Приложение к Приказу от 15.06.2017 г № 31-Н Инструкция
Приложения оформляются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).
4.5.15.Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Губернатора Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через междустрочный интервал 12 пт. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1" ("Продолжение приложения 2" и т.д.).
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к постановлению
Губернатора
Волгоградской области
от N4.5.16.При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить прилагаемое (прилагаемую, прилагаемый)" положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий и т.п. на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (Порядок - УТВЕРЖДЕН, Положение - УТВЕРЖДЕНО, Инструкция - УТВЕРЖДЕНА, Правила - УТВЕРЖДЕНЫ).
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
Администрации
Волгоградской области
от N4.5.17.Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через междустрочный интервал 12 пт. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одним междустрочным интервалом.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта и от текста приложения двумя-тремя междустрочными интервалами.
4.5.18.При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4.5.19.В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
4.5.20.Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства Word. Сетка таблицы делается невидимой, за исключением заголовочной части таблицы.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.
В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.
Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.
При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин". В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.
Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби - по запятой внутри числа, после запятой десятичные знаки ставятся под десятичные, сотые - под сотые и т.д.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование и номера граф) повторяется на каждой странице.
4.5.21.Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.
4.5.22.При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой как верхний индекс. Текст сноски печатается через междустрочный интервал 12 пт в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина черты - одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
4.5.23.В конце приложения оформляется реквизит подписи вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области. Наименование должности печатается в три строки от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 12 пт.
4.5.24.Приложения визируются руководителем. Реквизит визы руководителя печатается ниже реквизита подписи вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области в правой части листа, оформляется шрифтом N 12 и включает в себя наименование должности руководителя, его инициалы, фамилию и личную подпись. Кроме того, приложения визируются работником государственно-правового управления аппарата Губернатора Волгоградской области.
4.5.25.Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Администрации Волгоградской области в обязательном порядке визируется заведующим сектором финансового планирования, государственных закупок и администрирования доходов.
Образцы оформления проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области приведены в приложениях 8 - 11.
4.5.26.В случаях, установленных постановлением Губернатора Волгоградской области от 30 июля 2015 г. N 687 "О порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Волгоградской области", проекты нормативных правовых актов подлежат оценке регулирующего воздействия.
4.6.Нормативные правовые акты Инспекции
4.6.1.Нормативный правовой акт Инспекции - изданный в установленном порядке акт Инспекции, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц (далее именуется - НПА).
4.6.2.Подготовка нормативных правовых актов Инспекции осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией с учетом требований нормативных правовых актов Волгоградской области.
4.6.3.Нормативные правовые акты издаются в установленной сфере деятельности в пределах полномочий Инспекции в форме приказов, а также в иных формах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Волгоградской области.
Основаниями для разработки проекта нормативного правового акта Инспекции являются:
поручение Губернатора Волгоградской области;
поручения вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области;
поручение руководителя Инспекции;
поручение государственно-правового управления аппарата Губернатора Волгоградской области;
инициатива структурного подразделения Инспекции, к полномочиям которого относятся вопросы, которые предлагается урегулировать данным проектом;
судебный акт, вступивший в законную силу;
акт прокурорского реагирования;
предписание Управления Федеральной антимонопольной службы по Волгоградской области;
предписание федерального органа исполнительной власти, осуществляющего контроль за исполнением полномочий Российской Федерации, переданных субъектам Российской Федерации;
заключение Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области.
4.6.4.Проект нормативного правового акта разрабатывается структурным подразделением Инспекции, к ведению которого относятся вопросы, регулируемые данным проектом (далее именуется - разработчик), и согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями, заместителем руководителя Инспекции, осуществляющим контроль и координацию деятельности разработчика (при наличии), а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Волгоградской области, с иными государственными органами Волгоградской области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, организациями и должностными лицами.
Проект нормативного правового акта согласовывается указанными заинтересованными лицами в срок, не превышающий пяти рабочих дней с даты его поступления.
4.6.5.К проекту нормативного правового акта прилагаются материалы о согласовании (бланки согласования, письма, протоколы), пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование (в случае если принятие нормативного правового акта повлечет расходы областного бюджета, бюджетов муниципальных образований Волгоградской области), копии отменяемых нормативных правовых актов либо актов, в которые вносятся изменения, экспертные заключения, акты прокурорского реагирования, заявления, ходатайства, представления, справки, а также иные документы.
4.6.5.1.Пояснительная записка должна содержать четкое мотивированное обоснование целесообразности принятия нормативного правового акта (суть предлагаемых норм или их изменений, обоснование принятия конкретных норм либо информацию о том, во исполнение каких ранее установленных норм предлагается принятие нормативного правового акта), расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, а также иную информацию, разъясняющую содержание проекта нормативного правового акта.
4.6.5.2.Финансово-экономическое обоснование должно содержать информацию о финансовых ресурсах, необходимых для реализации нормативного правового акта, источниках и объемах финансирования.
4.6.5.3.В случае упоминания в проекте нормативного правового акта юридического лица (за исключением органов государственной власти Волгоградской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области) к проекту указанного нормативного правового акта прилагаются копии учредительных документов соответствующего юридического лица, либо выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, либо распечатанная на бумажном носителе и заверенная подписью разработчика копия страницы официального сайта регистрирующего органа в сети Интернет, содержащая сведения о наименовании и месте нахождения юридического лица и дату их обновления.
4.6.6.Согласованный проект нормативного правового акта вместе с прилагающимися материалами, указанными в пункте 4.6.5 настоящей Инструкции, направляется разработчиком в отдел правового обеспечения и кадровой работы Инспекции.
4.6.7.В случаях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов", разработчик в течение рабочего дня, соответствующего дню направления проекта нормативного правового акта в юридическую службу органа исполнительной власти, обеспечивает его размещение на портале Губернатора и Администрации Волгоградской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы.
4.6.8.Отдел правового обеспечения и кадровой работы Инспекции проводит правовую экспертизу в отношении поступившего проекта нормативного правового акта, в ходе которой устанавливает:
соответствие проекта нормативного правового акта законодательству Российской Федерации и Волгоградской области;
обоснованность внесения проектом нормативного правового акта изменений в ранее принятые нормативные правовые акты;
обоснованность признания правовых актов утратившими силу;
соответствие проекта нормативного правового акта требованиям юридической техники;
необходимость официального опубликования нормативного правового акта.
Одновременно с правовой экспертизой отдел правового обеспечения и кадровой работы Инспекции проводит антикоррупционную экспертизу проекта нормативного правового акта в порядке, установленном постановлением Губернатора Волгоградской области.
4.6.9.После проведения правовой и антикоррупционной экспертиз проект нормативного правового акта визируется сотрудником отдела правового обеспечения и кадровой работы Инспекции, проводившим указанные экспертизы, а также начальником отдела правового обеспечения и кадровой работы Инспекции.
В случае выявления несоответствия проекта нормативного правового акта действующему законодательству, требованиям юридической техники отдел правового обеспечения и кадровой работы Инспекции возвращает его разработчику для доработки с приложением в необходимых случаях письменного заключения.
4.6.10.Срок работы отдела правового обеспечения и кадровой работы Инспекции с проектом нормативного правового акта составляет семь рабочих дней со дня его поступления. В случае возвращения проекта нормативного правового акта для доработки указанный срок исчисляется вновь со дня поступления в отдел правового обеспечения и кадровой работы доработанного проекта нормативного правового акта.
4.6.11.В отношении проекта нормативного правового акта, прошедшего правовую и антикоррупционную экспертизы, разработчик обеспечивает:
проведение оценки регулирующего воздействия (при необходимости);
проведение независимой экспертизы и экспертизы уполномоченного органа исполнительной власти (в отношении проектов административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг).
4.6.12.Если по результатам процедур, указанных в пунктах 4.6.7, 4.6.8 и 4.6.11 настоящей Инструкции, в проект нормативного правового акта вносятся изменения по существу проекта, он повторно согласовывается с лицами, указанными в пункте 4.6.4 настоящей Инструкции, и проходит правовую и антикоррупционную экспертизы.
4.6.13.Согласованный проект нормативного правового акта с прилагающимися материалами, прошедший правовую и антикоррупционную экспертизы, а также иные процедуры, предусмотренные действующим законодательством, представляется разработчиком руководителю Инспекции для подписания.
4.6.14.Подписанный руководителем нормативный правовой акт не позднее следующего рабочего дня после его подписания направляется разработчиком в организационно-аналитический отдел на регистрацию и рассылку копий нормативных правовых актов, с приложением копий в соответствии с реестром рассылки.
4.6.15.В день поступления нормативного правового акта сотрудник организационно-аналитического отдела осуществляет его регистрацию в журнале регистрации нормативных правовых актов, форма которого утверждается руководителем.
4.6.16.В течение пяти календарных дней после принятия нормативного правового акта организационно-аналитический отдел осуществляет рассылку его копий:
в прокуратуру Волгоградской области;
в государственное бюджетное учреждение культуры "Волгоградская областная универсальная научная библиотека им. М. Горького" (два экземпляра);
в справочно-правовые системы, с которыми заключены соответствующие соглашения;
в иные органы, организации и должностным лицам в соответствии с реестром рассылки.
Копии нормативных правовых актов, а также сведения об источниках их официального опубликования представляются в 7-дневный срок после дня первого официального опубликования названных актов в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области в электронном виде в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Копии нормативных правовых актов, изменяющих или отменяющих действующие акты, направляются разработчиком документа в организации, в которые направлялись копии первоначального нормативного правового акта, или их правопреемникам.
4.6.17.Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат обязательному официальному опубликованию. Иные нормативные правовые акты могут быть официально опубликованы по решению руководителя.
4.6.18.В целях официального опубликования организационно-аналитический отдел в течение пяти рабочих дней со дня принятия нормативного правового акта направляет копию нормативного правового акта в редакцию газеты "Волгоградская правда" с сопроводительным письмом, в котором должно содержаться обоснование необходимости его опубликования.
4.6.19.Организационно-аналитический отдел осуществляет контроль за официальным опубликованием нормативных правовых актов Инспекции и производит записи об источнике их официального опубликования в журнале регистрации нормативных правовых актов.
4.6.20.Нормативные правовые акты Инспекции вступают в силу в соответствии со статьей 30 Закона Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. N 169-ОД "О нормативных правовых актах Волгоградской области".
4.7.Приказы Инспекции
4.7.1.В целях реализации полномочий Инспекции и организации ее деятельности путем установленных обязательных правовых предписаний в Инспекции издаются приказы.
Приказы Инспекции формируются в следующие номенклатурные дела:
приказы по личному составу, которыми оформляются решения персонального характера;
приказы по основной (профильной) деятельности, которыми оформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Инспекции.
4.7.2.Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Инспекции на основании поручений руководителя, его заместителей, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями. Проекты приказов по личному составу готовит отдел правового обеспечения и кадровой работы.
4.7.3.Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
4.7.4.Подготовка приказа включает в себя:
а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
б) подготовку проекта приказа с использованием технических средств;
в) согласование проекта приказа;
г) регистрацию приказа;
д) доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства, настоящей Инструкцией и содержанием приказа.
4.7.5.В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке, автор проекта приказа прилагает служебную записку на имя своего непосредственного руководителя с кратким обоснованием необходимости принятия приказа.
Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов, подлежащих изменению или признанию утратившими силу.
В случае, если экземпляры или его копии после подписания приказа руководителем будут рассылаться или направляться на ознакомление, автор проекта приказа заполняет список рассылки.
4.7.6.Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования проекта приказа и приложений к нему:
автором проекта приказа и непосредственным руководителем структурного подразделения Инспекции, внесшим проект;
заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей;
непосредственными руководителями сотрудников структурных подразделений, которым в проекте приказа даются поручения;
сотрудником отдела правового обеспечения и кадровой работы.
В случае, если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с полномочиями главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником сектора финансового планирования, государственных закупок и администрирования доходов.
Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником, уполномоченным по осуществлению кадровой работы в Инспекции (далее именуется - кадровик).
4.7.7.Сотрудник отдела правового обеспечения и кадровой работы, сотрудник сектора финансового планирования, государственных закупок и администрирования доходов Инспекции осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трех рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).
Остальные сотрудники осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий одного рабочего дня (не считая дня поступления проекта приказа).
4.7.8.Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются визирующим в виде справки, которая прилагается к проекту и передается автору проекта приказа в сроки, установленные п. 4.7.7 настоящей Инструкции.
4.7.9.Если в проект приказа были внесены изменения на любом из этапов его согласования, проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками.
4.7.10.Проекты приказов печатаются на гербовых бланках установленной формы и представляются на подпись. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
4.7.11.Согласованные проекты приказа со всеми приложениями и служебной запиской (в случае внесения проекта приказа в инициативном порядке) передаются секретарю для передачи на подписание руководителю или заместителю руководителя в соответствии с распределением обязанностей, установленным приказом Инспекции.
4.7.12.Регистрация приказов Инспекции осуществляется по порядку номеров в пределах календарного года, в срок, не превышающий одного рабочего дня (не считая дня поступления приказа).
Дата подписания приказа является датой его регистрации.
Приказы по личному составу регистрируются отделом правового обеспечения и кадровой работы. К порядковым номерам приказов прибавляются буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Инспекции:
к - приказы по личному составу (прием работников, увольнение работников и др.);
о - приказы по отпускам, командировкам и взысканиям.
Остальные приказы регистрируются в организационно-аналитическом отделе Инспекции.
4.7.13.Доведение приказов до сведения сотрудников Инспекции осуществляется в срок, не превышающий одного рабочего дня со дня регистрации приказа, путем передачи копии приказа сотруднику с росписью последнего на оборотной стороне последнего листа оригинала приказа об ознакомлении и (или) получении копии приказа.
В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном порядке доводится до сведения непосредственного руководителя временно отсутствующего сотрудника.
Доведение приказов по основной (профильной) деятельности до сведения сотрудников Инспекции, а также заверение их копий осуществляется организационно-аналитическим отделом.
Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников Инспекции, а также заверение их копий осуществляется кадровиком.
4.7.14.Образец оформления приказа приведен в приложении 12. Правила оформления приказов приведены в приложении 13.
4.8.Правила, положения, инструкции
4.8.1.Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
4.8.2.Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
4.8.3.Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего НПА либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
4.8.4.Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Инспекции и могут являться НПА.
4.8.5.Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Инспекции.
4.8.6.Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
4.8.7.Заголовок к тексту правил, положения, инструкции должен быть согласован с наименованием вида документа. Правила - "Чего?", положение - "О чем?", инструкция - "Кого?" (если это должностная инструкция).
4.8.8.Отличительными характеристиками текстов правил, положений, инструкций являются:
точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
4.8.9.Текст проекта положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции - текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.
4.9.Протокол заседания (совещания)
4.9.1.Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях инспекции, совещаний руководства Инспекции, заседаний и совещаний ЭК, иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.
Протокол заседания (совещания) (далее именуется - протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
4.9.2.При оформлении протокола оформляются следующие реквизиты:
а) наименование Инспекции;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа;
е) текст документа;
ж) наименование должности;
з) подпись.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Инспекции.
4.9.3.Реквизит "текст документа".
Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
Допускается использование подробного и краткого написания реквизита "текст протокола", которые отличаются полнотой освещения заседания (совещания).
Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции.
Текст каждого раздела протокола, оформленного в подробном написании, строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."
Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, с указанием в тексте протокола "Текст выступления прилагается".
В текст протокола вносятся полностью:
постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);
итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся";
краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.
В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."
Реквизит "текст протокола" печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности, от края левого поля, через один междустрочный интервал.
4.9.4.Реквизиты "подпись" и "наименование должности".
Реквизиты отделяются от текста протокола тремя одинарными междустрочными интервалами и включают наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря заседания (совещания), их личных подписей, расшифровки подписей (инициалы и фамилия).
Наименование должности председательствующего на заседании (совещании) печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным междустрочным интервалом и оформляется аналогично. При отсутствии секретаря заседания протокол подписывает только председательствующий.
Реквизиты "подпись" и "наименование должности" печатаются шрифтом Times New Roman 14.
4.9.5.В качестве исходных документов для подготовки протокола используются:
перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания);
записи, произведенные во время заседания (совещания) вручную или с использованием диктофона;
тезисы докладов или выступлений, а также иллюстрирующие их информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.);
принятые решения и особые мнения;
лист регистрации участников заседания (совещания).
4.9.6.Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) (далее именуется - повестка заседания) печатается на чистом листе формата А4 шрифтом Times New Roman 14.
В повестке заседания в обязательном порядке указываются:
количество, краткая тематика и последовательность планируемых к обсуждению вопросов;
фамилии, инициалы и должности докладчиков;
дата и время проведения заседания;
место проведения заседания;
наименование должности, подпись, расшифровка подписи автора повестки заседания.
Повестка заседания составляется сотрудником Инспекции, являющимся секретарем коллегиального органа, на основании регламента коллегиального органа и указаний председателя и (или) руководителя коллегиального органа.
При формировании повестки заседания учитывается объемность обсуждаемых вопросов с целью планирования продолжительности заседания (совещания) и перерывов.
Повестка заседания утверждается руководителем (председательствующим) координационного, совещательного органа или рабочей группы.
4.9.7.Лист регистрации участников заседания (совещания) составляется при количестве участников более 15 человек и оформляется в виде приложения к протоколу. Если на заседании важно наличие кворума, то составление листа регистрации является обязательным, независимо от количества участников.
4.9.8.Утвержденная повестка заседания координационных, совещательных органов и рабочих групп, тезисы докладов или выступлений, проекты решений, информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.), необходимые для ознакомления участникам совещания (заседания), тиражируются и передаются и (или) рассылаются по числу участников, в порядке и в сроки, установленные положениями о соответствующих координационных, совещательных органах или рабочих группах.
Организация и проведение совещаний руководителя только с сотрудниками Инспекции допускается без предварительной передачи или рассылки повестки заседания, тезисов докладов или выступлений, проектов решений, информационно-справочных материалов (таблиц, графиков, расчетов, справок и др.).
4.9.9.Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).
4.9.10.Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола - документ, представляющий собою копию части протокола.
4.9.11.В выписке из протокола воспроизводятся:
реквизиты "а" - "д", "ж" протокола;
сведения о присутствовавших;
вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка;
часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения.
Выписка из протокола заверяется подписью секретаря координационного, совещательного органа или рабочей группы, а случае его отсутствия - подписью председателя (руководителя) координационного, совещательного органа или рабочей группы.
4.9.12.Образец оформления протокола приведен в приложении 14.
4.10.План
4.10.1 План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
4.10.2.План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
а) наименование Инспекции;
б) гриф утверждения документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) наименование вида документа;
е) заголовок к тексту;
ж) текст документа;
з) наименование должности;
и) подпись.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а", "в" - "е" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Инспекции.
4.10.3.Реквизит "текст документа" оформляется в виде таблицы с графами:
номер пункта плана;
наименование мероприятия;
срок исполнения;
исполнитель;
примечание.
План деятельности сотрудника подписывается сотрудником и утверждается его непосредственным руководителем.
План деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя, курирующим соответствующее структурное подразделение.
План деятельности Инспекции подписывается заместителем(лями) руководителя, визируется сотрудником структурного подразделения Инспекции, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования, и утверждается руководителем.
Утвержденные планы подлежат регистрации как внутренние документы Инспекции.
4.10.4.Номер пункта плана - номер, соответствующий отдельному разделу или пункту плана мероприятий. Нумерация последовательная, без пропусков, возможно применение составных номеров с учетом нумерации разделов плана.
4.10.5.Наименование мероприятия - формулировка содержания мероприятия должна быть точной и понятной (без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл).
4.10.6.Срок исполнения может быть указан как период выполнения мероприятий (например: 1 - 2 квартал, январь и т.п.) или дата окончания их исполнения (например: до 10.01.2017).
4.10.7.Исполнитель - инициалы, фамилия должностного лица или наименование (полное или официальное сокращенное) организации - исполнителя плана.
В случае, если пункт плана подлежит выполнению несколькими исполнителями, то среди них выделяется ответственный исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым (верхним) или помечается как ответственный.
4.10.8.Графа "примечание" служит для внесения пометок, информации, имеющей отношение к исполнению конкретного мероприятия плана, в том числе в случае изменения срока исполнения или состава исполнителей.
4.10.9.Реквизит "текст документа" печатается шрифтом Times New Roman в диапазоне от 12 до 14, обычной насыщенности.
4.10.10.Реквизиты "подпись" и "наименование должности".
Реквизиты отделяются от текста плана тремя одинарными междустрочными интервалами и включают наименование должности сотрудника, подготовившего проект плана, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и печатаются шрифтом Times New Roman 14.
4.11.Отчет
4.11.1.Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
4.11.2.Отчеты, представляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственным органом форме и в определенном ими порядке.
4.11.3.Отчеты, представляемые сотрудниками Инспекции в ходе внутреннего служебного взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.
4.11.4.Отчет оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
а) наименование Инспекции;
б) дата документа;
в) регистрационный номер документа;
г) наименование вида документа;
д) заголовок к тексту;
е) текст документа;
ж) наименование должности;
з) подпись.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Инспекции.
4.11.5.Реквизит "текст документа" печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.
В тексте отчета в обязательном порядке должно содержаться указание на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
Отчет о деятельности сотрудника подписывается автором отчета и представляется его непосредственному руководителю.
Отчет о деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и представляется заместителю руководителя, курирующему деятельность соответствующего структурного подразделения, или руководству Инспекции.
Отчет о деятельности Инспекции подготавливается и подписывается сотрудником(ками), определенным в соответствии с поручением руководителя или заместителя руководителя.
4.11.6.Реквизиты "подпись" и "наименование должности".
Реквизиты отделяются от текста отчета тремя одинарными междустрочными интервалами и включают наименование должности сотрудника, подготовившего отчет, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и печатаются шрифтом Times New Roman 14.
4.12.Заключение
4.12.1.Заключение - документ, содержащий мнение, выводы, сделанные от имени Инспекции, комиссии по какому-либо вопросу или документу.
4.12.2.Руководствуясь пунктами 17, 20 Положения об осуществлении государственного строительного надзора в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 01 февраля 2006 г. N 54, Инспекция выдает заключение о соответствии построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, в том числе требованиям в отношении энергетической эффективности и требованиям в отношении оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов, если при строительстве, реконструкции объекта капитального строительства не были допущены нарушения соответствия выполняемых работ требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, в том числе требованиям в отношении энергетической эффективности и требованиям в отношении оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов, либо такие нарушения были устранены до даты выдачи заключения о соответствии.
4.12.3.В соответствии с частью 2.1 статьи 19 Федерального закона от 30.12.2004 N 214-ФЗ "Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации" (далее - Закон N 214-ФЗ) Инспекция выдает застройщику заключение о соответствии застройщика и проектной декларации требованиям, установленным частью 2 статьи 3, статьями 20 и 21 Закона N 214-ФЗ, или отказ в выдаче такого заключения.
4.13.Служебные записки
4.13.1.В целях осуществления служебного взаимодействия между сотрудниками Инспекции в рамках внутреннего документооборота в Инспекции применяются служебные записки.
Служебные записки являются справочно-информационными документами.
Авторами служебных записок являются сотрудники Инспекции.
4.13.2.Служебная записка может составляться по указанию руководителя, заместителя руководителя, руководителя структурного подразделения Инспекции или по инициативе конкретного сотрудника.
4.13.3.При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:
а) адресат;
б) дата документа;
в) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
г) наименование вида документа;
д) заголовок к тексту;
е) текст документа;
ж) отметка о наличии приложений;
з) наименование должности;
и) подпись;
к) виза.
Порядок напечатания и размещения реквизитов служебной записки аналогичен напечатанию реквизитов на бланке письма Инспекции.
4.13.4.Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.
Структура текста записки зависит от цели ее создания.
Реквизит "Виза" оформляется, в случае если служебная записка пишется на имя руководителя структурного подразделения, не являющегося непосредственным руководителем автора служебной записки, на имя руководителя или заместителя руководителя.
Реквизит "Виза" может не оформляться, если служебная переписка:
осуществляется между руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя и руководителем структурного подразделения, заместителем руководителя и руководителем;
осуществляется сотрудником на основании поручения своего непосредственного руководителя о представлении регулярных отчетов (информации);
связана с сообщением о возникновении конфликта интересов, склонением к совершению коррупционного правонарушения или иным нарушением законодательства.
4.14.Письмо
4.14.1.Письма Инспекции готовятся как:
доклады о выполнении поручений;
сопроводительные письма к проектам законов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора и (или) Администрации Волгоградской области;
запросы;
ответы на запросы;
информационные письма.
4.14.2.Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Волгоградской областной Думы, государственным органам иностранных государств, международным организациям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, а также письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, подготавливаются и оформляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области.
4.14.3.Сроки подготовки и направления докладов о выполнении поручений и ответов на запросы определяются в соответствии со сроками, установленными действующими нормативными правовыми актами, и уточняются указаниями по исполнению документа (резолюциями).
Сроки подготовки остальных писем определяются автором проекта письма самостоятельно с учетом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.
4.14.4.Проекты писем готовят специалисты Инспекции на основании поручений руководителя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
Письма печатаются на бланке письма Инспекции с продольным расположением реквизитов.
К проекту письма, подготовленному на бланке письма Инспекции с продольным расположением реквизитов, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4.
Письма визируются (согласовываются) в АСЭД:
руководителем структурного подразделения Инспекции, в котором было подготовлено письмо;
руководителями структурных подразделений - соисполнителями документа;
заместителями руководителя Инспекции в соответствии с распределением обязанностей, установленным приказом Инспекции.
4.14.5.Дополнительно к реквизитам бланка письма, при оформлении писем в Инспекции используются следующие реквизиты:
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
наименование должности;
подпись;
отметка об исполнителе.
4.14.6.Оформление реквизитов писем производится согласно правилам оформления реквизитов документов, приведенным в подразделе 4.2 настоящей Инструкции.
4.14.7.Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа.
4.14.8.При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
4.14.9.Письма подписывают руководитель или его заместители в соответствии с распределением обязанностей, установленным приказом Инспекции.
4.14.10.Если количество адресатов письма более 4, то автором проекта письма составляется реестр рассылки и на каждом экземпляре письма для отправки указывается только один адресат.
4.14.11.Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Инспекции, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа к документу.
4.14.12.При подготовке писем необходимо учитывать требования приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" и постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".
4.15.Телеграмма
Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для писем, с учетом требований, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
4.15.1.Телеграммы печатаются на листе бумаги формата А4.
4.15.2.При оформлении телеграмм указывается полный телеграфный адрес организации, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дата.
4.15.3.Текст телеграмм излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается на лицевой стороне без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
4.15.4.Реквизит "Подпись" в телеграмме начинается с абзаца.
4.15.5.Каждый экземпляр телеграммы заверяется гербовой печатью.
4.15.6.В нижней части телеграммы под чертой указываются: точный почтовый адрес отправителя (ул. Новороссийская, д. 5, Волгоград, 400131), наименование организации (инспекция государственного строительного надзора Волгоградской области), должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона.
4.15.7.Телеграммы для отправки принимаются организационно-аналитическим отделом. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй с подписью должностного лица и визой работника, подготовившего документ, остается в организационно-аналитическом отделе. Для отправки телеграмм составляется реестр в двух экземплярах. Каждый экземпляр реестра заверяется печатью "Для документов".
4.15.8.Документы для отправки принимаются организационно-аналитическим отделом полностью оформленными, подписанными. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
4.16.Факсограмма (факс)
4.16.1.Поступившее в Инспекцию через факсимильную связь письмо или иной документ (далее именуется - факс) приравнивается к аналогичным документам на бумажном носителе.
4.16.2.Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется исполнителю в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией) на поступивший ранее факс.
4.16.3.Факсограммы печатаются на бланке Инспекции с продольным расположением реквизитов.
К проекту факсограммы, подготовленному на бланке Инспекции, прилагается второй экземпляр проекта факсограммы на чистом листе формата А4, который визируется:
автором проекта письма и его непосредственным руководителем;
заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей, установленным приказом Инспекции.
4.16.4.При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется в журнале установленной формы (приложение 15). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отчетом об отправке;
поступившие факсограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение 16) и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
4.17.Телефонограмма
4.17.1.Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
4.17.2.Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
4.17.3.Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению письма.
Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.
4.17.4.Телефонограмма заносится в журнал регистрации телефонограмм (приложение 17) и подписывается лицом, от имени которого она передается.
4.17.5.После передачи (приема) телефонограммы производится сверка текста телефонограммы с принимающим (передающим).
Затем передающий (принимающий) делает отметки внизу текста телефонограммы:
"ПРИНЯЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;
"ПЕРЕДАЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты), дата и подпись сотрудника, передавшего телефонограмму.
Отметка о приеме (передаче) телефонограммы заверяется подписью сотрудника, принявшего (передавшего) телефонограмму.
4.17.6. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю или лицу, которому она адресована, в возможно короткий срок.
4.18. Доверенность
4.18.1. Доверенность выдается сотрудникам Инспекции и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учетом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.
4.18.2. Проект доверенности подготавливается и визируется сотрудником отдела правового обеспечения и кадровой работы и сотрудником, которому доверенность будет выдана, а также непосредственным руководителем этого сотрудника, подписывается руководителем или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), скрепляется гербовой печатью Инспекции, после чего регистрируется сотрудником организационно-аналитического отдела и выдается под роспись сотруднику Инспекции.
4.19. Договоры, соглашения, контракты
4.19.1. Договоры, соглашения, контракты (далее именуются - договор) подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового, бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон.
4.19.2. Проект договора подготавливается сотрудником структурного подразделения с учетом необходимости своевременного и качественного обеспечения своих полномочий (обязанностей), полномочий (функций) структурного подразделения, в котором он работает (служит), или полномочий Инспекции в целом.
Проект договора подготавливается сотрудником структурного подразделения, к функциям (полномочиям) которого относится решение вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому указанию руководителя.
Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается автором проекта договора в порядке служебного взаимодействия с учетом правил, установленных настоящей Инструкцией.
4.19.3. Порядок согласования и направления проекта договора на подписание руководителем или иным уполномоченным лицом соответствует порядку, установленному настоящей Инструкцией для приказов Инспекции.
Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Инспекцию договоров аналогичен порядку, установленному настоящей Инструкцией для писем.
5. Организация документооборота
5.1. Принципы организации документооборота
5.1.1. Движение документов в Инспекции с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот и организуется при соблюдении следующих основных принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документов, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;
внесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.
5.1.2. В документообороте Инспекции выделяются следующие документопотоки:
поступающая (входящая) документация;
отправляемая (исходящая) документация;
внутренняя документация.
5.1.3. В составе поступающей (входящей) документации выделяются:
обращения граждан;
документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области;
документы, поступившие от других органов государственной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;
документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации.
5.1.4. Доставка и отправка документов в Инспекции осуществляется средствами почтовой связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.
Поступающие (входящие) документы проходят в организационно-аналитическом отделе следующие этапы:
первичная обработка;
регистрация;
предварительное рассмотрение;
передача руководству на рассмотрение;
передача исполнителям;
помещение в дело после исполнения.
5.1.5. Организационно-аналитическим отделом ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются организационно-аналитическом отделом и представляются руководителю в составе ежемесячного отчета.
5.1.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах, установленные нормативными правовыми актами Волгоградской области и Инспекции.
5.2. Первичная обработка поступающих (входящих) документов
5.2.1. Первичная обработка поступающих в Инспекцию документов осуществляется централизованно сотрудником организационно-аналитического отдела.
При первичной обработке документов проверяется правильность адресования, целостность упаковки и комплектность.
Первичная обработка документов, поступивших по АСЭД, осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области, регулирующими отношения в сфере межведомственного электронного (безбумажного) документооборота, и настоящей Инструкцией.
Ошибочно поступившие или поступившие без сопроводительного письма документы пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией.
5.2.2. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются руководителю или в случае его отсутствия - заместителю руководителя в соответствии с распределением обязанностей, установленным приказом Инспекции.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
Электронные сообщения, адресованные руководителю или направленные в адрес Инспекции, распечатываются и докладываются руководителю или в случае его отсутствия - заместителю руководителя в соответствии с распределением обязанностей, установленным приказом Инспекции.
Электронные сообщения, заверенные электронной цифровой подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.
Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа к документу, без вскрытия конверта передается руководителю. Остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в организационно-аналитическом отделе, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
5.2.3.В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в установленном порядке.
5.2.4.Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
Не подлежат регистрации:
пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;
билеты;
планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;
документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;
печатные издания;
унифицированные формы и бланки документов.
5.3.Регистрация поступающих (входящих) документов
5.3.1.Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.
Документы, поступающие в Инспекцию, регистрируются сотрудником организационно-аналитического отдела.
Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.
5.3.2.Регистрация документов, поступивших в Инспекцию до 16 час. 00 мин. рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", регистрируются незамедлительно.
5.3.3.После проведения первичной обработки документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется его регистрация в АСЭД путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее именуется - РКК), в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, сканирование документа и формируется маршрут прохождения документа в зависимости от его вида и содержания.
Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся в АСЭД во вновь созданную РКК. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа и дата регистрации проставляются АСЭД автоматически.
5.3.4.На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера документа.
Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из индекса Инспекции в АСЭД и его порядкового номера. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
5.3.5.Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока.
Документы, поступившие в Инспекцию по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.
Документы, поступившие в Инспекцию из судов и от судебных приставов (определения, решения, постановления, копии заявлений граждан в суды), обрабатываются и регистрируются в электронном журнале.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.
5.4.Предварительное рассмотрение поступающих (входящих)
документов
5.4.1.Предварительное рассмотрение осуществляется сотрудником организационно-аналитического отдела в целях выделения из массива поступившей (входящей) документации документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем, и документов, не требующих такового.
5.4.2.Документы, поступившие в Инспекцию по вопросам, не требующим обязательного рассмотрения руководителем, направляются в соответствии с распределением полномочий заместителям руководителя.
5.4.3.Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему лицу.
5.5.Передача поступающих (входящих) документов руководству
на рассмотрение и передача исполнителям
5.5.1.Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству Инспекции только после их регистрации и предварительного рассмотрения.
5.5.2.После рассмотрения руководством документы возвращаются сотруднику организационно-аналитического отдела для оформления указаний по исполнению документов (далее именуются - резолюции).
Резолюция содержит:
указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;
указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;
личная подпись автора резолюции;
дата проставления резолюции.
Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: "в установленный законом срок" и т.п.
Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.
В случае если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка "ответственный исполнитель".
5.5.3.Направление документа всем исполнителям согласно резолюции осуществляется посредством АСЭД.
5.5.4.При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронному образу документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в организационно-аналитическом отделе до момента помещения в дело после исполнения.
5.5.5.Передача подлинника документа ответственному исполнителю осуществляется под роспись в журнале организационно-аналитического отдела.
5.6.Помещение в дело после исполнения
5.6.1.Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, в соответствии с номенклатурой дел Инспекции.
5.6.2.Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений, в которых согласно номенклатуре Инспекции сформировано дело.
5.6.3.Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного документа не допускается.
5.7.Работа исполнителя с документами
5.7.1.Организация работы с документами осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, настоящей Инструкцией, полномочиями сотрудников и резолюциями.
5.7.2.Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:
сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;
подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа (при необходимости) и всех необходимых приложений либо подготовку служебной записки;
доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и повторное согласование (в случае поступления замечаний на подготовленный проект отправляемого (исходящего) документа);
подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа (при необходимости);
определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) - в случае, когда документ должен отложиться в номенклатурном деле структурного подразделения Инспекции (в случае хранения документа в организационно-аналитическом отделе индекс дела в РКК проставляется организационно-аналитическим отделом).
5.7.3.Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, несет ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.
В обязанности ответственного исполнителя входит анализ и обобщение поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого (исходящего) документа и доклад результатов исполнения резолюции.
В обязанности соисполнителей входит исполнение резолюции в пределах имеющихся служебных (должностных) полномочий (обязанностей) и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю в установленные им сроки.
5.7.4.Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю.
5.7.5.В случае непредставления (несвоевременного представления) информации и материалов, в том числе проектов документов, соисполнителями ответственный исполнитель незамедлительно информирует об этом автора резолюции.
5.7.6.Ответственные исполнители и (или) соисполнители обязаны по требованию автора резолюции предоставлять исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов.
5.7.7.Исполнитель вправе:
делать пометки на документе (в случае если это не нанесет ущерб практической значимости документа и не исказит содержащихся в нем данных) о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения;
предлагать изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения документа.
5.7.8.Изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения возможно по единоличному решению автора резолюции или руководителя, принятому в том числе и на основании служебной записки любого из исполнителей, поданной автору резолюции или руководителю с обоснованием причин изменения и соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией.
В случае принятия решения об изменении состава исполнителей и (или) срока исполнения автор резолюции или исполнитель, подавший служебную записку, незамедлительно информирует об изменении резолюции организационно-аналитический отдел для внесения соответствующей корректировки.
Сроки исполнения по документам, подлежащим срочному или оперативному рассмотрению, не продлеваются.
5.7.9.Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, при увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Инспекции исполнитель обязан передать находящиеся у него на исполнении документы, сдать все числящиеся за ним печати, штампы, бланки по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения или по его поручению (указанию) вновь назначенному сотруднику по указанию своего непосредственного руководителя.
5.7.10.В случае передачи подлежащего исполнению документа и (или) приложений к нему лицам, не являющимся исполнителем(лями) в соответствии с резолюцией руководства, ответственный исполнитель и (или) соисполнитель, принявший документ и (или) приложения к нему, несут ответственность за своевременное исполнение документа и его сохранность.
5.8.Организация работы с отправляемыми (исходящими)
документами
5.8.1.Ответственность за составление и оформление, в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, отправляемого (исходящего) документа в Инспекции возлагается на структурное подразделение или должностное лицо - основного исполнителя документа.
5.8.2.При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступающий (входящий) документ исполнитель связывает подготовленный проект посредством АСЭД с входящим документом.
5.8.3.Отправляемый (исходящий) документ направляется в АСЭД сотруднику организационно-аналитического отдела на проверку правильности оформления, которая включает в себя:
проверку соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильности их оформления и определения адресата);
направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний по оформлению;
доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на проверку правильности оформления повторно.
5.8.4.Визирование документов и передача на подписание руководством Инспекции осуществляется средствами АСЭД.
5.8.5.Подписанные в АСЭД отправляемые (исходящие) документы поступают сотруднику организационно-аналитического отдела, который осуществляет их распечатку на бумажном носителе (кроме исходящих документов, направляемых в органы исполнительной власти Волгоградской области). Экземпляры для отправки распечатываются на бланках Инспекции, экземпляр, хранящийся в деле Инспекции, распечатывается на чистом листе формата А4. После распечатки отправляемые (исходящие) документы передаются на подпись руководителю или заместителю руководителя.
Подписанные ответы проверяются сотрудником организационно-аналитического отдела на комплектность. В случае нарушения комплектности, отправляемые (исходящие) документы незамедлительно возвращаются специалистом организационно-аналитического отдела ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
5.8.6.Документы после их подписания руководителем или заместителями руководителя передаются в организационно-аналитический отдел для регистрации и отправки. Исходящий документ, включенный в АСЭД, должен быть идентичен его экземпляру на бумажном носителе. Регистрация документа осуществляется после его подписания на бумажном носителе.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется организационно-аналитическим отделом в день подписания либо на следующий рабочий день.
5.8.7.Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК АСЭД для учета, поиска, хранения и использования электронных документов исполнителями.
5.8.8.Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются в реквизитах бланка документа, оформленного на бумажном носителе, и на экземпляре, остающемся в деле Инспекции.
Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из индекса Инспекции, индекса дела по номенклатуре дел Инспекции и его порядкового номера.
5.8.9.Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.
5.8.10.Отправка документов производится централизованно организационно-аналитическим отделом, который производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.) в соответствии со способом, указанным исполнителем в регистрационной карточке.
Служебные письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.
Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.
Телефонограммы, факсограммы, исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются ответственным исполнителем в организационно-аналитический отдел с указанием действующего номера телефона-факса адресата.
Электронные сообщения отправляются организационно-аналитическим отделом с официального электронного адреса Инспекции.
Отправление писем, телеграмм, открыток, бандеролей, печатных изданий, факсограмм, электронных сообщений, не связанных со служебной деятельностью, запрещается.
5.8.11.Документы с отметкой, свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) доставления, и документы, до окончания срока исполнения которых осталось пять или менее календарных дней, подлежат отправке в день их регистрации.
5.8.12.Документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят:
упаковку;
адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с реестром рассылки);
проставление стоимости почтовых услуг;
передачу в почтовое отделении связи.
5.8.13.Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.
5.8.14.Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, отправляются сотрудником организационно-аналитического отдела.
5.8.15.Обработка исходящих документов средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
5.9.Прохождение и регистрация внутренних документов
5.9.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
5.9.2.К внутренним документам относятся протоколы заседаний (совещаний), планы, отчеты, доверенности, информационно-справочные документы (докладные, пояснительные, аналитические и объяснительные записки, справки и др.).
5.9.3.Договоры по закупкам регистрируются сектором финансового планирования, государственных закупок и администрирования доходов в автоматизированной информационной системе "Закупки Волгоградской области".
5.10.Учет и анализ объемов документооборота
5.10.1.Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Инспекцию и созданных ей за определенный период времени.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр подлинника документа или копия документа (если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5.10.2.Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
5.10.3.Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Инспекцию и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
5.10.4.Данные о количестве документов анализируются, обобщаются организационно-аналитическим отделом и предоставляются руководителю в составе ежемесячного и годового отчета (или по распоряжению руководителя в виде служебной записки за требуемый период).
6.Контроль исполнения документов
6.1.В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль исполнения документа, основывающийся на отслеживании сроков исполнения. Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности структурных подразделений, отдельных исполнителей.
Контроль исполнения документов включает в себя:
- постановку документов на контроль;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов, снятие документа с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
6.2.Контроль исполнения документов обеспечивают: руководитель, заместители руководителя, руководители структурных подразделений Инспекции, ответственные сотрудники организационно-аналитического отдела.
6.3.Централизованно, в организационно-аналитическом отделе, на контрольный учет ставятся:
обращения граждан;
поручения Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, отданные Инспекции в соответствующих постановлениях и распоряжениях;
поручения Губернатора Волгоградской области, а также вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первого заместителя Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, отданные в пределах своих полномочий, - во всех видах входящих документов;
запросы, поступившие из федеральных органов власти и их территориальных подразделений, органов исполнительной власти Волгоградской области, если в них указаны конкретные сроки исполнения.
6.4.Передача документов, указанных в п. 6.3 настоящей Инструкции, на исполнение без постановки на контрольный учет запрещается, за исключением срочных поручений со сроком исполнения три дня и менее.
6.5.Постановка документов на контроль и осуществление контроля исполнения документов производится средствами АСЭД.
6.6.При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле.
6.7.При постановке документа на контрольный учет дата контроля исполнения наступает за пять календарных дней до окончания срока исполнения документа либо в предпоследний рабочий день срока исполнения документа, в случае если документ подлежит срочному или оперативному рассмотрению.
6.8.Контролю подлежат документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа и резолюции руководства Инспекции, а также вышестоящих руководителей.
Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его.
6.9.Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по запросам членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня получения; депутатов Волгоградской областной Думы - в течение 5 рабочих дней.
Срок подготовки инициативных писем определяется руководителями структурных подразделений.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Срок исполнения документов определяется в резолюции руководителем, исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации, или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.
6.10.В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует организационно-аналитический отдел.
6.11.Организационно-аналитический отдел осуществляет контроль исполнения документов, который заключается в отслеживании сроков исполнения, контроле местонахождения документа (номер дела) по системе АСЭД и напоминании исполнителю по телефону.
6.12.Решение о снятии документа с контрольного учета и направление его в дело принимает ответственный сотрудник организационно-аналитического отдела Инспекции после положительного результата проверки в соответствии с п. 5.8.5 настоящей Инструкции поступающих документов, в том числе отправляемых (исходящих) документов, подписанных уполномоченным лицом и свидетельствующих о полном исполнении контрольного документа в установленный срок.
6.13.Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.
Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства Инспекции и Администрации Волгоградской области.
6.14.Организационно-аналитический отдел обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения контрольных документов.
Данные о результатах контроля представляются по требованию руководителя в виде справки, в которой указываются:
- общее количество документов на исполнении;
- количество исполненных документов в срок (шт.);
- количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (шт.);
- причины задержек исполнения документов.
6.15.Обязанность организации работы по оформлению контрольного учета документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, актуальность сведений о постановке документов на контрольный учет, снятие документов с контрольного учета, изменение срока исполнения документа и (или) состава исполнителей возложена на организационно-аналитический отдел.
7.Рассмотрение обращений граждан
7.1.Работа по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Инспекцию в письменной форме или в форме электронного документа (далее именуются - обращения), осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", Положением о работе с обращениями граждан, поступающими в инспекцию государственного строительного надзора Волгоградской области, утвержденным приказом Инспекции от 30 июля 2015 г. N 976.
7.2.Поступившие обращения регистрируются в автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области (АСОКИ).
Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления в Инспекцию.
7.3.В случае поступления в Инспекцию обращений, содержащих вопросы, относящиеся к компетенции разных структурных подразделений Инспекции, рассмотрение таких обращений поручается нескольким структурным подразделениям Инспекции.
В целях полного, объективного и всестороннего рассмотрения обращений и при наличии оснований, предусмотренных Федеральным законом от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", Федеральным законом от 30 декабря 2004 г. N 214-ФЗ "Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации" либо Градостроительным кодексом Российской Федерации от 29 декабря 2004 г. N 190-ФЗ, организуются выездные и документарные проверки.
7.4.Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
7.5.Должностное лицо, к которому на рассмотрение поступает обращение, несет персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта ответа на обращение.
7.6.Рассмотренные обращения со всеми относящимися к ним материалами формируются в дело согласно номенклатуре дел Инспекции.
8.Документальный фонд Инспекции
8.1.Разработка и ведение номенклатуры дел
8.1.1.Документальный фонд Инспекции - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности Инспекции. Документальный фонд Инспекции составляют документы, созданные в Инспекции и полученные ею в результате взаимодействия с другими государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.
8.1.2.Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Инспекции и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Инспекции, с указанием сроков их хранения и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации и Волгоградской области, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.
Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об Инспекции, положений о ее структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Инспекции, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Инспекции.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3.Руководители структурных подразделений Инспекции не позднее 15 ноября текущего года предоставляют в организационно-аналитический отдел свои предложения по внесению изменений и дополнений в действующую номенклатуру дел Инспекции.
8.1.4.Руководитель вновь созданного структурного подразделения Инспекции в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении разрабатывает номенклатуру дел.
Сотрудник организационно-аналитического отдела, ответственный за ведение архива Инспекции (далее - архивист), оказывает руководителю вновь созданного структурного подразделения методическую помощь в разработке номенклатуры и обеспечивает введение номенклатуры дел вновь созданного структурного подразделения в действие.
8.1.5.Номенклатура дел Инспекции составляется организационно-аналитическим отделом на основе номенклатур структурных подразделений Инспекции.
8.1.6.Номенклатура дел Инспекции подписывается начальником организационно-аналитического отдела, согласовывается с ЭК и утверждается приказом Инспекции в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца текущего года.
Утвержденная номенклатура дел Инспекции вводится в действие с 1 января следующего года.
8.1.7.Номенклатура дел утверждается приказом Инспекции после согласования с ЭПМК:
один раз в 5 лет;
в случае изменения полномочий и (или) структуры Инспекции.
8.1.8.Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:
для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;
для направления в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области";
для использования в работе организационно-аналитическим отделом;
для хранения в архиве Инспекции.
Из номенклатуры дел Инспекции архивистом оформляются выписки для каждого структурного подразделения.
8.1.9.Если в течение года в Инспекции возникают новые документированные участки работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуру дел Инспекции.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел Инспекции оставляются резервные номера.
8.1.10.По окончании года в конце номенклатуры дел Инспекции архивистом делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Инспекции, сообщаются письмом в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием реквизитов письма.
Образцы оформления номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуры дел Инспекции приведены в приложениях 18 - 19.
8.2.Формирование дел и их текущее хранение
8.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Инспекции и систематизация документов внутри дела.
8.2.2.Дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях Инспекции.
8.2.3.Дела со дня их заведения до передачи в архив Инспекции или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
8.2.4.Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Документы, после исполнения и окончания работы с ними, в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
8.2.5.Руководители структурных подразделений Инспекции несут ответственность за сохранность документов и формирование их в дела.
8.2.6.Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
8.2.7.Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Инспекции средствами АСЭД.
8.2.8.При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
документы располагать по мере их поступления.
8.2.9.По объему дело не должно превышать 250 листов и (или) по толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).
При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" или "Том 1", т.д.
8.2.10.В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов Волгоградской области, актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, выписки из протоколов заседаний, совещаний у Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области или в Администрации Волгоградской области.
8.2.11.Положения, правила, уставы, инструкции, регламенты, являющиеся приложениями к правовым актам, группируются вместе с утвердившими их правовыми актами.
Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов и отдельно от утвердивших их правовых актов.
8.2.12.Приказы по профильной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.
8.2.13.Обращения граждан и все документы по их рассмотрению группируются за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: письмо-ответ помещается за обращением гражданина.
8.2.14.Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
8.2.15.Формирование дел объектов капитального строительства, подлежащих государственному строительному надзору, осуществляется в соответствии с Порядком формирования и ведения дел при осуществлении государственного строительного надзора, утвержденным приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 26 декабря 2006 г. N 1130 "Об утверждении и введении в действие Порядка формирования и ведения дел при осуществлении государственного строительного надзора", и Порядком проведения проверок при осуществлении государственного строительного надзора и выдачи заключений о соответствии построенных, реконструированных, отремонтированных объектов капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, утвержденным приказом Федеральной службы по экологическому, техническому и атомному надзору от 26 декабря 2006 г. N 1129 "Об утверждении и введении в действие Порядка проведения проверок при осуществлении государственного строительного надзора и выдачи заключений о соответствии построенных, реконструированных, отремонтированных объектов капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов, проектной документации".
8.2.16.Перед передачей в архив Инспекции руководителем структурного подразделения с участием архивиста проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации или ликвидации Инспекции или ее структурного подразделения.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки индексов по номенклатуре с индексами на корешках обложек дел и с количеством дел, указанным на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.
8.2.17.Выдача дела сотруднику другого структурного подразделения производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором указанное дело сформировано. Выдача дел сотрудникам другого структурного подразделения для работы осуществляется под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается название структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Образец оформления карты-заместителя приведен в приложении 20.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя и по актам. Форма акта приведена в приложении 21.
8.2.18.Изъятие документов из дел постоянного хранения осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Акт составляется в установленном порядке организацией, осуществляющей изъятие документов.
8.2.19.Контроль надлежащего формирования и ведения дел, соблюдения требований делопроизводства, документооборота, положений настоящей Инструкции и иных нормативных правовых актов осуществляют сотрудники организационно-аналитического отдела и иные уполномоченные в установленном порядке на осуществление контрольных мероприятий лица.
8.3.Подготовка документов и дел к передаче на архивное
хранение и на уничтожение
8.3.1.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
8.3.2.Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения организуется в соответствии с положением об ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Инспекции; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Инспекции.
8.3.3.По завершении года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение приведены в приложении 22.
Форма листа-заверителя приведена в приложении 23.
Форма внутренней описи документов дела приведена в приложении 24.
Образец оформления обложки (титульного) листа дела постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведен в приложении 25.
Оформление дел в каждом структурном подразделении производится сотрудниками при методической помощи и под контролем организационно-аналитического отдела и ЭК.
8.3.4.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел Инспекции.
8.3.5.В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно.
По указанным описям документы сдаются в архив Инспекции.
Форма описи дел структурного подразделения приведена в приложении 26.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.3.6.Описи дел структурных подразделений служат основой для подготовки сводной описи дел Инспекции, которую готовит архивист.
По сводной описи дел Инспекции дела сдаются на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".
8.4.Уничтожение документов и дел с истекшими сроками
хранения
8.4.1.По результатам экспертизы ценности документов, помимо описей дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в приложении 27.
8.4.2.Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
8.4.3.Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей Инспекции (при этом дела каждого структурного подразделения Инспекции составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
8.4.4.Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводной описи дел постоянного хранения Инспекции за этот же период.
8.4.5.Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются приказом Инспекции после согласования ЭК и утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения Инспекции.
8.4.6.После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
8.4.7.После уничтожения дел в номенклатуре дел Инспекции проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, подписи и расшифровки подписи архивиста, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
8.5.Передача дел на архивное хранение
8.5.1.В архив Инспекции (далее именуется - архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
8.5.2.Передача в архив личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровиком по истечении 10 лет со дня увольнения государственных гражданских служащих Волгоградской области с государственной гражданской службы Волгоградской области.
8.5.3.Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.
8.5.4.Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат и хранятся в структурных подразделениях Инспекции, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.5.5.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивистом и согласованному с руководителями структурных подразделений Инспекции.
8.5.6.Прием дел производится архивистом с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела).
8.5.7.При ликвидации структурного подразделения Инспекции руководитель ликвидируемого структурного подразделения в период проведения организационно-штатных мероприятий организует формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.
При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющего все или часть его полномочий, дела передаются в архив независимо от сроков хранения.
8.5.8.При реорганизации Инспекции руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в организационно-аналитический отдел.
Архивист несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованной Инспекции, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).
8.5.9.При ликвидации Инспекции руководители структурных подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в организационно-аналитический отдел.
Архивист несет персональную ответственность за сохранность и последующую передачу документов в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", а документов по личному составу в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области". Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.
9.Работа с электронными документами и электронными образами документов
9.1.Общие положения работы с электронными документами
и электронными образами документов
9.1.1.В Инспекции создаются, обрабатываются и хранятся:
документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе.
Порядок создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации документов, создаваемых в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронных образов документов, полученных в результате сканирования документов, предварительно созданных на бумажном носителе, соответствует порядку создания, согласования, подписания, контроля, исполнения, отправки и регистрации аналогичных документов на бумажном носителе с учетом особенностей, установленных настоящим разделом.
9.1.2.К документам, создаваемым в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (далее именуется - электронный документ), относится переписка между Инспекцией и участниками АСЭД:
по вопросам размещения государственного заказа, организационным, правовым, административно-хозяйственным вопросам, а также о согласовании проектов правовых актов и (или) содержащая в качестве приложений:
плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;
информационные и справочные документы;
иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.
9.1.3.В электронный образ документа, полученного в результате сканирования документа, предварительно созданного на бумажном носителе (далее именуется - образ), переводятся все виды документов, поступивших (входящих) в Инспекцию на бумажном носителе или созданных в Инспекции на бумажном носителе и подлежащих регистрации, за исключением документов, содержащих персональные данные, сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.
9.1.4.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.
Образы прикрепляются к электронному документу и (или) вносятся, обрабатываются и хранятся в АСЭД дополнительно к оригиналу образа, хранящемуся на бумажном носителе.
Единицей учета электронного документа или образа является электронный документ или образ, зарегистрированный в АСЭД.
Электронный документ, имеющий приложения (в том числе в виде образов), регистрируется как один документ.
9.1.5.Электронный документ и его реквизиты, за исключением оттиска печати, должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регулирующих делопроизводство и электронный документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области, и настоящей Инструкцией.
9.1.6.Электронные документы подписываются средствами электронной подписи (далее - ЭП) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, регулирующими порядок использования ЭП.
Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9.1.7.Состав электронных документов, используемых в деятельности Инспекции, и состав документов, не подлежащих сканированию для создания образов, устанавливается приказом Инспекции с учетом особенностей документооборота, осуществляемых Инспекцией полномочий и в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
Виды электронных документов и (или) образов, используемых в деятельности Инспекции, формируются в дела, указываются в номенклатуре дел Инспекции и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
9.1.8.Электронные документы после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах АСЭД в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
9.1.9.Электронные документы подлежат хранению в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.
9.1.10.Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.
9.1.11.После истечения установленного срока хранения:
электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению;
электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
9.1.12.Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области, приведен в приложении 28.
9.2.Организация работы с электронными документами
и электронными образами документов
9.2.1.Электронные документы, образы и (или) электронные документы с прикрепленным образом поступают по АСЭД с РКК.
9.2.2.Электронные документы, в том числе электронные документы с прикрепленными образами, поступающие по АСЭД, в обязательном порядке проходят проверку:
подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;
правильности адресата;
наличия приложений, если они указаны в тексте электронного документа.
При положительном результате проведения проверки электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом принимается к исполнению и подлежит обработке в АСЭД, при отрицательном - возвращается отправителю в течение одного рабочего дня с указанием причин возврата.
9.2.3.В случае соблюдения установленных к документу требований электронный документ и (или) электронный документ с прикрепленным образом регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение.
Включение в АСЭД образа осуществляется только после его сравнения с подлинником документа.
9.2.4.Прием электронных документов или электронных документов с прикрепленными образами от участников АСЭД и их регистрация в АСЭД, создание образов, их прикрепление к электронным документам, введение их в АСЭД и их регистрация в АСЭД, регистрация отправляемых электронных документов или образов участникам АСЭД и их отправка после исполнения, а также проверка электронных документов и образов в соответствии с пунктом 9.2.2 настоящей Инструкции осуществляются сотрудниками организационно-аналитического отдела.
9.2.5.При передаче электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами на рассмотрение, исполнение или подписание, а также их отправке и последующем их хранении вместе с электронными документами и (или) электронными документами с прикрепленными образами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
9.2.6.Для сканирования документа в целях создания образа и последующего вложения в АСЭД используются следующие параметры:
размер документа - А4;
формат файла - PDF;
цветовая палитра - черно-белая;
разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).
9.2.7.Электронный документ, образ и (или) электронный документ с прикрепленным образом направляется на рассмотрение и подготовку резолюции.
Уполномоченное лицо формирует резолюцию (поручение (указание) по исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.
9.2.8.Постановка электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом на контроль осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи "На контроль" с указанием данных о сотруднике, его осуществляющем и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа.
9.2.9.Исполнение электронного документа, образа и (или) электронного документа с прикрепленным образом, поступившего по АСЭД, заключается в:
ознакомлении с поступившим (входящим) документом;
согласовании и (или) направлении поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения, добавлении задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения, внесении комментариев;
назначении ответственного за исполнение поступившего (входящего) документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения с указанием информации о сотруднике, осуществляющем контроль, и сроках исполнения;
непосредственном исполнении поступившего (входящего) документа, осуществляемом внесением информации об исполнении в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом;
снятии электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач сотрудником, имеющим право снять документ с контроля после его исполнения.
9.2.10.Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя:
подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов электронного документа, создание вложения и прикрепление файла электронного документа к РКК);
формирование маршрута прохождения (внесение этапов согласования электронного документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);
отправку исходящего электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в соответствии с маршрутом прохождения.
9.2.11.Направление исполненного электронного документа и (или) электронного документа с прикрепленным образом в дело заключается в определении места его хранения согласно номенклатуре дел Инспекции.
В АСЭД заполняется поле "Индекс дела", и электронный документ направляется в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел Инспекции.
Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
9.3.Организация работы с бумажными копиями
электронных документов
9.3.1.Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченным лицом Инспекции, внесенным в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.
9.3.2.Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:
1) надпись "Копия электронного документа". Сертификат электронной подписи выдан:
_______________________________________________________________________
(Ф.И.О. лица, которому выдан сертификат электронной подписи)2) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;
3) наименование Инспекции, фамилия, инициалы и собственноручная подпись заверившего электронный документ уполномоченного лица Инспекции, внесенного в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.
9.3.3.Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию о лице, подписавшем электронный документ.
9.3.4.Электронный документ и его бумажная копия долны быть идентичными.
9.4.Функции пользователей АСЭД и маршруты прохождения
электронных документов
9.4.1.Руководитель, заместители руководителя, руководители структурных подразделений осуществляют в АСЭД следующие действия:
рассмотрение поступающих электронных документов;
выдача поручений;
постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;
согласование электронных документов;
подписание отправляемых (исходящих) электронных документов;
исполнение электронных документов.
9.4.2.Сотрудник организационно-аналитического отдела осуществляет в АСЭД следующие действия:
регистрацию поступающих и отправляемых (исходящих) электронных документов;
проверку оформления отправляемых (исходящих) электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении, подлинность ЭП лица, подписавшего документ, правильность написания адресата, наличие приложений, соответствие оригинала документа сканированной копии;
рассылку электронных документов адресатам;
направление исполненных электронных документов в дело.
9.4.3.Сотрудники Инспекции, являющиеся исполнителями электронных документов, осуществляют в АСЭД следующие действия:
исполнение поступающих электронных документов;
доработку электронных документов;
согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);
создание отправляемых (исходящих) электронных документов.
9.4.4.Для поступающих (входящих) электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:
прием электронного документа;
предварительная обработка электронного документа;
регистрация электронного документа;
рассмотрение электронного документа;
контроль исполнения электронного документа;
исполнение электронного документа;
направление электронного документа в дело.
9.4.5.Для отправляемых (исходящих) электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:
подготовка проекта электронного документа;
согласование проекта электронного документа;
проверка правильности оформления электронного документа;
подписание электронного документа;
регистрация электронного документа;
отправка электронного документа;
снятие с контроля электронного документа;
направление электронного документа в дело.
9.4.6.Для внутренних электронных документов маршрутом их прохождения в АСЭД является:
подготовка проекта электронного документа;
согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);
рассмотрение электронного документа;
регистрация электронного документа;
исполнение электронного документа;
контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;
направление электронного документа в дело.
10.Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов
10.1.Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
10.2.В соответствии с Положением об Инспекции, утвержденным постановлением Правительства Волгоградской области от 10 июля 2012 г. N 211-п, Инспекция имеет гербовую печать.
10.3.Кроме гербовой печати, в Инспекции используются печати и штампы структурных подразделений, используемые последними для осуществления установленных полномочий.
10.4.Печати и штампы Инспекции изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает заместитель руководителя или руководитель структурного подразделения по согласованию с руководителем.
10.5.Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях Инспекции и передаются начальнику организационно-аналитического отдела.
10.6.Изготовленные печати и штампы учитываются сотрудником организационно-аналитического отдела в журнале учета печатей и штампов.
Выдача печатей и штампов сотрудникам осуществляется под подпись в данном журнале.
10.7.В структурных подразделениях Инспекции печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах.
Передача печатей и штампов лицам, не являющимся сотрудниками Инспекции, и (или) вынос печатей, штампов из помещений Инспекции (за исключением печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается.
Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов возлагается на сотрудников, которым выданы данные печати, штампы.
10.8.Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат передаче в организационно-аналитический отдел, с записью в журнале учета печатей и штампов, для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.
10.9.Сотрудником организационно-аналитического отдела ежеквартально проводится проверка наличия и условий хранения печатей и штампов. В случае утраты печатей, штампов или нарушения условий их хранения проводится служебная проверка.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК инспекции
государственного строительного
надзора Волгоградской области
от 06.12.2016 N 5
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертно-проверочной
и методической комиссии
комитета культуры
Волгоградской области
от 31.01.2017 N 1