Постановление Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 № 65-п
О внесении изменений в постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области"
Утратил силу - Постановление Правительства Волгоградской области от 23.04.2013 г. N 189-п ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ от 23 января 2012 г. N 65-п О внесении изменений в постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" Администрация Волгоградской области постановляет: 1. Внести в постановление Администрации Волгоградской области от12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства ворганах исполнительной власти Волгоградской области" следующиеизменения: 1.1. Пункт 4 постановления признать утратившим силу. 1.2. В Правилах делопроизводства в органах исполнительной властиВолгоградской области, утвержденных названным постановлением (далееименуются - Правила): 1) раздел 2 изложить в следующей редакции: "2. Основные понятия В настоящих Правилах используются следующие основные понятия: "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая созданиеофициальных документов и организацию работы с ними в органахисполнительной власти Волгоградской области; "документ" — официальный документ, созданный государственныморганом, органом местного самоуправления, юридическим или физическимлицом, оформленный в установленном порядке и включенный вдокументооборот органа исполнительной власти Волгоградской области; "документирование" - фиксация информации на материальныхносителях в установленном порядке; "документооборот" - движение документов с момента их созданияили получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или)отправки; "реквизит документа" - обязательный элемент оформлениядокумента; "подлинник документа" - первый или единственный экземплярдокумента; "копия документа" - документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющийюридической силы; "регистрация документа" - присвоение документу регистрационногономера и запись в установленном порядке сведений о документе; "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименованиидел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области,с указанием сроков их хранения; "дело" - совокупность документов или отдельный документ,относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органаисполнительной власти Волгоградской области; "бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа; "служба делопроизводства" - структурное подразделение органаисполнительной власти Волгоградской области, на которое возложеныфункции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные заведение делопроизводства в других структурных подразделениях органаисполнительной власти Волгоградской области; "электронный образ документа" - электронная копия документа,изготовленного на бумажном носителе; "сканирование документа" - получение электронного образадокумента; "система электронного документооборота" - информационнаясистема, обеспечивающая сбор документов (включение документов всистему) их обработку, управление документами и доступ к ним; "электронный документооборот" - документооборот с применениеминформационной системы. Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуютпонятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации."; 2) в разделе 3: а) пункты 3.5 и 3.6 изложить в следующей редакции: "3.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в деньпоступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо наследующий рабочий день. 3.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в делаотдельно от других документов органа исполнительной властиВолгоградской области в соответствии с регламентом по работе собращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительнойвласти Волгоградской области."; б) дополнить раздел пунктом 3.14 следующего содержания: "3.14. В целях учета и поиска документов в системе электронногодокументооборота органов исполнительной власти Волгоградской областииспользуются обязательные сведения о документах согласно приложению. Всистеме электронного документооборота органов исполнительной властиВолгоградской области могут использоваться дополнительные сведения одокументах."; 3) в разделе 4: а) пункт 4.2 дополнить абзацем следующего содержания: "При подготовке документов в органе исполнительной властиВолгоградской области используются электронные шаблоны бланковдокументов."; б) пункт 4.5 изложить в следующей редакции: "4.5 Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документоворгана исполнительной власти Волгоградской области утверждаютсяруководителем этого органа исполнительной власти Волгоградскойобласти."; в) подпункты "в" и "л" пункта 4.6 изложить соответственно вследующей редакции: "в) должность лица - автора документа;"; "л) наименование (заголовок) либо аннотация документа;"; г) пункт 4.6 дополнить подпунктом "щ" следующего содержания: "щ) отметка о поступлении документа."; 4) раздел 6 изложить в следующей редакции: "6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти Волгоградской области 6.1. В органе исполнительной власти Волгоградской областисоздаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме безпредварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результатесканирования документов и хранящиеся в системе электронногодокументооборота. 6.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правиламделопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичногодокумента на бумажном носителе, за исключением оттиска печати иизображения герба Волгоградской области. 6.3. При передаче электронных документов в другиегосударственные органы документы заверяются электронной подписьюоргана исполнительной власти Волгоградской области — автора документав соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи". 6.4. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписанииэлектронных документов в системе электронного документооборота вовнутреннем документообороте органа исполнительной власти Волгоградскойобласти могут использоваться способы подтверждения действий сэлектронными документами, при которых электронная подпись неиспользуется, при условии, что программные средства, применяемые воргане исполнительной власти Волгоградской области, позволяютоднозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. 6.5. Состав электронных документов органа исполнительной властиВолгоградской области, обращающихся в системе электронногодокументооборота органов исполнительной власти Волгоградской области,определяется руководителем органа исполнительной власти Волгоградскойобласти на основе рекомендаций Комитета по управлению архивамиАдминистрации Волгоградской области и в соответствии с перечнемдокументов, создание, хранение и использование которых можетосуществляться исключительно в форме электронных документов. Перечень документов, создание, хранение и использование которыхможет осуществляться исключительно в форме электронных документов,утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградскойобласти по согласованию с Комитетом по управлению архивамиАдминистрации Волгоградской области. 6.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятсяв системе электронного документооборота органов исполнительной властиВолгоградской области. Система электронного документооборота органаисполнительной власти Волгоградской области должна соответствоватьтребованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникацийРоссийской Федерации. 6.7. Прием и отправка электронных документов осуществляютсяслужбой делопроизводства. 6.8. При получении электронных документов, подписанныхэлектронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверкуподлинности электронной подписи. 6.9. При передаче поступивших электронных документов нарассмотрение руководителя органа исполнительной власти Волгоградскойобласти, направлении электронных документов в структурныеподразделения и ответственным исполнителям органа исполнительнойвласти Волгоградской области, отправке электронных документов ихранении электронных документов вместе с электронными документамипередаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. 6.10. Документы, создаваемые в органе исполнительной властиВолгоградской области и (или) поступившие в орган исполнительнойвласти Волгоградской области на бумажном носителе, включаются всистему электронного документооборота после сканирования и созданияэлектронных образов документов. Включение электронного образадокумента в систему электронного документооборота органовисполнительной власти Волгоградской области возможно после егосравнения с подлинником документа. 6.11. Единицей учета электронного документа является электронныйдокумент, зарегистрированный в системе электронного документооборотаорганов исполнительной власти Волгоградской области. 6.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии сноменклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношениидел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется вэлектронном виде. 6.13. Электронные документы после их исполнения подлежатхранению в установленном порядке в органе исполнительной властиВолгоградской области в течение сроков, предусмотренных дляаналогичных документов на бумажном носителе. 6.14. После истечения срока, установленного для храненияэлектронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта,утвержденного руководителем органа исполнительной власти Волгоградскойобласти.". 1.3. В приложении к Правилам: 1) заголовок приложения изложить в следующей редакции: "Перечень обязательных сведений о документах, используемых вцелях учета и поиска документов в системе электронногодокументооборота органов исполнительной власти Волгоградской области"; 2) пункт 10 изложить в следующей редакции: "10. Наименование (заголовок) либо аннотация документа"; 3) пункт 19 исключить. 2. Органам исполнительной власти Волгоградской области вустановленном порядке привести инструкции по делопроизводству всоответствие с настоящим постановлением. 3. Настоящее постановление вступает в силу со дня егоофициального опубликования. И.о.Главы Администрации Волгоградской области Г.А.Чуриков