записки является датой ее подписания и проставляется лицом, подписывающим документ.
Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней.
Заголовок к тексту служебной записки оформляется в левом верхнем углу поля под датой через 2 - 3 межстрочных интервала, от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос "О чем?", начинается отглагольным существительным с предлогом "О" и не превышает 3 - 5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал.
Если текст служебной записки не превышает 6 - 8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.
Структура текста служебной и объяснительной записок похожи, и, как правило, состоит из двух логических смысловых частей.
В первой части содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений, а во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входят в состав одного предложения.
Документы, служившие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке.
Подпись оформляется через 2 - 3 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.
Образец оформления служебной записки приведен в приложении 23.
4.14.Письмо
4.14.1.Письма Инспекции готовятся как:
доклады о выполнении поручений;
сопроводительные письма к проектам правовых актов Волгоградской области;
запросы;
ответы на запросы;
информационные письма.
4.14.2.Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Волгоградской областной Думы, а также письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, подготавливаются и оформляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области.
4.14.3.Сроки подготовки и направления докладов о выполнении поручений и ответов на запросы определяются в соответствии со сроками, установленными действующими нормативными правовыми актами, и уточняются резолюциями.
Сроки подготовки остальных писем определяются автором проекта письма самостоятельно с учетом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.
4.14.4.Письма печатаются на бланке письма Инспекции с угловым и продольным расположением реквизитов.
К проекту письма, подготовленному на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, который визируется:
автором проекта письма и его непосредственным руководителем;
заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей;
сотрудником юридической службы, в случае если письмо содержит информацию правового характера.
В случае если проект письма затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником структурного подразделения Инспекции, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Проект письма по вопросам кадровой работы в обязательном порядке визируется кадровиком.
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на вторых экземплярах, остающихся в Инспекции, на последнем листе ниже реквизита "подпись должностного лица".
4.14.5.Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем в Инспекции используются следующие реквизиты:
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;
текст;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
4.14.6.Оформление писем производится согласно правилам оформления реквизитов документов, приведенным в приложении 1.
4.14.7.Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа.
4.14.8.При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
4.14.9.Письма подписывает руководитель или лица, уполномоченные приказом Инспекции.
4.14.10.Если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
Если количество адресатов письма более 4, то автором проекта письма составляется реестр рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.
4.14.11.Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Инспекции, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.
4.14.12.При подготовке писем необходимо учитывать требования постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" и постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".
4.14.13.Образец оформления письма приведен в приложении 24.
4.15.Телеграмма
Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для писем, с учетом требований, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
4.16.Факсограмма (факс)
4.16.1.Поступившее в Инспекцию через факсимильную связь письмо или иной документ (далее именуется - факс) приравнивается к аналогичным документам на бумажном носителе.
4.16.2.Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Инспекцию факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
4.16.3.Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется исполнителю в соответствии с резолюцией на поступивший ранее факс.
4.16.4.Порядок оформления факсов, отправляемых Инспекцией через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для писем.
4.16.5.Оригинал документа, отправленного по факсимильной связи, отправляется адресату с пометкой "факс с досылкой".
4.17.Телефонограмма
4.17.1.Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
4.17.2.Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
4.17.3.Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению служебного письма.
Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.
4.17.4.Телефонограмма заносится в журнал регистрации телефонограмм и подписывается лицом, от имени которого она передается.
4.17.5.После передачи телефонограммы производится сверка текста телефонограммы с принимающим.
Затем передающий делает отметки внизу текста телефонограммы:

"ПРИНЯЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;
"ПЕРЕДАЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата и подпись сотрудника, передавшего телефонограмму.
4.17.6. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена лицу, которому она адресована, в возможно короткий срок.
5. Организация документооборота
5.1. Принципы организации документооборота
5.1.1. Движение документов в Инспекции с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот и организуется при соблюдении следующих основных принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
5.1.2. В документообороте Инспекции выделяются следующие документопотоки:
поступающая (входящая) документация;
отправляемая (исходящая) документация;
внутренняя документация.
5.1.3. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации выделяются:
обращения граждан;
обращения пользователей информацией;
документы, поступившие из Волгоградской областной Думы;
документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области;
документы, поступившие из федеральных органов государственной власти, в том числе их территориальных подразделений;
документы, поступившие из органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;
документы, поступившие от других юридических и физических лиц.
5.1.4. В Инспекции доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.
Поступающие (входящие) документы проходят в службе делопроизводства следующие этапы:
первичная обработка;
регистрация;
предварительное рассмотрение;
передача руководству на рассмотрение;
передача исполнителям;
помещение в дело после исполнения.
5.1.5. В Инспекции службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю в установленном им порядке.
5.1.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах, установленные нормативными правовыми актами Волгоградской области и Инспекции.
5.2. Первичная обработка поступающих (входящих) документов
5.2.1. Первичная обработка поступающих в Инспекцию документов осуществляется централизованно сотрудником службы делопроизводства.
При первичной обработке документов проверяется правильность адресования и целостность упаковки.
Ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией.
5.2.3. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются руководителю или в случае его отсутствия - заместителю руководителя по профилю деятельности.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма.
Электронные сообщения, адресованные руководителю или направленные в адрес Инспекции, распечатываются и докладываются руководителю или в случае его отсутствия - заместителю руководителя по профилю деятельности.
Электронные сообщения, заверенные электронной цифровой подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.
Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа к документу, без вскрытия конверта передается руководителю, остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

5.2.4.В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в установленном порядке.
5.2.5.Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
Не подлежат регистрации:
пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;
билеты;
планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;
документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;
печатные издания;
унифицированные формы и бланки документов.
5.3.Регистрация поступающих (входящих) документов
5.3.1.Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.
Документы, поступающие в Инспекцию, регистрируются сотрудником службы делопроизводства.
Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.
5.3.2.Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", регистрируются незамедлительно.
Остальные документы, поступившие в Инспекцию, проходят регистрацию до окончания дня поступления.
5.3.3.Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся в АСЭД во вновь созданную регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК). Регистрационный номер поступившего (входящего) документа и дата регистрации проставляются АСЭД автоматически.
5.3.4.На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера документа.
Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел Инспекции. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
5.3.5.Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока.
Документы, поступившие в Инспекцию по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.
5.4.Предварительное рассмотрение поступивших
(входящих) документов
5.4.1.Предварительное рассмотрение осуществляется сотрудником службы делопроизводства в целях выделения из массива поступившей (входящей) документации документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем, и документов, не требующих такового.
5.4.2.Документы, поступившие в Инспекцию по вопросам, не требующим обязательного рассмотрения руководителем, направляются заместителям руководителя в соответствии с распределением полномочий.
5.4.3.Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему лицу.
Виды документов, не подлежащих обязательному рассмотрению руководителем, а также полномочия иных сотрудников Инспекции по рассмотрению поступающих (входящих) документов и виды таких документов устанавливаются приказом Инспекции в соответствии с требованиями правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области.
5.5.Передача поступающих (входящих) документов руководству на рассмотрение и передача исполнителям
5.5.1.Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководителю или иным сотрудникам Инспекции только после их регистрации и предварительного рассмотрения.
5.5.2.После рассмотрения документы возвращаются сотруднику службы делопроизводства для оформления указаний по исполнению документов (далее именуются - резолюции).
Резолюция содержит:
указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;
указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;
личная подпись автора резолюции;
дата проставления резолюции.
Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения "в установленный законом срок" и т.п.
Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.
Резолюция руководителя пишется также и на бланке для поручений руководителя.
В случае если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка "ответственный исполнитель".
Резолюции могут быть адресованы сотрудникам Инспекции.
5.5.3.В соответствии с резолюцией подлинник документа до окончания рабочего дня передается исполнителю, соисполнителям передаются копии документа.
Передача документов осуществляется под роспись в регистрационной карточке.
Документы с пометкой (резолюцией), свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) рассмотрения, передаются исполнителю и соисполнителям в течение часа с момента возвращения документов после рассмотрения.
Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется сотрудником службы делопроизводства.
5.5.4.Передача документов между сотрудниками Инспекции осуществляется через сотрудника службы делопроизводства служебной запиской с приложением передаваемых документов.
5.6.Помещение в дело после исполнения
5.6.1.Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, в соответствии с номенклатурой дел Инспекции.
5.6.2.Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений, в которых согласно номенклатуре Инспекции сформировано дело, или сотрудниками службы делопроизводства - если дело сформировано в службе делопроизводства.
5.6.3.Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного документа не допускается.
5.7.Работа исполнителя с документами
5.7.1.Организация работы с документами осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, настоящей Инструкцией, полномочиями сотрудников и резолюциями.
5.7.2.Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:
сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;
подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа (при необходимости) и всех необходимых приложений либо подготовку служебной записки;
доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и повторное согласование (в случае поступления замечаний на подготовленный проект отправляемого (исходящего) документа);
подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа (при необходимости);
определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) - в случае, когда документ должен отложиться в номенклатурном деле структурного подразделения Инспекции.
5.7.3.Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, несет ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.
В обязанности ответственного исполнителя входит анализ и обобщение поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого (исходящего) документа и доклад результатов исполнения резолюции.
В обязанности соисполнителей входит исполнение резолюции в пределах имеющихся служебных (должностных) полномочий (обязанностей) и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю в установленные им сроки.
5.7.4.Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю.
5.7.5.В случае непредставления (несвоевременного представления) информации и материалов, в том числе проектов документов, соисполнителями ответственный исполнитель незамедлительно информирует об этом автора резолюции.
5.7.6.Ответственные исполнители и (или) соисполнители обязаны по требованию автора резолюции предоставлять исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов.
5.7.7.Исполнитель вправе:
делать пометки на документе (в случае если это не нанесет ущерб практической значимости документа и не исказит содержащихся в нем данных) о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения;
предлагать изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения документа.
5.7.8.Изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения возможно по единоличному решению автора резолюции или руководителя Инспекции, принятому в том числе и на основании служебной записки любого из исполнителей, поданной автору резолюции или руководителю Инспекции, с обоснованием причин изменения и соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией.
В случае принятия решения об изменении состава исполнителей и (или) срока исполнения автор резолюции или исполнитель, подавший служебную записку, незамедлительно информирует об изменении резолюции руководителя службы делопроизводства для внесения соответствующей корректировки.
Сроки исполнения по документам, подлежащим срочному или оперативному рассмотрению, не продлеваются.
5.7.9.Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, при увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Инспекции исполнитель обязан передать находящиеся у него на исполнении документы, сдать все числящиеся за ним печати, штампы, бланки другому сотруднику по указанию своего непосредственного руководителя.
Передача документов осуществляется по правилам, установленным п. 5.5.4 настоящей Инструкции.
Передача печатей, штампов, бланков осуществляется с составлением акта приема-передачи.
5.8.Организация работы с отправляемыми
(исходящими) документами
5.8.1.До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителю Инспекции или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции.
5.8.2.При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший (входящий) документ исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ.
5.8.3.Проекты отправляемых (исходящих) документов с учетом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем сотруднику службы делопроизводства для направления на подписание.
5.8.4.Сотрудник службы делопроизводства осуществляет передачу проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись и определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) в соответствии с номенклатурой дел Инспекции.
5.8.5.Подписанные отправляемые (исходящие) документы передаются сотруднику службы делопроизводства, который осуществляет проверку комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки.
В случае нарушения комплектности или соответствия количества отправляемые (исходящие) документы без составления служебной записки незамедлительно возвращаются специалистом службы делопроизводства ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
Нарушения должны быть устранены ответственным исполнителем до конца рабочего дня, после чего документ передается сотруднику службы делопроизводства.
5.8.6.Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после проведения специалистом службы делопроизводства проверки.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или до 10:00 следующего рабочего дня.
5.8.7.Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК) АСЭД исполнителями.
5.8.8.Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле Инспекции.
Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по сводной номенклатуре дел Инспекции.
5.8.9.В случае если в Инспекции остается копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями, то она заверяется отметкой "Верно: должность, дата, подпись, расшифровка подписи сотрудника, наделенного данными полномочиями" и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Инспекции.
Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.
5.8.10.Отправка документов производится централизованно специалистом службы делопроизводства, который производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Служебные письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.
Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.
Электронные сообщения отправляются из официального почтового электронного адреса Инспекции.
Отправление писем, телеграмм, открыток, бандеролей, печатных изданий, факсограмм, электронных сообщений, не связанных со служебной деятельностью, запрещается.
5.8.11.Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Документы с пометкой, свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) доставления, документы, до окончания срока исполнения которых осталось пять и менее календарных дней, документы, адресованные органам власти Российской Федерации или Волгоградской области, ответы в адрес граждан и запросы Инспекции подлежат отправке в первую очередь.
5.8.12.Документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят:
упаковку;
адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки);
проставление стоимости почтовых услуг;
передачу в почтовое отделение связи.
5.8.13.Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.
5.8.14.На отправляемые (исходящие) документы заказного характера, в адрес иностранных юридических или физических лиц, на документы с отметкой о конфиденциальности составляется реестр, который затем возвращается сотруднику службы делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
5.8.15.Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются ответственным исполнителем сотруднику службы делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.
5.8.16.Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
5.9.Прохождение и регистрация внутренних документов
5.9.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
5.9.2.Служебные записки могут оформляться и регистрироваться на бумажном носителе и в АСЭД, в том числе перед этапом отправления внутреннему адресату.
5.9.3.Договора регистрируются уполномоченным в соответствии с приказом Инспекции сотрудником в системе защищенного электронного документооборота "Комита Курьер JE".
5.10.Учет и анализ объемов документооборота
5.10.1.Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Инспекцию и созданных ей за определенный период времени.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5.10.2.Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
5.10.3.Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Инспекцию и создаваемых ей, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
5.10.4.Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и предоставляются руководителю Инспекции в составе годового отчета или в виде служебной записки за требуемый период.
6.Контроль исполнения документов
6.1.Контроль исполнения документов включает в себя:
постановку документа на контроль;
организацию и регулирование хода исполнения;
подготовку информации о результатах исполнения;
снятие документа с контроля;
информирование руководителя Инспекции о состоянии исполнения документов.
6.2.Контроль исполнения документов обеспечивают: руководитель, заместители руководителя, руководители структурных подразделений Инспекции, сотрудники службы делопроизводства.
6.3.Централизованно, в службе делопроизводства на контрольный учет ставятся:
документы, поставленные на контроль руководителем Инспекции;
обращения граждан;
поручения Губернатора или Правительства Волгоградской области, отданные Инспекции в соответствующих постановлениях и распоряжениях;
поручения Губернатора, председателя Правительства, заместителей председателя Правительства Волгоградской области, отданные во всех видах входящих документов;
документы, переадресованные в Инспекцию на исполнение;
запросы, поступившие из федеральных органов власти и их территориальных подразделений, органов исполнительной власти Волгоградской области.
6.4.Передача документов, указанных в пункте 6.3, на исполнение без постановки на контрольный учет запрещается, за исключением срочных поручений со сроком исполнения три дня и менее.
6.5.Организацию работы по документальному оформлению контрольного учета документов осуществляет руководитель службы делопроизводства.
6.6.При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, проставляемая штампом "Контроль".
К документу, поставленному на контрольный учет, составляется контрольная карточка с указанием:
реквизитов контролируемого документа;
краткого содержания поручения (резолюции);
исполнителя;
контрольного срока или сроков исполнения;
отметок о снятии документа с контроля, решении изменить срок исполнения документа и (или) состав исполнителей;
указания на основание снятия документа с контроля, изменения срока исполнения документа и (или) состава исполнителей;
подписи и даты получения документа исполнителем(ями).
6.7.При постановке документа на контрольный учет дата контроля исполнения наступает за пять календарных дней до окончания срока исполнения документа либо в предпоследний рабочий день срока исполнения документа, в случае если документ подлежит срочному или оперативному рассмотрению.
Сроки исполнения документов определяются руководителем или его заместителями исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в УКК.
Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
6.8.Решение о снятии документа с контрольного учета принимает руководитель службы делопроизводства, после положительного результата проверки в соответствии с п. 5.8.5 настоящей Инструкции поступивших документов, в том числе отправляемых (исходящих) документов, подписанных уполномоченным лицом и свидетельствующих о полном исполнении контрольного документа в установленный срок.
6.9.Снятие документа с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей фиксируется сотрудником службы делопроизводства в контрольной карточке, с проставлением даты изменения или снятия документа с контрольного учета, указания оснований (в том числе реквизитов отправляемого (исходящего) документа, служебной записки и т.п.) и своей подписи.
Снятие документа с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей фиксируется сотрудником службы делопроизводства в пределах срока, установленного в п. 5.7.6 настоящей Инструкции.
6.10.Ответственность за организацию работы по документальному оформлению контрольного учета документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, актуальность сведений о постановке документов на контрольный учет, снятии документов с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей несет руководитель службы делопроизводства.
7.Рассмотрение обращений граждан
7.1.Работа по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Инспекцию в письменной форме или в форме электронного документа (далее именуются - обращения), осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Административным регламентом, утвержденным приказом руководителя Инспекции от 22 августа 2012 г. N 240 "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов в установленный законодательством РФ срок".
7.2.Поступившие обращения регистрируются в программе "Учет и анализ инспекционных проверок и исполнения постановлений по делам об административных правонарушениях".
7.3.Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с даты их поступления в Инспекцию.
7.4.Если обращение поступило в форме электронного документа, то заявителю дается ответ в форме электронного документа.
7.5.Письма-ответы на обращения граждан представляются на подпись уполномоченным лицам только с приложением поступившего обращения.
7.6.Рассмотренные обращения со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела согласно номенклатуре дел Инспекции.
8.Документальный фонд Инспекции
8.1.Разработка и ведение номенклатуры дел
8.1.1.Документальный фонд Инспекции - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Инспекции составляют документы, созданные в Инспекции и полученные ей в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.
8.1.2.Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Инспекции и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Инспекции, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, Волгоградской области, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.
Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об Инспекции, положений о ее структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Инспекции, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Инспекции.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3.Руководители структурных подразделений Инспекции не позднее 15 ноября текущего года предоставляют в службу делопроизводства свои предложения по внесению изменений и дополнений в действующую номенклатуру дел Инспекции.
8.1.4.Руководитель вновь созданного структурного подразделения Инспекции в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении разрабатывает номенклатуру дел.
Руководитель службы делопроизводства оказывает руководителю вновь созданного структурного подразделения методическую помощь в разработке номенклатуры и обеспечивает введение номенклатуры вновь созданного структурного подразделения в действие.
8.1.5.Номенклатура дел Инспекции составляется службой делопроизводства на основе предложений руководителей структурных подразделений Инспекции.
8.1.6.Номенклатура дел Инспекции подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК и утверждается приказом Инспекции в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца текущего года.
Утвержденная номенклатура дел Инспекции вводится в действие с 1 января следующего года.
8.1.7.Один раз в 5 лет номенклатура дел Инспекции согласовывается с ЭПМК, а в случае изменения полномочий и (или) структуры Инспекции номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК Инспекции в сроки, установленные п. 8.1.7 настоящей Инструкции.
8.1.8.Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:
для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;
для направления в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области";
рабочий экземпляр службы делопроизводства;
для хранения в архиве Инспекции.
Из номенклатуры дел Инспекции специалистом службы делопроизводства оформляются выписки для каждого структурного подразделения.
8.1.9.Если в течение года в Инспекции возникают новые документированные участки работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел Инспекции.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел Инспекции оставляются резервные номера.
8.1.10.По окончании года в конце номенклатуры дел Инспекции руководителем службы делопроизводства делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Инспекции, сообщаются письмом в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием реквизитов письма.
Образец оформления номенклатуры дел приведен в приложении 25.
8.2.Формирование дел и их текущее хранение
8.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Инспекции и систематизация документов внутри дела.
8.2.2.Дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях Инспекции.
8.2.3.Дела со дня их заведения до передачи в архив Инспекции или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
8.2.4.Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Документы, после исполнения и окончания работы с ними, в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
8.2.5.Руководители структурных подразделений Инспекции несут ответственность за сохранность документов и формирование их в дела.
8.2.6.Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
8.2.7.Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Инспекции средствами АСЭД.
8.2.8.Перед передачей в архив Инспекции руководителем структурного подразделения с участием сотрудника службы делопроизводства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации или ликвидации Инспекции или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки индексов по номенклатуре с индексами на корешках обложек дел и с количеством дел, указанным на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте согласно приложению 27 к настоящей Инструкции.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.
8.2.9.Выдача дела сотруднику другого структурного подразделения производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором указанное дело сформировано. Выдача дел сотрудникам другого структурного подразделения для работы осуществляется под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается название структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Образец оформления карты-заместителя приведен в приложении 28.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя и по актам. Форма акта приведена в приложении 29.
8.2.10.Сотрудники структурного подразделения, в котором сформировано дело, пользуются документами, находящимися в этом деле на текущем хранении, в том числе временно изымают документы с обязательным вложением листа-заместителя с указанием, кто и на какой срок взял документ, личной подписью и датой.
Образец оформления листа-заместителя приведен в приложении 30.
8.2.11.Изъятие документов из дел постоянного хранения осуществляется в порядке, установленном законодательством РФ, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Акт составляется в установленном порядке организацией, осуществляющей изъятие документов.
8.2.12.Контроль надлежащего формирования и ведения дел, соблюдения требований делопроизводства, документооборота, положений настоящей Инструкции и иных нормативных правовых актов осуществляют сотрудники службы делопроизводства и иные уполномоченные в установленном порядке на осуществление контрольных мероприятий лица.
8.2.13.Правила формирования дел в структурных подразделениях приведены в приложении 26.
8.3.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение
8.3.1.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
8.3.2.Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения организуется в соответствии с положением об ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Инспекции; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Инспекции.
8.3.3.По завершении года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Правила оформления дел приведены в приложении 31.
Оформление дел в каждом структурном подразделении производится сотрудниками при методической помощи и под контролем службы делопроизводства и ЭК.
8.3.4.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел Инспекции.
8.3.5.В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно.
По указанным описям документы сдаются в архив Инспекции.
Форма описи дел структурного подразделения приведена в приложениях 32 - 35.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.3.6.Описи дел структурных подразделений служат основой для подготовки сводной описи дел Инспекции, которую готовит сотрудник службы делопроизводства.
По сводной описи дел Инспекции дела сдаются на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".
8.4.Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
8.4.1.По результатам экспертизы ценности документов, помимо описей дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в приложении 36.
8.4.2.Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
8.4.3.Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей Инспекции (при этом дела каждого структурного подразделения Инспекции составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
8.4.4.Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводной описи дел постоянного хранения Инспекции за этот же период.
8.4.5.Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, направляются на согласование ЭК и после согласования утверждаются приказом Инспекции, только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения Инспекции.
8.4.6.После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
8.4.7.После уничтожения дел в номенклатуре дел Инспекции проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, подписи и расшифровки подписи сотрудника службы делопроизводства, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
8.5.Передача дел на архивное хранение
8.5.1.В архив Инспекции (далее именуется - архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
8.5.2.Передача в архив личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровиком по истечении 10 лет со дня увольнения государственных гражданских служащих Волгоградской области с государственной гражданской службы Волгоградской области.
8.5.3.Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.
8.5.4.Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат и хранятся в структурных подразделениях Инспекции, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.5.5.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному сотрудником службы делопроизводства и согласованному с руководителями структурных подразделений Инспекции.
8.5.6.Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива Инспекции (далее именуется - архивист), с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела).
8.5.7.При ликвидации структурного подразделения Инспекции руководитель ликвидируемого структурного подразделения в период проведения организационно-штатных мероприятий организует формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.
При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющего все или часть его полномочий, дела передаются в архив независимо от сроков хранения.
8.5.8.При реорганизации Инспекции руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.
Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованной Инспекции, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).
8.5.9.При ликвидации Инспекции руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в службу делопроизводства.
Руководитель службы делопроизводства несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", а документов по личному составу в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области". Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.
9.Работа с электронными документами
и электронными образами документов
9.1.Общие положения работы с электронными документами и электронными образами документов
9.1.1.В Инспекции создаются, обрабатываются и хранятся:
документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе.
Порядок создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации документов, создаваемых в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронных образов документов, полученных в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе, соответствует порядку создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации аналогичных документов на бумажном носителе, с учетом особенностей, установленных настоящим разделом.
9.1.2.К документам, создаваемым в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (далее именуется - электронный документ), относится переписка между Инспекцией и участниками АСЭД:
по организационным, правовым, административно-хозяйственным вопросам;
содержащая в качестве приложений:
плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;
информационные и справочные документы;
иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.
9.1.3.В электронный образ документа, полученного в результате сканирования документа, предварительно созданного на бумажном носителе (далее именуется - образ), переводятся все виды документов, поступивших (входящих) в Инспекцию на бумажном носителе или созданных в Инспекции и подлежащих регистрации, за исключением правовых актов и их проектов, обращений граждан, документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.
9.1.4.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.
Образы прикрепляются к электронному документу и (или) вносятся, обрабатываются и хранятся в АСЭД, дополнительно к оригиналу образа, хранящемуся на бумажном носителе.
Единицей учета электронного документа или образа является электронный документ или образ, зарегистрированный в АСЭД.
Электронный документ, имеющий приложения (в том числе в виде образов), регистрируется как один документ.
9.1.5.Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Герба Волгоградской области.
9.1.6.При передаче электронных документов в другие государственные органы электронные документы подписываются средствами электронной подписи (далее именуется - ЭП) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, регулирующими порядок использования ЭП.
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе внутреннего электронного документооборота Инспекции могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9.1.7.Состав электронных документов, используемых в деятельности Инспекции, и состав документов, не подлежащих сканированию для создания образов, устанавливается приказом Инспекции с учетом особенностей документооборота, осуществляемых Инспекцией полномочий и в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
Виды электронных документов и (или) образов, используемых в деятельности Инспекции, формируются в дела, указываются в номенклатуре дел Инспекции и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
9.1.8.Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
9.1.9.Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.
9.1.10.Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП и средств ЭП, обеспечивающих возможность их проверки.
9.1.11.После истечения установленного срока хранения:
электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;
электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
9.2.Организация работы с электронными документами и электронными образами документов
9.2.1.Электронные документы, образы и (или) электронные документы с прикрепленным образом поступают по АСЭД с РКК.
9.2.2.Электронные документы, в том числе электронные документы с прикрепленными образами, поступающие по АСЭД, в обязательном порядке проходят проверку:
подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;
правильности адресата;
наличия приложений, если они указаны в тексте документа.
При положительном результате проведения проверки электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном - возвращается отправителю в течение одного рабочего дня.
9.2.3.В случае соблюдения установленных к документу требований электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение.
После проведения первичной обработки документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется его сканирование, регистрация в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, и формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа.
Включение в АСЭД образа осуществляется только после его сравнения с подлинником документа.
9.2.4.Прием электронных документов или электронных документов с прикрепленными образами от участников АСЭД и их регистрация в АСЭД, создание образов, их прикрепление к электронным документам, введение их в АСЭД и их регистрация в АСЭД, регистрация отправляемых электронных документов или образов участникам АСЭД и их отправка после исполнения, а также проверка электронных документов и образов в соответствии с п. 9.2.1 настоящей Инструкции осуществляются сотрудниками службы делопроизводства.
9.2.5.При передаче электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами на рассмотрение, исполнение или подписание, а также их отправке и последующем их хранении вместе с электронными документами и (или) электронными документами с прикрепленными образами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
9.2.6.Для сканирования документа в целях создания образа и последующего вложения в АСЭД используются следующие параметры:
размер документа - А4;
формат файла - PDF;
цветовая палитра - ч/б;
разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).
9.2.7.Электронный документ, образ и (или) электронный документ с прикрепленным образом направляется на рассмотрение и подготовку резолюции.
Уполномоченное лицо формирует резолюцию (поручение (указание) по исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.
9.2.8.Постановка электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом на контроль осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа.
9.2.9.Исполнение электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом, поступившего по АСЭД, заключается в:
ознакомлении с поступившим (входящим) документом;
перенаправлении поступившего (входящего) документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения, внесения комментариев;
назначении ответственного за исполнение поступившего (входящего) документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения с указанием информации о сотруднике, осуществляющем контроль, и сроках исполнения;
непосредственном исполнении поступившего (входящего) документа, осуществляемом внесением информации об исполнении в РКК, или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом;
снятии электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач сотрудником, имеющим право снять документ с контроля после его исполнения.
9.2.10.Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя:
подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа, создание РКК и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла документа к РКК);
формирование маршрута прохождения (внесение этапов согласования документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);
отправку исходящего электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в соответствии с маршрутом прохождения.
9.2.11.Направление исполненного электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в дело заключается в определении места его хранения согласно номенклатуре дел Инспекции.
В АСЭД заполняется поле "Индекс дела", и электронный документ направляется в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел Инспекции.
9.2.12.Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
9.3.Функции пользователей АСЭД и маршруты прохождения электронных документов
9.3.1.Руководитель, заместители руководителя, руководители структурных подразделений осуществляют в АСЭД следующие действия:
рассмотрение поступающих электронных документов;
выдача поручений;
постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;
согласование электронных документов;
подписание отправляемых (исходящих) документов;
исполнение электронных документов.
9.3.2.Сотрудник службы делопроизводства осуществляет в АСЭД следующие действия:
регистрацию поступающих и отправляемых (исходящих) электронных документов;
проверку оформления отправляемых (исходящих) электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении, подлинность ЭП лица, подписавшего документ, правильность адресата, наличие приложений;
рассылку электронных документов внешним адресатам;
направление исполненных электронных документов в дело.
9.3.3.Сотрудники Инспекции, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в АСЭД следующие действия:
исполнение поступающих электронных документов;
доработка электронных документов;
создание отправляемых (исходящих) электронных документов;
согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий).
9.3.4.Для поступающих (входящих) электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:
прием электронного документа;
предварительная обработка электронного документа;
регистрация электронного документа;
рассмотрение электронного документа;
контроль исполнения электронного документа;
исполнение электронного документа;
направление электронного документа в дело.
9.3.5.Для отправляемых (исходящих) электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:
подготовка проекта электронного документа;
согласование проекта электронного документа;
проверка правильности оформления электронного документа;
подписание электронного документа;
регистрация электронного документа;
отправка электронного документа;
снятие с контроля электронного документа.
9.3.6.Для внутренних электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:
подготовка проекта электронного документа;
согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);
рассмотрение электронного документа;
регистрация электронного документа;
исполнение электронного документа;
контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;
направление электронного документа в дело.
10.Изготовление, учет, использование и хранение печатей
и штампов
10.1.Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
10.2.В соответствии с постановлением Правительства Волгоградской области от 22 июля 2012 г. N 280-п "Об утверждении Положения об инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области" Инспекция имеет печать с изображением Герба Волгоградской области.
10.3.Кроме печати с изображением Герба Волгоградской области в Инспекции используются печати и штампы структурных подразделений, используемые последними для осуществления установленных полномочий:
1) печати:
инспекция государственного жилищного надзора Волгоградской области (гербовая с реквизитами) - 1 ед.;
инспекция государственного жилищного надзора Волгоградской области (гербовая маленькая без реквизитов) - 1 ед.;
для документов - 1 ед.;
для документов N 1 - 1 ед.;
для командировок - 1 ед.;
для удостоверений - 1 ед.;
по индивидуальным служебным спорам - 1 ед.;
2) штампы:
выдан вкладыш - 1 ед.;
копия верна - 1 ед.;
контроль - 1 ед.;
инспекция государственного жилищного надзора Волгоградской области Вх. N ___ - 1 ед.;
инспекция государственного жилищного надзора Волгоградской области - 1 ед.;
советник государственной гражданской службы Волгоградской области __ класса - 1 ед.;
референт государственной гражданской службы Волгоградской области __ класса - 1 ед.
Учет печатей и штампов Инспекции возложен на финансово-хозяйственный отдел.
10.4.Печати и штампы Инспекции изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает заместитель руководителя или руководитель структурного подразделения по согласованию с руководителем.
10.5.Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях Инспекции и передаются руководителю структурного подразделения, уполномоченного по осуществлению обеспечения материально-технического обеспечения деятельности Инспекции.
10.6.Изготовленные печати и штампы учитываются сотрудником службы делопроизводства в журнале учета печатей и штампов, форма журнала приведена в приложении 37.
Выдача печатей и штампов сотрудникам осуществляется под подпись в данном журнале.
10.7.В структурных подразделениях Инспекции печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах.
Передача печатей и штампов лицам, не являющимся сотрудниками Инспекции, и (или) вынос печатей, штампов из помещений Инспекции (за исключением печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается.
Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов возлагается на сотрудников, которым выданы данные печати, штампы.
10.8.Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат передаче в службу делопроизводства, с записью в журнале учета печатей и штампов, для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.
10.9.Службой делопроизводства ежеквартально проводится проверка наличия и условий хранения печатей и штампов, в случае утраты печатей, штампов или нарушения условий их хранения проводится служебная проверка.

• Главная
• Приложения
• 2013
• Апрель
• 4
• Приложение к Приказу от 04.04.2013 г № 50 Инструкция