Постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30.03.2009 № 306

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

от 30 марта 2009 года

N 306

 

 

 О ВВОДЕ ВЭКСПЛУАТАЦИЮ ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

Во исполнение распоряжения Главы Администрации Волгоградскойобласти от 26 февраля 2008 г. N 141-р "Об организационных мероприятиях посозданию комплексной информационной системы "Электронное правительствоВолгоградской области" и ее внедрению в государственных органахисполнительной власти Волгоградской области", а также в целяхсовершенствования делопроизводства и оптимизации работы с документами в органахисполнительной власти Волгоградской области на всех уровнях управленияпостановляю:

 

1. Внедрить с 31 марта 2009 г. единую автоматизированную системуэлектронного документооборота (далее именуется - АСЭД) в делопроизводствоаппарата Главы Администрации Волгоградской области, Государственной жилищнойинспекции Волгоградской области, Комитета информационных технологий ителекоммуникаций Администрации Волгоградской области, Комитета поздравоохранению Администрации Волгоградской области, Комитета по труду изанятости населения Администрации Волгоградской области, Комитета по управлениюгосударственным имуществом Волгоградской области, Комитета экономикиАдминистрации Волгоградской области. Управления социальной защитынаселения Администрации Волгоградской области.

 

2. Утвердитьприлагаемую Временную инструкцию по ведению делопроизводства в органахисполнительной власти Волгоградской области с использованием единойавтоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется -временная инструкция).

 

3.Руководителям органов исполнительной власти Волгоградской области, указанных впункте 1:

 

довестивременную инструкцию до сведения подчиненных им сотрудников;

 

обеспечитьосуществление электронного документооборота в возглавляемыхорганах исполнительной власти в соответствии с временной инструкциейодновременно с осуществлением документооборота на бумажных носителях всоответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Волгоградскойобласти, утвержденной постановлением Главы Администрации Волгоградской областиот 20 июня 2003 г. N 463;

 

до 1 июля2009 г. разработать и представить в Комитет информационных технологий ителекоммуникаций Администрации Волгоградской области предложения по доработкеАСЭД и временной инструкции.

 

4. Возложитьна Комитет информационных технологий и телекоммуникаций АдминистрацииВолгоградской области обеспечение информационной безопасности при эксплуатацииАСЭД.

 

5. Комитетинформационных технологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградскойобласти:

 

проводитьпрограммно-техническое сопровождение программного продукта и поддержкупользователей АСЭД, осуществлять дальнейшее развитие АСЭД;

 

не позднее 1июня 2009 г. разработать и внедрить в АСЭД систему защиты информации отнесанкционированного доступа и предотвращенияспециальных программно-технических воздействий;

 

не позднее 1октября 2009 г. внедрить в АСЭД электронно-цифровую подпись.

 

6. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

 

7. Настоящеепостановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальномуопубликованию.

 

Глава Администрации Волгоградской области	Н.К. Максюта

 

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Главы

Администрации

Волгоградской области

от 30 марта 2009 г. N306

 

 ВРЕМЕННАЯИНСТРУКЦИЯ по ведению делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградскойобласти с использованием единой автоматизированной системы электронногодокументооборота

1. Общиеположения

 

2. Участникипроцесса электронного документооборота

 

3. Обработкадокументов с использованием средств АСЭД

 

4. Функциипользователей АСЭД

 

6. Защитаинформации в АСЭД

 

 

 1. Общиеположения

1.1.Временная инструкция по ведению делопроизводства в органах исполнительнойвласти Волгоградской области с использованием единой автоматизированной системыэлектронного документооборота (далее именуется - временная инструкция)разработана в целях внедрения единой автоматизированной системы электронногодокументооборота (далее именуется - АСЭД) и определяет порядок регистрации,исполнения и контроля исполнения документов с использованием средств АСЭД.

 

1.2.Временная инструкция регламентирует осуществление электронного документооборотав отношении следующих документов:

 

входящаякорреспонденция, поступающая в адрес Главы Администрации Волгоградской области,первых заместителей Главы Администрации Волгоградской области, заместителейГлавы Администрации Волгоградской области и в адрес органов исполнительнойвласти Волгоградской области;

 

исходящаякорреспонденция, направляемая Главой Администрации Волгоградской области,первыми заместителями Главы Администрации Волгоградской области, заместителямиГлавы Администрации Волгоградской области и органами исполнительной властиВолгоградской области в адрес других организаций и граждан.

 

Действиеположений временной инструкции не распространяется на обработку документов,содержащих информацию ограниченного доступа, обращений граждан РоссийскойФедерации, поручений Президента Российской Федерации и Правительства РоссийскойФедерации, телеграмм, передаваемых по каналам специальной документальной связи,проектов правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области.

 

1.3. В сфереэлектронного документооборота временная инструкция устанавливает общиетребования к функционированию служб документационного обеспечения управления,документированию управленческой деятельности и организации работы сэлектронными документами.

 

 

 2. Участникипроцесса электронного документооборота

2.1. Участниками процесса электронного документооборота, осуществляемогос использованием АСЭД {далее именуются - пользователи АСЭД), являются:

 

ГлаваАдминистрации Волгоградской области;

 

первыезаместители Главы Администрации Волгоградской области и заместители ГлавыАдминистрации Волгоградской области;

 

руководителиорганов исполнительной власти Волгоградской области;

 

руководителиструктурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области;

 

сотрудникиорганов исполнительной власти Волгоградской области, на которых возложеныобязанности по ведению делопроизводства (далее именуются - делопроизводителиорганов исполнительной власти Волгоградской области);

 

сотрудникиорганов исполнительной власти Волгоградской области, являющиеся исполнителямидокументов (далее именуются - исполнители).

 

 

 3. Обработкадокументов с использованием средств АСЭД

3.1. Процессобработки входящих документов с использованием АСЭД включает следующие этапы:

 

3.1.1.Регистрация входящего документа, в том числе:

 

созданиерегистрационно-контрольной карточки документа (далее именуется - РКК) изаполнение ее полей (внесение основных реквизитов входящего документа);

 

сканированиевходящего документа;

 

прикреплениеэлектронного образа документа к РКК;

 

созданиемаршрута прохождения документа;

 

отправлениедокумента на рассмотрение руководителю.

 

3.1.2.Рассмотрение входящего документа руководителем, выдача поручений, постановка наконтроль, в том числе:

 

получениедокумента руководителем;

 

наложениерезолюции - добавление задачи в существующий маршрут документа (изменениемаршрута прохождения документа путем создания задачи, внесения текстарезолюции, информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев);

 

выдачапоручения - заполнение полей карточки "Создание нового поручения" суказанием краткого содержания поручения, вида контроля, даты исполнения иинформации об исполнителе и лице, контролирующем исполнение поручения;

 

постановкадокумента на контроль (при необходимости) - изменение маршрута прохождениявходящего документа, добавление задачи "На контроль" с указаниемданных о сотруднике, его осуществляющем и имеющем право снять задачу с контроляпосле исполнения документа, сроках исполнения документа или внесениеминформации о контроле в карточку "Создание нового поручения";

 

направлениедокумента исполнителю.

 

3.1.3.Исполнение входящего документа, в том числе:

 

открытиезадачи на исполнение;

 

ознакомлениес поступившим документом;

 

принеобходимости перенаправления документа на исполнение другим исполнителям -изменение маршрута прохождения документа путем добавления задачи с указаниемисполнителя, сроков исполнения документа, внесения комментариев;

 

назначениеответственного за исполнение документа путем добавления соответствующей задачив маршрут прохождения документа с указанием информации о сотруднике,осуществляющем контроль, сроках исполнения документа;

 

непосредственноеисполнение документа, осуществляемое внесением информации об исполнениидокумента в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путемподготовки ответного документа;

 

снятиедокумента с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленныхзадач;

 

направлениеисполненного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел (производитсяАСЭД автоматически).

 

3.2. Процессобработки исходящих документов с использованием АСЭД включает следующие этапы:

 

3.2.1.Создание исходящего документа, в том числе:

 

создание РККдокумента и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов исходящегодокумента);

 

созданиевложения и прикрепление файла документа к РКК;

 

формированиемаршрута прохождения документа (внесение этапов согласования документа,проверки оформления, подписания, сканирования и отправки).

 

Созданныйдокумент отправляется по маршруту.

 

3.2.2.Согласование документа, в том числе:

 

выполнениепроцедуры согласования документа с сотрудниками заинтересованных подразделений;

 

при наличиизамечаний - выполнение согласования документа с замечаниями;

 

доработкаисполнителем документа, в согласовании которого отказано лицом (лицами),осуществляющим(и) согласование документа.

 

Согласованныйдокумент отправляется исполнителем на проверку оформления.

 

3.2.3.Проверка оформления документа - проверка соответствия документа установленнымтребованиям (наличие всех необходимых реквизитов, правильность их оформления).

 

Документ,прошедший проверку оформления, отправляется на доработку (в случае наличиязамечаний) или на подписание.

 

3.2.4. Работас документом, возвращенным на доработку, в том числе:

 

просмотрпоступивших замечаний;

 

удалениедокумента или доработка документа;

 

внесениеизменений в ранее подготовленный документ, в согласовании которого былоотказано;

 

сохранениедокумента с соблюдением версионности создаваемых документов;

 

повторноеформирование маршрута прохождения документа (согласование, проверка оформления,подписание, сканирование, отправка);

 

направлениедокумента в соответствии с маршрутом прохождения на согласование, проверкуоформления или подписание в зависимости от этапа, с которого документ былвозвращен на доработку.

 

3.2.5.Подписание документа, в том числе:

 

ознакомлениес документом;

 

формированиезамечаний (при их наличии) в примечании к документу, удаление последующихэтапов маршрута документа и направление документа на доработку исполнителю;

 

выполнениепроцедуры подписания электронного документа;

 

отправкадокумента на этап распечатывания в соответствии с маршрутом прохождениядокумента (документ на бумажном носителе должен соответствовать требованиям,установленным Инструкцией по делопроизводству в Администрации Волгоградскойобласти, утвержденной постановлением Главы Администрации Волгоградской областиот 20 июня 2003 г. N 463);

 

распечатываниедокумента на бумажном носителе;

 

подписаниедокумента на бумажном носителе.

 

3.2.6.Сканирование документа, в том числе:

 

внесениеиндекса дела по номенклатуре дел в РКК (в случае его отсутствия);

 

формированиерегистрационного номера и даты регистрации в РКК;

 

переносисходящего номера с электронной версии на бумажную;

 

сканированиедокумента, подписанного соответствующим руководителем;

 

прикреплениеэлектронного образа документа к РКК;

 

закрытиезадачи на сканирование;

 

отправкадокумента по маршруту.

 

3.2.7.Рассылка исходящего документа внешним адресатам, в том числе:

 

заполнениеформ получателей документа и их адресов в мастере отправки электронныхсообщений (при отправке документа в электронном виде средствами АСЭД) иотправка электронного документа;

 

направлениедокумента на бумажном носителе указанным в РКК адресатам или в соответствии сосписком рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

 

закрытиезадачи и подтверждение ее выполнения;

 

отправкадокумента в дело в соответствии с номенклатурой дел (производится АСЭДавтоматически).

 

3.3. Хранениеотсканированных документов в АСЭД осуществляется в файле формата, исключающеговозможность редактирования.

 

 

 4. Функциипользователей АСЭД

4.1. ГлаваАдминистрации Волгоградской области, первые заместители Главы АдминистрацииВолгоградской области, заместители Главы Администрации Волгоградской,руководители органов исполнительной власти Волгоградской области, руководителиструктурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской областиосуществляют с использованием АСЭД следующие действия:

 

рассмотрениевходящих документов, выдача поручений, постановка на контроль;

 

снятиедокументов с контроля; согласование документов; подписание исходящихдокументов.

 

4.2.Делопроизводители органов исполнительной власти Волгоградской областиосуществляют в АСЭД следующие функции:

 

регистрациявходящих документов; помещение исполненных документов в архив;

 

проверкаоформления исходящих документов на наличие всех реквизитов, правильность ихоформления;

 

сканированиедокументов на бумажных носителях; рассылка исходящих документов внешнимадресатам.

 

4.3.Исполнители осуществляют в АСЭД следующие функции:

 

исполнениевходящих документов;

 

созданиеисходящих документов; согласование документов.

 

4.4. Доступ кАСЭД осуществляется на основании уникального имени и пароля пользователя АСЭД.Пароль пользователя АСЭД должен составлять не менее 8 знаков и хранитьсяпользователем АСЭД в тайне,

 

4.5.Пользователям АСЭД запрещается;

 

использоватькомпоненты программного и аппаратного обеспечения АСЭД в неслужебных целях;

 

подбирать ииспользовать чужие имена и пароли пользователей АСЭД;

 

предоставлятьдоступ к АСЭД третьим лицам;

 

осуществлятькопирование документов, размещенных в АСЭД, на отчуждаемые электронные носителиинформации.

 

5.Администрирование АСЭД

 

Комитетом информационныхтехнологий и телекоммуникаций Администрации Волгоградской областиобеспечивается выполнение следующих функций по администрированию АСЭД:

 

обеспечениефункционирования программного обеспечения АСЭД;

 

обновлениепрограммного обеспечения, связанное с выходом новых версий АСЭД икорректировкой ошибок, выявленных в процессе работы;

 

обеспечениефункционирования баз данных АСЭД;

 

формированиеи ведение политики доступа к базам данных и документам АСЭД;

 

внесениеизменений в АСЭД по номенклатуре дел органов исполнительной властиВолгоградской области и организационно-штатной структуры органов исполнительнойвласти Волгоградской области;

 

обеспечениедоступа к руководству пользователя АСЭД;

 

обновлениеруководства пользователя АСЭД;

 

консультированиеи оказание практической помощи по функциональным, технологическим иинформационно-справочным вопросам, возникающим в процессе использования АСЭД.

 

 

 6. Защитаинформации в АСЭД

6.1. Защитаинформации в АСЭД осуществляется в соответствии с действующимзаконодательством.

 

6.2.Достоверность данных в АСЭД обеспечивается пользователями АСЭД при вводеинформации.

 

6.3.Целостность данных обеспечивается путем администрирования программно-аппаратныхсредств комплексной информационной системы "Электронное правительствоВолгоградской области".