Постановление Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 № 109-п
Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области
Утратил силу - Постановление Правительства Волгоградской области от 23.04.2013 г. N 189-п ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ от 12 апреля 2010 г. N 109-п Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области (В редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п) В целях совершенствования организации работы с документами ворганах исполнительной власти Волгоградской области АдминистрацияВолгоградской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органахисполнительной власти Волгоградской области (далее именуются -Правила). 2. Комитету по управлению архивами Администрации Волгоградскойобласти до 1 сентября 2010 г. подготовить, утвердить и довести доорганов исполнительной власти Волгоградской области методическиерекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органахисполнительной власти Волгоградской области. 3. Органам исполнительной власти Волгоградской области до 1апреля 2011 г. в соответствии с Правилами, утверждаемыми настоящимпостановлением, с учетом условий и специфики своей деятельностиразработать и утвердить инструкции по делопроизводству по согласованиюс Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградскойобласти. 4.(Утратил силу - Постановление Администрации Волгоградскойобласти от 23.01.2012 г. N 65-п) 5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписанияи подлежит официальному опубликованию. Первый заместитель Главы Администрации Волгоградской области по экономике и инвестиционной политике Г.А.Чуриков УТВРЖДЕНЫ постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п ПРАВИЛА делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области 1. Общие положения 1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядокделопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградскойобласти. 1.2. Требования настоящих Правил распространяются наделопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажныхносителях и в электронном виде. 1.3. Организация и ведение делопроизводства в органеисполнительной власти Волгоградской области осуществляется структурнымподразделением органа исполнительной власти Волгоградской области, накоторое возложены функции по ведению делопроизводства, а такжелицами, ответственными за ведение делопроизводства в другихструктурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградскойобласти (далее именуется - служба делопроизводства). 1.4. Орган исполнительной власти Волгоградской области наосновании настоящих Правил разрабатывает инструкцию поделопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности.Инструкция утверждается руководителем органа исполнительной властиВолгоградской области по согласованию с Комитетом но управлениюархивами Администрации Волгоградской области. 1.5. Действие настоящих Правил не распространяется наорганизацию работы с документами, содержащими государственную тайну. 2. Основные понятия В настоящих Правилах используются следующие основные понятия: "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая созданиеофициальных документов и организацию работы с ними в органахисполнительной власти Волгоградской области; "документ" — официальный документ, созданный государственныморганом, органом местного самоуправления, юридическим или физическимлицом, оформленный в установленном порядке и включенный вдокументооборот органа исполнительной власти Волгоградской области; "документирование" - фиксация информации на материальныхносителях в установленном порядке; "документооборот" - движение документов с момента их созданияили получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или)отправки; "реквизит документа" - обязательный элемент оформлениядокумента; "подлинник документа" - первый или единственный экземплярдокумента; "копия документа" - документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющийюридической силы; "регистрация документа" - присвоение документу регистрационногономера и запись в установленном порядке сведений о документе; "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименованиидел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области,с указанием сроков их хранения; "дело" - совокупность документов или отдельный документ,относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органаисполнительной власти Волгоградской области; "бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа; "служба делопроизводства" - структурное подразделение органаисполнительной власти Волгоградской области, на которое возложеныфункции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные заведение делопроизводства в других структурных подразделениях органаисполнительной власти Волгоградской области; "электронный образ документа" - электронная копия документа,изготовленного на бумажном носителе; "сканирование документа" - получение электронного образадокумента; "система электронного документооборота" - информационнаясистема, обеспечивающая сбор документов (включение документов всистему) их обработку, управление документами и доступ к ним; "электронный документооборот" - документооборот с применениеминформационной системы. Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуютпонятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации. (В редакции Постановления Администрации Волгоградской областиот 23.01.2012 г. N 65-п) 3. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти Волгоградской области 3.1. В документообороте органа исполнительной властиВолгоградской области выделяются следующие основные документопотоки: поступающая (входящая) документация; отправляемая (исходящая)документация; внутренняя документация. 3.2. В органе исполнительной власти Волгоградской областидоставка и отправка документов осуществляется средствами почтовойсвязи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредствомэлектронной почты. 3.3. Документы, поступающие в орган исполнительной властиВолгоградской области, проходят в службе делопроизводства следующиеэтапы: первичная обработка; регистрация; предварительное рассмотрение; передача руководству на рассмотрение; передача исполнителям; помещение в дело после исполнения. 3.4. Первичная обработка поступивших документов включаетпроверку правильности доставки документов и наличия документов иприложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые ине подлежащие регистрации. 3.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в деньпоступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо наследующий рабочий день. (В редакции Постановления АдминистрацииВолгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п) 3.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в делаотдельно от других документов органа исполнительной властиВолгоградской области в соответствии с регламентом по работе собращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительнойвласти Волгоградской области. (В редакции Постановления АдминистрацииВолгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п) 3.7. Зарегистрированные документы передаются службойделопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительнойвласти Волгоградской области или по решению руководителя органаисполнительной власти Волгоградской области иным должностным лицаморгана исполнительной власти Волгоградской области. Документы суказаниями по исполнению передаются службой делопроизводстваисполнителям. 3.8. Подлинник документа направляется в структурноеподразделение органа исполнительной власти Волгоградской области,ответственное за исполнение документа. При наличии несколькихисполнителей подлинник документа передается в структурноеподразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальныеподразделения получают копию документа. 3.9. Документы после их подписания руководителем (заместителемруководителя) органа исполнительной власти Волгоградской областипередаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки. 3.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильностиоформления документа, комплектности документа и соответствияколичества экземпляров документа списку рассылки. Ненадлежащеоформленные документы возвращаются исполнителю. 3.11. Документы подлежат oтправке в день их регистрации или наследующий рабочий день. 3.12. Передача документов между структурными подразделениямиоргана исполнительной власти Волгоградской области осуществляетсячерез службу делопроизводства. 3.13. В органе исполнительной власти Волгоградской областислужбой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых иотправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются,анализируются службой делопроизводства и представляются руководителюоргана исполнительной власти Волгоградской области в установленном импорядке. 3.14. В целях учета и поиска документов в системе электронногодокументооборота органов исполнительной власти Волгоградской областииспользуются обязательные сведения о документах согласно приложению. Всистеме электронного документооборота органов исполнительной властиВолгоградской области могут использоваться дополнительные сведения одокументах. (Дополнен - Постановление Администрации Волгоградскойобласти от 23.01.2012 г. N 65-п) 4. Создание документов в органе исполнительной власти Волгоградской области 4.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной властиВолгоградской области, оформляются на бланках, на стандартных листахбумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в видеэлектронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов,расположенных и оформленных соответствующим образом. 4.2. Бланки органа исполнительной власти Волгоградской областиразрабатываются на основе углового или продольного расположенияреквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются вверхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланкарасполагаются посередине листа вдоль верхнего поля. При подготовке документов в органе исполнительной властиВолгоградской области используются электронные шаблоны бланковдокументов. (Дополнен - Постановление Администрации Волгоградскойобласти от 23.01.2012 г. N 65-п) 4.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и настандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм -левое, 10мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. 4.4. По назначению бланки подразделяются на: общий бланк; бланк конкретного вида документа. 4.5 Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документоворгана исполнительной власти Волгоградской области утверждаютсяруководителем этого органа исполнительной власти Волгоградскойобласти. (В редакции Постановления Администрации Волгоградской областиот 23.01.2012 г. N 65-п) 4.6. При подготовке и оформлении документов в органеисполнительной власти Волгоградской области используются следующиереквизиты: а) герб Волгоградской области; б) наименование органа исполнительной власти Волгоградскойобласти; в) должность лица - автора документа; (В редакции ПостановленияАдминистрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п) г) подпись должностного лица; д) наименование вида документа; е) место составления (издания) документа; ж) справочные данные об органе исполнительной властиВолгоградской области; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование (заголовок) либо аннотация документа; (Вредакции Постановления Администрации Волгоградской областиот 23.01.2012 г. N 65-п) м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа (резолюция); ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности. щ) отметка о поступлении документа. (Дополнен - ПостановлениеАдминистрации Волгоградской области от 23.01.2012 г. N 65-п) 4.7. Состав реквизитов документа определяется его видом иназначением. 4.8. Согласование документа в органе исполнительной властиВолгоградской области оформляется визой уполномоченного должностноголица органа исполнительной власти Волгоградской области. Согласованиедокумента, созданного в органе исполнительной власти Волгоградскойобласти, с другими государственными органами, органами местногосамоуправления и организациями оформляется грифом согласования, листомсогласования, протоколом или письмом о согласовании. 5. Документальный фонд органа исполнительной власти Волгоградской области 5.1. Орган исполнительной власти Волгоградской области формируетсвой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельностидокументов. 5.2. Формирование документального фонда органа исполнительнойвласти Волгоградской области осуществляется службой делопроизводствапутем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел,обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органаисполнительной власти Волгоградской области. 5.3. Номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградскойобласти: а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатурдел структурных подразделений органа исполнительной властиВолгоградской области; б) утверждается после ее согласования с экспертно-проверочной иметодической комиссией Комитета по управлению архивами АдминистрацииВолгоградской области (далее именуется - ЭПМК) руководителем органаисполнительной власти Волгоградской области не позднее конца текущегогода и вводится в действие с 1 января следующего года; в) один раз в 5 лет согласовывается с ЭПМК; г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительнойвласти Волгоградской области подлежит согласованию с ЭПМК. 5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел органаисполнительной власти Волгоградской области являются наименованияструктурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградскойобласти. 5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, атакже с соблюдением принципов систематизации документов и ихраспределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на делавременного (до 10 лет включительно) хранения. 5.6. Дела со дня их формирования и до передачи в архив органаисполнительной власти Волгоградской области или на уничтожениехранятся в структурных подразделениях по месту их формирования. 5.7. Дела выдаются во временное пользование работникамструктурных подразделений на срок, определяемый руководителем органаисполнительной власти Волгоградской области, и после его истеченияподлежат возврату. Государственным органам и организациям деда выдаются наосновании письменных запросов с разрешения руководителя органаисполнительной власти Волгоградской области или его заместителя,курирующего вопросы делопроизводства. 5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускаетсяв исключительных случаях с разрешения руководителя органаисполнительной власти Волгоградской области с оставлением в деле копиидокумента, заверенной в установленном порядке, и акта о причинахвыдачи подлинника. 5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) храненияпередаются в архив органа исполнительной власти Волгоградской областине ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня началаих использования или хранения в структурных подразделениях органаисполнительной власти Волгоградской области. Передача дел в архиворгана исполнительной власти Волгоградской области производится наосновании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет)хранения и но личному составу, составляемых в структурныхподразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области. 5.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архиворгана исполнительной власти Волгоградской области не передаются иподлежат уничтожению в установленном порядке. 5.11. Основой составления описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. 5.12. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел,формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временногохранения в органе исполнительной власти Волгоградской областиопределяется Комитетом по управлению архивами АдминистрацииВолгоградской области. 6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти Волгоградской области 6.1. В органе исполнительной власти Волгоградской областисоздаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме безпредварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результатесканирования документов и хранящиеся в системе электронногодокументооборота. 6.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правиламделопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичногодокумента на бумажном носителе, за исключением оттиска печати иизображения герба Волгоградской области. 6.3. При передаче электронных документов в другиегосударственные органы документы заверяются электронной подписьюоргана исполнительной власти Волгоградской области — автора документав соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи". 6.4. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписанииэлектронных документов в системе электронного документооборота вовнутреннем документообороте органа исполнительной власти Волгоградскойобласти могут использоваться способы подтверждения действий сэлектронными документами, при которых электронная подпись неиспользуется, при условии, что программные средства, применяемые воргане исполнительной власти Волгоградской области, позволяютоднозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. 6.5. Состав электронных документов органа исполнительной властиВолгоградской области, обращающихся в системе электронногодокументооборота органов исполнительной власти Волгоградской области,определяется руководителем органа исполнительной власти Волгоградскойобласти на основе рекомендаций Комитета по управлению архивамиАдминистрации Волгоградской области и в соответствии с перечнемдокументов, создание, хранение и использование которых можетосуществляться исключительно в форме электронных документов. Перечень документов, создание, хранение и использование которыхможет осуществляться исключительно в форме электронных документов,утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградскойобласти по согласованию с Комитетом по управлению архивамиАдминистрации Волгоградской области. 6.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятсяв системе электронного документооборота органов исполнительной властиВолгоградской области. Система электронного документооборота органаисполнительной власти Волгоградской области должна соответствоватьтребованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникацийРоссийской Федерации. 6.7. Прием и отправка электронных документов осуществляютсяслужбой делопроизводства. 6.8. При получении электронных документов, подписанныхэлектронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверкуподлинности электронной подписи. 6.9. При передаче поступивших электронных документов нарассмотрение руководителя органа исполнительной власти Волгоградскойобласти, направлении электронных документов в структурныеподразделения и ответственным исполнителям органа исполнительнойвласти Волгоградской области, отправке электронных документов ихранении электронных документов вместе с электронными документамипередаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. 6.10. Документы, создаваемые в органе исполнительной властиВолгоградской области и (или) поступившие в орган исполнительнойвласти Волгоградской области на бумажном носителе, включаются всистему электронного документооборота после сканирования и созданияэлектронных образов документов. Включение электронного образадокумента в систему электронного документооборота органовисполнительной власти Волгоградской области возможно после егосравнения с подлинником документа. 6.11. Единицей учета электронного документа является электронныйдокумент, зарегистрированный в системе электронного документооборотаорганов исполнительной власти Волгоградской области. 6.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии сноменклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношениидел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется вэлектронном виде. 6.13. Электронные документы после их исполнения подлежатхранению в установленном порядке в органе исполнительной властиВолгоградской области в течение сроков, предусмотренных дляаналогичных документов на бумажном носителе. 6.14. После истечения срока, установленного для храненияэлектронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта,утвержденного руководителем органа исполнительной власти Волгоградскойобласти. (В редакции Постановления Администрации Волгоградской областиот 23.01.2012 г. N 65-п) ПРИЛОЖЕНИЕ к Правилам делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области (Вредакции Постановления Администрации Волгоградской областиот 23.01.2012 г. N 65-п) 1. Адресант 2. Адресат 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ 4. Вид документа 5. Дата документа 6. Номер документа 7. Дата поступления документа 8. Входящий номер документа 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа 10. Наименование (заголовок) либо аннотация документа (Вредакции Постановления Администрации Волгоградской областиот 23.01.2012 г. N 65-п) 11. Индекс дела 12. Сведения о переадресации документа 13. Количество листов основного документа 14. Количество приложений 15. Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности 19.(Исключен - Постановление Администрации Волгоградской областиот 23.01.2012 г. N 65-п)