Приложение к Приказу от 19.04.2013 г № 1053 Инструкция
Инструкция по делопроизводству министерства здравоохранения волгоградской области 1. общие положения
1.1.Инструкция по делопроизводству министерства здравоохранения Волгоградской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 5 мая 2012 г. N 267 "Об утверждении Положения о министерстве здравоохранения Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота, а также в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства здравоохранения Волгоградской области (далее - министерство) документов, совершенствования делопроизводства.
1.2.Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников министерства. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с помощью информационных технологий.
1.3.Делопроизводство министерства, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее - АСЭД). АСЭД должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
1.4.Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются специальными правовыми актами, утверждаемыми министром здравоохранения Волгоградской области (далее - министр).
1.5.В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации, требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.6.Делопроизводство министерства, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.7.Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях министерства осуществляет сектор организационной работы и делопроизводства.
1.8.Функции, задачи, права и ответственность сектора организационной работы и делопроизводства регламентируются положением о нем, должностные обязанности сотрудников сектора организационной работы и делопроизводства и сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях министерства, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.9.Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в отделах министерства (далее - отделы), своевременное и качественное исполнение, а также сохранность документов в отделах возлагается на начальников этих отделов.
1.10.Непосредственное ведение делопроизводства в министерстве осуществляется сектором организационной работы и делопроизводства.
Права, обязанности и ответственность сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, определяются должностными регламентами, разрабатываемыми с учетом положений настоящей Инструкции.
1.11.Сотрудники министерства персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
В случае утраты документа исполнитель немедленно докладывает об этом заведующему сектором организационной работы и делопроизводства.
Работа со служебными документами вне помещений министерства не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.12.Сотрудники министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.12.Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник министерства обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию начальника соответствующего отдела.
При увольнении или переходе на работу в другой отдел сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы начальнику соответствующего отдела.
1.14.При переходе на другую работу или увольнении сотрудника все числящиеся за ним документы, печати, штампы, бланки должны быть переданы по акту, согласованному с заведующим сектором организационной работы и делопроизводства.
1.15.С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только сотрудники, имеющие отношение к их рассмотрению. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.16.Передача служебной информации или документов министерства представителям средств массовой информации осуществляется по разрешению (поручению) министра.
1.17.Вновь принятые на службы (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены начальником соответствующего отдела с настоящей Инструкцией.
2.Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию по делопроизводству
2.1.Инструкция по делопроизводству и изменения к ней разрабатываются сектором организационной работы и делопроизводства министерства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и министерства, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.
2.2.Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии министерства (далее именуется - ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии министерства культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
2.3.Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4.После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом министерства и доводится до сведения сотрудников министерства.
3.Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности министерства;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в министерстве;
документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в органы исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в министерстве, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленные в министерство или его должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в министерство;
объем документооборота - количество документов, поступивших в министерство и созданных им за определенный период;
опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;
письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Министерством в установленном порядке;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
служба делопроизводства - сотрудники сектора организационной работы и делопроизводства министерства и сотрудники отделов, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в отделах;
служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности министерства;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного) и переданная по каналам факсимильной связи;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
4.Создание документов в министерстве здравоохранения
Волгоградской области
4.1.Состав документов министерства
4.1.1.В деятельности министерства создаются:
нормативные и ненормативные правовые акты министерства, в том числе приказы министерства по профильной деятельности, личному составу;
протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);
планы, отчеты, заключения;
записки (аналитические, служебные);
договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности министерства создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
4.1.2.Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:
в протоколах коллегии министерства;
в протоколах совещаний министра здравоохранения Волгоградской области;
в протоколах заседаний и совещаний постоянно действующей экспертной комиссии министерства, иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.
4.1.3.Взаимные обязательства министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.
4.1.4.В установленных законодательством случаях в министерстве могут издаваться документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области.
Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).
4.2.Бланки документов
4.2.1.Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 миллиметров), А5 (148 x 210 миллиметров), А6 (105 x 148 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.
4.2.2.Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
4.2.3.В министерстве используются следующие виды бланков с изображением Герба Волгоградской области:
бланк приказа;
бланк письма;
бланк протокола;
без изображения Герба Волгоградской области используются бланки:
бланк служебной записки;
бланк министра для резолюций и поручений;
бланки заместителей министра для резолюций и поручений.
Образцы вышеперечисленных бланков приведены в приложениях 3 - 7.
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
4.2.4.Для бланка приказа, протокола устанавливаются следующие реквизиты:
Герб Волгоградской области;
полное наименование министерства;
вид документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
место составления (издания) документа.
Для бланка письма министерства:
Герб Волгоградской области;
полное наименование министерства;
справочные данные о министерстве;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка должностного лица министерства (для резолюций и поручений):
наименование министерства;
должность лица, подписавшего документ;
отметка для проставления даты;
отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.
4.2.5.Бланки с воспроизведением Герба Волгоградской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу министерства.
Бланки без изображения Герба Волгоградской области могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.
4.2.6.Организация работы по изготовлению типографским способом гербовых бланков министерства возлагается на сектор организационной работы и делопроизводства, который получает заявки на изготовление типографским способом гербовых бланков, а также при необходимости их образцов (макетов), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии.
4.2.7.В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков сектором организационной работы и делопроизводства министерства ведется их учет как документов строгой отчетности. С этой целью в министерстве ведется журнал учета поступления гербовых бланков (приложение 8).
4.2.8.Гербовые бланки хранятся в секторе организационной работы и делопроизводства министерства. Их выдача осуществляется сотрудникам министерства. Выдача гербовых бланков осуществляется сотрудниками сектора организационной работы и делопроизводства через регистрацию в журнале выдачи гербовых бланков (приложение 9).
4.2.9.В случае порчи (утраты) гербового бланка министерства об этом уведомляется заведующий сектором организационной работы и делопроизводства, о чем в журнале выдачи гербовых бланков делается соответствующая отметка. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Правительство Волгоградской области.
4.2.10.Гербовые бланки министерства:
используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;
передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;
ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несут сотрудники сектора организационной работы и делопроизводства, а при передаче сотруднику другого отдела - соответственно данный сотрудник.
4.2.11.Бланки с символикой Волгоградской области подлежат учету, на которых типографским способом проставляются порядковые номера.
4.2.12.Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между сотрудниками отделов оформляются, как правило, на стандартном листе бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.
4.2.13.Документы, издаваемые министерством совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на стандартных листах бумаги.
4.3.Оформление реквизитов документов
4.3.1.Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).
В министерстве устанавливаются следующие размеры полей на документе:
3 сантиметра - левое;
1 сантиметр - правое;
2 сантиметра - верхнее;
2 сантиметра - нижнее.
Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до двойного. Не допускается написание текста полужирным шрифтом, а также с использованием курсива.
При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.
При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.
Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" отделяют друг от друга полуторным междустрочным интервалом.
Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты:
"Наименование (заголовок) документа" в письмах, "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ".
Самостоятельный абзац - ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, в этом случае слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.
Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.
4.3.2. Документы, создаваемые министерством, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
4.3.3. Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов:
1) Герб Волгоградской области;
2) полное наименование министерства;
3) должность лица, подписавшего документ;
4) справочные данные о министерстве;
5) наименование вида документа;
6) место составления (издания) документа;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
9) адресат;
10) наименование (заголовок) документа;
11) текст документа;
12) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
13) отметка о наличии приложений;
14) гриф согласования;
15) виза;
16) подпись должностного лица;
17) гриф утверждения;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) указания по исполнению документа (резолюция);
22) отметка о контроле документа;
23) отметка об исполнении документа;
24) отметка о поступлении документа;
25) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
4.4. Правила оформления реквизитов
4.4.1. Герб Волгоградской области (реквизит 02 <1> ).
--------------------------------
<1> Здесь и далее используется нумерация реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизит "Должность лица, подписавшего документ" пронумерован как 31, реквизит "Отметка о конфиденциальности" - как 32.
Изображение Герба Волгоградской области помещается на бланках документов министерства в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".
На бланках документов министерства Герб Волгоградской области изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк документа министерства из файла электронной копии эталонного изображения Герба Волгоградской области.
Размеры изображения герба для печати на бланках министерства: высота - 17 миллиметров, ширина - 12,75 миллиметра.
4.4.2. Наименование министерства (реквизит 08) - министерство здравоохранения Волгоградской области - соответствует наименованию, установленному Положением о министерстве.
4.4.3. Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31).
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием министерства.
4.4.4. Справочные данные о министерстве (реквизит 09).
Справочные данные о министерстве указываются в бланках писем и включают в себя:
- почтовый адрес,
- номер телефона,
- номер факса,
- официальный адрес электронной почты,
- интернет-адрес официального сайта,
- код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций),
- ОГРН (основной государственный регистрационный номер министерства - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами),
- ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).
4.4.5. Наименование вида документа (реквизит 10).
Наименование вида документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документа, издаваемого министерством.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
4.4.6. Место составления (издания) документа (реквизит 14).
Место составления или издания документа - Волгоград - указывается в бланках документов министерства, за исключением бланков писем.
4.4.7. Дата документа (реквизит 11).
Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или сектором организационной работы и делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (служебной записки, заявления, других документов).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после цифр не ставится), например: 08.01.2010.
При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, наименование месяца пишется словом, год указывается четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.
4.4.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12).
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации и номенклатурой дел, принятой в министерстве, например: письмо N 10-01-1654, где 10 - код министерства, 01 - сектор организационной работы и делопроизводства согласно номенклатуре дел министерства, 1654 - порядковый номер за текущий календарный год.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа. Номер документу присваивается только после подписания его всеми сторонами.
4.4.9. Адресат (реквизит 15).
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа в орган государственной или исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:Правительство Волгоградской области или: Министерство здравоохранения Волгоградской области
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:Министру здравоохранения Волгоградской области В.В. Шкарину
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный реестр адресатов на рассылку документов.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:Федеральное государственное учреждение "Ростовский научно- исследовательский институт акушерства и педиатрии" Мечникова ул., д. 43, Ростов-на-Дону, 344012
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:Иванову А.А. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Михайловка, Михайловский район, Волгоградская область, 403340
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:Администрации муниципальных районов Волгоградской области или: Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области
4.4.10. Наименование (заголовок) документа (реквизит 18).
Наименование (заголовок) документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Вид используемого шрифта: Times New Roman, диапазон размеров шрифта: от 12 до 14 (заголовки к приказам печатаются шрифтом 14). Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих и сотрудников министерства здравоохранения Волгоградской области".
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.
4.4.11. Текст документа (реквизит 20).
В министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос о лекарственном обеспечении...;
3-го лица единственного числа:... министерство здравоохранения Волгоградской области направляет...;... коллегия постановила...; Министерство не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя отдела (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.
4.4.12.Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13).
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита в бланке исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.
В случае отсутствия реквизита в бланке ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта дается в начале текста письма, например:
"В Администрации Волгоградской области рассмотрено письмо ОАО "РЭМ" от 23.07.2009 N 2345/56 о взаимном сотрудничестве по вопросу организации малоэтажного строительства на территории Волгоградской области. По результатам рассмотрения сообщаем следующее.".
4.4.13.Отметка о наличии приложений (реквизит 21).
Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. (в первый адрес).
На приложениях справочного характера к распоряжениям (приказам), правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, они нумеруются (приложение 1, приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Например:
Приложение 2
к приказу министерства
здравоохранения
Волгоградской области
от 15.03.2012 N 35Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом министерства
здравоохранения
Волгоградской области
от 15.03.2012 N 364.4.14.Гриф согласования (реквизит 23).
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или письмом, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр
здравоохранения
Волгоградской области
Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо министерства
здравоохранения
Волгоградской области
от 20.09.2010 N 22-09/135Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
с общественными организациями (при необходимости).
4.4.15.Виза (реквизит 24).
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами министерства оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:
Подпись И.О. Фамилия
ДатаПри необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Министр
здравоохранения
Волгоградской области
Подпись И.О. Фамилия
ДатаНа проектах приказов министерства здравоохранения Волгоградской области визы проставляются в листе согласования к соответствующему приказу.
В письмах, помещаемых в дело министерства, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Министр
здравоохранения
Волгоградской области
Подпись И.О. Фамилия
ДатаЗамечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
4.4.16.Подпись должностного лица (реквизит 22).
При составлении документа на бланке министерства в состав реквизита входят: сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Министр Подпись И.О. Фамилия
При расположении подписи должностного лица на втором и последующих листах документа в состав подписи входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Министр здравоохранения Волгоградской области Подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если министр временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей министра), например:
Временно осуществляющий полномочия министра Подпись И.О. Фамилия
При этом если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя министерства в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ним и министром, то в документе указывается его фактическая должность.
Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа не допускается использование факсимиле.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия4.4.17.Гриф утверждения (реквизит 16).
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр здравоохранения
Волгоградской области
Подпись И.О. Фамилия
ДатаПри утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (приказом), его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом министерства
здравоохранения
Волгоградской области
от 15.04.2012 N 704.4.18.Оттиск печати (реквизит 25).
Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, при этом не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
4.4.19.Отметка о заверении копии (реквизит 26).
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа, например:
Подлинник документа находится в деле министерства здравоохранения Волгоградской области N___за___г.
Верно
Консультант Подпись И.О. Фамилия
Дата ПечатьЛисты многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, прошиваются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Прошитый документ заверяется штампом (надписью) "ПРОШНУРОВАНО, ПРОНУМЕРОВАНО, СКРЕПЛЕНО ПЕЧАТЬЮ", где проставляется дата, должность, подпись. Допускается проставление штампа (надписи) "КОПИЯ ВЕРНА" на каждом листе многостраничной копии документа, отметка "Верно", в таком случае проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа копии документа.
4.4.20.Отметка об исполнителе (реквизит 27).
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, печатается шрифтом: Times New Roman, размер шрифта 12.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя полностью и номер его телефона, например:
Сергеева Нина Ивановна (8442) 00-00-00
При адресовании документа в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
Н.И. Сергеева (8442) 00-00-00
Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения министерства.
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе документа проставляется в соответствии со специальными требованиями, предусмотренными для оформления документов конфиденциального характера.
4.4.21.Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17).
На основании рассмотрения документов министр и его заместители дают поручения исполнителям в форме резолюции.
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке должностного лица (для резолюций и поручений).
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Фролову А.А.
Для подготовки ответа
в срок до 08.04.2011
Подпись ДатаЕсли поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.
4.4.22.Отметка о контроле документа (реквизит 19).
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "КОНТРОЛЬ" на верхнем поле документа.
4.3.23.Отметка об исполнении документа (реквизит 28).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения министерства и даты.
На документах, находящихся на контроле, ставится отметка об исполнении в виде штампа "ИСПОЛНЕНО" с указанием исполнителя, даты исполнения и номера исходящего документа.
Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется основным исполнителем документа и (или) руководителем структурного подразделения министерства, в котором исполнен документ.
4.4.24.Отметка о поступлении документа (реквизит 29).
Отметка о поступлении документа в министерство содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа. При использовании штампа подпись лица, принявшего документ, не ставится.
4.4.25.Отметка о конфиденциальности (реквизит 32).
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233) и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 февраля 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области" отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 (на основе рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 ) приведены в приложении 1 для углового бланка, в приложении 2 - для продольного бланка.
5.Подготовка проектов законодательных и иных нормативных
правовых актов Волгоградской области
5.1.Проекты законов Волгоградской области
5.1.1.Министерство разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Правительства Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.
5.1.2.Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. N 1-ОД, Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах" и постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. N 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".
5.1.3.Необходимым условием внесения законопроекта в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы является представление:
проекта постановления Волгоградской областной Думы (к законопроекту);
текста законопроекта и иного нормативного правового акта;
пояснительной записки;
финансово-экономического обоснования законопроекта;
перечня нормативных правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого законопроекта, в том числе их отмены полностью или частично.
5.1.4.Финансово-экономическое обоснование к законопроекту в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения министерства, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Правила оформления законопроектов приведены в приложении 10, образец оформления законопроекта - в приложении 11.
5.2.Проекты постановлений и распоряжений Губернатора
Волгоградской области, постановлений Правительства
Волгоградской области
5.2.1.В пределах своей компетенции министерство разрабатывает проекты:
постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;
постановлений Правительства Волгоградской области.
5.2.2.Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области и их согласование осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и регламентом аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
5.2.3.Проекты постановлений (распоряжений) представляются в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
5.2.4.В сопроводительном письме указываются: основание внесения проекта постановления (распоряжения), сведения о согласовании проекта постановления (распоряжения) или отсутствии согласования (с указанием причин) с заинтересованными лицами.
5.2.5.В пояснительной записке указываются: основание внесения проекта постановления (распоряжения), причины, обусловившие необходимость его разработки, краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений и социально-экономические последствия принятия проекта. В случае, если принятие проекта постановления (распоряжения) влечет расходы бюджета, дополнительно оформляется финансово-экономическое обоснование.
5.2.6.Проект постановления (распоряжения) визируется министром.
5.2.7.Сопроводительное письмо, пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование к проекту подписываются министром или лицом, исполняющим его обязанности.
5.2.8.Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Правительства Волгоградской области в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Министерства, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
5.2.9.Оформленные соответствующим образом и согласованные в установленном порядке проекты постановлений (распоряжений) представляются в отдел редакционного и документационного обеспечения аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области на бумажном и электронном носителях для корректирования и редактирования в соответствии с правилами русского языка.
5.2.10.Проект постановления (распоряжения), подготовленный с нарушением установленных требований и в результате чего возвращенный для исправления, должен быть доработан в течение трех дней и передан в отдел редакционного и документационного обеспечения аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области для проверки устранения нарушений и последующего оформления.
Правила оформления проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области представлены в приложении 12, образцы оформления проектов - в приложениях 13 - 16.
6.Оформление отдельных видов документов в министерстве
6.1.Нормативные правовые акты министерства
6.1.1.Нормативный правовой акт министерства - изданный в установленном порядке акт министра, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц.
6.1.2.Подготовка нормативных правовых актов министерства осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией с учетом требований нормативных правовых актов Волгоградской области.
6.1.3.Нормативные правовые акты издаются министерством в установленной сфере деятельности в пределах его компетенции на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области, постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, а также по собственной инициативе.
6.1.4.Министерство может издавать нормативные правовые акты совместно с двумя или более органами исполнительной власти Волгоградской области. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти Волгоградской области.
6.1.5.Нормативные правовые акты министерства издаются в форме инструкций, положений, правил, а также в иных формах, установленных законодательством, и утверждаются приказами министерства.
6.1.6.Нормативные правовые акты министерства разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения сотрудников министерства в порядке подготовки приказов министерства.
6.1.7.Обязательными этапами согласования нормативного правового акта министерства являются юридическая и антикоррупционная экспертизы, проводимые в порядке, установленном Губернатором Волгоградской области.
Юридическая и антикоррупционная экспертизы, а также определение нормативности правового акта проводится должностным лицом, назначенным приказом министерства (сотрудниками отдела правового и кадрового обеспечения министерства).
6.1.8.Нормативные правовые акты министерства подлежат официальному опубликованию, в случае если они затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также в иных случаях, определяемых министром.
Официальное опубликование нормативных правовых актов производится в газете "Волгоградская правда".
В целях опубликования нормативный правовой акт направляется в газету "Волгоградская правда" с сопроводительным письмом на имя главного редактора, подписанным министром. В письме должно содержаться указание на нормативно-правовой характер акта и обоснование необходимости его опубликования. Проект письма готовится сотрудниками отдела правового и кадрового обеспечения.
6.1.9.Начальники структурных подразделений министерства в день подписания приказа, утверждающего нормативный правовой акт, представляют копию подписанного документа начальнику отдела правового и кадрового обеспечения.
6.1.10.Начальник отдела правового и кадрового обеспечения или его сотрудники в пятидневный срок со дня подписания нормативного правового акта направляют представленный им нормативный правовой акт в прокуратуру Волгоградской области, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области, редакцию газеты "Волгоградская правда", информационным службам "Гарант", "Консультант", а также два экземпляра - в Волгоградскую областную библиотеку им. М. Горького.
6.1.11.Рассылка документа остальным адресатам осуществляется разработчиком нормативного правового акта.
6.1.12.Копии нормативных правовых актов, изменяющих или отменяющих действующие акты, направляются организациям, которым они рассылались, или их правопреемникам.
6.1.13.Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
6.1.14.В установленных законодательством случаях в министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ), соглашение, протокол и др.
6.2.Приказы министерства
6.2.1.В соответствии с Положением о министерстве здравоохранения Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской области от 5 мая 2012 г. N 267, министерство в пределах своей компетенции издает приказы, которые являются основной правовой формой реализации его властных полномочий.
6.2.2.Приказами министерства по основной (профильной) деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам его деятельности.
Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной (профильной) деятельности с приказом по личному составу.
6.2.3.Проекты приказов готовят и вносят сотрудники министерства на основании поручений министра, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по вопросам государственной гражданской службы и кадрам готовят сотрудники отдела правового и кадрового обеспечения министерства, в том числе на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной (профильной) деятельности министерства и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников отделов, которые готовят и вносят проект.
Сектор организационной работы и делопроизводства министерства контролирует правильность оформления проектов приказов.
6.2.4.Приказ должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции министерства, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в приказе поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов.
6.2.5.Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования проекта приказа и приложений к нему:
автором проекта приказа и его непосредственным руководителем;
заместителем министра в соответствии с распределением обязанностей;
непосредственными руководителями сотрудников, в случае если для последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
сотрудниками, курирующими деятельность подведомственных министерству организаций, в случае если для руководителей последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
сотрудником структурного подразделения, уполномоченного по осуществлению правового обеспечения деятельности министерства.
В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником структурного подразделения министерства, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником, уполномоченным по осуществлению кадровой работы в министерстве (далее именуется - кадровик).
6.2.6.Сотрудник юридической службы, сотрудник структурного подразделения министерства, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности, или сотрудник кадровой службы осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трех рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).
6.2.7.Проекты приказов печатаются на гербовых бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости с информацией, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой регистрации приказа является дата его подписания.
6.2.8.Проекты приказов, подготовленные на подпись министру или лицу, осуществляющему его полномочия, должны представляться исполнителем со всеми необходимыми материалами через сектор организационной работы и делопроизводства.
6.2.9.Все проекты приказов готовятся в одном экземпляре, за исключением приказов об утверждении Уставов и приказов о проведении проверок (данные приказы готовятся в двух экземплярах).
6.2.10.Исполнитель оформляет указатель рассылки на обороте последнего листа проекта приказа. Копии приказов направляются сектором организационной работы и делопроизводства исполнителю и другим адресатам в соответствии с реестром рассылки, составляемым исполнителем.
6.2.11.Копии приказов по основной (профильной) деятельности заверяются сотрудниками отдела правового и кадрового обеспечения штампом "КОПИЯ ВЕРНА" и гербовой печатью, которая ставится на личную подпись уполномоченного лица согласно приказу министерства.
6.2.12.Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
Датой регистрации приказа является дата его подписания.
6.2.13.Доведение приказов до сведения сотрудников министерства осуществляется исполнителем приказа в срок, не превышающий двух рабочих дней со дня регистрации приказа, путем передачи копии приказа сотруднику с росписью последнего на оборотной стороне последнего листа оригинала приказа об ознакомлении и (или) получении копии приказа.
В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном выше порядке доводится до сведения непосредственного руководителя временно отсутствующего сотрудника.
Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников министерства осуществляется сектором государственной службы и кадровой работы.
6.2.14.Подлинники приказов хранятся по месту их регистрации.
В секторе организационной работы и делопроизводства хранятся приказы по основной (профильной) деятельности министерства, в отделе правового и кадрового обеспечения хранятся приказы по личному составу.
6.2.15.Приказ печатается на бланке соответствующего вида документа министерства. Образец оформления приказа приведен в приложении 17.
Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа, оформляются следующие реквизиты: "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Визы". Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman N 14. При необходимости приказ может содержать приложения.
Наименование (заголовок) документа
Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 1,5 см от реквизита "Место составления (издания)" через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру.
Текст документа
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 одинарными междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через 1,0 - 1,5 междустрочных интервала (в зависимости от объема документа), выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку, например:
В целях установления единых требований приказываю:
В случае отсутствия преамбулы приказ начинается со слова "Приказываю", которое печатается вразрядку с абзаца, например:
Приказываю:
1.Утвердить прилагаемую инструкцию....
Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения по примерной речевой модели: кому что делать (сделать) с какого срока (к какому сроку).
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются сотрудники министерства. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".
Сотрудники структурных подразделений министерства, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в реестре рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Допускается уменьшение отступов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста приказа на одной странице.
При оформлении проекта приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Визы
Оформленные на бланке проекты приказов подлежат согласованиям, которые оформляются визами в бланке согласования, образец оформления - приложение 18.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Срок визирования проекта приказа каждым должностным лицом не должен превышать 2 рабочих дней со дня получения проекта приказа.
Подпись должностного лица
Подпись должностного лица отделяется от текста 3 - 4 одинарными междустрочными интервалами и состоит из сокращенного наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например:
Министр Подпись И.О. Фамилия
При расположении подписи должностного лица на втором и последующих листах документа в состав подписи входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Министр здравоохранения Волгоградской области Подпись И.О. Фамилия
Наименование должности лица, подписывающего документ, печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал.
Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ, печатаются от правой границы текстового поля в одной строке с последней строкой наименования его должности.
Приказ подписывает министр, а в его отсутствие лицо, его замещающее.