Постановление от 26.09.2013 г № 2059
Постановление администрации городского округа г. Фролово Волгоградской обл. от 26.09.2013 N 2059
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ФРОЛОВО,
МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации городского округа г. Фролово от 07.06.2013 N 1232 "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг и функций и ведении государственной информационной системы "Региональный реестр государственных и муниципальных услуг (функций) Волгоградской области" постановляю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент по исполнению администрацией городского округа город Фролово муниципальной функции "Прием на постоянное хранение в муниципальный архив документов архивного фонда Российской Федерации от органов местного самоуправления городского округа город Фролово, муниципальных предприятий и учреждений".
2.Настоящее постановление опубликовать в газете "Вперед" и разместить в сети Интернет на официальном сайте администрации городского округа город Фролово.
3.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
4.Контроль исполнения настоящего постановления возложить на первого заместителя администрации городского округа город Фролово И.И. Пичугина.
Глава администрации
городского округа
город Фролово
В.В.ДАНКОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ АДМИНИСТРАЦИЕЙ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ФРОЛОВО
МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ПРИЕМ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
В МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ФРОЛОВО, МУНИЦИПАЛЬНЫХ
ПРЕДПРИЯТИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ"
I.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной функции.
Административный регламент (далее - Регламент) администрации городского округа город Фролово по исполнению муниципальной функции "Прием на постоянное хранение в муниципальный архив документов Архивного фонда Российской Федерации от органов местного самоуправления городского округа город Фролово, муниципальных предприятий и учреждений" (далее - муниципальная функция) разработан в целях повышения качества выполнения и доступности муниципальной функции, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) и устанавливает порядок взаимодействия между администрацией городского округа город Фролово и источниками комплектования архивного отдела (организациями, физическими лицами) при ее исполнении.
1.2.Наименование органа местного самоуправления, исполняющего муниципальную функцию.
Исполнение муниципальной функции осуществляет администрация городского округа город Фролово. Оформление необходимых документов по исполнению государственной функции возложено на архивный отдел администрации городского округа город Фролово. При исполнении муниципальной функции в целях обеспечения поступления документов и дел, представляющих собой историческую и практическую ценность, осуществляется взаимодействие:
1) с юридическими и физическими лицами, включенными в установленном порядке в список источников комплектования архивного отдела;
2) ликвидирующимися юридическими лицами, в том числе в результате банкротства, находящимися на территории городского округа город Фролово;
3) индивидуальными предпринимателями в случае прекращения предпринимательской деятельности, находящимися на территории городского округа город Фролово.
В части координации и методического обеспечения деятельности по исполнению муниципальной функции архивный отдел осуществляет взаимодействие с отделом по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области, а также с органами местного самоуправления городского округа город Фролово.
1.3.Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);
- Федеральный закон N 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральный закон Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";
- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
- Закон Волгоградской области от 31.12.2009 N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области";
- приказ Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";
- Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (М., 2007);
- Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах, М., 2006;
- Закон Волгоградской области от 21.11.2008 N 1772-ОД "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области";
- нормативные правовые документы отдела по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области;
- Устав городского округа - город Фролово Волгоградской области.
1.4.Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции, требуемых от заявителей, требования к таким документам, способам их получения от заявителей, а также их представления.
1.4.1.Для исполнения муниципальной функции организации - источники комплектования архива представляют в архивный отдел следующие документы:
- описи дел постоянного срока хранения, утвержденные руководителем и согласованные или утвержденные начальником архивного отдела администрации городского округа город Фролово Волгоградской области и ЭПМК отдела по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области (в 4 экземплярах) и научно-справочный аппарат к ним;
- историческую справку (при первом приеме документов);
- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел администрации городского округа город Фролово, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены;
- в случае обращения представителя - доверенность на осуществление действий по предмету муниципальной функции, выданную и оформленную в соответствии с гражданским законодательством, или ее нотариально заверенную копию.
1.4.2.Ликвидированные организации, учреждения, предприятия для исполнения муниципальной функции представляют в архивный отдел следующие документы:
- заявление о передаче архивных документов;
- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица;
- описи дел по личному составу (в 3 экземплярах), научно-справочный аппарат к ним;
- историческую справку;
- в случае обращения представителя - доверенность на осуществление действий по предмету муниципальной функции, выданную и оформленную в соответствии с гражданским законодательством, или ее нотариально заверенную копию.
1.4.3.Физические лица представляют в архивный отдел:
- заявление о передаче документов личного характера;
- сдаточную опись документов (в 3 экземплярах);
- в случае обращения представителя - доверенность на осуществление действий по предмету муниципальной функции, выданную и оформленную в соответствии с гражданским законодательством, или ее нотариально заверенную копию.
Заявитель одновременно для подтверждения верности копий документов, необходимых для исполнения муниципальной функции, представляет соответствующие документы в подлиннике.
1.5.Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной функции.
Основанием для отказа или приостановления исполнения муниципальной функции является:
1.5.1.Несоблюдение срока хранения архивных документов в организациях, установленных законодательством РФ.
1.5.2.Оформление документов к передаче на постоянное хранение с нарушением требований Правил организации хранения и Основных правил работы архивов организаций.
1.5.3.Представление неполного комплекта документов, перечисленных в п. 1.4 настоящего Регламента.
1.5.4.Отсутствие у юридического или физического лица документально подтверждающего факта ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности физическим лицом.
1.5.5.В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации.
1.6.Оплата за исполнение муниципальной функции.
1.6.1.Исполнение муниципальной функции осуществляется бесплатно.
1.6.2.Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.
1.7.Организация приема документов от физических и юридических лиц.
График работы:
- часы приема, перерыв для отдыха и питания для специалистов архивного отдела устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка и положением об архивном отделе администрации городского округа город Фролово;
- при высокой нагрузке по решению руководителя уполномоченного органа продолжительность времени и количество дней приема могут быть изменены.
1.8.Требования к удобству и комфорту мест при исполнении муниципальной функции.
1.8.1.Помещения для исполнения муниципальной функции размещаются на нижних этажах зданий, оборудованных отдельным входом, или в отдельно стоящих зданиях. Фасад здания должен быть оборудован осветительными приборами, которые позволят ознакомиться с информационными табличками.
Здание должно быть оборудовано информационной табличкой (вывеской), предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: наименование архивного отдела; место нахождения и юридический адрес, график (режим) работы, телефонные номера. Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.
1.8.2.Прием архивных документов ведется в рабочем кабинете архивного отдела. Рабочее место специалиста, осуществляющего прием юридического или физического лица, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим и сканирующим устройствами.
1.8.3.В помещении архивного отдела должны быть оборудованы места (информационные стенды) для ознакомления с информацией, представителям юридического и физического лица, ожидающим приема, отводятся места, оборудованные столами, стульями. Места исполнения муниципальной функции оборудуются средствами пожаротушения и оказания первой медицинской помощи (аптечки).
1.9.Показатели доступности и качества муниципальной функции.
1.9.1.Показателем доступности муниципальной функции является размещение на портале государственных и муниципальных услуг области, на официальном сайте городского округа город Фролово, на информационных стендах:
- информации о муниципальной функции, порядке и сроках ее исполнения;
- сведений о местонахождении, о графике (режиме) работы, контактных телефонах, адресах электронной почты администрации городского округа город Фролово;
- размещение перечня документов, необходимых для исполнения муниципальной функции.
1.9.2.Показателями качества муниципальной функции являются:
- исполнение муниципальной функции в соответствии с требованиями административного регламента;
- соблюдение сроков исполнения муниципальной функции;
- отсутствие претензий со стороны пользователей;
- исполнение муниципальной функции осуществляется с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг, многофункциональных центров, универсальной электронной карты и других средств, включая осуществление в рамках такого предоставления электронного взаимодействия между государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и заявителями.
1.10.Результат выполнения муниципальной функции.
Конечными результатами выполнения муниципальной функции могут являться:
1) Прием-передача документов на государственное хранение в архивный отдел администрации городского округа город Фролово.
2) Организация комплектования архивного отдела администрации городского округа город Фролово документами Архивного фонда РФ, фонда Волгоградской области, другими архивными документами.
3) Контроль за соблюдением установленного порядка передачи архивных документов на хранение.
4) Отказ в оказании муниципальной функции.
Процедура выполнения муниципальной функции завершается путем получения заявителем одного экземпляра акта приема-передачи или договора передачи документов на хранение.
1.11.Описание заявителей.
От имени источника комплектования в соответствии с законодательством Российской Федерации может выступать руководитель организации - источника комплектования либо иные лица уполномоченные руководителем организации - источника комплектования в установленном законодательством Российской Федерации порядке выступать от имени источника комплектования при взаимодействии с архивным отделом при исполнении муниципальной функции.
От имени физических лиц документы могут передавать родственники, у которых хранятся документы, представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
II.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования об исполнении муниципальной функции.
2.1.1.Информирование о выполнении муниципальной функции осуществляется администрацией городского округа город Фролово.
1.место нахождения администрации городского округа город Фролово: Волгоградская область, г. Фролово, ул. Революционная, 12;
- почтовый и электронный адрес: 403540, Волгоградская область, г. Фролово, ул. Революционная, 12, ag_frol@volganet.ru;
- график работы:
понедельник - пятница - с 8.00 до 17.00;
перерыв - с 12.00 до 13.00.
Выходные: суббота, воскресенье;
2.место нахождения архивного отдела: Волгоградская область, г. Фролово, ул. Комсомольская, 49/1;
- почтовый и электронный адрес: 403540, Волгоградская область, г. Фролово, ул. Комсомольская, 49/1, arhiv@frolovoadmin.ru;
- график работы:
понедельник - пятница - с 8.00 до 17.00;
перерыв - с 12.00 до 13.00.
Выходные: суббота, воскресенье.
График приема посетителей:
вторник - с 8.00 до 17.00;
четверг - с 8.00 до 17.00;
- справочные телефоны: 8 (84465) 2-33-28.
2.1.2.Информирование граждан по порядку выполнения муниципальной функции осуществляется непосредственно в помещении администрации городского округа город Фролово на информационных стендах, на официальном сайте в сети Интернет городского округа город Фролово и при личном консультировании специалистами архивного отдела:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан.
2.1.2.1.На информационных стендах архивного отдела размещаются следующие информационные материалы:
- выдержки из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих выполнение муниципальной функции;
- выдержки из административного регламента с приложениями;
- краткое описание порядка выполнения муниципальной функции;
- перечень документов, необходимых для выполнения муниципальной функции, и требования, предъявляемые к этим документам;
- перечень оснований для отказа в выполнении муниципальной функции;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения муниципальной функции;
- график приема для консультаций о выполнении муниципальной функции, номер факса, адрес электронной почты и адрес сайта городского округа город Фролово в сети Интернет;
- необходимая оперативная информация о выполнении муниципальной функции.
2.1.3.Использование средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистами архивного отдела.
При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме начальник или специалист архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности принявшего телефонный звонок. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, можно предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное время для устного информирования по интересующему его вопросу (с учетом графика работы архивного отдела). Информирование о выполнении муниципальной функции при личном обращении граждан или по телефону не должно превышать 10 минут.
2.1.4.При информировании по письменным обращениям по процедуре выполнения муниципальной функции ответ на обращение в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации данного обращения.
2.1.5.При личном обращении граждан специалист архивного отдела информирует:
- об условиях и правилах выполнения муниципальной функции;
- об условиях отказа в выполнении муниципальной функции;
- об обязательствах получателя муниципальной функции.
Информирование посредством личного обращения может осуществляться по предварительной договоренности. Начальник или специалист архивного отдела администрации городского округа город Фролово обязан принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен на другой день или другое время по договоренности сторон. Организация приема заявителей осуществляется начальником или специалистом архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного отдела. В день назначенной встречи, по прибытии заявителя, начальник или специалист архивного отдела обязан его лично встретить, проводить к своему рабочему месту и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
2.1.6.Срок ожидания в очереди при обращении заявителя в архивный отдел для оказания муниципальной функции составляет не более 15 минут.
2.1.7.Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), интернет-адресах, адресах электронной почты, графике (режиме) работы предоставляющего муниципальную функцию архивного отдела администрации городского округа город Фролово размещаются на интернет-сайте www.город-фролово.рф.
2.1.8.Основными требованиями к информированию юридического или физического лица являются:
достоверность предоставляемой информации;
четкость в изложении информации;
полнота информирования;
наглядность форм предоставляемой информации;
удобство и доступность получения информации;
оперативность при предоставлении информации.
2.2.Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении муниципальной функции.
2.2.1.Консультации по вопросам выполнения муниципальной функции осуществляются специалистами, выполняющими муниципальную функцию.
2.2.2.Консультации предоставляются по вопросам:
- перечня документов, необходимых для выполнения муниципальной функции;
- времени приема документов;
- сроков для принятия решения о выполнении муниципальной функции;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе выполнения муниципальной функции.
2.2.3.Консультации предоставляются при личном обращении, по телефону или посредством электронной почты.
2.3.Срок исполнения муниципальной функции.
2.3.1.Исполнение муниципальной функции происходит постоянно.
2.3.2.В ходе исполнения муниципальной функции организациям, включенным в список организаций-источников комплектования, начальником и специалистами архивного отдела оказывается организационно-методическая помощь в разработке номенклатуры дел, которая согласовывается начальником архивного отдела администрации городского округа город Фролово не реже одного раза в 5 лет.
2.3.3.Ежегодно специалистами архивного отдела администрации городского округа город Фролово оказывается организационно-методическая помощь организациям - источникам комплектования в оформлении дел, составлении описей дел постоянного срока хранения, по личному составу, временного срока хранения (свыше 10 лет).
2.3.4.Архивным отделом администрации городского округа город Фролово по утвержденным описям ежегодно принимаются дела постоянного срока хранения.
III.Состав, последовательности и сроки выполнения
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР (ДЕЙСТВИЙ), ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ
ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР (ДЕЙСТВИЙ) В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
3.1.Административные процедуры предоставления муниципальной функции (приложение N 1).
Организация выполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- составление графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в архивный отдел администрации городского округа город Фролово;
- проверка комплектности документов, необходимых для исполнения муниципальной функции, и проверка технического, физического и санитарно-гигиенического состояния документов;
- прием дел на постоянное хранение и оформление результатов приема дел.
3.1.1.Составление графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в архивный отдел администрации городского округа город Фролово.
3.1.1.1.Основанием для начала исполнения административной процедуры является:
наступление срока передачи документов на постоянное хранение (для юридических и физических лиц - источников комплектования архивного отдела);
регистрация обращения юридического или физического лица (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела).
3.1.1.2.При наступлении срока передачи документов в архив специалист архивного отдела администрации городского округа город Фролово, отвечающий за выполнение муниципальной функции, по телефону согласовывает с заведующим архивом источника комплектования (лицом, ответственным за архив источника комплектования) возможные сроки приема документов на хранение в архивный отдел. В том случае, если организацией регулярно (ежегодно) составляются годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения и представляются на утверждение ЭПМК отдела по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области, передача этих документов на постоянное хранение в архивный отдел осуществляется после истечения сроков временного хранения ежегодно.
3.1.1.3.После согласования срока передачи в случае подготовленности дел к передаче на постоянное хранение заявитель включается в график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в архивный отдел администрации городского округа город Фролово на очередной календарный год.
График согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в архивный отдел администрации городского округа город Фролово составляется архивным отделом один раз в год, подписывается начальником архивного отдела и утверждается главой администрации городского округа город Фролово. Процедура согласования сроков передачи архивных документов с источниками комплектования не должна превышать 3 рабочих дней.
3.1.1.4.Регистрация заявления (письма) юридического или физического лица осуществляется в журнале регистрации.
3.1.1.5.После регистрации в ходе рассмотрения заявления (письма) начальником или ответственным специалистом архивного отдела определяется правомочность выполнения муниципальной функции, наличие необходимых документов, степень подготовки документов к передаче на постоянное хранение.
3.1.1.6.По итогам рассмотрения обращения ответственный специалист архивного отдела, отвечающий за выполнение муниципальной функции, в течение 10 дней с момента регистрации обращения юридического или физического лица письменно информирует о принятом решении.
3.2.1.Проверка комплектности документов, необходимых для выполнения муниципальной функции, и проверка технического, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.
3.2.1.1.Основанием для начала административной процедуры является наступление срока приема документов на постоянное хранение в архивный отдел согласно графику согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений в архивный отдел администрации городского округа город Фролово для источников комплектования, согласно заявлению (письму) - для ликвидированных организаций.
3.2.2.Ответственный специалист архивного отдела, отвечающий за выполнение муниципальной функции, осуществляет проверку комплектности документов, на основании которых будет осуществляться прием дел на постоянное хранение:
- наличие необходимого количества экземпляров описей;
- наличие научно-справочного аппарата к описям: исторической справки или дополнения к ней, оглавления, списка сокращенных слов;
- наличие документа, подтверждающего факт ликвидации юридического лица, прекращения предпринимательской деятельности физическим лицом;
- наличие договора (для физических лиц и ликвидированных негосударственных организаций).
Постановлением администрации городского округа г. Фролово Волгоградской обл. от 29.10.2013 N 2278 приложение N 4 исключено.
3.2.1.3.Перед передачей проводится проверка технического, физического и санитарно-гигиенического состояния документов, подлежащих приему на постоянное хранение в архивный отдел. При обнаружении дефектов составляется "Лист проверки наличия и состояния дел фонда" (приложение N 4) и "Акт проверки, наличия и состояния дел" (приложение N 3), что влечет за собой отказ в предоставлении муниципальной услуги. Устранение дефектов проводится силами организации.
3.3.1.Прием дел на постоянное хранение и оформление результатов приема дел.
3.3.1.1.Основание для начала административной процедуры - поступление документов в архивный отдел.
3.3.1.2.Ответственный сотрудник архивного отдела, отвечающий за выполнение муниципальной функции, производит прием дел поединично, сопоставляя наименование дела, его крайние даты, количество листов, указанные на обложке дела с соответствующей описательной статьей в описи дел постоянного хранения или других архивных документов.
3.3.1.3.Особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой.
3.3.1.4.На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в архивный отдел. Если количество дел в описи больше (меньше) количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение, вместе с описями передается акт проверки наличия и состояния дел, где указаны номера отсутствующих единиц хранения, или акт о неисправимых повреждениях документов. Утраченные подлинные архивные документы в исключительных случаях могут быть заменены их копиями.
3.3.1.5.Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, второй экземпляр, заверенный подписью начальника архивного отдела, выдается (направляется) юридическому или физическому лицу, сдавшему архивные документы.
3.3.1.6.Срок исполнения административной процедуры зависит от объемов передаваемых дел, но не должен превышать 3 рабочих дней.
Муниципальная функция считается исполненной, если документы юридического или физического лица приняты на хранение в архивный отдел и составлен акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 2).
IV.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль по соблюдению последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению муниципальной функции, и принятию решений осуществляется должностным лицом администрации городского округа город Фролово, курирующим архивный отдел.
4.2.Для проверки полноты и качества выполнения муниципальной функции формируется рабочая группа.
Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Текущий контроль осуществляется путем проведения рабочей группой проверок соблюдения и исполнения специалистом, ответственным за выполнение муниципальной функции, положений настоящего Регламента. Проверки бывают плановые и внеплановые.
Проведение проверок во внеплановом порядке осуществляется в связи с конкретным обращением пользователя.
4.3.Контроль полноты и качества выполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалиста архивного отдела, ответственного за выполнение муниципальной функции.
4.4.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей к виновному лицу осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ИСПОЛНЯЮЩЕГО МУНИЦИПАЛЬНУЮ
ФУНКЦИЮ, А ТАКЖЕ ЕГО ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя об исполнении муниципальной функции;
2) нарушение срока исполнения муниципальной функции;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для исполнения муниципальной функции;
4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для исполнения муниципальной функции, у заявителя;
5) отказ в исполнении муниципальной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при исполнении муниципальной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения муниципальной функции документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, исполняющий государственную функцию. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, исполняющего муниципальную функцию, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, исполняющего муниципальную функцию.
Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, исполняющего муниципальную функцию, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, или муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
Жалоба, поступившая в орган, исполняющий муниципальную функцию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы орган, исполняющий муниципальную функцию, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, исполняющим муниципальную функцию, опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения муниципальной функции документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.