Постановление Губернатора Волгоградской области от 01.08.2016 № 532
Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
от 1 августа 2016 года
N 532
ОБ УТВЕРЖДЕНИИРЕГЛАМЕНТА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(В редакции Постановления Губернатора Волгоградской области от21.01.2019 № 29)
Постановляю:
1. Утвердитьприлагаемый Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий сучастием Губернатора Волгоградской области.
2. Признатьутратившим силу постановление Губернатора Волгоградской области от 24апреля 2015 года N 358 "Об утверждении Регламента подготовки ипроведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградскойобласти".
3. Настоящеепостановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Губернатор
Волгоградской области А.И.БОЧАРОВ
Утвержден
постановлением
Губернатора
Волгоградской области
от 01 августа 2016года N 532
РЕГЛАМЕНТПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙОБЛАСТИ
(В редакции Постановления Губернатора Волгоградской области от21.01.2019 № 29)
1. Общие положения
1.1. НастоящийРегламент устанавливает порядок деятельности органов исполнительной властиВолгоградской области, структурных подразделений аппарата ГубернатораВолгоградской области по подготовке и проведению протокольных мероприятий сучастием Губернатора Волгоградской области (далее именуются - протокольныемероприятия).
1.2. Подпротокольными мероприятиями понимаются мероприятия, проводимые в соответствии собщепринятыми правилами, традициями и условностями государственного,дипломатического и делового протокола, соблюдаемыми государственными органамивласти, официальными лицами и дипломатическими представительствами приосуществлении своей деятельности.
1.3. Кпротокольным мероприятиям относятся:
торжественные встречи,приемы и проводы представителей, членов делегаций федеральных органовгосударственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств,государственных, негосударственных, в том числе иностранных, организаций,прибывающих в Волгоградскую область с официальными или рабочими визитами(поездками);
официальные ирабочие визиты (поездки) делегаций Волгоградской области во главе сГубернатором Волгоградской области (далее именуется - Губернатор) в субъектыРоссийской Федерации и за пределы Российской Федерации;
официальные встречи(беседы, переговоры) Губернатора с представителями, членами делегацийфедеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации,иностранных государств, с руководителями органов исполнительной властиВолгоградской области, территориальных органов федеральных органовисполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальныхобразований Волгоградской области, организаций, представителями политическихпартий и общественных объединений Волгоградской области;
конференции, круглыестолы, заседания, семинары и совещания, проводимые Губернатором;
рабочие поездкиГубернатора в муниципальные образования Волгоградской области;
торжественные приемы,проводимые Губернатором;
церемонии подписанияГубернатором совместных документов (соглашений, договоров, протоколов онамерениях);
мероприятия, посвященныегосударственным и профессиональным праздникам, знаменательным, юбилейным датами памятным событиям;
церемонии вручениягосударственных наград Российской Федерации, наград Волгоградской области;
церемонии возложениявенков, цветов к мемориалам воинской доблести и славы;
торжественные мероприятия,посвященные юбилеям организаций и трудовых коллективов Волгоградской области;
торжественные церемонии,посвященные открытию в Волгоградской области социально значимых объектов(образования, культуры, здравоохранения и так далее), памятников, памятных илимемориальных досок, открытию или закрытию областных, межрегиональных,всероссийских и международных культурных и спортивных мероприятий, проводимыхна территории Волгоградской области;
другие мероприятияс участием Губернатора, предусматривающие элементы протокольных действий.
1.4. Органы исполнительной власти Волгоградской области, структурныеподразделения аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуются -организаторы) ежегодно до 20 декабря года, предшествующего планируемому,представляют в отдел протокола аппарата Губернатора Волгоградской области(далее именуется - отдел протокола) предложения по протокольным мероприятиям напланируемый год по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту,согласованные с вице-губернатором - руководителем аппарата ГубернатораВолгоградской области (далее именуется - вице-губернатор), первыми заместителями,заместителями Губернатора Волгоградской области (далее именуются - заместителиГубернатора), заместителями руководителя аппарата Губернатора Волгоградскойобласти (далее именуются - заместители руководителя аппарата Губернатора) всоответствии с распределением обязанностей.
В соответствиис представленными предложениями отдел протокола ежегодно до 25 декабря года,предшествующего планируемому, составляет сводный план протокольных мероприятийна планируемый год (далее именуется - годовой план), который передается наутверждение Губернатору.
После утверждениягодового плана Губернатором отдел протокола информирует организаторов опротокольных мероприятиях, включенных в годовой план.
1.5. Организаторы до 20-го числа месяца, предшествующего планируемому, сучетом утвержденного годового плана представляют в отдел протокола предложенияпо протокольным мероприятиям на планируемый месяц по форме согласно приложению1 к настоящему Регламенту, согласованные с вице-губернатором, заместителямиГубернатора, заместителями руководителя аппарата Губернатора в соответствии сраспределением обязанностей.
В соответствиис годовым планом и с учетом представленных организаторами предложений напланируемый месяц отдел протокола ежемесячно до 25-го числа месяца, предшествующегопланируемому, составляет сводный план протокольных мероприятий на планируемыймесяц (далее именуется - ежемесячный план), который передается на утверждениеГубернатору.
После утвержденияежемесячного плана Губернатором отдел протокола информирует организаторов опротокольных мероприятиях, включенных в ежемесячный план.
1.6. Принеобходимости или по поручению Губернатора ежемесячный план можеткорректироваться отделом протокола.
2. Порядок подготовки и представления материалов,связанных с проведением протокольных мероприятий
2.1. Вслучае участия в протокольном мероприятии Губернатора организатор не позднее чем за 10 рабочих дней до дня проведенияпротокольного мероприятия направляет на его имя приглашение.
Приглашение составляетсяв произвольной форме, но с указанием в нем точного наименования протокольногомероприятия, даты, времени и места его проведения.
2.2. Взависимости от вида проводимого протокольного мероприятия организатор не позднее чем за семь рабочих дней до дня его проведенияпредставляет с сопроводительным письмом в отдел протокола на бумажном иэлектронном носителях с соблюдением требований к оформлению документов ваппарате Губернатора Волгоградской области следующие материалы, согласованные свице-губернатором, заместителями Губернатора, заместителями руководителяаппарата Губернатора в соответствии с распределением обязанностей:
1) сценарныйплан проведения протокольного мероприятия, в котором указываются:
точное наименованиепротокольного мероприятия;
дата, время,место проведения протокольного мероприятия;
информация олице, открывающем и ведущем протокольное мероприятие (модераторе);
регламент проведенияпротокольного мероприятия;
порядок выступленияучастников протокольного мероприятия (если планируются выступления);
порядок награжденияна протокольном мероприятии (если планируется награждение);
перечень объектовпосещения;
порядок посещенияобъектов;
фамилия, имя,отчество и должность лица (лиц), дающего(их) поясненияпо посещаемым объектам;
время иместо прибытия Губернатора на протокольное мероприятие;
время ипорядок убытия Губернатора с протокольного мероприятия;
фамилия, имя,отчество и должность лица (лиц), встречающего(их)Губернатора [сопровождающего(их), провожающего(их)];
2) сценарийпротокольного мероприятия, в котором в дополнение к сценарному планууказывается в хронологической последовательности подробное описание действий,совершаемых участниками протокольного мероприятия, и событий, происходящих напротокольном мероприятии, время их начала и окончания;
3) программупребывания в Волгоградской области с официальными или рабочими визитами(поездками) делегаций федеральных органов государственной власти, субъектовРоссийской Федерации, иностранных государств, государственных,негосударственных, в том числе иностранных, организаций;
4) программупребывания делегации Волгоградской области во главе с Губернатором в субъектахРоссийской Федерации и за пределами Российской Федерации;
5) повесткудня;
6) планорганизационно-технических мероприятий по подготовке протокольного мероприятия;
7) списокучастников протокольного мероприятия с указанием фамилии, имени, отчества,должности;
8) составпрезидиума протокольного мероприятия (при его наличии) с указанием фамилии,имени, отчества, должности членов президиума;
9) списоклиц, выступающих на протокольном мероприятии, с указанием фамилии, имени,отчества, должности;
10) списоклиц, награждаемых на протокольном мероприятии, с указанием фамилии, имени,отчества, должности;
11) составделегации Волгоградской области во главе с Губернатором, согласованный илиутвержденный Губернатором, с указанием фамилии, имени, отчества, должностичленов делегации;
12) текстыпроектов соглашений, договоров и протоколов, планируемых к подписанию в ходепротокольного мероприятия, согласованные организатором в установленном порядке;
13) материалык выступлению Губернатора на протокольном мероприятии;
14) переченьвопросов, предполагаемых для обсуждения с Губернатором в ходе протокольногомероприятия, и информационную справку, представляющую позицию АдминистрацииВолгоградской области по каждому из обсуждаемых вопросов, согласованные свице-губернатором, заместителями Губернатора, заместителями руководителяаппарата Губернатора (в соответствии с распределением обязанностей) ипереданные помощнику Губернатора, ответственному за данное направление;
15) схемуразмещения участников протокольного мероприятия;
16) схемупроезда к месту проведения протокольного мероприятия;
17) раздаточныйи презентационный материал по вопросам, планируемым к обсуждению напротокольном мероприятии;
18) информационныесправки об объектах, предлагаемых к посещению Губернатором, и информацию обучастниках протокольного мероприятия;
19) справкуо социально-экономическом положении муниципального образования Волгоградскойобласти, если на его территории планируется проведение протокольногомероприятия;
20) проектитогового документа протокольного мероприятия;
21) другиедокументы (при необходимости).
2.3. Контроль за подготовкой и представлением организатором вполном объеме материалов для подготовки и проведения протокольного мероприятия(далее именуются - материалы), предусмотренных пунктом 2.2 настоящегоРегламента, осуществляет отдел протокола.
2.4. Вслучае необходимости отдел протокола может запрашивать у организаторадополнительные материалы, которые должны быть представлены организатором не позднее чем за три рабочих дня до дня проведенияпротокольного мероприятия.
2.5. Вслучае если материалы представлены организатором с нарушением требований коформлению, установленных пунктом 2.2 настоящего Регламента, отдел протоколавозвращает материалы организатору для их доработки.
В случаеесли материалы представлены организатором с нарушением сроков, установленныхпунктом 2.2 настоящего Регламента, начальник отдела протокола направляетзаместителю руководителя аппарата Губернатора, осуществляющему координацию иконтроль деятельности помощников Губернатора (далее именуется - уполномоченныйзаместитель руководителя аппарата Губернатора), служебную записку о нарушениитребований настоящего Регламента.
2.6. Послепредставления организатором в полном объеме материалов отдел протоколаразрабатывает программу участия Губернатора в протокольном мероприятии.
2.7. Отделпротокола представляет материалы и программу участия Губернатора в протокольноммероприятии уполномоченному заместителю руководителя аппарата Губернатора не позднее чем за два рабочих дня до дня проведенияпротокольного мероприятия.
2.8. Организаторне позднее чем за день до дня проведения протокольногомероприятия официально уведомляет отдел протокола обо всех изменениях,возникших при подготовке протокольного мероприятия.
2.9. Послеполучения информации о включении протокольного мероприятия в график Губернатораотдел протокола информирует организатора, контрольное управление аппаратаГубернатора Волгоградской области (далее именуется - контрольное управление) иуправление пресс-службы аппарата Губернатора Волгоградской области (далееименуется - управление пресс-службы) о дате, времени и месте проведенияпротокольного мероприятия.
3. Порядок подготовки и проведения протокольныхмероприятий
3.1. Подготовкуи проведение протокольного мероприятия обеспечивает организатор. Отделпротокола осуществляет координацию подготовки и проведения протокольногомероприятия.
3.2. Вслучае если проведение протокольного мероприятия планируется в зданииАдминистрации Волгоградской области, организатор не позднее семи рабочих днейдо дня проведения протокольного мероприятия подает в управление делами Администрации Волгоградской области (далее именуется- управление делами) заявку на проведение протокольного мероприятия итехническое обеспечение по форме согласноприложению 2 к настоящему Регламенту. (В редакции Постановления ГубернатораВолгоградской области от21.01.2019 № 29)
Список лиц, участвующих в протокольном мероприятии, для ихпрохода в здание Администрации Волгоградской области и список транспортныхсредств, подъезд которых планируется к зданию Администрации Волгоградскойобласти для организации их стоянки либо проезда во внутренний двор,представляются организатором в управление делами и после их согласования вустановленном порядке передаются на пост охраны N 1 и пост охраны N 2 зданияАдминистрации Волгоградской области.
3.3. Принеобходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия(демонстрация видеоматериалов, слайдов), проводимого в здании АдминистрацииВолгоградской области, организатор не позднее чем затри рабочих дня до дня его проведения согласовывает технические условиямультимедийного сопровождения протокольного мероприятия с управлением делами.
При необходимостимультимедийного сопровождения протокольного мероприятия, проводимого вне зданияАдминистрации Волгоградской области, организатор обеспечивает необходимыетехнические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятиясамостоятельно.
Вне зависимостиот места проведения протокольного мероприятия организатор обязан обеспечитьприсутствие своего представителя, ответственного за демонстрациюпрезентационных материалов, на месте проведения протокольного мероприятия.
3.4. Организацияконцертной программы и ее координация осуществляется комитетом культурыВолгоградской области.
3.5. Есливо время проведения протокольного мероприятия предполагается сервировка чайногостола и вручение Губернатором сувенирной продукции, ценного подарка, цветов итому подобного, то их подготовку и доставку по согласованию с отделом протоколаобеспечивает организатор.
3.6. Сцелью уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкойпротокольного мероприятия, работники отдела протокола, управления пресс-службыи организатор осуществляют обязательный предварительный выезд на местопроведения протокольного мероприятия.
После уточненияорганизационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольногомероприятия, программа протокольного мероприятия и программа участия в немГубернатора может быть изменена или дополнена.
3.7. Оповещениеучастников протокольного мероприятия (направление приглашения, телефонограммы, факсограммы) о дне, времени и месте его проведения, а такжеих регистрация, встреча, размещение и проводы осуществляются организатором.
Оповещение участниково месте, времени и характере мероприятия организатор осуществляет не позднее чем за два рабочих дня до дня проведениямероприятия.
Подтверждающее телефонноеоповещение членов президиума, выступающих, награждаемых и лиц, встречающих исопровождающих участников протокольного мероприятия на протокольноемероприятие, осуществляется отделом протокола в первой половине дня проведенияпротокольного мероприятия, если оно проходит после полудня, и во второйполовине дня, предшествующего дню проведения протокольного мероприятия, еслипротокольное мероприятие проходит до полудня.
3.8. Организаторобеспечивает централизованную доставку приглашенных лиц на выездныепротокольные мероприятия.
3.9. В зависимости от вида протокольного мероприятия при его подготовкеорганизатор по согласованию с отделом протокола обязан подготовитьпомещение, в котором планируется проведение протокольного мероприятия, питьевуюводу, стаканы, цветы, раздаточный материал, канцелярские товары, протокольнуюатрибутику, сервировку для чайного стола, приема, обеспечить расстановку рассадочных или кувертных карт итому подобное.
Указанные организационныемероприятия должны быть завершены организатором за час до начала проведенияпротокольного мероприятия.
3.10. Организаторназначает работников, ответственных за организацию доступа в помещение, гдепроводится протокольное мероприятие, в день проведения протокольногомероприятия.
3.11. Посогласованию с отделом протокола организатор осуществляет организацию места дляразмещения Губернатора на протокольном мероприятии, обеспечивает рассадкуучастников протокольного мероприятия.
Помимо участниковпротокольного мероприятия в протокольном мероприятии принимают участие работникотдела протокола, ответственный за проведение протокольного мероприятия,работники контрольного управления и управления пресс-службы, если иное неопределено Губернатором.
Участники протокольногомероприятия прибывают не позднее чем за 40 минут доего начала.
После началапротокольного мероприятия доступ в помещение, где оно проводится, прекращается.
3.12. Организацияучастия в протокольных мероприятиях средств массовой информации осуществляетсяв порядке, установленном аппаратом Губернатора Волгоградской области.
3.13. Продолжительностьвыступлений на совещаниях, заседаниях устанавливается председательствующим, длядокладов в пределах 10 минут, для содокладов и выступлений в прениях - до 5минут.
3.14. Входе проведения протокольного мероприятия управлением пресс-службы можетосуществляться протокольная фотосъемка.
Если входе протокольного мероприятия осуществлялась протокольная фотосъемка,управление пресс-службы изготавливает фотографии протокольного мероприятия ипередает их в отдел протокола для последующего направления организатору с цельювручения участникам протокольного мероприятия.
3.15. Приналичии поручений, данных Губернатором в ходе протокольного мероприятия, контрольнымуправлением осуществляется оформление поручения (перечня поручений) всоответствии с порядком осуществления контроля заисполнением поручений Губернатора, Администрации Волгоградской области,вице-губернатора, утвержденным правовым актом Губернатора.
Приложение 1
к Регламентуподготовки
и проведения протокольных
мероприятий с участием
ГубернатораВолгоградской области
ПРЕДЛОЖЕНИЯорганов исполнительной власти Волгоградской области, структурных подразделенийаппарата Губернатора Волгоградской области по протокольным мероприятиям сучастием Губернатора Волгоградской области
на ____________ 20__г. (на 20__ год)
(месяц)
| | | | | |
| N п/п | Наименование протокольного мероприятия | Дата, время и место проведения протокольного мероприятия | Организатор протокольного мероприятия | Обоснование необходимости участия Губернатора Волгоградской области в протокольном мероприятии |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
_____________________________________________ ____________________________
[руководитель органа исполнительной власти (подпись)(инициалы, фамилия)
Волгоградской области (структурного
подразделения аппаратаГубернатора
Волгоградской области)]
СОГЛАСОВАНО
_____________________________________________ ____________________________
[вице-губернатор - руководитель аппарата (подпись)(инициалы, фамилия)
Губернатора Волгоградскойобласти,
первый заместитель(заместитель) Губернатора
Волгоградской области,заместитель
руководителя аппаратаГубернатора
Волгоградской области)]
"__" ______________20__ г.
Приложение 2
к Регламентуподготовки
и проведения протокольных
мероприятий с участием
ГубернатораВолгоградской области
ЗАЯВКА напроведение протокольного мероприятия и технического обеспечения в
(В редакции Постановления ГубернатораВолгоградской области от21.01.2019 № 29)
(указываетсяпомещение)
| | | | | | | |
| N п/п | Наименование протокольного мероприятия | Дата, время, место проведения протокольного мероприятия | Количество участников протокольного мероприятия | Техническое обеспечение протокольного мероприятия (озвучивание, аудиозапись, демонстрация видеоматериалов, видео-конференц-связь и так далее) | Организационное обеспечение протокольного мероприятия (изготовление рассадочных и кувертных карт, прохладительные напитки, дополнительная мебель, цветы, обеспечение регистрации участников мероприятия и так далее) | Фамилия, имя, отчество, контактный телефон сотрудника, ответственного за проведение протокольного мероприятия |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
____________________________________________ _____________________________
[руководитель органа исполнительной власти (подпись) (инициалы, фамилия)
Волгоградской области (структурного
подразделения аппаратаГубернатора
Волгоградской области)]